摘要：对经济合同进行规范化管理，有利于医院的内部控制建设，促进资源有效配置。医院在日常管理活动中，需要加强合同管理提高医疗质量水平，通过规范的管理合同，提高医院对外经济行为的规范性，保障合同当事人合法权益、防范及规避法律风险，从而有效地提升医院内部控制水平。本文就公立医院合同管理做简要探讨。
关键词：公立医院;合同管理;风险管控
近年来公立医院对外经济合同越来越多，管理上的难度也越来越大，出现了管理机制不完善、过程动态管理缺乏、风险防控能力弱等问题，这给公立医院造成了不少的经济损失，这就要求公立医院建立健全合同管理制度，完善合同管理机制，对医院合同从签订到执行实行全过程管控，提升公立医院管理合同的效率及水平。
一、合同的定义及特点
合同是企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利和义务关系的协议。合同管理属于公立医院管理的重要组成部分，它有其自身的特点。首先，合同形式、种类具有多样性。按照业务类别分为医疗设备采购合同、医用耗材采购合同、药品采购合同、基建工程合同、零星工程合同、办公用品采购合同等等；按签订期限的长短分为长期合同、短期合同、不定期合同。其次，合同具有分散性，其分散在各个职能部门当中。如重大的项目工程合同，需要签订配套的预结算编制合同、监理合同、代建合同等，这些合同时间跨度比较长，合同管理的过程中涉及到多个部门，所以使得合同管理过程当中分散性非常明显。再次，合同具有集中性和动态性，集中性要求凡是涉及相关合同或协议条款内容的科室部门都要进行统一集中管理；动态性则要求关注在合同履约过程中的各种变化的情况，特别是不利于我方的变化，要及时对合同或协议进行调整、变更、补充、中止和终止，维护自身的权益。最后，合同具有法律性，它具有保护、强制、制裁等功能。公立医院在签订各项合同或协议时，要遵循《合同法》以及有关法规、法规的规定，使医院合同管理良性运行，健康发展。
二、公立医院合同管理存在的问题
(一)没有专门制度来约束合同管理
公立医院在管理合同的过程当中没有建立相应的合同管理制度，相关人员在操作的过程中，对合同管理不到位，这会直接影响到合同的质量，且无法保障它的完整性、准确性和系统性。
(二)没有专职的合同管理人员
在合同签订审查的过程当中，没有专职的合同管理人员，没有明确相关人员的职责，他们日常工作量比较大，没有学习相关合同知识，只懂得业务，不懂管理。
(三)合同档案不完整
出现这一问题，主要是部分医院并没有把合同管理列入档案管理的范围，或者没有指定部门管理合同档案。没有列入档案管理的合同所涉及的标的处于游离状态。医院拟定合同的部门比较分散，各部门之间信息不畅通，他们对于合同的数量以及签订时间不清楚，以至于部分合同没有归档，导致合同档案不完整。最后就是很多公立医院只重视金额重大的合同，忽略小项目、小金额合同的收集。
(四)合同风险的管理和控制不到位
医院合同风险的管理和控制不到位集中表现在合同的订立阶段和合同的履约阶段。合同订立阶段的风险主要有：未对对方主体资格审核、履约能力进行考察，可能导致违约风险；合同约定的行为违反《劳动法》及其他法律或法规的规定，可能导致行政机关罚款、造成医院经济的损失或者信誉的损失；合同签订过程中未经相关的审核程序或越权审批，可能导致重大的差错或者舞弊风险，造成经济利益流出医院；合同内容的不完整或者权利义务约定的不明晰或应该签订书面合同未签订，容易导致医院资产流失等。合同履行阶段的风险主要有：医院合同条款没有准确履行或监管不当，可能引起违约风险，承担违约责任；合同签订后没有及时整理、妥善保管，可能导致泄露风险；合同纠纷处理不当，可能损害医院权益。
三、针对医院合同管理工作的具体对策
(一)制定医院合同管理制度，规范合同管理
根据医院实际情况，结合《合同法》和相关法律、法规的规定，制定医院合同管理制度，规范合同订立前的资格审查、内容谈判、文本拟定，订立后合同履行、风险管控等流程，确保合同签订符合国家相关法律、法规的规定，维护医院的合法权益，切实推进全医院合同的全过程管理工作。
(二)设立专门的部门管理合同，实行合同统一归口管理
设立专门的部门管理合同，对医院所有合同实行统一归口管理。医院根据实际情况选择相关部门作为合同管理的归口管理部门，对合同进行统一归口管理，对工程类、医疗设备类、信息服务类等常规合同制定格式条款，制定合同风险控制表，定期审核和评价合同管理中的薄弱环节，对发现的风险采取及时的应对措施，对合同更好的实施全过程管理。定期组织合同管理人员学习医院合同管理制度，学习《合同法》和相关法律、法规，增强他们的法治意识，提高合同管理人员的专业知识和业务能力。
(三)加强合同的保存登记管理
合同管理部门要加强合同的保存登记管理工作，借助合同管理系统，对不同合同根据业务内容不同进行分类、统计及归档管理，根据时间截点，建立合同管理台账详细且准确地登记合同的订立、履行、变更、中止及终止等情况，合同办结执行完成后要及时办理注销和归档手续，形成有效的闭环管理。对外签订的所有合同要遵守科学管理、统一分类、连续编号的原则，合同中间不能断号，一旦发现断号，要马上寻找原因，根据原因，制定相应的防控措施。明确合同流转、借阅、归还的职责权限和范围。对保管当中外借的合同，要严格执行外借登记手续，登记借用的科室名称、借用人姓名、借用用途、借用日期，必要时要与该科室负责人沟通，了解借用的情况。归还合同时，要注明归还日期，回收人员签名确认。合同保管部门要定期对尚未归还外借合同的科室进行回访，了解情况。
(四)加强合同各环节风险的管理和控制
合同订立环节的风险管理及控制要点：(1)审查对方主体的法人登记证书、资质证明、法定代表人身份证件、授权委托书等，获取对方主体经注册会计师出具的财务报表审计报告、销售交易记录等相关信息，分析其营运能力、获利能力和偿债能力指标，必要时对调查对象要进行资信调查，建立和及时更新合作方的商业信用档案。(2)严格审核合同需求是否符合《合同法》或其他法律、法规相关规定，严格审核合同内容是否与谈判确定的条款相一致，特别关注“其他约定事项”等需要补充说明的栏目，如果没有任何补充说明的事项，要在栏目上著名“此处空白”，防范合同签订后被篡改的风险。合同文本需要经国家特定部门审查批准或备案的，合同签订前应当办妥相应的手续。合同履行阶段的风险管理和控制要点：(1)随时监控合同对方的履约情况，一旦发现对方有不履行或者不能履行合同情况，要采取必要的措施，把损失风险值降至最低。(2)如果合同约定了检验、检疫条款的，医院收到合同标的物时要及时进行检验、检疫工作，检验、检疫结果不符合合同规定的，要及时与对方沟通，防止合同标的物因逾期进行检验、检疫，导致经济利益流出医院。(3)财务部门应该严格按照合同规定审核收、付款单据，符合相关收、付款条件后才能进行付款；财务部门在付款过程中，应关注是否存在未按合同规定执行或应签订补充协议而没有签订的情况，若存在以上情况应拒绝付款，并及时向有关负责人报告。
四、结束语
通过分析可以看出，公立医院在建立健全合同管理制度时，要以《合同法》和国家相关法律、法规作为依据，要加强合同订立、履约等阶段全过程的风险管控工作，提高合同管理人员的业务素质，对合同实行全过程的封闭式管理。
参考文献
[1]宋玉雍.浅议公立医院经济合同管理[J].卫生经济研究(3).
[2]谢峰,贾长辉.公立医院经济合同管理风险研究[J].行政事业资产与财务(12):138+146.
[3]企业内部控制编审委员会，企业内部控制主要风险点、关键控制点与案例解析[M].立信会计出版社，2017.
[4]企业内部控制编审委员会，企业内部控制基本规范及配套指引案例讲解[M].立信会计出版社，2017.
作者:钟燕娥 单位:中山市博爱医院