一、人事档案管理概述
人事档案管理指的是在企事业单位中，建立的以职工姓名、年龄、学历、工作年限等基本信息为主的文件材料为主的管理工作。由于人事档案具有真实性、动态性、全面反映人事属性等特点，使得人事档案管理工作成为企事业单位管理体系的一个重要组成。因此，人事档案管理工作作为一项复杂性、系统性工作，为保障企事业单位人力资源建设与发展，应建立和完善人事档案管理体系。面对，当前人事档案管理工作中工作质量与效率低下，保密性差等问题，人事档案管理体系的建立可有效的方便人事档案信息查找，促进了档案管理成本的降低、有效的提升了人事档案管理工作质量和效率。
二、人事档案管理系统分析
人事档案管理系统主要从系统可行性分析、系统需求分析和系统结构分析三方面分析，具体为：
1.在系统可行性分析方面
主要从经济可行性和技术可行性两方面进行分析。其中，系统经济可行性分析主要考虑系统在编程过程中开发队伍经费、软件的后期维护费用等；系统技术可行性分析主要针对人事档案基本信息管理中，对数据添加、删除、修改、统计、查询等基本操作，以及利用对象的连接于嵌入（OLE）技术等。
2.在系统需求分析方面
人事档案管理系统需求分析主要针对人与人之间的通信，对专业业务的理解、环境的不断变化三个问题。解决这三个问题，一方面需要加强需求系统分析员与用户间的合作，另一方面则需要一定的专业工具和技术支持。专业工具通常指的是具有直观、合理的图表，其不但可以方便系统与用户间的交流，而且有助于为系统分析理清思路。系统需求主要从系统性能需求、系统主要功能需求和运行需求三方面进行分析。其中系统性能需求主要指的是系统的实用性、安全可靠性、易维护性、可扩充性和标准化、良好容错性以及易操作性；系统主要功能需求指的是系统对档案信息资料的添加、删除、修改、备份功能，系统的设置功能，系统的帮助功能，系统对档案接收、借阅和变动内容功能等；运行需求指的是软硬件接口运行需求。
3.在系统结构分析方面
主要包括系统用例图描述和用户操作流程分析两方面。其中，系统用例图描述中规定“管理员”可以对任何模块进行操作，而“用户”仅能够对与自己信息相关的数据资料进行查询；用户操作流程分为“管理员”用户操作流程和“客户”用户操作流程，“管理员”用户可对信息查询、档案操作、数据处理、系统设置等模块进行打印、查询、修改操作，“客户”用户仅可以对与自己单位相关的人事档案信息模块进行操作。
三、人事档案管理系统的设计
1.设计原则。
为提高人事档案管理系统的易操作、易维护和易扩展性，其设计过程中应坚持以下几方面原则，主要有：（1）在人事档案管理系统中，子系统在划分过程中应相对独立，促进系统操作简便性和可维护性；（2）尽量降低体系中各子系统间相互依赖关系，实现子系统间接口的简便化，进而提升子系统的功能性；（3）为提高子系统的工作效率，在子系统结果划分过程中，应尽量使结果对数据冗余影响小。此外，在人事档案管理系统设计中，还应坚持系统的扩展性原则、系统的高性能价格比以及系统的先进性原则。
2.设计策略。
为保证在系统规模日趋增大情况下，人事档案管理系统能够有效的满足客户需求，其设计过程中可通过以下几点策略实现，具体有：（1）分层设计法，将系统按照一定层次分解后，对每个层次各自职责及各层次间相互关系进行定义和明确，这样就将复杂系统简单化和层次化处理；（2）应用框架法，为提高人事档案管理系统结构的一致性和可靠性，通过选用应用框架，使得系统的扩展性和维护性更加清晰；（3）业务层技术模型法，针对人事档案管理系统可靠性、对事务处理的保障能力以及可伸缩性等需求，通常选用业务层技术模型法；（4）分布式架构法，针对部系统需要使用到集群结构，在系统每个处理节点上部署所有对象，并通过本地调用方式，促进系统运行速度的提高。
3.系统总体设计与特点。
结合人事档案管理系统实际特点，设计分为登陆部分设计和后台管理部分设计两方面。其中，登陆部分设计主要为了对用户身份进行验证，当用户身份验证模式登入后，若用户输入信息与数据库信息不相符，则人事档案管理系统就会自动提示信息，从而确保系统的安全性、保密性和可靠性；而后台管理部分主要是对企事业单位相关工作人员的个人信息进行管理。
四、展望
当前，科学技术水平日趋提高，计算机网络信息化技术应用于各行业领域之中，并且发挥着愈来愈重要的作用。通过利用计算机技术，实现对人事档案管理系统的设计，不但有利于企事业单位正规化、科学化管理体系的建立，而且对于人事档案管理工作的保密性、可靠性、简便性等方面具有积极作用。相信在不久的未来，随着计算机网络信息技术的更加完善，人事档案管理系统设计将不断优化，并且完全取代传统的手工式人事档案管理。人事档案管理系统建立和完善，将有效的提升企事业单位管理体系水平，同时为其他相关管理系统的建立提供宝贵的技术支持和实践经验。
作者：李爱爱 单位：文水县人事局
