图书馆云端服务平台系统评估思考

2022-09-21 16:46:19 来源:写作指导

随着资讯科技的一日千里,现在的系统功能需求日趋复杂,但人力和预算资源却越来越少,在无法增加人力支援的情况下,一套完善的图书馆自动化系统对提高工作效率尤其重要。传统自动化系统主从式的架构设计与成本的问题渐渐浮现,例如:日益高涨的软硬件维护费和软件授权费,用户端软件的安装与软硬件升级等系统维护运作的人力、经费成本[1]。再加上图书馆面临越来越多的数位资源与动态需求,不断串连或加载越来越多的服务与设备,也造成自动化系统服务器的效能降低,或受限架构无法有足够的弹性扩充能力。因此,本研究旨在分析建构大学图书馆的平台评估模式与评估指标,而图书馆服务平台产品市场中,就属ExLibris的ALMA和OCLC的WorldShareManagementServices(WMS)此两套系统较为成熟[2],也是完全基于云端运算解决方案且为市占率最高的两大图书馆服务平台系统,探讨各评估指标的系统功能及其差异性[3];其目标在归纳整合图书馆服务平台系统评估指标,供图书馆界选择系统考量的参考,以及提供本馆图书馆服务平台评估作业的过程与问题讨论等策略与成果建议。

1研究方法

访谈法是一种以对话为主的研究方法,研究者与研究对象间以语言为媒介,并且是目标导向的面对面沟通。由于是目标导向,因此谈话的内容会聚焦于特定的主题,主要目的在了解研究对象的特性、经验、感受与想法等。访谈的类别分为三种:结构性访谈、半结构性访谈、非结构性访谈。依其进行方式分为电话访谈、面对面访谈、与网路线上访谈。深度访谈主要使用开放、直接、口语的问题来引出故事和案例取向的叙事内容。其实施步骤如下:(1)做好访谈调查前的准备:阅读相关文件、充分准备与调查内容有关的各种资讯,尽可能对受访者多一些了解,其基本状况最好能先有所掌握;(2)选择访谈样本并寄发邀请函;(3)安排访谈时程;(4)设计访谈大纲或问卷;(5)进行访淡;(6)整理访谈记录并分析。

1.1研究对象与资料搜集分析

深度访谈对象两部分,第一部分为系统资讯组负责系统评估作业及组织整合各模组意见的二位同事;第二部分为其他七位系统评估小组负责人,包括流通(1人)、期刊(1人)、编目(1人)、采购(2人)、电子资源管理(1人)、系统管理(1人)等模组负责同事共七人,其同时也代表相关模组其他使用者的意见,合计全部受访对象共计九人。本研究系统评估小组成员,均为图书资讯学或资讯管理硕士专业,其中八位硕士一位学士。此外,八位通过图书资讯学国家高等考试,其多为图书馆主任或编审,具中高级主管级别,具备充实的专业知识技能与丰富的管理服务经验。

1.2研究实施步聚

本研究实施步骤说明如下:(1)界定研究问题、确定研究题目与目的。(2)成立系统评估小组,由系统资讯组三位馆员,及图书馆服务平台各模组负责人六位馆员组成。(3)由系统资讯组三位馆员搜集国内外最新相关文献,作成评述,以建立本研究的基础架构。(4)检视图书馆自动化系统现况,配合研读系统评选参考文件与厂商提供的系统说明文件,制作系统需求建议书。(5)厂商推行系统功能展示并研拟务实性评估策略与评估模式。(6)针对ALMA与WMS设计访谈大纲并选择一位模组负责人推行前测。(7)根据访谈前测结果与回馈意见修改完成正式访谈大纲。(8)选定系统评估小组为访谈对象,先以电子邮件方式寄送访谈邀请函与访谈大纲,确认访谈时间与地点并进行深度访谈。(9)取得受访者同意,将访谈过程全程录音,再将录音资料转换成文字资料,进行访谈记录整理。(10)分析访谈结果,制定全面且深入的最适合大学图书馆需求的图书馆服务平台评估面向与指标。(11)最后综合评估经验,归纳研究成果,并提出研究结论与建议。

2实证研究结果

2.1图书馆服务平台评估的策略与运作模式

在开始评估LSP之前,必须确定目前图书馆自动化系统(InegatedLibrarySystem,ILS)合约到期日,以决定新系统的上线时间,了解相关解约条款及升级到新LSP的可能性。有时厂商会原意提前终止合约,或将其延长到与理想日期相符的时间,以期赢得好感。

2.1.1经费来源是否充足

新一代LSP多种云端系统,云端系统所需的设备与维运成本偏高,间接反应至系统价格,尤以第一次系统导入费用额度较高,超出许多图书馆的年度预算。虽然导入云端服务可以减少使用馆支付IT基础建设及软硬件的维护费用,但除了系统建置费用之外,还要考虑未来新系统的使用年费及与外部服务系统介接所衍生出来的其他费用,以长期使用观点来看,是否真能降低成本,值得商榷。是以在计划导入LSP之前,需先要了解系统商的计价依据、计价模式、一次性费用及后续年费,以衡量未来的期望。有些系统商原意让客户以分期付款的方式支付导入费用,这是为了避免采购困难或考虑到图书馆的年度预算限制[3]。

2.1.2制作ALMA和WMS功能比较表

系统组根据“大学图书馆服务平台评估指标与功能需求访谈大纲”,访谈小组同事针对ALMA和WMS两套系统,就价格、大学图书馆资源采购、整理、管理、读者流通、推广服务所重视的各项需求与功能,进行其规格是否符合的比较表。最后根据满足大学图书馆需求程度,分为符合、部分符合、不符合,以项目数量评比;若皆符合需求,而功能有明显强弱之别者,另再以分数区别,此分析表格则作为大学图书馆选择LSP系统决策的重要参考依据。

2.2图书馆服务平台评估指标与功能需求

2.2.1现有周边系统介接

大学图书馆服务除自动化系统外,为提供更多元及方便的服务,尚有许多其他服务与资讯系统需要进行介接与整合,因此需考量如PrimoLocal读者端前台、电子资源校外连线认证系统(AutoRPA/EZProxy)、读者端电子资源指南系统(ERMG)、本馆购买系统及馆内自行开发的读者线上申请等系统的介接需求是否容易、委外厂商改写API的成本等,或具备标准化的沟通协定,得以顺利衔接新的图书馆服务平台。

2.2.2流通

流通方面,原系统可提供的基本功能皆须符合,尤其是原系统的读者类型及人工链接的设定和运用及根据本馆流通政策所提供的各项提醒通知单(包含逾期书、滞还金警示等)及防呆措施。通知单的设定在原系统有数量限制,推测是国内外文化不同,大学图书馆倾向给予使用者更多的提醒,因此需要更弹性的设定方式。此外,还有盘点作业的简化及分析功能等。其他大学图书馆重视的流通功能还包括借出/归还/续借等基本功能、可查看流通记录、读者所有流通交易历史、预约/取消预约记录、通知信记录、罚款收取时可设定特定金额、离线流通、读者档编辑与新增、以手动方式增加或减免罚款或收费、读者类型的设定运用、读者记录备注及馆藏讯息可分为公开及不公开、空间管理功能、馆员和读者的行动App、报废馆藏作业简化、盘点、读者设定、指定参考书、还书箱管理、书目和馆藏记录隐藏等功能。

2.2.3期刊

系统需可自行设定预期到馆日、期刊装订功能、过刊馆藏在读者端前台年代卷期的显示方式精简清楚、纸本期刊点收基本功能的点收箱(列)数量有无限制、期刊催缺功能、可增加馆藏附注等需求。

2.2.4电子资源管理

未来电子资源的数量只会不断增加,期望新系统能真实的简化并缩短处理流程。目前大学图书馆电子资源管理仍需依赖外部ERMG、AutoRPA、SFX等各系统执行电子资源的管理及服务,未来系统间介接的顺畅程度将是考虑因素之一。系统的电子资源知识库(KnowledgeBasc,KB)除中文语系外还应包含西文语系内容,且需有一定的更新频率;资料库管理方面需可透过API将在系统中维护的资料库基本资料及使用权(Licnse)管理相关资料介接至外部的ERM系统;大学图书馆前端的探索系统将维持现有的Primo,未来系统必须能够与Primo介接。其他大学图书馆重视的功能还包括可依照读者类型设定取用权限、可以IP范围设定资料库取用权限、使用成本分析、License符合DLF-ERM管理标准、电子资源的说明是否可作为附件供读者查看、License是否可加入自订的管理栏位、试用电子资源的管理等。

2.2.5API服务

各系统API研发应用的丰富度、以及未来提供手机借书功能等开发,尤其与读者服务相关的API服务是否提供读取、写入机制、API使用上是否有条件限制等也是本馆相当重视的需求;另一方面,大学图书馆技术人力单薄,期望新系统有足够丰富的技术参考资源与支援环境。书馆服务平台的评估面向如图1所示。本研究透过务实性的评估策略、工作小组运作模式和深度访谈建构图1属于图书馆自身的七大评估面向,对比先前国内外学者专家和个案评估指标规整的理论性的系统评估架构(含评估面向与评估指标),整体而言评估差异不大。务实上,图书馆会视当前特殊任务、资源条件的不同,在理论的系统框架内调整符合图书馆内部评估面向的重点与评估指标的内容,譬如,更重视原有系统不足的功能在新系统有新的突破,以及保留原有系统好用便捷的功能不会消失于新系统等细节要求;另一方面,相较于传统的图书馆自动化系统常见的评估指标,唯云端系统更重视资讯安全、创新服务的加值应用有更强大的功能期望,另外,对于资源共享合作的系统基础指标尚未成为大学图书馆首要考量的要素之一。

3结论与建议

3.1研订图书馆服务平台系统规范书

标准与法规的建立是图书馆各项作业与服务的依循指针,图书馆内各项系统与图书馆馆际之间资料的交换与共享作业,务必藉由标准法规等基础性的建立,方可减少错误的运作,促进全面探索性自动化系统稳定成长。我国图书馆服务平台正处于起步建置阶段,图书馆界应投人相关标准与法规的研拟。提供系统厂商与图书馆参考,共同建构强大、优质、永续的云端图书馆服务平台。

3.2掌握图书馆对云端技术应用的保障

新一代图书馆服务平台导入大数据分析与云端技术,意味着图书馆将面对一些创新技术带来的管理新议题。传统图书馆自动化系统读者资料、馆藏资料及作业软件皆由图书馆直接控管,然而受限于云端产业技术缺乏互通的支援标准,促使前述资料皆需转置到委外的云端资料中心,图书馆会有无法亲自掌控系统资料资源。为了能保障图书馆在使用后的权益及资料安全性管理上的不安全感,建议图书馆可与厂商共同拟定服务契约的规范书或是签订服务层级协议(ServiceLevelAgreement,SLA),以碓保图书馆与系统厂商之间的权利义务范畴。

3.3联盟资源共享与未来延伸性功能的评估指标

透过文献分析可发现国外许多图书馆是以联盟的方式建置图书馆服务平台,主要就是着眼于LSP具有强大的大数据端计算能力,并可以架构出云端网路化的合作馆际系统,透过云端架构,增加馆际资源分享,提高馆际合作效率。当思考图书馆服务平台评估指标时,我国图书馆可借鉴其他成功的联盟建置经验,纳入系统能具备合作联盟支援的相关功能,纳入本土化功能特色,进而提升图书馆一站式、一步到位、全能化的探索服务。另一方面,封闭性缺乏扩充功能的传统图书馆自动化系统,对于数位与网路化资源、跨馆合作和API对接等关键第三方功能无法全面支援,建议系统应该配合时代演进与合作联盟的趋势发展,将联盟内横向整合的相关延伸性、跨平台介接及弹性化架构纳入新一代图书馆服平台的评估要素。

作者:林江丽 单位:贺州学院