本文作者：刘云昌 单位：内蒙古大学图书馆
固定资产是高等学校图书馆国有资产的主要组成部分,是开展教学、科研、读者服务工作的重要物质基础。随着国家对高等学校的投资力度加大,高校对图书馆建设的投入也日益增加,这无疑为图书馆基础建设带来了勃勃生机,从而使高校图书馆的固定资产在种类、数量、结构上都与过去产生了极大的反差。面对新的形式和要求及所产生出的问题,就迫使我们针对所反映的实际问题,提出相应的解决办法,出台新的管理标准、管理制度、管理手段。随着办公自动化、信息化程度的加强,固定资产的淘汰、更新速度呈快速上升趋势,原有的管理方式和新形势下管理方式之间的矛盾日益突出,管理和使用好图书馆的固定资产,防止图书馆固定资产的无端流失和完好无损地合理使用,提高办馆质量,强化服务效率,都有着十分重要的意义。因此,就如何改变高校图书馆固定资产的管理现状及在管理过程中所反映出的问题,已经成为高校图书馆当前管理工作中的一项重要任务。
一、图书馆固定资产管理中存在的问题
1•高校图书馆在机构改革和岗位聘任
调整过程中,造成了人员变动频繁,岗位相对不够稳定,交接工作手续不清,导致了部分人员业务不熟,工作连续性差,给后续的管理工作带来了较大的难度,导致了有些人员对固定资产管理的重要性认识不足,相应的业务难以胜任,同时又缺乏有效系统的严格管理,工作敷衍了事,短期行为严重,管理者与使用者权限不明,责任不清,随意性强,采购、管理使用三者之间工作脱节,没有协调性,造成了管理出于形式,各自为政。只有上级在检查、评估、考核时,匆忙核对数据,简单应付,对自检中发现的问题,也不能及时分析解决处理。在固定资产发生转移、接收、调拨、修理、维护时的手续不健全,对于新增的固定资产,没有按照要求建立档案,即使建档的固定资产,也有一部分数据资料不准确,对固定资产的编号、种类、名称、产地、规格、技术数据、金额、数量、使用部门、放置地点、购置年限、启用时间、三保期限、修理次数、供货商名称没有按照规定填写、登记、传递全部的资料信息,形成了条块分割,帐目与实物不符,部分电子设备在使用过程出现了有壳无芯的现象。
2•制度建设薄弱,管理体系不健全
制度建设薄弱,管理体系不完整,管理不到位,责任不明确,缺乏有效的制约机制和严格的奖惩措施,任意处置的情况相当普遍。长期以来高校图书馆在固定资产管理方面,没有一套好的完整管理制度,也没有配备专职的管理人员,而兼职管理员就不可能将主要精力投向固定资产的管理,重使用轻管理现象是客观存在的,职能部门与使用部门脱节,加之各部门由不同的领导分管,职能部门就无法发挥作用,自然就造成了采购、管理与使用的真空,结果必然是一个部门主管、别的部门都管不了的管理失控,就难以保证图书馆固定资产的安全和完整,有多少资产心中无数,破损的计算机修理不及时,造成了部分设备不能配套,实际资产与帐面不符。保养修理不到位,使用不规范,保管措施不利,浪费严重,也是图书馆固定资产管理一大弊病之一,从而使一个简单的工作变的复杂繁琐,失去了其实际效果。
二、解决高校图书馆固定资产管理的方法
1•提高管理意识是做好管理工作的前提,通过分析和掌握高校图书馆固定资产管理的现状,有助于改变现有的固定资产管理模式。现代化技术的发展,打破了图书馆固定资产过去原有的范畴,其内涵得到了极大的扩展。为了适应新的形势和要求,管理人员必须认真学习新知识,提高业务水平,更新观念,要有创新思维,加强责任意识,注重责任监督。在高校图书馆固定资产管理中引入责、权、利的观念,使用固定资产必须做到:谁使用,谁管理,谁负责,相关责任人应该彻底摒弃计划经济时形成的固定资产管理的思维模式,重视固定资产价值与使用价值的双重管理,注重投入和产出,既讲社会效益,也要考虑经济效益。提高固定资产的利用率,用小的投入换取最大的效益。
2•建立健全以岗位责任制为中心的管理制度是做好高校图书馆固定资产的重要保证,制定合理规范的固定资产管理办法、细则,在分类归口分级管理模式中实行“统一领导”,有效地克服各自为政的管理弊端,一定要形成既有分类归口,又有统一管理的新办法,使固定资产管理规范化、制度化、科学化。高校图书馆固定资产管理应根据本馆的实际情况,从实际出发,健全固定资产管理网络,确保人员到位,成立图书馆固定资产管理小组,明确固定资产管理人员,设立馆长固定资产管理责任制,并推行到部室、个人,确保责任到位,任务到位,对于部分电器设备必须制定操作规程和维护保养规定,指派懂技术、熟业务的专业人员负责,定期检查及时维护,提高设备的完好率、使用率,延长设备使用寿命。坚决杜绝破坏性操作及违章操作的行为出现。严格执行固定资产的报废、转让、赠送、报损等规定,并履行其手续。采购设备完成的同时,要把采购设备的合同、设备的名称、型号、数量、种类、有关技术参数、招标书、购置发票,及供货商的名称、地址、电话、负责人、供货时间,设备启用时,三保凭单、生产地点一并交付固定资产管理部门检查、验收、登记。建账过程中,要依据上述资料,如实填写,不能遗漏,同时设置总帐、分类账、设备调拨账,并且做好设备代码标注,对部分设备还要设立维修帐。做到三帐合一,账账相符,账物相符。
3•利用现有的图书馆条形码管理系统,研制和开发固定资产的管理数据库,把固定资产的采购、编码、验收、调拨、赠送、报废、报损、注销全部纳入自动化管理的轨道,从而实现快速、准确的数据采集,减少工作时间,提高工作效率。一张条形码可以取代普通标签上的资产名称、资产型号、资产编号、资产分类号等多重信息,其功能读取简单,操作方便,可以修改,获取内容多,正确率高,涵盖项目广,检索方便等优点。在固定资产的信息采集时,要逐项、逐条、逐件把所涉及有关的数据完全无误地录入计算机管理系统,同时在计算机管理中应设置多个检索点,以方便不同用途查划使用。
(1)按名称、型号设立检索点,其检索范围包括:同一名称的资产有多少同型号资产,有多少具体分布存放地点,并且反映出其它相关的详细数据。(2)按使用部室(存放地、负责人)设立检索点,其检索范围包括此地存放同一名称、不同型号的各类资产有多少,责任人是谁,同时反映出其详细数据。(3)按购置经费、设立检索点,其检索范围包括各类经费用于采购固定资产的种类、数量、金额、时间及有关接收、赠送、调入设备数据资料。(4)按固定资产的类别,设立分类检索点,这有利于查找同类别的固定资产数量及使用状态。(5)明细检索点(条形码查询),有利于查询单件(台)设备最详细数据资料。同时把低质易耗品领用也纳入计算机管理,实行先修理、后更换,交旧领新的管理制度,并且各检索点,应备有编辑、打印功能。#p#分页标题#e#
高校图书馆固定资产管理是一项系统工程,具有综合性、专业性、技术性的特点,因此提高管理人员的意识是关键,建立有效的管理制度体系是根本,运用计算机进行管理是方法。固定资产计算机管理系统的建立,就会把日常的固定资产数据库的数据有机整合,管理信息的多元化、科学化、高速化,就会方便各部室之间的信息传递,进行数据交换,实现网络化管理。用好、管理好、维护好图书馆固定资产是科学提高图书馆办馆水平的物质基础,也是对图书馆事业的可持续发展,进入一个良性循环轨道的有力保障。
