一、环保档案现代化的问题
（一）我国环保事业发展与环境问题的研究越来越深入
大量环境资料随之增加，具有类型复杂和多样化载体的特点，实现数字化管理提供宝贵的环保信息资源的同时，也给查阅与使用带来很大的困难，大量数据的积累却没有得到及时的归档与处理，使文献不能正确流到渠道内使用。
（二）我国环保工作起步较晚
很多环境保护机构都会受到资金和场地等客观条件的影响，再加上缺乏有效的管理制度和对档案管理工作重要性的认识，导致日常工作中不能做到档案的及时收集与整理。
（三）我国的环保档案缺乏统一的管理系统
而且对档案数据的处理缺乏有效性，不能系统地完成档案的收集与使用，更加缺少严格和规范的管理，导致档案管理人员漠视档案材料形成和积累，不能及时完成档案的整理与归档。很多报告归档却没有将原稿及相关附属材料附上，再加上层层上报，导致信息的大量分散，不能形成配套的系统，也无法建立起有效的分析方法，不能实现信息资源的共享，使档案效益不能得到顺利地发挥。
二、研究环保档案数字化管理
（一）思想上重视档案的数字化管理
重视环保档案的数字化管理，要从领导开始，只有领导认识到环保档案数字化管理的重要性，才能为管理好环保档案提供更好的条件，要加大微机等管理设备和配置资金的投入，使档案数字化管理顺利开展，还要提高所有档案工作人员思想认识，努力摆脱传统环保档案工作的束缚，确定环保档案数字化信心。
（二）数字化管理归档基础工作
对档案归纳与收集中的问题，需要一步步来解决，例如：可以建立起电子文件相关的收集与归纳制度，确定责任制与会签制、移交制等，要使收集工作得到有效的执行。同时，要做好电子文件的保存和识读，做好相关的技术鉴定，还要处理好和建库成本间关系，把不合格、不应该归纳的电子信息进行剔除，而重要的文件要及时归档，还要做出相应的标记。最后，还要注意著录的工作，著录指从电子信息文档由产生到最后结束全程的控制工作，只有实现著录才能做到文件的归档和检索，在实践工作中才能够得到更好地统计与应用。在文件归档过程中要做好数据的保护，避免数据的丢失，还要做好数据的保密工作，在信息传输过程中，一定要做好相应的加密，尤其要避免档案信息在传输过程中被窃听或者破坏。随着我国《电子签名法》的颁布与实施，电子档案可以作为原始凭证，所以收集时一定要做好签署技术与隐形条形码的输入，以此和伪造、复制区别开来，实现原始电子档案的安全。例如：要加强数字化信息的档案管理，可以加强保密工作，提高保密水平，成立保密小组，确定主管人与负责人，切实做到档案工作与保密同步，避免保密工作出现以说为主、以干为辅，忙碌时就忽略保密的情况发生，保证文件不会被横传与抽走，涉密的环保档案要控制好专卷入档和保存，派专人进行管理。
（三）以数据库的建设为核心
数据库的建设包括档案目录、档案全文及多媒体档案等数据库。一般档案管理单位只重视对档案目录方面的工作，对全文及多媒体等数据库缺少深入的研究。例如：全文数据库，既包括数字化电子文件，也包括纸质档案，所以，必须要确定数字化范围，优先确定重要程度建立数据库。而全文数据库的建设也不能将工作重点放在全文的录入和扫描上，一定要注意以环保工作作为中心点。近年来自上而下开展的“污染源普查”等全国性的环保工作中产生了大量数据，都要认真做好数据采集，采用数字化管理，确保实际的参考价值和利用价值。以数据导入与原文扫描等方法来实现，所以建库要利用好已有数据的导入，防止出现重复性的劳动。做好备份工作，按照不同情况来选择备份的方案，对备份过程也要进行严格的记录，并且定期对备份数据进行检验，防止系统瘫痪或硬件损坏造成数据库被损毁。要注意标准化的建设，保持数据格式的兼容性，而且数据库建设要符合国家与行业的标准及网络协议标准。
三、以软件平台保证数字化管理
环境污染具有范围广、影响周期长、潜伏期限长等特点。所以，环保档案工作有着特殊性的要求。随着环保电子信息的出现，急需一个良好电子软件平台来管理环境监测数据、原始调查材料等档案资料，才能使环境信息真正实现横向与纵向资源共享。据统计，我国环保档案选择软件平台时，大多选择具有代表性的，例如：可以和软件公司来共同开发，也可以选择国家环保局或地方档案局所推荐的软件。从理论上来说，普遍应用的是国家统一通用软件和系统，可以防止重复性的开发与建议，可以使国家资源得到更好地利用，实现标准化与自动化的网络建设，更好地克服兼容性，使系统联网与信息资源更好地共享。选择系统时一定要重视软件平台通用性的考虑，软件平台要具有标准化和安全性，能够实现网络环境的支持和技术的支持，具有成本效益的观念。同时，还要正确处理投入和产出间关系，充分考虑到效率的问题，按照自身发展的特点，进行准确的定位，以绿色理念打造环保档案信息管理平台，制定环保档案信息目录，建立健全制度。
四、数字化管理对人员的要求
环保档案数字化管理人员要了解环保档案管理的相关业务，掌握计算机和网络方面的专业技术，可以解决各种相关的技术问题，还要有良好职业道德、保密意识与责任感。数字化管理人员要以全新的思维来了解管理职责与任务。可以说，环保档案数字化管理人员既是管理者，也是分析者和传播者，更重要的是实现档案信息的重要导航。由此可见，加强对数字化管理人才的培养是保证环保档案数字化管理基础，需要复合型管理人才，尤其是计算机与档案都精通的复合型管理人才。缺少人才会使档案工作的数字化无法顺利开展，所以，档案管理人员一定要了解数字化的管理方法。档案管理单位可以通过培训的方式，提高档案管理人员业务、政治等方面的素质，确立考试的制度，实现档案工作的标准化与数字化。
五、标准化与计算机化的管理基础
实现环保档案工作的标准化与计算机化，可以使档案管理工作发生重大改变，规定档案管理内容与范围，实现信息的合理分类与联系，以便于计算机的管理。通过计算机来实现环保档案的管理，既能提高环保档案的查阅，还能对数据进行分析和总结，对陈旧文献资料及时限制与取消。综上所述，环保档案数字化管理工作有着极强政策性和服务性，对管理人员要求高，所以，环保档案管理人员一定要努力提高个人素质，更新档案管理的理念，提高知识与技能水平，更好地实现环保档案数字化管理，使环保档案信息得到真正地有效利用。
作者：陈静 单位：福建省宁德市古田县环保局
