干部人事档案数字化工作的思考

2022-09-21 16:45:28 来源:写作指导

摘要:在《干部人事档案工作条例》出台后,为推进干部人事档案管理制度化、规范化和信息化建设,更好地为领导决策服务,四川农业大学档案馆对当前干部人事档案数字化工作建设现状进行客观分析提出问题、分析问题,并提出的解决措施,以保证干部人事档案数字化工作质量,建立健全人事档案科学利用机制,推动档案事业高质量发展。

关键词:干部人事档案;档案数字化

0背景

干部人事档案数字化是为深入贯彻新时代中国特色社会主义思想和党的精神、落实从严管理干部的要求,充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用,推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。党的将新时代中国特色社会主义思想确立为全党的指导思想,全国组织工作会议明确了新时代党的组织路线,对落实好干部标准和建设高素质专业化干部队伍做出部署,这都需在干部人事档案工作中全面贯彻落实,从制度层面做出系统谋划、全面部署。应当看到,创建于延安时期的干部人事档案,蕴藏着大量珍贵史料,凝聚着党的光荣传统,在不同历史时期为贯彻执行党的干部路线、方针和政策,在教育培养、选拔任用、从严管理监督干部等方面发挥重要的作用。近年发现的干部人事档案涂改、造假等问题,严重损害档案的权威性和公信力,迫切需要从制度建设入手研究解决,扎紧“篱笆”、筑牢“堤坝”,从根本上铲除干部人事档案造假等问题存在的土壤和条件。党的十八大以来,各级组织人事部门在严把选人、用人档案关、开发档案信息资源应用、推动干部人事档案信息化建设等方面积累了一些好经验、好做法,也需以制度的形式加以明确,使之坚持下来,并以制度创新推动干部人事档案工作各项改革措施真正落到实处、见到实效。可以说,《干部人事档案工作条例》(以下简称《条例》)的出台,为今后一个时期全国各级、各类干部人事档案工作提供基本的遵循,必将有力解决干部人事档案工作中存在的突出问题,有力促进营造风清气正的选人、用人环境[1]。为贯彻《条例》,四川农业大学档案馆在院校领导的全力支持下联合人事、组织部门于2019年9月底开始启动干部人事档案数字化工作,在一年多的时间内完成全校1800多卷干部人事档案的数字化工作,经过不断摸索、学习总结出一些经验教训,以供同行们借鉴、参考。

1干部人事档案数字化管理是社会发展的必然趋势

1.1人事档案数字化是现代组织人事工作的必然要求

随着信息技术的迅猛发展,传统的人事管理已不适应经济的高速发展,需要用新型的数字化手段做好新时期的组织人事工作。而作为人事管理中一项非常重要的内容,干部人事档案管理也面临着挑战。开展干部人事档案数字化建设,是将人事档案信息转化为电子档案,成为提高工作效率、保护纸质档案、保障档案信息安全、准确,进一步加强和改进干部人事档案工作的必然选择。

1.2人事档案数字化是干部信息规范化的必然要求

在日常的干部人事管理工作中,传统的管理模式造成了信息的分散、信息形成流程的不科学,信息内容的不全面,不能满足现今单位、部门对个体宏观管理的实际需要。

1.3人事档案数字化是新时期组织人事工作的必然要求

对提高干部队伍素质,增强组织人事部门创新能力,更好地服务于人事工作具有积极的促进作用。

1.3.1有利于干部人事数据的数据分析

当前的干部人事档案管理主要是收集、整理、归档、利用,工作周期长、检索查询慢,缺乏对整体档案数据的系统化分析。人事档案数字化管理后,可处理大量数据信息,更好地提供干部人事管理过程中全方位的信息。对组织人事部门改进工作方式,提高工作水平、整合人才资源有重要的意义;

1.3.2有利于提高档案利用率

档案传统的管理方式都以馆藏的形式存在,在查阅利用时,需找柜子,翻盒子,不仅效率低,而且会造成原始档案资料的折旧、破损、涂改,甚至丢失。档案数字化管理可实现即时查询,避免人事档案在查阅、转递过程中出现的一系列问题。把原先复杂的工作简化。数字化不仅能实现资源共享,还具有便捷灵活性,既可有效提高档案资源的利用率,还可提高工作效率;

1.3.3实现纸质档案的“零接触”

纸张档案有易腐蚀、易损害的特点,是原始的证据材料。干部人事档案所记载的内容是和干部个人成长发展息息相关的各种信息,在职称评审、选拔任用、工资晋升、公正等方面都有重要的凭证作用。长期频繁翻阅,会增加对纸质档案的损害,数字化管理可使纸质档案保存得更为完整,充分发挥档案数据共享性、重复利用性、查找便利性等特点,从而减少纸质档案材料的翻阅次数,节省查找时间,消除档案篡改等情况,利于人事档案的长久保存和利用。

2干部人事档案数字化工作中存在的问题

现今是电子信息化时代,基础档案已基本实现数字信息化,干部人事档案也必然纳入数字化管理[2]。数字化管理能将最新的干部个人经历、政治思想、业务能力、工作表现和工作业绩等内容进行动态管理。这有利于组织人事部门准确、及时地了解、掌握干部人事最新信息,又最大限度地保护纸质档案。也为组织人事部门在培养、选拔、调配和任用干部工作中,起到直观、高效和便捷的作用,大大提高干部管理工作的运转速度。干部人事档案数字化建设是信息化时代的必经之路。但现实工作中仍存在不少问题:

2.1档案意识不强

当前,从领导到普通人员普遍存在档案意识不强的现象,认为档案离自己很远,可有可无,从没见过自己档案,更不清楚里面的内容,即使有缺失也应是组织人事档案部门内部协调处理,与己无关。而干部人事档案数字化前期工作就是查漏补缺,补档是数字化工作的关键环节,这种意识不强的观念将成为数字化工作过程中最大的阻碍;

2.2干部人事档案的开发利用率不高

传统的纸质档案查询,费时、费力,管理员无法获得成就感,加之职称提拔困难,从而形成一个被动服务的局面,无法实现主动服务。虽然数字化管理能快速、精确地找出所需的人事档案信息,但是,由于目前人事档案开发、利用不够,资源未完全地开发出来,许多利用空间值得挖掘,这在一定程度上对人事档案的开发、利用带来阻碍。因此在保证信息的安全的前提下,需加强对干部人事档案的开发力度和深度,最大程度上利用数字化管理,将干部人事档案管理的数字化功能发挥到最大限度;

2.3缺乏复合型档案专业人才

因人事档案政治性、专业性、保密性对工作人员要求较高,现实中既具备档案专业知识、专业素养,又精通计算机管理,并且政治素养高,同时还要兼具较丰富的人事、组织管理能力的复合型档案专业人才比较稀缺,这成为人事档案数字化建设过程中的另一大限制因素;同时由于历史原因,当前干部人事档案管理部门多是兼职人员,缺乏档案专业知识的系统培训,严重影响档案管理人员的业务水平和档案的利用率。拥有复合型档案专业管理人才,是实现干部人事档案数字化管理的根本保障;

2.4档案管理有待科学化、规范化、信息化

传统的人事档案管理方式大多还处于手工操作状态,随着国家对档案工作的重视,档案与日常生活联系越来越密切,随着形势的发展和人事工作对干部档案管理工作要求的变化,实现档案管理的科学化、规范化、信息化、数字化成为档案馆发展的必然趋势。而在实际的管理过程中,存在档案信息录入的不准确、更新的不及时等情况,导致档案信息数据库内的质量不高,从而降低干部人事档案管理数字化的使用效率,难以满足档案数字化管理的需要,致使档案管理数字化程度较低,无法满足社会发展的需求;

2.5缺乏经费与领导支持

在高校,档案馆属于服务部门而非职能部门,在院校的影响力有限,院校经费划拨也偏重于学院,硬件、软件更无法与学院相比。而干部人事档案数字化必须要有足够的经费支撑,整个过程要求全员参与,涉及每个部门每一个人,因此强有力的领导支持是开展工作的基本保障;

2.6数字化工作场所、库房设置不规范

依据干部人事档案保密特性,专项审核小组工作区应与数字化公司工作区分开,并安装监控摄像,移交完工档案转入专门人事档案库房,库房设置也应严格遵照国家“八防”规定,但现实是因院校办公场所有限,无法完全做到数字化公司工作区、专项审核小组工作区、库房、查档区“四分开”。

3改进措施

3.1迅速成立干部人事档案专项审核及数字化工作领导小组

管理工作是做好干部工作的基本条件之一,干部人事档案管理工作的好坏直接影响干部工作的效率和质量,涉及每个干部的切身利益。为切实做好干部人事档案专项审核和数字化工作,四川农业大学档案馆在院校领导的支持下迅速召开专题会议,成立干部人事档案专项审核和数字化工作领导小组,并迅速下发文件,明确领导小组的工作职责、人员构成。选培“三强”(政治素质强、业务能力强、责任心强)工作人员组建干部人事档案数字化工作小组。坚持一切从实际出发,明确分级管理责任,安排专人负责此项工作,并定期汇报工作进展情况,切实解决工作中遇到的实际问题。干部人事档案数字化工作领导小组成员应充分认识此次档案数字化工作的重要性,切实增强做好档案工作的使命感和责任感,确保干部人事档案数字化工作顺利和深入的开展。

3.2增强档案意识-宣讲先行

我馆在开展工作以前由组织、人事、档案三方联合发文并转发中组部《干部人事档案工作条例》等相关文件,组织召开全院干部人事档案工作宣讲大会、发放宣传册,制作PPT,安排一个月时间由档案工作人员到各个学院巡讲;同时PPT上传到档案馆主页通知各中层单位组织观看,从领导到普通工作人员全面普及档案对社会、对个人的重要性、必要性,增强对人事档案相关法律、法规条例等认识。线上、线下同步开展全员档案意识培训,为干部人事档案数字化工作开展铺平道路;

3.3工作人员的组织构成

由于干部人事档案的真实性、完整性、动态性、保密性对工作人员的要求较高。我院的干部人事档案数字化工作小组主要人员构成以在职档案、人事、组织、院行政四类人员为主,以返聘有经验档案、人事、组织退休人员为辅;

3.4加强数字化基础设施建设、制订工作条例、规范工作场所

加强数字化建设基础设施建设作为组织人事部门的重要任务,及时购买专用扫描设备,配置专用电脑、硬盘、服务器等硬件设施。实现干部档案管理工作由传统管理模式向数字化管理的转变;同时着眼于云计算、大数据等前沿技术的使用,为人事档案管理工作提供技术支持;同时,对接前期中标的数字化公司,并按照数字化档案规范要求,制订干部人事档案相关工作条例制度。分管校领导、基建、档案馆三方现场办公协调工作场所,确保干部档案数字化工作高起点启动、高效率推进、高质量完成;

3.5制订严谨的干部人事档案专项审核流程

3.5.1按照档案数字化新要求重新审查干部人事档案

干部人事档案工作小组以此次数字化工作为契机,重新逐项审核每一卷档案,及时将干部职务变动登记表、工资变动登记表、任免职文件等新增材料存入人事档案,更清楚、直观地反映个人信息,规范档案管理工作;同时,按干部人事档案数字化的新要求对档案进行重新分类、归档,重点将档案的4类、9类分小项归档,确保分类准确,符合此次档案数字化的总体要求;

3.5.2审核登记

根据此次干部档案数字化工作的内容和要求,工作小组迅速采取多种形式,加大工作力度,按照最新干部履历表(2019版)上的信息,由档案初审人员对干部的“三龄二历一身份”等信息进行重新审核、认定。发现问题及时在电脑和纸质备考流程表上审核登记原因并签名确认;

3.5.3资料补充

干部档案数字化专项审核初审结束后,数字化小组专人对干部档案中缺失的资料进行统一汇总,由小组分属各院同志将本院人员所缺材料逐项进行登记并督促补充,对收集归档的材料认真、细致地进行鉴别,剔除不应归档的材料,使归档材料真实可靠、文字清楚、手续完善。对确需存入档案但档案中没有相应资料的提供证明材料并存入档案第5类;

3.5.4组织认定

根据此次干部人事档案数字化工作开展情况,相关人员对本人的《干部任免审批表》、《干部人事档案专项审核认定表》进行确认并交由本人签字,加盖组织、人事公章将《干部任免审批表》存入干部人事档案第5类中,以备检查;

3.5.5处理问题、完善档案

调查核实后,对此次审核过程中发现的问题,进行妥善处理,将审核过程中补充收集的资料、个人说明材料、组织认定和处理材料及时归档,确保档案完善。这个过程需要每位工作人员必须具备“三心”即耐心、恒心、爱心,对补档者咨询多点耐心,工作枯燥、繁琐需保持恒心,接待补档者多换位思考,笑脸相迎多点爱心;

3.5.6数字化

补档完成后移交由数字化公司对审核、归档完的干部档案进行分类排列、修补、编号、数字化扫描,按照目录录入、逐一扫描、逐一修图、存储备份、后期处理、上传前检测、修改完善、最终上传、装盒等步骤,确保档案内的每一页资料均符合专审要求[4]。为确保档案准确、完整、可用,每一册档案扫描完成后还安排专人进行检查复核,确保上传系统的档案顺利通过检测,对检测不通过的档案逐项进行反查,并及时进行整改,确保上传的每一份资料均准确无误,并把情况记入流程备考表;

3.5.7过程质量控制

干部档案数字化工作人员应完全遵照干部人事档案管理的新要求、新标准对数字化过程进行的事前、事中、事后的质量控制,与数字化公司、人事、组织沟通协调共同组成质量检查小组对整个流程做到环环相扣、层层监督、交叉检查、问题有登记、整改有记录[3];

3.5.8安全管理

信息化时代如何保障干部人事档案的信息安全是一个大问题。首先,从数据安全考虑,相较于纸质档案的不可分离性,数字档案易于被更改、复制、迁移;其次,从存储安全考虑,数字档案过于集中在电脑的硬盘或其它可移动的存储设备,而电子设备出现损坏、丢失等意外情况概率相较于纸质档案更大[5]。因此,异地、异质备份成为关键;最后,从保密安全考虑,干部人事档案具有隐私性,是党和国家的机密,但数据化档案存储空间小,便于被拷贝携带,易于网络传播,严重影响干部人事档案的保密性。因此,工作场地的保密措施,监控记录的保存、保密制度以及工作人员的保密意识是干部人事档案安全管理的重要保障。

4结语

综上所述,干部人事档案数字化建设的质量将决定组织人事选拔、任用干部的质量,是建立健全人事档案科学利用机制,为组织人事提供精准、高效的服务的重要保证。也是档案人不忘“服务大局”的初心,牢记“为党管档、为国守史”的使命,推动档案事业高质量发展,实现档案人价值的重要体现。

作者:卢秀英 杨海涛 单位:四川农业大学