1系统设计
1.1公文查阅：公文后未经签发对于收文单位是不可见的，经签发后，收文用户进行后可查阅所有已签发的公文；
1.2公文签收：收文单位阅览公文后，应对公文进行签收，如系统故障不能签收则需添写故障登记表。签收情况及故障情况将记录在公文签收表中，便于上级机关对收文单位签收情况进行了解及考核。
1.3系统管理：包括数据库管理、用户管理、口令管理、系统日志管理。注册用户可以根据权限，由系统自动鉴别并授权使用不同管理方式，及签收公文。不同权限具有不同功能，写权限可进行读、写功能，读权限只能看，不能使用其他功能。有些系统功能面向所有用户。不同级别用户可访问向其公开的信息。注册用户可更改密码，保证自己信息安全。
2数据库设计
数据库在一个信息管理系统中占有非常重要的地位，数据库结构设计的好坏直接对应用系统的效率以及实现的效果产生影响。在对用户需求、管理过程进行充分了解的基础上，对公文管理数据库结构进行了如下分析及设计。
2.1数据库需求分析
（1）公文数据信息：包括的数据项有：文号、公文类别、公文名称、公文内容、发文部门、发文时间等。（2）用户信息：包括的数据项有：用户编号、用户名称、密码、权限、所属部门等。（3）签收情况信息：包括的数据项有：签收单位、签收文号、签收时间等。（4）故障信息：包括的数据项有：故障单位、故障类别故障时间等。（5）系统日志信息：包括的数据项有：日志编号、使用者名称、时间、进行操作等。根据以上的数据结构、数据项及数据流程，进行如下数据库设计。
2.2数据库概念结构设计
根据以上数据项及数据结构，设计符合工作需要的各种实体，以及它们之间的关系。本系统设计规划实体如下：违法犯罪人员基本信息实体、强制措施实施情况实体、诉讼实施情况实体、用户信息实体、系统日志实体。各实体具体描述图如下：
3系统功能设计
3.1系统开发及运行环境
本系统开发及运行环境：MacromediaDreamweaver：前台页面设计；ASP：应用程序开发；MicrosoftSQLserver2000：后台数据库设计及支持；MicrosoftWindows2003：提供服务器支持。采用Web-Server模式（浏览器-服务器）模式。
3.2系统登录
根据系统用户数据库中情况，对用户登录进行判定，根据据用户角色与权限的不同，选择进入不同的用户功能组应用界面。
3.3系统管理
可设计对系统数据进行分析、统计、管理、备份、恢复。对用户进行管理，可增加、删除、设置角色、设置权限等。
3.4公文
提供公文界面与环境，可录入公文内容，设置字体、插入图片，设置发文人、文章阅读权限、是否需要按时签收，发文范围等。
3.5公文签收
根据设置的权限，登录后可自动检索需要签收的公文，对现有公文签收情况进行统计，形成报告页面，签收人通过输入设定的用户名及口令对文件进行签收。发文人可对已的文件的签收情况进行统计查询。该公文管理系统已经在本单位公安管理网站中运行，在实际工作中起到了较好作用，大大提高了管理水平及工作效率。
作者：王成江 单位：沈阳铁路公安局长春铁路公安处