行政事业单位财务内控存在的问题探讨

2022-09-21 16:46:46 来源:写作指导

摘要:近年来,行政事业单位财务风险不断增加,其财务管理难度也在不断上升。行政事业单位应提高财务内部控制的质量以及效率,加强信息化系统建设,从而提高内部财务控制的建设效果,规范行政事业单位财务人员的操作与行为,明确相应的责任分工,为财务管理提供方便。本文阐述了行政事业单位加强财务内控的必要性,分析了行政事业单位财务内控存在的问题,并对解决对策进行了探讨,希望能够帮助事业单位财务工作人员顺利开展工作,提高财务内控水平。

关键词:行政事业单位;财务内部控制

目前,行政事业单位财务管理已经逐渐从传统的核算型管理模式向管理型管理模式转变,因此需要建立更专业化的财务内部控制制度,同时引入科学化的财务管理信息化系统,以提高行政事业单位的财务管理水平。

一、行政事业单位加强财务内部控制的必要性

(一)有利于提升会计信息质量。落实国家相关政策,为行政事业单位提高财务管理水平提供保障通过加强财务内部控制,可以构建完善的财务内部控制制度,进一步规范行政事业单位财务管理人员行为,引导其严格按照事业单位财务管理要求进行操作,明确自身责任,提高会计工作效率及信息的准确性。同时完善的财务内部控制制度可以更加全面地监督与规范财务管理过程中的各个环节,为发现、分析以及解决财务问题赢得时间与空间。此外,加强行政事业单位的财务内控,也是相关国家政策的要求。通过加强内控,一方面可以保证财务管理与会计工作符合国家政策的有关要求。另一方面也可以推进国家政策的落地,有效贯彻落实有关部门对财务管理的要求,从而为行政事业单位提高财务管理水平提供保障。健全的财务内部控制制度有助于进一步完善行政事业单位的内部控制制度,让相关人员有制度可以依,使其能对单位内部资产的保管、检查、使用甚至是清算方式进行有效的监督控制,从而杜绝相关的财务问题,保障行政事业单位内部财务安全。

(二)有助于提升行政事业单位。内部财务工作效率完善行政事业单位财务内部控制,能够解决行政事业单位之前财务工作中存在的弊端,对其后续工作进行一定的约束,使财务人员按照制度行使责任,使财务工作更有条理,同时还能够提升行政事业单位内部财务工作效率,降低整个部门的运行成本。

(三)有利于行政事业单位更好的规避财务风险行政事业单位作为我国一类社会公益性机构,其用于项目建设以及各类活动的资金大多来自财政拨款,因此承载着对公民缴纳税款妥善使用的重要责任。通过加强财务内控,可以进一步明确行政事业单位资金使用的目标及用途,督促财务人员依照要求进行财务管理,尽量减少或避免自身操作的失误,规避非必要的财务风险。

二、行政事业单位财务内部控制存在的问题

(一)对财务内部控制认识有偏差,缺乏完善的财务内部控制制度。行政事业单位更多的时候还是沿用传统的财务管理方式,重视计划但是轻视整个执行过程,导致弱化了财务内部控制力度。其没有积极地去探索和创新科学的财务内控方法以实现对内部财务的约束及规范化管理,导致难以完成预定的财务目标。部分行政事业单位虽然制定了一些相关的财务制度,但在进行重大项目决策的时候,往往仍是直接由领导审批决策,导致其相关财务控制制度没有得到很好的执行,财务风险防控措施缺失。

(二)行政事业单位财务信息化。建设与管理水平有待提高财务信息化建设对于提高行政事业单位财务内部控制水平具有十分重要的作用,但是信息化建设所带来的诸如数据安全等问题也对行政事业单位信息技术水平提出了新的要求,因此对于很多行政事业单位而言,采用独立的局域网进行物理隔断是十分必要的。但在这种情况下,行政事业单位各个部门的信息系统都是自成体系的,没有实现相互联通,导致财务系统容易被孤立,没有办法获得准确的相关的其他信息。特别是目前我国很多行政事业单位在信息系统建设上数据标准没有得到统一,相关硬件的兼容性不足,这给信息共享带来了较大的难度,影响了行政事业单位财务内部控制信息化进程。此外,随着信息化建设的深入,行政事业单位相关的会计凭证都已从纸质逐渐向电子票据转变,以有效提高数据的可保存性,避免不必要的数据丢失和破损问题。但是,目前部分行政事业单位财务数据存储方式的安全性得不到保证,会计人员自身的计算机操作能力较差,同时以往部分行政事业单位存在着在财务工作中随意篡改数据的问题,在当前的信息化环境中该问题还依然存在,导致行政事业单位财务内部控制水平较差。

(三)缺乏完善的监督和审计制度。部分行政事业单位的财务审核人员、记账人员没有按照工作权限进行工作,其出纳核算人员或者资产保管人员往往也没有受到相关监督机制的监管,甚至有些行政事业单位还存在一人承担多个不相容岗位的情况,导致财务内部控制制度流于形式,没有得到很好的落实。这种制度建设不完善,内容简单不明确,权责分配不合理的情况导致行政事业单位财务内部控制存在较多漏洞,成为其员工违法犯罪的便利途径。

(四)财务内部控制人员素质不高。财务内部控制人员素质不高不仅体现在工作素养不高,也体现在其职业道德较差。行政事业单位招聘财务人员,大部分仅要求其具备会计证等相关从业证书,通过有关部门组织的应聘面试即可入职。参与财务工作应聘的人员受自身所学专业、实际操作水平以及实践经验等因素的影响,在财务管理工作中所表现出的素质参差不齐。部分行政事业单位的财务人员对自身岗位的工作内容以及责任分工不够熟悉,容易在实际操作中出现工作失误,给行政事业单位造成不必要的损失。同时小部分财务人员无视财务管理规定的有关要求,自身职业道德较差,其漠视自身所应承担的重要责任,出现玩忽职守的状况,在实际工作当中,不能很好地遵守保密原则,随意泄露本单位的财务信息,走上了渎职等犯罪道路,给单位及自身造成了损失。

三、财务信息化背景下的行政事业单位财务内部控制改进策略

(一)完善财务内部控制制度。随着时代的发展,信息化水平的不断提高,行政事业单位需要转变传统的财务内部控制理念,强化财务内部控制在行政事业单位管理和自身发展中的重要作用,建立相关业务的授权审核系统,明确相关岗位的有关权责,形成相互制衡的机制,加强对自身关键业务以及关键资产的控制,让财务内部控制制度建设更加科学合理、全面有效,尽可能地杜绝违法乱纪行为,减少不规范的财务行为,避免给行政事业单位造成经济损失。行政事业单位必须设置审计机关,建立会计监督制度,通过检查评估单位业务管理活动的合理性、合法性,实现对自身财务工作的监督。会计机构应通过对行政事业单位资产、科研、采购、基本建设等管理工作实施再次监管检查,确保行政事业单位资金运用的效益性与安全性,进而减少财政经营风险,提升行政事业单位的管理质量。另外,行政事业单位也可委托审计师事务所实施独立审计,监测、指导行政事业单位建立内部财务控制系统,确保财务内部控制系统可以正常有序运作。

(二)建立良好的信息化管理系统。对于行政事业单位而言,信息化管理系统的建设是实现行政事业单位财务内控信息化的重要渠道,也是提高其自身财务内部控制能力的重要方式,其应按照国家行政事业单位战略发展的总体目标,确定行政事业单位财务目标与国家行政事业单位战略发展大局的契合点,充分发挥行政事业单位财务的重要决策保障功能。通过建立良好的信息化管理系统,强化行政事业单位内部各个部门之间的信息沟通,能使其实现对自身信息的掌控,并有助于其制定决策。行政事业单位在发展过程中应引入先进的信息管理系统,并不断的优化,从而有效地提高行政事业单位财务内部控制的效率以及效果。行政事业单位应将传统的复杂臃肿的流程不断简化,从而实现内部财务与人事、科研、教学和后勤等诸多部门的有效联系,并从行政事业单位顶层设计总体规划管理行政事业单位部门与信息系统之间的数据,以做到数据整合、共享,减少重复取数、“信息孤岛”等问题,使行政事业单位自身内部运转效率大幅提高。同时,通过设置相关部门和教职工的权限,保证系统本身数据在存储和处理上的安全性,降低系统的风险性。同时,政府应以行政事业单位财务内部控制建设和企业信息化系统建设为契机,探索构建现代公共业务信息管理系统。在纵向层面,对行政事业单位管理层进行信息化发展的统一规划与管控,有效连接与整合各财务信息系统,实现业财融合,有效提升企业管理水平,推动行政事业单位内部控制管控系统的高效运转;在横向层面,构建行业或地方大数据管理的应用平台,有效整合标准数据库,通过信息化发展手段形成“柔性共享、全面管理”的新型方式,如开放财政端口,构建全国行政事业单位管理系统的大数据库,对全国各行政事业单位信息与财政管控进行整合,促进行政事业单位持续稳定发展。

(三)加强财务内部控制评价和审计体系建设。行政事业单位如果未建立有效的评价机制来反馈事业单位财务内部控制执行情况,单位领导就会很难发现内部控制存在的问题和不足,最终影响行政事业单位财务工作的开展。行政事业单位财务内部控制评价应该结合单位自身特点,建立核心审计体系,并且形成有效的审计监督制度,以使财务人员按照国家统一的会计制度及时对经济业务事项进行账务处理。同时,行政事业单位可以依据自身实际情况建立内部控制职能部门,其主要职责为协调控制本单位的各项内部控制工作,重点需协调行政事业单位运营过程中的财务管理、物资采购、审计监督等部门的沟通与交流,完善落实责任授权、银行账户控制、资金核查等会计工作重点环节的管控。此外,在审计监督体系中,审计部门及人员应对预算管理情况、收支管理情况、部门采购情况、资产管理情况和合同管理情况等进行检查。在进行审计时,其不仅仅需要对账目进行核对,还要对相关人员是否按照规定及时向财会部门提供有关凭据,财务部门是否按照规定保管和使用印章和票据,是否按照规定审核各类支出凭据的真实性、合法性,是否有使用虚假票据套取资金等情形进行审查。

(四)提升财务人员的综合素质。行政事业单位应根据自身实际状况提出企业内部财务控制的培训实施方案,定期如以每月、每季度、每年为主要时间节点开展财务会计信息化的有关技术培训管理工作,组织财务管理人员培训掌握企业内部控制的基础标准和相关指引。在信息化发展背景下,财务工作人员必须提高会计信息化技能,并积极主动掌握会计信息化理论知识,更新自身的财务管理理念,提高自身的财务管理能力,以满足行政事业单位财务信息化建设发展的需要,适应行政事业单位财务内控管理的新要求。行政事业单位的财务信息管理系统一般分为收款系统、财务处理系统、财务报表管理系统、固定资产管理系统等,财务可按照要求进行管理专业知识与实际操作能力的综合训练,从而提高财务信息管理系统的应用效果,实现财务内部控制各项工作的高效开展。同时,行政事业单位还可以构建起相应的奖惩责任考核机制,对那些学习能力强、进步大的工作人员予以精神奖励和物质奖励,对于那些工作态度消极,经常在不能按时按量完成工作任务的工作人员给予相应的批评教育,并将绩效考核检查结果与全体员工薪资结合起来,以提高员工学习的积极性。应根据公开、公平的原则,不断改进考核方式,通过竞争性机制不断激发行政事业单位财务管理人员的创造性与进取心,推动行政事业单位财务管理工作的不断创新与进步。

四、结束语

综上所述,行政事业单位作为一种以服务人民为目标的社会公益性组织,加强财务内部控制是十分重要且必要的,加强财务内部控制能够帮助行政事业单位提升财务管理水平,同时也能够保障其资金安全。事业单位应将财务内部控制系统建设与当前的信息技术发展相结合,加强财务内部控制评价和审计体系建设,尤其是设计专门的内部控制职能部门,加强各部门之间的协调管理。针对当前财务人员素质参差不齐以及内部控制制度不够完善的现状,行政事业单位需要从自身情况出发,加强对入职及在职财务人员的培训,明确财务内控制度的重要意义,提升人员素养,以保障行政事业单位长期稳定的发展。

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作者简介:宋慧群 单位:福建省邵武市林业局