人事处档案管理范文1
摘要：在高校体制机制改革背景下，人事档案管理工作急需强化。随着互联网时代的到来，该时代不仅为高校人事档案管理带来了技术支撑，也为其带来了需要直面的挑战。通过主题讨论，应对挑战的策略可围绕着：调整人事档案管理岗位职责加强调研力度、依托信息平台对接部门和个人的信息输送、线上线下建设师资信息库开展大数据分析、建立外网系统加强企业兼职教师档案管理。
关键词：互联网时代；人事档案管理；高校；挑战；对策
0引言
在高校体制机制改革背景下，需要强化人事档案管理工作，通过提升人事档案管理绩效来推动师资队伍建设，以及更好地服务地方经济的发展。随着互联网时代的到来，该时代不仅为高校人事档案管理带来了技术支撑，也为其带来了需要直面的挑战。笔者认为，该挑战不应被看成是当前所存在的问题，而是在适应档案信息化管理的趋势下，如何对档案管理的技术组织形态进行调适，以及如何联动人事档案管理部门与各职能部门之间的联系。其中，所存在的诸多挑战需要以问题破解的方式来给予应对。目前，诸多高校正朝向职业化教育的方向转型，这就涉及师资队伍建设问题。根据已走在职业化教育前列的高职院校的经验可知，师资队伍建设需要在两个方面齐头并进，即校内专职师资队伍建设，校外（企业方）兼职教师师资队伍建设。实践表明，针对兼职教师的人事档案管理存在着制度短板，进而应成为当前高校人事档案管理的重点来把握。由此，这便成了本文立论的问题导向。在高校育人体制向职业化方向发展的过程中，需要以系统视角来认识人事档案管理的意义。
1高校人事档案管理面临的挑战
结合笔者的工作体会，可以将目前所面临的挑战归纳为以下3个方面。
1.1人事档案资源开发所面临的挑战
高校师资队伍建设与学科建设紧密相连，而且在师资队伍建设中需要遵循梯队建设模式，即以学科带头人、骨干教师、青年教师的梯队建设，来前后相继的推动学科发展。同时，在职业化教育模式驱动下，还需要建立起教师与企业之间的技术服务联系。这就要求对人事档案资源进行开发。然而，目前受人事档案管理常态的影响，高校管理者似乎还没有意识到档案资源开发的重要性，从而人事部门就无法为学科建设和校企服务发挥主动作用。如，在加强专职教师与企业之间的联系时，往往是以完成任务的形式来委派师资下企业进行挂职锻炼，却未能精准定位专职教师的专业背景和课程教学方向，这就势必会导致在校内师资队伍建设中产生迂回的现象。再者，关于技术服务联系也未能以人事档案管理的形式，形成具有制度可寻的师资派遣机制。
1.2人事档案信息归集所面临的挑战
近年来，各高校对于教师培养工作日益重视，教师以参加专门培训、访问学者、企业顶岗实习等形式来提升自身的人力资本存量，但在人事档案信息归集上却存在的时滞，甚至是信息漏损。而且，部分教师通过努力获得了行业资格证（如国家一级建造师），这些信息也难以在人事档案信息上进行反映。不难知晓，这势必会影响到档案资源开发的绩效。笔者认为，人事档案部门与教学院系之间的信息交互障碍，以及人为因素干扰是该挑战形成的根源。实践表明，校内师资所获得的具有行业认证的高级职务证书（如国家一级建造师）具有很高的含金量，其也是学校在申报专业和参与优质学科建设评比的软实力，但在当前缺乏有效激励政策的情形下，有关这方面的人事档案信息是残缺的。
1.3人事档案管理职能所面临的挑战
在高校职能化管理模式下，人事档案管理部门的人员必然受到职能壁垒的影响，具体反映在人事档案管理人员被动接收档案信息，或者以命令的方式要求各职能部门给予配合。笔者认为，作为体制内组织类型的高校系统，受到其固有组织生态环境的影响，以命令的方式并配合绩效管理的方法，并不能切实提升人事档案的管理绩效，反而会增大高校组织内部的交易成本。这里的交易成本主要发生在信息搜索成本和谈判成本之中，如前者主要由院系党政办搜索教师新增人事归集信息中现实存在，后者则需要发生于院系管理者对教师所进行的动员之中。
2互联网时代下应对挑战的模式定位
面对以上挑战，在互联网时代下可以将应对模式定位于以下3个方面。
2.1定位于加强人事档案数据库建设
在高校师资队伍建设中不仅需要采取传帮带的梯队建设模式，还需要提升与企业之间的互动频率和合作质量。为此，需要在互联网信息化技术的支撑下，加强人事档案的数据库建设。通过数据库建设，可以为学科建设、专业群建设提供核心人才信息，以及对校外兼职教师资源进行定向筛选。在与企业合作中的教师挂职锻炼，则可以借助数据库管理来根据师资专业背景、岗位设置等档案信息合理配置师资，进而保证校企合作的可持续性。在加强人事档案数据库建设中，需要加强与企业方之间的沟通效果。从笔者的实践感受中可得，企业在自身的主营业务驱动下，并不必然会配合高校所开展的人事档案建设工作。而且，在引入兼职教师时，还需要对其学历、职称、从业时间等设立标准。
2.2定位于增强人事档案联动便利性
笔者在与教学院系的负责人进行交流时发现，由于教学院系承担着繁重的教学、科研任务，而且师资在提升自身人力资本存量的过程中，其信息反馈存在着间断性、异质性的特点。毫无疑问，在院系传统信息归集模式下，针对上述特点的人事信息获取必将面临信息不对称现象的干扰。再者，部分教师所获取的行业等级证书也属于个人私密信息。由此，在互联网时代下需要通过信息化平台搭建，增强人事档案信息交互的便利性和私密性。在增强人事档案信息交互便利性和私密性的同时，还需要从激励高校教师主动将专业资质信息提供给人事档案部门，所以这里还应引入激励机制。而且，这里的激励机制应以人事处的官方文件给予表述。只有这样，才能在弥补部分教师私人劳动付出的基础上，激励他们参与到高校人事档案建设工作中来。
2.3定位于调整人事档案管理的职能
这里的定位便指向了高校人事档案管理部门，由于高校职能化管理已经形成常态，并由此也形成了相对稳定的组织生态环境。因此，需要通过调整人事档案管理职能的办法，来降低因组织变革所带来的强大阻力。职能调整的主要方式，需聚焦岗位职责调整和绩效考核机制的调适。在职责调整和绩效考核机制作用下，需要沿着激励兼容的道路进发。通过鼓励人事档案管理人员深入职能部门进行调研外，还需要在岗位制度规制的基础上开展“蹲点”制。
3定位驱动下的策略构建
根据以上所述并在定位驱动下，应对策略可从以下4个方面来展开构建。
3.1调整人事档案管理岗位职责加强调研力度
在不变革高校人事管理组织架构的前提下，则需要从制度机制层面进行优化与调整。笔者建议，应调整人事档案管理岗位职责，通过引入档案管理人员蹲点联系制度，以及配套与之相关的岗位绩效考核体系，来促使人事档案管理人员与教学院系进行人员互动，进而加强调研力度。与此同时，高校党委也需要对各教学院系的人事信息配合做出制度规范，即各教学院系应设置专门的人事信息协调岗位，并由党政干部兼职作为信息员。为了增强高校专业技术人员对人事档案管理的重视程度，还应分职能部门对专业技术人员开展档案管理培训。
3.2依托信息平台对接部门和个人的信息输送
笔者建议，可以依托现有的办公自动化（OfficeAutomation，OA）系统，通过对该系统进行功能优化建立起对接各教学院系和教师个体的接口。在前面的论述中可知，与各教学院系进行对接，能够便利他们按照本文信息标准及时录入本院系师资人力资本提升信息。之所以要单独搭建与教师个体的信息接口在于，针对教师以私人途径所获取的各项行业资格证书、等级证书，为了确保该私人信息的保密性，固专门设置接口。同时，证书的扫描件应同步上传。与此同时，高校人事部门与人事档案管理部门之间建立信息共享机制，进而在年终绩效奖励中兑现激励政策。
3.3线上线下建设师资信息库开展大数据分析
在人事档案传统管理模式下，需要以线下师资信息库建设为主线。但在实际应用中，则对人事档案资源开发造成不必要的麻烦。为此，这里需要着手完善线上师资信息库建设，该信息库在授权范围内可以实现信息共享，进而为跨学科建设、专业群建设提供档案信息。再者，应引入大数据分析技术来评价师资专业背景和岗位技术信息，进而为优化师资专业结构和推动师资队伍职称建设提供数据支持。为此，高校人事档案管理部门需要与计算机科学院系建立起业务合作关系，推动线上大数据分析的进行。
3.4建立外网系统加强企业兼职教师档案管理
在诸多高校开展职业化教育的背景下，需要深化与企业之间的合作，这里需要加强企业兼职教师的师资队伍建设。为了更好地配置校外兼职教师资源，应建立外网系统来与企业人力资源部门进行信息交互，以高校师资需求信息和企业兼职教师资源供给信息为交互，使得高校人事档案管理的内容结构更为合理，也为本校的人才职业能力培养提供师资信息载体。为了提升企业兼职教师的存在感，从而激励他们参与到高校人事档案建设中来，可以通过开设仪式性活动来向他们颁发兼职教师聘书。最后再就干部人事档案检查问题进行拓展：干部人事档案是干部成长经历的真实反映，是做好干部工作的重要基础和依据。在档案审核过程中，主要做到以下几点：（1）明确责任和要求。在档案审核工作开始之初，及时组织档案管理人员学习关于干部人事档案审核的标准、程序和要求。（2）重点明确。在全面整理每一卷档案的基础上，把干部“三龄一历”核定作为干部人事档案审核工作的重点，逐项审核清查，做到全面收集材料、仔细鉴别材料、规范整理材料，认定干部的“三龄一历”时间清楚，事实准确，说服力强。（3）目的明确。把档案工作的准确、真实作为干部人事档案工作的最终目的，逐人逐项审核确定，力求材料的真实性和准确性。
4未来的工作重点
4.1高校多部门协同对科研档案资源整合
在组织建设上，需要将专业所在院系、科研处、图书馆、学报编辑部等部门纳入其中，在职能定位上则需要重点发挥院系、科研处的职能。图书馆依托自身的电子档案信息采集能力，可以为人事档案电子资源重构提供技术支持。而且，之后所开展的档案信息线上交互活动，也需要借助图书馆的信息平台来实现。这里还需要重视高校科研处的信息归集职能，即教师的专利信息、学术成果信息、获奖证书信息等。为了使科研处与人事档案管理部门之间在有关信息上形成闭合，则需要在学校电子政务系统中为两个部门搭建信息共享平台。同时，各院系与科研处则建立在线信息传递渠道［1］。
4.2开展线上信息交互线下人员往来活动
为了实现档案社会化管理对高校人才培养的助推作用，这里还需要开展线上信息交互和线下人员往来的活动。不难知晓，在本文以上的论述中已经提及，这里需要强调的是：高校在实现其他类别档案管理的社会化职能时，应深刻理解档案信息背后人力资源的主体作用，且正是依靠了这种主体作用才真正实现了档案管理的双赢目标。为了促进该目标的实现，还需要加强制度化建设。为此，可以专设线下人员往来活动的章程。为了解决人事档案管理部门的人力资源短板，这里可以将各院系行政干事整合到人事档案信息建设中来，让他们作为所在院系的联系人，负责与人事档案管理部门开展日常联系［2］。综上所述，在“互联网+”时代背景下，高校在人事档案管理中需要紧紧抓住该时代下的信息化成果，应以在线管理、数据库管理和大数据分析为依托，来增强高校人事档案管理的社会价值。
5结语
在高校体制机制改革背景下，需要强化人事档案管理工作，通过提升人事档案管理绩效来推动师资队伍建设，以及更好地服务地方经济的发展。随着互联网时代的到来，该时代不仅为高校人事档案管理带来了技术支撑，也为其带来了需要直面的挑战。本文认为，该挑战不应被看成是当前所存在的问题，而是在适应档案信息化管理的趋势下，如何对档案管理的技术组织形态进行调适，以及如何联动人事档案管理部门与各职能部门之间的联系。随着互联网时代的到来，该时代不仅为高校人事档案管理带来了技术支撑，也为其带来了需要直面的挑战。通过主题讨论，应对挑战的策略可围绕着调整人事档案管理岗位职责加强调研力度、依托信息平台对接部门和个人的信息输送、线上线下建设师资信息库开展大数据分析、建立外网系统加强企业兼职教师档案管理。
参考文献
［1］毕保良，郝一沁，吕霞.浅议高校科研档案管理的问题及对策［J］.农业科技管理，2010（6）：61-63.
［2］汪洁.高校科研档案管理存在问题及对策研究［J］.浙江海洋学院学报（人文科学版），2011（1）：94-96.
作者:潘海燕 单位:乌鲁木齐职业大学
第二篇:企业人力资源管理对人事档案管理要求
摘要：人事档案管理工作与人力资源管理是相辅相成的关系。所以，在现代这个多元的社会，企业也需要重新进行调整，跟上时代的步伐，对企业人力资源管理、人事档案管理工作也要进行有效的改革。
关键词：企业人力资源管理;人事档案管理工作
在现代这个多元的社会，企业也需要重新进行调整，跟上时代的步伐，对企业人力资源管理、人事档案管理工作也要进行有效的改革，以期为企业发展作出贡献，让公司有能力走得更长远。
一、现代档案管理的新趋势、新要求
在现在这样一个经济快速发展的时代，人们对自己对社会也都有了新的要求，企业同样也需要变化，需要改革，需要对人力资源管理进行调整，来符合社会的新趋势，新要求，人事档案管理的工作也需要进行改革与创新。所以，必须对企业的发展趋势有所了解，才能对人事档案管理工作进行全面的改革与创新。新趋势有：通过职业化来判断人力资源管理的水平，公司创建的通过绩效来结算工资的形式等等。有了新趋势，当然也就会有新的要求。
二、人事档案管理存在的几方面问题
(1)服务意识欠缺，没有积极向上的品质。很多的企业人力资源部门，不能真正做到为公司服务，为公司着想，而是以懒散的态度，比较被动地工作，起不到应该起到的作用，这严重影响了公司的效益。（2）缺乏部门之间的合作意识。很多的企业各部门之间并不是互帮互助，互相学习，而是互相猜疑，互推责任，造成企业内部档案混乱，没有真正起到人事档案管理的作用。比如，人事部如果需要人事档案管理部门将员工信息找出来，但是人事档案管理部门并不能快速、完整地将其找出，这就造成了工作上面的混乱。（3）缺乏对人事档案的重视和时效性观念。很多企业的人力资源部门，对人事档案管理工作重视不够，没有意识到人事档案的重要性，那么就不会有进步，就会造成懒散的态度。一懒散就会影响到人事档案收集归档的时效性，不能准确地反映员工的自身发展过程。（4）管理制度不完善。在管理制度上面，也有很多不完善的地方，之前的一些比较传统的管理制度是需要重新进行规划的，作出符合现代企业管理新要求的调整，比如人力资源部需要反馈员工近几年的工作情况表现，如果不能及时完整地收集归档每个员工在日常工作中的业绩表现材料，就不能为公司的发展提供科学依据。（5）人事档案管理分类不够科学。人事档案管理的管理制度有所欠缺，在分类上也是有些问题的。分类是要有所依据的，不能随意进行分类，内容上也不能忽略细节。现有的人事档案十大类分类对企业人事档案管理而言并不是每一类能对应上，而且现代企业里的员工一般具有很大的流动性，所以企业人事档案管理务必要进行更全面、科学的分类，以更好地为公司服务。（6）档案管理员综合素质不够。如果档案管理员本身不具备良好的综合素质和过硬的专业知识，那么人事档案必然不会得到很好的管理，这给人事档案管理带来很大的消极影响。目前很多企业的档案管理员都是兼职，一不专业，二没有全职在做，不会真正实现优质的人事档案管理和服务。所以，必须为企业吸纳专职人员，吸纳具有良好的综合素质的档案管理员。
三、如何适应现代企业档案管理工作的新要求
在如今这个信息飞速发展和各种新鲜元素不断更新换代的大时代，任何一个企业想要有长远向上的发展都是需要不断调整和改革来顺应时代的，那么企业人力资源管理在人事档案工作上也要进行一些行之有效的改革。比如，通过职业化来判断人力资源管理的水平、公司创建的通过绩效来结算工资的形式等等。有了新趋势，当然也就会有新的要求。要适应现代企业档案管理工作的新要求，首先是要了解企业的发展趋势和时代的发展趋势，然后再进行详细的计划，真正地让人事档案管理部门为公司发展起到重要的作用。（1）使员工不断提高服务意识，贡献力量。在现在这样一个经济快速发展的时代，人们对自己对社会也都有了新的要求，不单单重视自己的衣食住行，还包括自己精神上充实与否，企业对人的质量也都有了新的要求，要求人们在知识能力方面有更高的价值。这说明，员工要对自身的综合素质予以提高，让自身更加有能力，主动为公司服务，而不是不思进取，没有竞争意识，没有上进心，要真正为公司作出奉献，端正态度，实现自我价值。（2）各部门之间建立合作意识。很多的企业各部门之间并不是团结地互帮互助，互相学习，而是互相猜疑，互推责任，造成企业内部档案混乱，没有真正起到人事档案管理的作用。所以，各个部门之间要互相沟通，有问题及时探讨，合作解决问题。假如人力资源部需要员工信息，那么人事档案管理部门就应担负起责任，主动为人力资源部找信息，并且要有一定的效率。所以，人事档案管理部门要对工作认真负责，并且要与人力资源部有很好的沟通与交流，推进合作理念的建立。（3）不断增强竞争意识和时效性意识。如果企业各部门之间缺乏竞争意识，各部门没有上进心，也会影响公司的效益。没有竞争意识，那么就不会有进步，就会造成懒散的态度。做事情没有效率，也会影响公司的发展。所以，要有一定的竞争意识和时效性，真正为公司带来效益。对于效率这个问题，举个例子，如果人力资源部需要人事档案管理部调出员工资料，那么人事档案管理部门员工就要以较快的速度调出。（4）建立健全科学、合理的人事档案管理制度。在管理制度上面，要对之前的一些比较陈旧的管理制度进行重新的修订，拟定出符合现代企业管理新要求的制度，要全面、内容丰富、比较严谨。比如：在日常工作中就要留心注意收集产生的各类人事文件材料、员工的表现材料等，及时归档。（5）将科学的人事档案管理分类系统建立起来，使档案内容不断得到充实。分类是要有所依据的，不能随意进行分类，内容上也要注意细节，不能忽略细节。不同的工作会有不同的内容和要求，所以也要对其进行不同的分类。（6）积极引进优秀人才，强化培训。只有拥有优秀的员工，企业才会有所进步，所以，必须为企业吸纳具有良好的综合素质的员工。那么，人事档案管理部门也需要吸纳专业人才对人事档案进行有效的管理。在吸纳专业人才之后，还要对员工进行一个短期的培训，让员工对这项工作有基本的熟悉之后再正式开展工作，这样也不会影响公司的效率。
四、结语
综上所述，在现在这样一个经济快速发展的时代，企业的各个部门需要进行改革与创新，人事档案管理部门也需要作出调整，有一个好的规划，有一个好的制度，制定出一个比较全面、内容丰富、比较严谨的管理规范。现代企业里员工具有很大的流动性，所以人事档案管理务必进行更全面、更科学的分类，更好地为公司服务。各个部门之间要互相沟通，有问题及时探讨，合作解决问题。档案管理员要主动提高自身的综合素质，让自身更加有能力，主动管理好人事档案，提供服务，要真正地为公司发展作出奉献，端正态度，实现自我价值。
参考文献：
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[2]黄霄羽.国外人事档案管理的特点及启示[J].北京档案,2006(1).
[3]鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].档案学通讯,2006(4).
作者:王满莹 单位:中国海峡人才市场
第三篇:人事档案管理问题及解决措施
摘要：在这个高度信息化的时代，人事档案的管理工作成为大数据时代信息安全管理的一个重要方面。但是在实际工作中也正是因为过去与现在管理方式的不同，造成了有些人事档案电子化及信息传递的脱节，导致部分人事档案的缺失或信息不准确。本文主要针对人事档案的管理工作中出现的问题作出分析，并结合当今大数据时代信息交流的特点，探讨解决问题的办法、措施。
关键词：人事档案管理;问题;解决措施
自古以来，人事管理制度一直受到统治阶层的高度重视。从世袭制到举荐制、察举制，一直到后来在中国沿用了两千多年的科举制，统治阶级都是在不断改进选拔人才的制度。时代走进了高速发展的今天，开放、包容、共享已经成为人类社会发展的主题，信息共享日益成为时展的要求，这当中，人事管理信息的更新与共享，也为人们所关注。但是，在新旧管理模式转换过程中，也产生了一些问题。
一、人事档案管理存在的问题
1.人事档案管理不严谨
摒弃了古代统治阶级对信息的垄断方式，依靠现代网络的便利，档案很容易被泄露。首先是档案管理关系混乱。主要是在编人员与非在编人员的问题。在编人员的档案主要在机关、事业单位、国企单位等的人事部门。而非在编人员的档案则分布在不同部门，有的在人事部门的人才交流中心，有的在单位主管部门，有的在社会保险部门，有的在个人手中，致使这部分人群的档案得不到严谨的管理，更严重的会造成档案流失，使一些不法分子使用这部分资料谋不义之财。除了档案的存储，档案的交接转移中也存在一些问题，人员流动中，除了在编人员的档案，其他非在编人员的档案得不到及时有效的转移，造成人事档案不连续、环节脱档，致使后来单位无法及时对人员的档案进行补充，造成弃档、空档。也有不少企业单位在招聘人才时，没有把人事档案交由职能部门保存，很容易出现管理盲区。
2.管理人员素质良莠不齐
在大多数非政府部门，特别是一些企业，对人事档案管理工作的重要性认识不足，管理方式粗放，为了降低生产成本，安排非人事管理人员兼职或交由临时人员保管，由于缺乏专业知识，在档案资料的收集、分类、整理、归档上应付了事，无法保证人事信息的准确、完整，不能有效发挥档案管理工作的职能作用。有些单位私自保存人事档案，造成优秀人才的埋没。个别工作人员，缺乏职业道德，对人事档案管理极不负责，为了一己私利泄露人事信息，给社会、单位和个人造成损失。因此，选好、用好档案管理人员是非常重要的。
3.人事档案的内容缺陷
人事档案内容方面存在缺陷，主要表现为以下几个方面。第一，内容真实度不够。主要原因是大多数档案是由个人填写，单位人事机构负责审核，由于工作量大，相关信息证明不足，人事信息的真实性、准确性得不到保证，导致个别人因为提职、晋升出现虚假信息问题。第二，档案的内容填写不完备。这主要是在人员调配过程中人事档案转移不及时造成的。所在单位不能填写相关信息，就会造成上文所说的空档、缺档。第三，档案的内容过于臃肿。除了缺档，有的当事人的档案填写内容臃肿，有用的没用的，都被收档存放。
4.信息电子化过程中造成的遗漏
信息电子化管理存在的问题主要有三方面。一是庞大的信息量，给电子化工作带来了繁重的任务。由于纸质材料内容录入计算机，没有什么特殊的技术含量，于是一些单位会找临时人员有偿完成“无聊的”工作，这样做的结果，就会出现操作人员由于对工作不熟悉，对工作不负责任，造成纸质材料丢失、录入信息错误甚至档案信息泄露的情况。二是大数据需要一整套容量庞大计算精确的数据库来存储，如果没有专业技术人才操作，难以建立系统安全防火墙，很容易被网络侵入，丢失信息。三是目前我国正处在网络覆盖政务工作的成长期，个人人事档案并没有完全电子化，这也给档案查询带来一定困难。
二、人事档案管理工作的改进
1.优化档案管理系统
统一管理在编与非在编人员档案资料，改变以前档案零星分布的旧况。可以设立备份文件，在当事人所在单位留存一份资料，便于查阅，备份文件归政府档案管理部门统一管理，既能保证档案的完备性，又能有效预防空档、缺档的问题。因此，用人单位在管理人事档案工作上，应设立专门的人事管理机构，配备德才兼备的专业技术人才从根本上优化管理系统。
2.培养专业的管理人员
配备专人专职负责人事档案管理工作，不再使用兼职或临时人员。专业化从业人员入岗流程，严格筛查从业人员能力。到岗后，切实做好人员的专业培训工作。使工作人员树立牢固的责任意识，从讲政治的高度，认识档案管理工作的重要性，养成对事业高度负责的良好习惯，坚守职业道德，严格守住档案信息真实、可靠关，严格把住档案信息管理的安全关。
3.优化档案内容
搞好优化档案内容应做好以下几方面工作。第一，利用第三方服务，客观公正地反映档案信息，由于档案一般由个人填写，有些信息没有提供佐证依据，档案信息的真实性无法保证。我们可以尝试委托有资质的第三方服务机构取证、填写，既能保证资料的真实性，也能避免内容冗余。第二，对于已保存档案，要选派专业人员严加审查，尽可能纠正、删除资料的错误、冗余部分。在填写档案时，注意进行分类。当事人不同的经历，在不同领域的履历，进行分门别类的存放。第三，在建立电子档时，注意设置索引。当不同的用人单位需要查看该候选人相关经历时，可以快速、准确地确定信息，为用人单位和专业人才搭建起信息桥梁。
4.拓宽档案的开放对象
对于未就业人员尤其是应往届大学毕业生的人事档案，留存在不同部门，人才信息没有得到充分的利用，千里马遇不到伯乐，而伯乐也找不到千里马。因此扩宽档案开放对象势在必行。例如：未就业人员人事档案适当对具备资质的“猎头公司”开放，通过“猎头公司”为用人单位寻找人才，让人才找到适合自己的岗位，带动人才流动和就业，为地方经济社会发展提供人才支持。
5.规范档案的转移，更新流程
随着人员的调动，个人档案也需要及时转移，避免出现空档、缺档现象。人员到岗后，其个人档案也应当随之转移到新的工作单位，交由相关人事部门管理。借助于现代化的网络系统，及时更新政府主管部门的备份文件，做到两方面齐头并进，确保信息的准确、有效。
6.建立健全网络档案信息管理
现在是大数据时代，对于人事档案来说，电子化是大势所趋。而将纸质文件电子化也只是管理方式表面上的转变。要体现电子化档案相比较纸质档案的优越性，就要做到对电子档案的充分利用，发挥最大价值，通过技术手段，实现对个体的完整描述，为访问者提供快速、全面、优质的服务。但是，访问者只有经过授权，才能获得查阅数据库的权利。
三、结语
随着信息化时代的发展，个人信息肯定会得到更合理的存储，信息的价值肯定也会得到更加合理的应用。建立健全人事档案管理制度，不断完善档案信息管理体系，就能为优化人力资源配置、提高事业发展水平起到积极的推动作用。总的来说，人事档案管理体系的日益完善，对于社会各阶层人员来说，都是有益无害的，使个人信息安全得到了保障，适度的信息公开能为人才就业提供适合的岗位，让人才发挥专业技能价值，为社会主义的建设提供强大动力。
参考文献：
[1]王云庆,苗壮.现代档案管理学[M].青岛:青岛出版社,2014.
[2]鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].档案学通讯，2006(4).
[3]彭彩虹.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务,2012(13).
作者:戴永成 单位:洮南市财政局
第四篇:高校人事档案管理研究
摘要:高校人事档案管理是高校各机关部门和各学院开展常规管理工作的重要组成部分。数据信息化视域下的高校人事档案管理打破了传统纸质档案管理的局限性，能够最大化地提升高校人事信息的时效性，实现高校人事信息的数据库化，从而提高高校人事档案管理的效率。但是随着数据信息技术的不断发展，高校人事档案管理面临诸多的困境，需要不断探索数据信息化下高校人事档案管理的优化道路，从而真正发挥高校人事档案服务人事管理的重要作用。
关键词;数据信息化;高校;人事档案;档案管理
科学技术是第一生产力。大数据时代悄然而至，数据信息化的普及运用给人们的工作生活带来了诸多的便利，较之传统的信息管理，数据化在一定程度上扩大了信息收集的范围，并能实时对信息进行更新和维护。基于高校人事档案管理而言，数据信息化的运用既是一个机遇，也是一个挑战。
一、数据信息化的内涵与特征
1.数据信息化的主要内涵。近年来，随着互联网的普及和社会各项信息行业的迅猛发展，大数据革命悄然而至。2011年，美国麦肯锡管理咨询公司了一份研究报告，即《大数据：创新、竞争和生产力的下一个前沿领域》。该报告明确表明，社会生产力的增长与社会各行业竞争和创新的关键就在于“大数据”[1]。2012年，美国政府投资了两个亿美元启动实施“大数据研究与发展计划”，将美国国家战略部署的总体蓝图建立在大数据的研究之上[2]。对于大数据的定义，学术界众说纷纭。我国数据信息权威李国杰院士认为，大数据是指在可容忍的时间内无法用传统IT技术和软硬件工具对其进行感知、获取、管理、处理和服务的数据集合[3]647。而有的研究表明，大数据是新一代的结构设计技术，其通过对海量的信息数据进行发现、抓捕和分析，从而从中获取价值[4]18。
2.数据信息化的基本特征。（1）数据信息量较大。数据信息量大是大数据最为核心的特征，主要是指数据信息的累计量大。造就数据信息量大最主要的原因在于科学技术的迅猛发展，互联网信息技术的广泛普及。互联网给广大人民群众提供了获取信息的便利平台，浏览数量越多，数据信息量越大。（2）数据信息种类多。数据信息种类多主要体现于数据表现形式的多样化。传统的数据信息更多的是以文字、文本、表格和字段等形式呈现，数据类型较为单一。而互联网技术的突飞猛进，给大数据信息提供了多样化的表现形式，除了传统的文字、文本、表格和字段等表现形式外，微博、微信、二维码、视频、图片等大量数据信息种类层出不穷，给人们提供了更多自由选择获取数据信息的渠道。（3）数据处理速度快。数据处理速度快是数据信息化最为重要的特性。由于数据信息量大，数据信息传播的速度快，这在一定程度上也预示着处理数据信息的效率要高，处理数据信息的速度也要越来越快。倘若数据信息的传播速度远远大于数据信息的处理速度，那么大量的数据信息将无法得到行之有效的处理。（4）数据价值密度低。数据价值密度低时数据信息化的基本属性。大数据时代下，数据信息量大，种类繁多，相对应的数据信息的可靠程度则每况愈下。数据信息的总量与数据信息的价值在一定程度上呈现反比例的关系，数据总量越多，数据的价值越低。
二、高校人事数据档案与纸质档案的比较分析
1.数据档案较之纸质档案可以多次重复使用。纸质档案不耐湿、不耐热，纸张容易褶皱、磨损与老化，高校人事的纸质档案被不断翻阅和反复使用，会减少纸质档案的使用寿命，不利于纸质资料的完整保存。较之数据档案，对于此类问题皆可忽略不计，其只需要一台电子计算机，借助于互联网这一平台，针对高校人事的数据信息便可实时更新和维护，可多次重复使用，也不用担心会出现档案磨损和老化的现象。档案从业人员可针对高校教师所需要的数据进行无限制地查询，或是打印成纸质文档，若在电子计算机上进行文档加密，亦可避免高校人事档案的泄露和损坏。对于高校人事档案的保管和维护，数据化管理较优于传统的纸质化管理，相对的较为不受使用频率、操作不当和存放环境的影响，不会影响高校人事档案的价值发挥。
2.数据档案较之纸质档案传输速度快范围广。高校人事档案较易受学校环境的影响。诸如学校档案室的搬迁、维修升级，或涉及学校部门调整，更甚者是高校人事的调配与变动等等，都会在一定程度上影响纸质档案的运输、管理和保存，同时也加大了纸质档案的实时更新难度。而高校人事档案的数据化可以大幅度提升档案的更新效率，较完整地保存好各类人事档案，较之于纸质档案，有着较为明显的省时、省力、省财等优势。
3.数据档案较之纸质档案可提升信息时效性。档案从业人员之于高校人事档案数据信息的编制，大多都是通过手工的方式进行的。而对于纸质档案的更新维护，不仅需要手工进行，同时也需要得到学校各个部门之间的协助与配合，这就给高校人事档案管理带来了信息时效性的限制。人事档案的数据化，可以直接借助于互联网网络平台，与学校各部门进行对接，能够在第一时间获取所需要更新和完善的数据，并可在第一时间对高校人事档案进行查缺补漏，甚至备注档案的更新日期与更新事项，以便于日后档案管理过程中的校对。较之于纸质档案，数据档案能够较大地提升高校人事信息的时效性，能够较为本真地保存好高校人事的各类信息，从而发挥其最大效用[5]86。
4.数据档案较之纸质档案可提高档案管理效率。纸质档案管理的保存功能，较为普遍的仅局限于对于文字、静态图片等形式，保存形式较为单一，类似的文字和图片也会给档案从业人员造成一定的干扰，从而导致档案管理效率的低下。较之于数据档案，除了文字、静态图片的保存形式外，视频、影像、音频、动态图片等诸多数据信息资料，能够丰富高校人事档案的管理内容，能够较为全面地提供相关的人事档案数据资料，从而较大地提高高校人事档案的管理效率[5]87。
5.数据档案较之纸质档案可实现信息数据库化。高校人事纸质档案对于高校教师的籍贯、年龄、学位学历、毕业院校、入校时间等信息的系统化管理较为薄弱，如若需要人事档案科室提供全校高校教师的籍贯信息，通过翻阅查档的方式既费时又费力。数据化的档案管理模式，能够弥补纸质档案的这一不足。可以通过设立数字资料库的形式，针对高校教师的不同信息字段进行分类化管理，形成全校教师的信息脉络。只要通过简单的查询命令，便能轻松获取所需的相关资料数据。
三、数据信息化下高校人事档案管理的主要困境
1.高校人事档案信息资源收集的主要困境。当前，我国高校人事部门需收集和保管的档案不外乎以下几种：一是高校所有在编在职的教职工档案；二是高校离休、退休、死亡人员的档案；三是与高校解除人事关系或是调离学校但仍未寄出或提取的档案；四是根据高校办学发展需求而在职的师资博士后或科研博士后的档案。由于当前高校人事档案仍是以纸质的档案为主，因此在收取、归类和保管的过程中，有效地进行保管、维护和更新的难度较大。如何更好地运用数据信息技术对高校人事档案信息进行管理，是最终实现高校人事档案数据信息化面临的主要困境之一。
2.高校人事档案服务人事管理的主要困境。高校人事档案之所以存在，就具有一定的存在价值。一方面，高校人事档案服务于高校人事管理，这也是高校人事档案最重要的价值；另一方面，高校人事档案对高校各类人员进行归类和划分，为高校人事各方面的数据统计提供了参考依据。高校人事档案最主要的价值在于为高校人事管理服务，但是凡要查档，必须向人事档案的保管部门递交查档申请，程序相对比较复杂。这在一定程度上降低了高校人事档案服务于人事管理的效率。数据信息化视域下的高校人事档案管理，最主要的目的在于要通过信息化数据平台对高校人事档案数据进行全方位的收集、分类和更新，打破传统档案管理的缺陷性，从而能够更好地为高校人事管理提供更为有价值的参考。
3.高校人事档案管理业务方面的主要困境。当前，由于高校人事档案主要是以纸质的方式保管于高校人事档案室之中，所有高校人事档案在收取和调出过程中，大多数是以机要件、邮政甚至是普通快递的方式来进行。高校各机关单位和各学院在执行日常的办公业务过程中，难免需要查阅部分或特定几位教师的人事档案信息，便需要向高校人事部门递交档案查阅申请表，并于高校人事档案室进行手工翻阅。随着档案翻阅次数的增加，纸质档案的破损率也会随之增高。因此在数据信息化背景下，如何合理有效地利用电脑、云平台系统等信息化手段对高校人事档案进行更为高效的管理、更新和维护，从而能够在一定程度上实现高校人事档案管理业务程序化和规范化，是当前我国高校人事档案管理面临的第二个主要困境。
四、数据信息化下高校人事档案管理的优化理路
1.更新传统理念，实现档案数据资源有效融合。高校教职工的信息是高校人事管理的物质前提，是高校人事档案的主要收集对象。高校人事档案全面记载了教职工的个人基本信息、教育教学、学习经历、工作经历、奖惩情况、专业技术职务聘任和研修培训等多方面的重要信息。随着数据信息化的普及和推广，高校人事档案管理工作人员也需不断更新数据信息管理的理念，与时俱进，增强数据信息管理的重要意识，运用数据信息化平台将教职工数据信息与教职工现实生活工作中的教学、科研、访学等方面的工作有效融合，实现数据资源的合理分配，以便为高校人事管理提供更为精准的科学依据。
2.搭建管理平台，实现高校人事档案信息可视化。高校人事档案是高校人事管理的重要基础，能够为学校在科研、师资队伍、教学管理和社会服务等方面的数据统计提供较为科学有效的数据信息支撑，能够较为能动地实现高校教职工资源的优化配合和合理流动。高校人事档案数据信息化平台的构建，能够第一时间了解和掌握高校教职工的年龄、学历、专业等方面的基本信息，并通过数据筛选整合统计出全校教职工师资队伍的整体构成结构，包括教职工的年龄结构、学历学位、专业技术职务和学缘结构等。这在一定程度上能够促进高校人才队伍的优化，真正实现人尽其才、才尽其用[6]347。
3.树立服务理念，实现档案信息有效开发利用。通过构建数据信息化的管理平台，有效融合高校教职工的档案信息，从而实现高校人事档案管理可视化。高校人事档案的高效管理需要学校各个部门的相互配合和有效整合。对于高校档案管理部门而言，高校教职工需要归档的信息不仅局限于教职工个人，同时也会涉及教职工所在学院，甚至院系，因此对于教职工信息的归档就需要从学校层面出发，借助数据信息化平台，构建一个多部门多层级的网络系统，全方位采集高校教职工需要归档的各类基本信息，并加以整合、利用，从而实现数据共享，以实现高校人事档案信息的真正可视化。
作者:蔡珊珊
第五篇:流动人员人事档案管理现状与对策
摘要:针对流动人员档案管理现状进行分析，研究了其中存在的主要问题，分析问题出现的原因，提出必须正确认识、改革传统流动人员人事档案管理体制、加大资金投入、推进现代化的管理、重视团队建设，使档案管理更加的规范化、合理化等措施。
关键词:流动人员;人事档案;现状;对策
人事档案具有极其重要的作用，随着人才流动范围的扩大，解决流动人员人事档案管理问题迫在眉睫，应建立新型的人事管理模式，更好地满足人才社会化管理的需要。
1我国流动人员人事档案管理现状及存在的主要问题
流动人员人事档案真实性无法保证，经常出现弃档、死档的现象。目前，我国流动人口人事档案管理中存在多头管理的现象，部分流动人员的人事档案由人才服务机构管理，一些待业的大中专毕业生的档案由就业指导中心管理，有的中介机构也在从事着档案管理工作。流动人员档案管理无法实现集中统一，由于管理机构不同，很容易造成人事档案材料的缺失，以致档案材料真实性受到影响。调查表明，我国各地人力资源服务机构管理存在非常严重的“死档”和“弃档”问题，随着流动人口的增加，这种形势越来越严峻。信息化程度落后，流动人员人事档案管理不规范，无法满足当前经济社会的发展需求。流动人员人事档案传统管理是比较封闭的，本人不知道档案里有什么材料，也不能接触到自己的档案，这种管理模式无法适应信息时代人事管理的需求。流动人员档案的管理受职业自主性及人员流动性大的因素影响，明显阻碍了其正常发展。再加上缺少完善的档案管理制度，原本应归档的材料却没有及时归档，存在的问题很难及时解决。在流动人员档案管理中，缺少专业的管理人员，管理人员队伍弱化，其专业素质及管理水平有待提高。国家相关规定要求档案管理的专职人员数量有一定标准，每管理1000人的档案需配备一名专职干部，但在实际的管理工作中很难达到这个标准。尤其是县以下级别的档案管理单位，流动人员的档案管理人员比较短缺，尤其是专业素质高的专职人员更是严重短缺，甚至有些档案管理员是兼职的，专业能力水平欠缺，档案存放无序，甚至出现档案材料丢失和泄密的问题。
2导致我国流动人员档案管理出现问题的原因
我国人员流动性呈递增趋势，但人事档案管理体制混乱。随着新时期社会主义市场经济的发展，就业方式逐渐改变，主要是高校不断扩招，大学生明显增加，就业形势越来越严峻。大学生匆匆就业，可是一段时间后就会出现频繁跳槽的问题，加剧了就业流动性。然而当前大部分非公有制企业不需要员工提供档案，大学生无暇顾及自己的档案，导致档案多头管理。除此之外，流动人员档案管理体制不顺，现有的人事档案管理部门多，档案管理体制混乱。虽然国家档案局制定了一些政策规定，但在具体的实施过程中仍然没有真正落实，给人事档案管理质量带来不利影响。流动人员人事档案管理意识淡薄，档案转移程序过于复杂，档案内容缺失或陈旧明显。当前大部分企业在聘用工作人员的时候，多考虑个人的工作能力，对档案提供的信息并不是很重视，有些人错误认为只要有毕业证、职称证就可以了，认为档案并不是很重要，从而导致了弃档、死档的问题发生。同时各地执行档案转移的政策不统一，档案调动手续的繁杂、冗长，程序比较复杂，漫长的申请审核需要流动人员来回跑，需要花费很长的时间，甚至会耽误整个人才引进的过程。档案利用率低下，档案材料包含的内容及类别比较多，可是实际在档案中记录比较完整的只有学历材料，其他主要内容缺失，无法对个人作出全面的评价。各级领导重视程度不够，档案工作者自身观念陈旧，软硬件设备配备缺失。流动人员档案管理工作具有特殊性，工作内容比较烦琐，可是有的领导干部忽视了对档案管理工作的重视，没有真正把流动人员档案管理工作纳入议事日程。再加上档案工作者自身的知识结构老化，缺少信息化时代的敏锐洞察力，使用的档案管理手段比较落后，甚至有的工作人员根本不懂现代化的信息数字档案管理，档案管理信息化程度无法提高。此外，资金投入不够，无法提供标准化的档案管理软件，不能为档案信息化管理提供充足的电脑，没有完善的软硬件设施支持，缺少良好的网络环境支撑。
3解决我国流动人员档案管理问题的对策
第一，加强领导，规范管理制度。各级领导要加强指导监管，做好档案政策宣传，精心组织，推进流动人员人事档案管理工作深入开展。严肃查处违法违规行为，一旦有不良的行为出现，必须给予一定的处罚。充分调动工作人员的工作热情，确保相关工作人员认真履行职责，严格照章办事。规范制度，认真做好档案材料的收集鉴别、整理保管及接收转递的工作，强化基本公共服务。全面收集和鉴别档案材料，人才服务机构要科学谋划，确定需要归档的材料及范围，建立长效机制，确保归档材料的真实性及准确性。严把技术质量关，对流动人员档案材料进行加工，准确做好目录，完善服务标准，满足服务对象的基本需求。第二，加大投入，创新管理方式，加快软硬件建设，实现档案信息化管理。流动人员档案信息化管理应建立现代化管理设备，配置先进的档案信息网络系统。增强对流动人员档案管理的重视程度，加大投入引进现代信息科学技术，充分发挥档案信息化的整体效益。制定适应信息化建设的档案管理制度，大胆开拓创新，完善档案信息化管理业务流程，开发档案管理服务网上办公平台，研发适合人事档案信息管理的软件。建设统一的流动人员档案管理一体化服务平台，完善档案资源统计和共享功能，制定档案信息化建设方案，确保电子档案的完整性。第三，优化队伍建设，转变观念，从根本上提高工作人员的专业素质。在管理实践中，不断完善档案管理人员培训机制，改善现有人才队伍的年龄结构，为工作人员提供专业的业务培训，弥补人才的不足，使培训工作常态化。大力支持工作人员学习业务知识和技能，进一步提高工作人员的综合能力，不断开展思想教育活动，研究新的发展思路，促使工作人员全面掌握档案业务工作的管理方法。档案管理人员应掌握计算机操作技术，不断学习新政策、新技术，进一步推进传统档案管理模式向现代化模式的转变。提高人员的各种待遇，激发工作人员的工作积极性，保证工作顺利开展。
4结语
新时期人才流动速度加快，人才流动逐渐成为常态，从而产生越来越严重的流动人员人事档案管理问题，甚至产生了许多废弃档案，不但阻碍了档案管理工作的发展，还会给个人的发展带来不利影响。面对新问题和新挑战，我们必须提高重视程度，认真分析原因，采取有效的措施不断完善我国流动人口档案管理工作。面对人力资源配置日趋市场化，必须改变人事档案管理意识淡薄的问题，加强组织和宣传，增加人事档案的实用内容，创新档案信息化管理。转变用人观念，为企业人事部门选拔人才提供必要的依据，优化分配社会资源。规范人事档案的管理，适应新时期人力资源管理需要，促进人才队伍的合理流动，推进社会经济建设的健康发展。
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作者:马士君 单位:哈尔滨市企业流动人员档案管理服务中心
第六篇:学校人事档案管理创新方向
【摘要】随着数字网络化时代的来临，我国的各个行业也进入了全新的数字信息化时代，作为教育部门的学校加入了这场变革之中，学校的人事档案管理是十分重要的工作，因此需要紧随人事制度而进行变化并不断革新，传统的人事档案管理方式，烦琐且容易丢失，新形势下的人事档案管理模式经过不断创新与优化，强化了整个人事档案的管理效率与成果。
【关键词】信息化；学校人事档案管理；创新方向
1引言
在学校人才管理工作中，人事档案是其核心组成部分。随着信息网络的逐渐普及，人事档案管理工作也发生了日新月异的变化，人事档案管理也变得越来越人性化，并具有便捷性。但校园人事档案的信息化管理仍处于裹足不前的状态，例如：管理手段过于陈腐。由于学校的局域网与电能配置没有进行及时更新，日常网络的维护工作不到位，管理软件操作烦琐，没有经过系统性的优化。再者，人才数据库管理体系不够完善，数据库数据不准确，不完善的状态，既无法保证人才的正确应用，也无法确定人才的质量是否符合标准。最后，管理人员对人事信息没有足够的重视。任何事物都有其双面性，计算机网络带给人们便利性的同时也带来了新的威胁—计算机病毒。计算机病毒的出现对人事信息的安全构成了致命威胁。本文对信息化时代学校人事档案管理创新方向进行了探究。
2学校人事档案管理信息化的意义
2.1档案信息化管理的意义
经过各行各业的对档案管理工作的不懈努力，我们国家才能够取得今天的成就。基于此，可以了解到档案管理工作为我国各项事业所做的贡献是不可不磨灭的，在我国社会主义经济建设中更是起到了巨大的重用与积极的意义[1]。近几年来，我国档案管理产生了巨大的变化，随着信息化的浪潮而不断改变着，从各个方面来支持并大力推进档案的信息数字化建设。因此，我国教育部门作为时代革新的发源地更应该加强相应档案信息数字的建设，紧跟改革前进的步伐，建立信息化建设的档案管理的整体结构，早日实现高校人事资源共享。
2.2通过信息管理，发挥人才优势
学校孕育着各式人才与精英，他们是国家希望的种子，而我们国家将会在他们的手上被建立的更加繁荣，更加兴盛。档案是人事管理工作中的载体，它用来承担高校内部人事的成绩、品质、技能等各种事实的详细记录，更代表着人才的成长记录，是人才考核依据，高校人事档案实行信息化后管理益处很多，还可以用搜索引擎在数据库里搜索需要查询的人才的讯息，还能为高校人力资源的统计做出更为直观的数据表格，更利于高校人力资源的统计。
2.3信息化管理对人事管理发展的意义
传统人事档案的载体主要纸质为主，书写纸作为档案载体存在着很多的问题，例如；不便于长期保存、储存环境的因素、查阅烦琐等。而电子文档的出现则很好地代替了传统的文档载体，电子文档为高校的人事档案提供了更优越的发展前景。经过电子信息化处理后的文档不仅储存便捷，记录资料可以保存更久的时间，如果要针对某一类或者某一项信息进行查找，人们可以通过计算机人事程序进行项目筛选，通过信息传送等手段，实现人事档案的资源共享。
3信息化档案的弊端
档案管理工作由于涉及保密性与安全性，因此，现阶段的档案管理弊端也逐渐显现在人们的面前[2]。目前我国的信息管理手段依然过于滞后，也由于各种原因并且无法进行真正意义上的普及。我国对于人事档案的管理手段依然有着局限性，并使用传统的管理方式进行办公。同时，由于计算机技术没有获得高校的有力重视，导致高校内部的内部网络与电能性能较为落后。同时由于没有做好网络内部的维护，相应的软件也没有进行针对性优化，进而使档案管理的信息化较差，不能实现数字化办公等问题的出现，严重阻碍了信息化人事档案管理的发展进程。另外，人才数据库数据失真，导致数据失真的原因有三方面：第一，人事数据不实，一些部门为了应付上级的检查而构建临时数据，进而输入了不实的数据。第二，数据档案失真，档案数据由于缺乏审核机制，再加上由本人自行填写，往往缺乏真实性。第三，数据更新缓慢，高校人力数据库长期处于封闭式状态，没有专业员工进行校准的同时，致使人才数据库错误频出，从而降低了其管理系统的质量。
4信息化时代学校人事档案管理的创新
4.1重视学校档案信息化建设
学校管理层应该重视人事档案的管理工作，并将其视为学校管理工作的核心之一。同时，针对人事档案管理工作进行改良，并投入适当的改良资金。校方管理层还应该对人事管理设备进行更新，如更换电脑硬件设施[3]。同时为了确保信息的准确度，应该更引入云系统并加入共享平台。同时要防止出现人事信息外泄的情况，需要档案管理人员对数据库进行及时备份以及做好文件的保密工作。
4.2建立档案信息库的管理模式
加强档案信息数据库的规范性，最重要的部分就是要保障人事数据的真实与完整，这些因素直接影响到整个人事数据库的质量，也就是说这些因素决定了整个数据库信息化发展的成效。为了能够达到其标准应该从以下几方面入手，第一，加大人事档案收集工作的力度，并对档案进行及时分类。第二，利用计算机技术以及数码技术来对数据库的构建进行详细说明，第三，做好相应的审核机制保证数据库的更新，让人事档案信息管理可以更系统化与规范化。
4.3提高管理信息化档案队伍的专业素质
为了更好地完善档案信息化管理制度的实施，校方管理高层也要重视专业性人才的培养，各个高校应该针对性地培养出高质量的人事档案管理队伍。目前，我国高校人事档案相关人员大部分并不具备相应的从业素质，再加上校方管理高层没有对人事档案管理部门予以一定的重视，导致档案管理人员无法获得学习与自己职业相对应的知识的机会。因此，校方档案管理人员的综合素质、工作方式、思想意识等尚需完善，他们的综合素质仍需要校方去努力来为其做出提升[4]。因此，只有重视人才的培养才能进一步实现档案管理的全面优化。为了更好地培养出专业性人事档案管理人才需要从下面几方面出发：第一，必须要从人事档案人员的道德品质与其专业素质水平入手，并进行提高。第二，人事档案管理人员应该具有崇高的职业道德和良好的敬业精神。第三，档案管理人员需要具备相应的业务素质，同时，要有尽职尽责的奉献精神。第四点，档案管理人员需要时刻保持谦虚好学的精神，对现代计算机知识与管理方式必须加以熟练掌握和利用，例如如何在档案管理中应用计算机网络技术等。
5结论
综上所述，本文通过对信息化时代学校人事档案管理创新方向进行探究发现，现阶段人事档案信息管理方面依然存在着很多的问题，如信息化档案存在弊端、人事数据不实、数据档案失真、数据更新缓慢等问题。针对这些问题，提出了针对性的信息化时代学校人事档案管理的措施，重视学校档案信息化建设、建立档案信息库的管理模式、提高档案管理队伍的专业素质等。相信在社会各层的努力下，我国未来的人事档案管理将会发展得更好。
【参考文献】
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【3】王筱.信息时代职业院校人事档案管理服务模式创新分析[J].考试周刊，2017，17(92):195.
人事处档案管理范文2
【关键词】人事档案；管理；创新研究
前言
现如今，我国的人事档案管理高度已经适应不了当今社会发展的需求。因此，探索人事档案管理新思路是当前第一重任。回顾以往，我国传统的人事档案管理在各领域都发挥了重要作用。现在人才资源的比较越来越透明，作为承载人力信息资源的庞大系统，人事档案管理工作正呈开放式管理方向发展。
一、人事档案管理现状
（一）档案管理规范
就目前的一个大形势来看，单位管理层对人事档案管理这项工作不够重视，觉得人事档案管理工作跟生产运营没有切实的关系，这样的附属性工作只要做好表面功夫就好了。殊不知，在这种错误意识下，会间接导致档案管理工作效率不温不热。从事档案管理工作的人员大多数都没有经过专业培训，从严格意义上讲，这部分人是不符合这项工作的岗位要求的。
（二）档案内容更新
档案内容的更新主要依靠个人将个人最新信息送至档案管理部门，然后根据这部分信息来源加上自动获取的信息进行档案的更新。大多数时候，只有个人学位、职业调整时，才会将个人信息递交给档案管理部门，所以人事档案更新的频率并不高。尽管如此，档案内容的更新对于档案管理工作也是非常重要的，如果档案不能及时更新，那么档案管理的功能也由此少了一部分。
（三）弃档、造假现象
随着各大产业的兴起，人们在面对工作这件事上有了更多的选择。某些单位对自己的工作人员疏于管理，需要查看工作人员档案的时候，经常摸不着头脑，不是找不到寄存单位，就是因个人原因丢失，这都是对个人档案不够重视引发的一连串问题。另外，目前档案造假现象已经风生水起了，有部分人为了能够应聘上心仪的职位，会采取一些特殊方式来伪造个人信息。虚假信息无法让人事做出人事管理相关的判断，会对单位造成不同程度的损失。
（四）档案间的交接
遇到工作调动或者是某一档案管理人员离岗时，如果没有严格清查，很有可能导致档案在移交过程中丢失或责任人划分不清的情况。
二、对人事档案管理创新的几点建议
（一）创新体制
不断更新现有的管理制度，提高人事档案管理的管理水平，以适应工作需要。在国家的管理法律、条例等文件指导下，制定适合本单位且可操作的制度。因为如果没有明确规章制度指导，档案管理工作将无章可循，日后必定会使得档案管理工作紊乱。此外，人事档案管理工作要由上至下开展，先后或共同安排专业培训，管理层在汲取新知识并理解透彻的同时，指导相关人工作人员工作。人才是工作质量好坏的关键，所以档案管理工作需要依傍具有一定业务水平的队伍。想要组建这样一支强大的力量型队伍，一方面要从各个渠道挖掘专业性够强，管理方法成熟的人才，从而提高整个团队的业务水平；另一方面要颠覆档案管理人员以往一直信奉的理念，档案管理非小事，如果没有较强的服务意识和综合素质，是达不到这个岗位的核心要求的。
（二）加快档案更新速度
要做到及时更新档案虽然会很耗费时间和精力，但由于个人的履历是在不断丰富和变化的，所以完善档案是必要的。除了常用的两种信息获取途径以外，档案管理人员要多多挖掘其他渠道的信息，以完善个人档案。另一方面，要让档案当事人认识到更新档案的重要性，第一时间主动向档案管理部分更新材料。
（三）建立个人诚信档案
在我国，人事档案涵盖了人员教育经历、德才水平和工作表现。主要包括：个人了解，考核成绩，学历材料，党团材料，奖惩材料以及其他材料等，但却不包括信用档案，也就是说人事档案中并没有该档案所属人员关于诚信的任何记录。信用档案通常只流通于工商、税务、银行等单位，随着市场经济的不断变化，人才流动性越来越大，弃档现象也随之涌现。为了抵制此类现象的发生，建议尝试在人事档案中增加个人信用档案，该信用档案由公共机构和用人单位的两部分信用记录组成。此外，还可通过法律途径来约束严重违法现象，联合信用管理部门推行人人都做个知信、用信、守信的好公民。
（四）配备先进设施
如果想要确保单位档案的完整性，可以配备硬件设施辅佐，再设置专门的档案室。利用电脑、扫描仪、摄像机等办公设备，尽可能的给档案做备份，将任务分解到档案来源部门，对应到相关岗位，纳入日常管理范围，以弥补原始档案丢失而无法补充的漏洞。
结束语
综上所述，人事档案的管理模式已经发生了翻天覆地的变化，人事档案管理人员要本着服务人民群众的理念，时刻保持高度的敬畏心，争做广大工作人员的“贴心人”。
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人事处档案管理范文3
（一）加强试点工作组织领导。集团公司主要负责人亲自组织研究制定建设方案，对档案共享中心建设试点工作进行详细布置。及时印发成立文件、明确机构定位、机构设置、机构职责，设立 7 个专项工作组（制度流程组、档案转递组、库房改造组、物资采购组、档案审核组、新闻宣传组、专家支援组）。同时组织选定区域内企业相关人员召开推动协调动员会，对上级要求部署进行宣贯，明确工作任务书、路线图、时间表。并召开试运行启动会议，设立档案区域共享中心试运行工作组，管档工作者驻场正式开始工作。畅通总部到试点单位的宣贯时效，通力协作，快速完成机构组建、制度建设、三室建设、档案集中和人员到位。
（二）精准选择试点建设单位。集团公司对所属企业的区域分布、软硬件设施等进行全面摸排，选择企业数量多、城市面积小的地区作为试点区域，依托其中一家体量最大的企业建立共享中心。主要考虑是，选择区域所属单位要具备五个先决条件。一是企业规模小、新组建企业较多。有利于以大带小、以老带新；二是地理位置相对集中。企业距离近，集中在市区办公，方便档案转递工作；三是档案总量适中，区域总量在 6000~1000 卷左右，档案转递工作量较小；四是硬件基础较好。体量较大的企业自有办公环境硬件要求高，符合干部人事档案硬件配备要求和档案库房的承重要求，具备办公室、借阅室、整理室“三室分开”和人事档案数字化存储管理条件；五是距离集团总部较近，在试点建设期间便于总部及时开展指导检查。
（三）精心设计试点建设方案。以建设“集团人事档案管理业务标杆、区域企业组工干部培养基地、区域共享模式宣传推广样本”为目标，坚持“三共享、三提升、两拓宽”开展试点。“三共享”即能力共享，通过专职档案管理人员集中使用，有效解决部分单位档案专业人才缺乏、配置不足和档案管理水平参差不齐的问题；资源共享，通过档案管理场地、硬件的集约使用，减少重复建设，降低单卷保管成本，提升资源使用价值；经验共享，通过共享中心的试点运行，探索出一套共享管理制度流程、经验，为共享管理模式的推广提供可借鉴的方案。“三提升”即提升管档质量，基础管理专业化、流程化、标准化，管档能力比较优势明显；提升利用效率，使用管理表单化、数字化、信息化，档案线上利用高效便捷；提升监督水平，监督管理常态化、具体化、责任化，以选人用人工作纪实材料“入档五张表”为抓手，监督各企业党委“凡提必 审”落实情况。“两拓宽”即在履行好档案管理职责的同时，拓宽组工干部培养模式。把共享中心作为组工干部培训基地、档案管理人员业务培养基地，提高看、查、审、归档的实操能力。拓宽档案管理人员职业通道。畅通专业技术职务通道，研究区域共享中心考核晋升标准。
二、坚持边试点边总结确保共享中心建设试点取得实效
（一）实现共享中心平稳起步。稳步推进试点工作，各项工作有序开展。一是体系“初搭建”，编制共享中心干部人事档案管理暂行办法、内部管理细则，为试点工作奠定制度基础。二是运行“双轨制”，以试运行工作组形式开展工作，以“日常勤碰头+月例会”推进工作，专兼职结合，双组长负责，业务管理和档案移交同时抓，既是“教练员”，又是“运动员”。三是人员“双重管”，从区域内所属企业抽调 6名档案工作人员，专职从事共享中心相关工作，劳动关系、薪酬福利暂保留在原单位，共享中心进行日常管理。四是费用“列预算”，编制档案区域共享中心运行费用预算，基本确定档案区域共享中心正式运营后的费用列支渠道。
（二）建立规范顺畅的对接流程。移交上，分批、分阶段有序推进，档案材料完整和专审整理满足要求的先行移交。利用上，制定接收、查借阅、转递等流程图和表单，建立完善“一对多”的办事指南，确保档案流转有序高效规范。专审上，建立分工协作机制，存量档案由所在企业负责，新增档案由共享中心负责。
（三）及时总结梳理试点经验。共享中心建设试点平稳起步是各方面共同努力的结果，一是上级部门推动有力，上级领导对共享中心试点建设给予大力支持帮助，对区域选择、目标制定、组织规划、建设方案等各项工作给予了有力指导。二是集团党委高度重视，公司党委大力支持试点工作，党委主要负责人和分管领导亲自部署、亲自安排，所在区域企业党委对试点工作的重大意义也形成共识，开展了富有成效的工作。三是集团层面纳总筹划。共享中心作为一项管理创新，涉及企业多、工作衔接多、资源协调多，由集团总部牵头建设，能够确保目标高质量达成。四是做好地区和企业的选择。地区上，考虑日常对实物档案的使用需求，共享中心距离各企业不宜太远，可选址有多个企业的城市或者交通便利的城市。企业上，要对同城企业进行综合评估，选择人事档案管理基础好、软硬件配置符合要求的企业作为驻地，利于档案管理、日常物资协调和生活保障支持。距离上，试点阶段可选择距离集团总部稍近的城市，更易于管理和试点推动。五是明晰三个层面的职能。集团公司侧重于中心的统筹规划、组织建设和干部选用、制度流程规范审核，对中心的指导监督和考核等工作。共享中心负责档案的全过程管理、为企业提供专业化服务、为组工干部培养提供支撑、中心建设经验的传帮带和宣传等工作。所属企业主要承担中心建设需要的资源保障、档案的日常材料收集和利用、配合中心做好支撑等工作。
三、坚持精准施策稳妥有序推动运行工作
总体工作思路是“四个进一步到位”和档案管理“四化”：
（一）抓好“四个进一步到位”。机构组建进一步到位，完成机要点设置和印章刻制工作；职能交接进一步到位，对照功能定位、职责分工，共享中心和区域企业厘清权责，对设备、印章等进行正式交接；设施配置进一步到位，按照办公室、查档室、会议室、数字化工作室、档案存储室和中转室的总体布局进行升级建设，满足干部档案存放、查阅、展示、培训等多功能需求；人员管理进一步到位，根据试点运行需要，专职人员与原单位工作完全交接后到岗工作，找准定位，转换角色，推动共享中心有序高效运行。
人事处档案管理范文4
关键词：医院;人事档案;管理
医院人事档案管理对医院的管理来说是一项很重要的工作，但是一直以来，医院方面对人事档案的管理似乎并不重视。本文以新形势下医院人事档案管理的现状为出发点，分析存在的问题并提出解决的策略。
一、医院人事档案管理现状
1.医院管理人员对人事档案管理工作不重视
从现状来看，许多医院存在不重视人事档案管理的现象。由于管理制度不完善，许多人事档案管理人员都是处其位不谋其职的状态，工作懈怠，难以有效收集、归档、更新人事档案。更重要的问题在于这不仅仅是人事档案管理工作人员的状态，医院的管理层也未把这项工作放在心上，同样认为人事档案管理工作不重要，缺乏重视。因此，也不能制定完善的人事档案管理制度，管理相对松散，缺乏规范。
2.医院人事档案管理人员专业素养较差
现在很多医院人事档案管理岗位并不是由相关专业人员担任，医院在人事档案管理工作人员的招聘上存在随意的现象，由其他岗位调任的不在少数，由此可以看出医院对此项工作的不重视程度。医院方面必须认识到该项工作的重要性，需对专业素养不高的工作人员进行专门的培训，或者在招聘录用新的人事档案管理人员时，要重点考察其专业素质，要录用具有专业能力的工作人员。
3.人事档案信息化管理程度较低
现今的人事档案管理工作的工作方式还比较传统，工作人员缺乏开拓创新精神，人事档案信息化和规范化管理相对滞后。工作人员的专业素养较低，在日常的管理工作中缺乏学习和培训，对人事档案管理信息化缺乏了解，而且部分人事档案管理人员年龄偏大，学习能力相对较差，对于人事档案信息化管理并不能熟练应用，这些都是造成医院人事档案信息化管理相对滞后的原因。
二、新形势下医院人事档案管理工作存在的问题
1.人事档案管理机制不完善
由于医院对人事档案管理工作的不重视，导致建立的相关管理机制并不完善。现状是，医院的各个科室都有自己的一套管理方式，科室与科室之间的联系也不大，工作缺乏协调性。这就导致了对同一个工作人员的认识并不全面，有些人员的能力没有得到充分发挥，或者对人员的分配不合理，造成人力资源的浪费。由于相关人员的档案管理不完善，当出现需要这位工作人员的档案的情况时，就会浪费很多的时间在寻找档案上。
2.人事档案管理的设施陈旧
中国医疗事业的发展，使得现在医院里的医疗设备都很先进，但却没有注意到很多医院的人事档案管理科室的基础工作设施老旧，有很多的设施已经使用了几十年，甚至有些小医院根本就没有相关的设备。同时，由于管理方面的不重视，很多设备没有统一使用，造成资源的浪费。
3.忽视人事档案管理的信息化
随着科技的发展、互联网的普及，越来越多的人越来越离不开网络，社会信息化程度非常高。然而，现在许多医院却都忽视了人事档案管理的信息化，降低了工作效率，阻滞了医院人事档案管理水平的提高。
三、新形势下完善医院人事档案管理工作的对策
1.建立健全人事档案管理体制
建立健全的人事档案管理体制，将人事档案管理工作做到系统化、专业化。首先，确定医院系统内的档案管理人员编制和具体的岗位要求，明确岗位说明书，对岗位工作内容和权责进行细致规划；其次，确立切实可行的考核制度，做到赏罚分明，对档案更新进度、更新率、完整率、错误率等指标进行考核，将抽象化的内容具体化、数据化。随着管理制度的完善，从事人事档案管理的工作人员需要逐渐走向专业化和规范化。医院会给专业人员提供更大的发展空间，也会提高对人事档案管理方面的重视程度，会注重这方面人才的挖掘与培养。由于竞争，工作人员会想要提高自身素质，促进这个行业的发展。
2.引进新的人事档案管理的基础设施
要解决这个问题，首先，国家应该给予一定的政策支持，鼓励医院，尤其是中小型医院完善自己的人事档案管理工作。一方面，制定有关医院档案管理软件设备购买机制，在税率以及折旧等方面予以特殊规定，鼓励医院购进应用软件，尽快实现人事档案管理信息化操作；另一方面，重视高校内相关管理人才的实践培训工作，要做到专业人做专业事。其次，医院方面也要在国家的支持下，更新人事档案管理基础设备，更新理念、引进设施，转变现阶段大部分医院对人事档案管理工作不重视的现象；在档案存储方面采用金蝶、CAS等人事档案科的管理信息系统应用软件，提高纸质版文档内容的存储时间和保存完整度；通过互联网，可以在全国范围内建立医院的管理系统网络，实现病例信息的共享，缩短查询纸质文件的时间。同时可以提高治疗效率，实现医疗水平的提升。
3.引入现代化的人事档案管理技术
传统的管理方式已经不再适用于如今这个高速发展的时代，这就需要医院引入一些现代化的人事档案管理技术。新技术的引进不仅对人事档案管理工作有帮助，对于医院内其他档案的管理也有助益。信息源，在不久的将来将是一个很重要的领域。掌握一种信息源对任何行业来说都具有重要意义。人事档案管理也是一种信息源。如何管理、运用好这项信息源不仅会影响工作人员本身的岗位晋升，更会影响医院的未来发展。信息共享将是人事档案管理人员未来要完成的一项重要的工作。信息共享将会提高医院的服务效率。人事档案管理信息化发展是提高医院人事档案管理水平的重心，是规范医院人事档案信息化管理的关键。
四、结语
目前，档案管理已经备受关注。对于医院而言，一套成功的档案管理系统，不仅有助于实现医患信息共享，提高区域内的就诊能力效率，还可以实现医院后勤管理信息系统专业化。综合当今时代背景和医院内档案建设情况，不难得知，医患档案工作亟待进一步完善，只有引进专业的档案管理信息系统，聘用专业档案管理人才，才能提高医院内档案设施建设水平。
参考文献：
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[4]董欣,曲静,张真.新形势下医院人事档案管理现代化问题及相应对策[J].办公室业务,2017(1):107.
[5]王晓萍.浅议医院档案工作者的素质要求[J].兰台世界,2013(S2):127-128.
人事处档案管理范文5
一、高校人事处工作概况
高校人事处主管全校职工人事相关工作，一般内设人事管理科、工资福利科、社会保障科、师资管理科等四个科室，主要职责是贯彻执行国家有关各项人事工作方针、政策法规，建立健全学校人事管理制度，积极探究并推进人事制度改革工作。包括根据学校发展需要和校内各单位队伍建设实际，做好人才引进与招聘工作，负责学校机构及人员编制的规划和岗位设置等管理工作，落实上级工资福利相关政策、做好全校所有教职工工资及津贴福利管理工作，贯彻社会保障相关政策、为全校职工按时缴纳公积金和社保，负责职工医疗报销、工伤认定等保障工作，做好退休人员养老金的申报和发放，负责出具各类工资收入证明，解答职工相关政策的咨询服务工作。
二、高校人事管理工作现状
（一）管理人员各自为政，人事信息管理分散零乱
人事处工作内容烦琐，任务较多，处内人员之间各行其是，没有很好的沟通，各自掌握自己需要的数据，没有形成一个完整的信息库，信息管理分散零乱，重复工作较多，比如，工资福利科和社会保障科需要新进人员的基本信息时，由于需求不一，只能各自联系职工本人前来提供相关信息，这种工作方式浪费时间，大大降低了人事管理工作效率，同时也给职工本人带来了麻烦。
（二）人事信息相对独立，数据共享性较差
人事处各科室之间掌握不同的人事信息，但其实有很多信息是重复交叉的，没有一个人事信息管理平台将各科室的信息整合在一起，每个科室掌握的信息都是独立存放的，这种管理方式存在很多弊端，数据共享性较差，工作效率极其低下。
（三）人事信息没有及时更新，数据准确性不高
大多数高校人事信息还是传统的分散管理模式，当职工因学历提升、职务职级调整等人事信息发生改变时，各科室工作人员由于本身工作较多，信息常常没能得到及时更新，长久以往，各科室之间相同的人事信息数据准确性越来越低，影响后续工作的开展。
三、高校人事管理系统建设应解决的几个问题
（一）加强人事管理系统的研究与开发
大数据已渗透到各行各业，高校人事管理应以大数据为契机，加强人事管理系统的研究与开发，使高校人事管理能适应时代的发展，除了给人事部门工作提供便利，提高工作效率外，还能为领导和其他部门提供科学的数据，促进学校发展。
（二）提升人事信息的更新速度
人事处应该安排专人负责人事系统的管理，当信息发生改变时，相关管理员应及时更新数据，确保人事信息的完整性和准确性，为其他人事工作提供保障，同时也为学校领导层提供更科学的参考依据。
（三）提高人事管理人员素质
高校人事管理系统离不开专业人员的管理，为了有更好的管理质量，一方面，学校应提高管理人员的政治素养，强化管理人员的责任意识和服务意识，守好初心，担好使命，确保系统及时更新和维护，做好人事管理系统的维护和人事管理系统信息的保密工作；另一方面，学校应加大投入，为人事管理人员提供更多的培训机会，提高管理人员的业务水平和信息化素质，掌握新型现代化技术，促进人事管理专业化和信息化。
四、高校人事管理系统的设计思路
（一）因人因事设计系统功能模块
人事管理系统主要是为人事部门提供便利，在设计上可以根据人事部门各科室人员对工作的需求和职工查询信息两方面来设计相关的功能模块，根据人事处管理工作的职能来划分，可分为用户管理、人事信息管理、工资福利管理、社会保障管理、师资管理和人事档案管理等功能模块。1.用户管理模块：为了保证系统的安全，用户管理模块分为系统管理员、人事处管理员、普通用户三类，不同的角色分配不同的使用权限和操作范围，明确每个人的权责利，有效保证了系统的安全性。其中，管理员主要负责在规定的权限内对相关信息的管理和操作，而普通用户则只能查询自己的个人信息或申请增加、修改个人相关信息。2.人事信息管理模块：人事信息管理模块是整个人事管理系统中主要的模块，同时也是提供给人事处工作人员使用的子系统，其主要任务是维护教职工的基本信息并进行管理，该模块包含人事基本信息、人才招聘、劳动合同、编制、考核、考勤、奖惩等相关管理，该模块业务较多，工作较重，负责对全校所有职工基本信息的增删查改，是处理人事处其他工作的前提条件。3.工资福利管理模块：工资福利是稳定教师队伍的基本保障，该模块主要负责全校教职工薪酬待遇的管理与发放，涉及日常工资、奖励性绩效、改革性补贴、年终考核目标奖、其他津贴福利等，除此之外，提供职工收入证明打印，工资条制作、工资明细解答等相关工作。4.社会保障管理模块：社会保障管理模块主要保障职工的一些社会福利，工作比较烦琐，主要涉及教职工公积金的缴纳和提取管理，社保的缴纳，职工工伤认定、医疗和生育费用报销，医保卡申办、特殊病种办理、异地备案办理等相关医疗保障工作，退休职工养老金工作。5.师资管理模块：该模块关系到教职工的切身利益，是提升学校师资质量的关键所在，主要涉及学历管理、职称管理、培训管理三大方面，方便已提升学历的职工能及时申请学历变动；做好职称管理工作，及时更新职称信息并能形成职称简历；做好全校教职工参加外出学习和各种培训管理工作。6.人事档案管理模块：人事档案管理模块主要是对教师的基本档案信息，职务信息，个人信息的管理，保存后可以修改，查询，但不可以删除，人事处管理员应及时更新教职工档案信息，对档案的查询和借阅做好记录。
（二）人事系统流程设计
结合本校的实际情况，对高校人事管理系统的设计开发思路进行详细的分析论证，确保该思路切实可行。高校人事管理系统是一个庞大的信息系统，首先要将系统面对的问题分解成一个个小的模块，每一个模块即是一个子系统，将模糊问题标准化，复杂问题简单化，抽象问题实际化，确保不同的问题对象之间可进行有效的连接，并降低模块之间的相互影响作用，实现低耦合。
（三）系统设计需满足的要求
1.保证系统的安全性：使用该系统必须通过用户名和密码进行登录认证，确保系统信息不被外人所查阅，对不同用户设置不同的权限，限制其具体操作，提高了系统的保密性，同时，对用户设置时间限制，避免有人恶意操作。2.确保系统的完整性和数据的准确性：为了尽可能满足不同用户的功能需求，系统在开发时必须对系统用户的各项需求进行充分的分析，确保系统的完整性；为了提高数据的准确性，开发系统时输入数据应设置约束条件，以便能及时提示错误。3.良好的视觉界面：开发系统时应站在用户的角度设计，确保系统界面友好、操作便捷、信息共享。4.具有易扩展性：随着时代的变化，对系统的使用会提出更高的要求，系统功能也会随之增加，因此为了后期的发展，在开发系统时就要考虑到系统的开放性和可扩展性，预留相关接口。
参考资料：
[1]潘文庆.现代人事管理学[M].科学出版社，2015.
[2]谭亮，万铮.基于大数据的高职院校人事管理[M].西南交通大学出版社，2018.
[3]田绍东，徐万明.高职院校人事管理系统的设计与实现———以黔东南民族职业技术学院为例[J].科技风，2016(16).
人事处档案管理范文6
关键词：数字化；人事管理信息系统；功能模块
0引言
随着我国IT的快速发展，有不少传统行业已实现信息化、数字化转型，但作为国内高校的人员组织档案信息化管理的研究和实践还远远不够，与实现信息化还有较大差距；其次，大部分高校人事管理还只停留在传统的档案管理状态。大部分院校的管理方案缺乏实际的可操作性，没有推陈出新，缺乏创新。高校中采取合理且高效的人事档案管理，能对教师人事信息进行专门的分类管理，保证教职工的个人信息安全[1]。高校人员组织管理信息系统的建立能有效地为高校、社会提供很好的帮助。从纸质化转变为网络化、数字化方便管理人员的管理，提高人力资源管理者的工作效率。高校人力资源管理主要研究高校人力管理的内在联系和客观规律。高校人力资源主要是指以教师为核心的教职工，人力资源信息不仅是人员数据信息，高校在职人员的人事基础信息、科技研究信息、教学档案信息等各种教学与日常工作的相关信息也包含在内。随着信息技术的发展，信息化、数字化时代的到来，在国家和相关部门的大力支持下，各大高校得到快速的发展，生源不断扩大，师资力量不断增强，各个部门在不同程度上进行了转型，对各种人事变动与资源整合等问题，无疑给高校人事管理带来巨大的挑战。高校人员组织数字化成为更好的本科院校的必然要求，也是对未来高校管理发展的新要求。采取数字化人事管理平台的必要性体现在以下两个方面：第一，能改变传统纸质介质记录档案的方式，以电子数字化的方式把师生信息完整的保存，避免纸质文件的损坏对信息准确度的影响；第二，数字化的实现能极大地提高管理人员的工作效率，在搜索调查和添加修改等工作方面，只需从服务器中快速地搜索和轻松的键盘输入操作就可完成，减轻人事处的工作压力并优化了流程。以浙江水利水电学院为例，在院校管理部门，人力资源管理工作具有一定的复杂性，且工作量极大，伴随着院校发展与规模扩大、各类人员数量在不断地增加，如仍采用传统的人工管理方式，将会为数据流动、使用等带来极大的不便，影响工作效率。而采用数字化管理，能较好地保证数据的即时更新和动态调整，保持数据在部门间的一致性，确保组织人力信息的完整性和准确性，从而提高高校在人才培养、科研、通知、公告等方面的办事效率和管理水平，形成具有高效率、高质量、高标准的人力资源管理信息系统。
1研究特点和内容
1.1研究特点
基于人力资源管理理论框架，结合浙江水利水电学院人力资源管理部门业务需要，解析管理系统所涉及的关键模块和技术，并进行功能分析和技术方案设计。这一设计的主要特点如下：
1.1.1基于JavaWeb开发，具有安全性、广泛性、稳定性的优点[2]；
1.1.2采用B/S架构，维护、升级皆较简单。通过连接高校内部的网络，输入并验证后即可进入系统查看自己所有权限的版块中，完成相应工作；
1.1.3采用JavaEE技术和MySQL的框架开发，可扩展性高，能在各类客户端进行移植处理，且使用运行效率高的Java语言[3]。
1.2主要研究内容
研究的主要内容体现在两方面，即信息管理层和技术支持层。
1.2.1信息管理层
该系统搭载高校人力资源管理的指定需求，在实现高校人事数字化的管理的基础上，能够为各二级学院的人事调度处理与科研成果提供信息指导，为各部门的人事档案管理与量化考核等提供信息服务，为校领导的行政管理提供决策支撑[4];
1.2.2技术支持层
该系统采用适用的软件开发模式和软件开发过程，使用符合学校的技术加以实现。人事管理信息系统主要分为八个模块：人才招聘系统、入职报到系统、职称评审审核系统、任期考核系统、个人休假系统、离校管理系统、人事调动系统、进修培训系统，每个模块下包含相应的人事管理功能如图1所示：应聘者可通过浙江水利水电学院人事管理系统进行应聘申请，在面试、笔试后可在系统上查看应聘结果，通过应聘后可在系统上填写详细资料进行入职报道。教职工可通过浙江水利水电学院人事管理信息系统进行休假申请，职称评审申报，部门调动申请，离校申请，考核申请，培训进修申请以及获得申请结果的返回。相关部门可通过系统获得应聘者信息，在面试、笔试后，将应聘结果录入系统；此外，对已录用的人员还需进行人员资料审核；还可通过系统得到教职工的申请信息，对不同类型的申请，分别派分到不同部门进行处理。本项目依据校方人事管理信息系统数据流进行管理系统设计如图2所示：
2设计思路
2.1使用界面的交互性
高校人事管理信息系统是以用户为中心，把用户放在第一位，风格特点与版式构图等一致，易被使用者接受。整体上采用简练、明确的导航让使用者方便地找到相应的功能。
2.2用户数据库的安全性
数据库保护主要包括数据的完整性和安全性。安全性指保护数据库避免不合法使用造成的数据大量泄漏、恶意篡改、数据流失、破坏。人事管理信息系统中数据库存放着所有教职工信息，要保障数据库的安全就需对数据库进行用户标识识别、自主存取控制、数据加密存储操作、操作数据备份操作。
2.3登录用户的权限设计
针对整个管理信息系统进行权限的控制，而对象是教职工，避免因权限控制缺失或操作不当引发的风险问题，如操作错误，数据泄露等问题。分三种权限：页面权限、操作权限、数据权限。根据不同的用户，分配相对应的权限。
2.4数据库的管理操作
数据库的主要功能应该有各类数据的定义、数据库信息的增删改查、数据库的维护，对数据库的数据载入、转换、重组等操作进行监控。这些功能能较为直接地展现到数据库和用户操作界面中[4]。
3高校人事管理信息系统主要功能模块
人事管理信息系统以人事管理部门和教职工为主要用户，实现数字化的人事管理信息系统，高校人事管理信息系统各类具体工作内容如下：
3.1人才招聘系统描述
招聘的模块主要实现招聘程序的管理。每个二级学院每年有一定的人事招聘计划，人事招聘部门审核需招聘的二级单位上报的《招聘计划书》，经过审核、汇总后返回给二级单位在学院官网上，同时到和高校有合作的人才招聘网站等扩宽流量，增加阅读量和知名度。应聘者填写《高校人才技术岗位应聘信息表》，高校根据各岗位报名情况和工作具体安排，研究确定是否针对具体岗位组织考试选拔，或针对特定应聘者按规定进行直接考核，并及时在网上公布应聘人员考试、考核工作具体办法和安排。考核后的体检参照高校文件执行。应聘人员若不按规定的时间、地点参加体检，视作放弃体检与应聘资格。人才招聘系统还要对招聘信息进行统计，保存招聘信息。人才招聘系统具有内推业务功能。在人事部门招聘计划后，学院内的教职工可填写推荐人信息[5]。
3.2入职报到系统用例描述
入职报到模块是为已通过面试将要进入高校的教职工人员进行信息的整理与审核。将要入职的教职工按照高校发放的通知公告，进入界面进行填写入职报到的信息登记。人事处人员对新进人员的资料填写进行审核后即进入入职流程，可在系统后台中查看填写信息的完整性以及入职人员的入职流程进行状况。当各级部门审核结束后，入职流程最后由新进教职工进行入职确认。报到结束后，系统根据报到的时间、部门等生成相应的人事编号，在系统中创建教职工的账号，生成默认的初始密码。
3.3职称评审系统用例描述
职称评审系统是为进一步反映高校教职工的技术水平、工作能力的系统。教职工根据高校的申报公告通知，在符合自身条件的前提下进行申报。进入系统后选择申报的职称，填写电子申报单，上传考核证明。人事部门和二级学院进行审核材料符合条件再进行五个工作日公示，材料与公示无异议后，高校组委会根据教职工的申报材料进行审核，最后由委员会主任签字并加院校盖章。全部流程中可在系统进行跟踪和查询进度。每期的申报和评审结果可进行打印和导出查看。结果可根据不同类型进行分类导出，便于分析管理。
3.4任期考核系统用例描述
任期考核是对高校管理层人员的工作成绩最为直观的反应。根据原有的考核内容和考核标准，对高校管理人员进行任期内的评审。院系、校领导进行评价打分，个人进行总结汇报，最后得出考核分数。对考核结果进行汇总，能查看过往的考核结果，更直观地展示任期表现。
3.5个人休假系统用例描述
由教职工提出申请，填写教职工请假审批表，分别为事假、病假，探亲假、婚假，丧假、产假。由二级部门到人事处，再到学院领导逐级审核通过。婚假、丧假由文件规定天数内，由所在二级部门负责人审批；产假由所在部门负责人审批后转到相关部门进行审批，所有审批和请假的文件最后归档到人事处。
3.6离校管理系统用例描述
离校管理是员工根据自身条件或突发情况需进行离校处理。需离校的教职工进行填写离校信息表，二级部门和相应部门给出相应的离校建议。离校人员能查询离校流程，了解具体审核意见。高校人事部门确认最终离校信息后开退工单、工资转移单等，并将书面资料合同等进行存档记录。离校确认后，自动解除或终止合同。最终移交离校文件到档案室进行存档，在系统数据库中也进行记录添加。
3.7人事调动系统用例描述校内调动人员管理需各个部门和二级学院的调动审核。教职工提出院内调动申请并提交至院系审核；院内调动申请由调入部门、调出部门共同审核，审核通过后再提交至人事部门进行复审；待人事部门审核通过，随后再上报至院领导处进行审批通过后，即可办理薪酬处
理。其主要流程为：申请人填写调动单、调入部门和调出部门填写审核意见、人事部门填写审批意见及调整人员工作、院内涉及的部门主要填写院内岗位表，最后由系统生成人事调动通知公告[6]。
3.8进修培训系统用例描述
院校为更好地发展师资队伍，结合各二级学院的具体需求制定一系列的访学进修计划。根据教育事业的发展需求，在校内选拔出各学科、专业的优秀教师代表，到国内、外高校研究院所进行访学进修。教师代表首先需根据人事部的有关访学进修项目的通知向系统提交相关的申请表，学院会进行初级审核，审核通过后将提交人事部进行复审，复审通过的名单将在项目网站上进行公示，院校将对通过名单进行相关的备案。
4结语
人事处档案管理范文7
关键词：民办高校；档案管理；人事档案管理；对策
探析民办高校是指企业事业组织、社会团体及其他社会组织和公民个人利用非国家财政性教育经费，面向社会举办的高等学校。民办高校的教职工，是学校发展不可或缺的人力资源，直接影响学校教育教学质量，决定学校未来发展，而记载教职工个人履历、师德师风、年度考核、职称聘任、奖惩等方面的人事档案，是学校人事管理工作的重要组成部分。由于民办高校与公办高校举办方其经费来源不同，从而产生不同的人事管理制度，进而使其人事档案和人事档案管理也不相同，做好民办高校人事档案管理，是民办高校规范化管理的需要，也是民办高校教职工职业发展的需要。
一、民办高校人事档案内涵解读
（一）人事管理制度。公办高校编制内教职工，与学校签订聘用合同，与学校形成人事关系，学校对教职工进行管理适用《事业单位人事管理条例》相关规定。民办高校教职工，与学校签订劳动合同，从而与学校形成劳动关系，学校对教职工进行管理适用《劳动法》《劳动合同法》等相关规定。所以，民办高校人事管理制度从适用法律法规、管理性质等方面与公办高校不同。
（二）公办高校人事档案。中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》适用范围为：“党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除外），国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员的人事档案管理工作。”公办高校属国家事业单位，其管理人员和专业技术人员的人事档案管理，适用于本条例。该条例定义干部人事档案为：“各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。”因此，公办高校人事档案包含以上内容，同时，根据该条例，公办高校人事档案由单位保管。
（三）民办高校人事档案。民办高校人事档案，是教职工在学校工作期间形成的反映个人实际的各类材料，在学校工作期形成的档案由学校管理并提供利用，并向人才交流中心定期移交。为什么要向人才交流中心移交呢？因为教职工的人事档案往往由两部分组成，一是教职工在进入学校前的学习档案和工作档案，由于学校不具备保管人事档案的资格，所以该部分档案一般是托管在人才交流中心。二是教职工进入学校工作期间形成的个人档案资料。民办高校人事档案管理相关依据主要有两个，一是《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33 号 ），该规定定义企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。二是《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发〔1996〕118 号 ），该规定所称流动人员的第一、第二、第五类人员，符合民办高校教职工的情形。由于民办高校既不是国家事业单位，但也不能完全按照企业职工的档案来进行人事档案管理，因此，民办高校人事档案有其特殊性。
二、民办高校人事档案管理存在的问题
（一）管理体制。人事档案管理工作，是民办高校众多管理事务中的一个小项目，不会像教学、学生管理、招生就业等工作那样受到极高重视，加上民办高校发展事务中有很多需要解决的实际问题，因此学校领导层不会投入太多精力，到这项即使做得不好也没有太大影响的人事档案管理工作中来。从学校到部门再到员工，层层忽视，经常出现“四无”的结果：无人事档案管理工作专门机构、无专职工作人员、无人事档案管理制度、无人事档案管理设施设备，很多学校为了应付工作，仅在校办公室或人事处设兼职管理人员，兼职管理人员由于事务多、不专业、没有档案意识，所管理的人事档案资料不全、混乱。而人事档案管理又缺少设施设备的支撑，很难做到规范科学有效管理［1］。
（二）人档分离。由于民办高校不能保管人事档案，所以，教职工的毕业生档案、曾经工作档案等材料，一般都托管在人才交流中心，而由于人才流动性的增加，大多数教职工的这部分人事档案，还放在户籍所在地或是上一工作单位的人才交流中心，如果学校要查阅这些档案，非常困难，即使能通过单位介绍到人才交流中心查阅，但里面的档案资料内容单一，也很难全面反映教职工过往的全面准确情况。教职工在校期间形成的另一部分档案，如各类考核、职称晋升、师德表现材料，按规定，还应在一定时间内存入人才交流中心的个人档案中，这样才能使其人事档案完整，但是，由于人才交流中心没有专门的工作人员催促学校移交在校期间的考核等材料，也使其托管的人事档案内容不全。
（三）人员流动。民办高校教职工相比公办高校，流动较为频繁，流动带来人事档案管理出现较多问题，一是教职工本人对人事档案的重视程度不够，对学校忠诚度和归属感不强，不愿意把本人曾经的人事档案从原来的人才交流中心转到学校所在地人才交流中心，对在学校期间填写的相关表册材料也不重视，没有认识到这是个人人事档案的一部分；二是学校并不想浪费精力为教职工完善人事档案，惯例思维让学校不愿意为可能继续流动的教职工人事档案管理投入人财物；三是人员流动使人事档案管理工作量增大，需要不断地建立新入职教职工档案和管理离职教职工档案，还要为离职教职工出具各类证明等材料。
三、民办高校人事档案管理的对策建议
（一）树立档案意识，加强人事档案管理规范化建设。第一，统一认识，全员树立档案意识。明确人事档案是学校档案事业的一部分，是学校人事管理工作之一，人事档案管理的好坏，直接影响人才工作，人事档案收集准确完整，有利于更好地盘点学校人才队伍情况，为学校师资队伍建设决策提供数据支撑。教职工个人更应关注关心个人人事档案的形成，严格按要求填写相关表册，以使个人人事档案更加完整反映实际情况。第二，加强领导，集中保存。人事档案管理部门可设在人事处（人力资源部）或学校档案室，各部门、教学单位应设兼职档案管理人员，负责收集本部门的人事档案材料，定期向集中保管部门移交档案材料。第三，强化标准，有规可依。建立完善的档案收集整理制度，并保证各项制度能够落实到位，能够定期归档；做好人事档案甄别、审核工作，严格按照《人事档案整理规范》等文件，对人事档案内容进行甄别，对信息失真、内容不全等文件材料，均要落实清楚，按规定对档案提供利用，建立保密制度［2］。第四，加强高校人事档案管理基础设施建设工作，促进人事档案向着规范化、标准化进行，确保档案日常用品、硬件软件设备，都能够满足现代化档案工作需求。
（二）利用信息化手段改进人事档案管理方式。人事档案管理部门，应借助学校信息化建设的大趋势，提升人事档案管理的效率和质量，建设人事档案数字化管理系统，同时强化安全体系，通过安全技术手段，推进档案数字化管理系统建设［3］。在人事档案数字化系统中，实现纸质档案电子化，让纸质档案成为查阅的一种方式而不是唯一方式，用贮存的电子资料，进行数据统计分析和提供利用，让人事档案管理更有效地服务于学校事业建设，也让教职工更加便捷地提交、查阅个人资料。
（三）通过培训，不断提高人事档案管理人员素质。人事档案管理工作琐碎，要求管理人员责任心强、工作细致，又要严守纪律，保守秘密，而即使这项工作做得好也看不出明显成绩，因此，其工作成绩很难得到认可，从而导致管理人员工作积极性会受到影响，从而影响人事档案管理水平。所以，提高管理人员的素质，首先要打通其职业发展通道，管理人员有职务晋升、职称评审的机会，同时在薪酬福利等方面提高其工作积极性；其次是加强人事档案管理人员的培训，参与地方档案管理部门的学习培训，到兄弟学校考察学习，利用网络平台在线学习，让管理人员充分熟悉国家人事档案相关法规政策和人事档案管理相关规程，提高专业知识和能力素养，同时还要在信息化建设的过程中，掌握数字化、电子化系统和设备，为档案管理数字体系建设服务［4］。
（四）联合协作，与人才交流中心紧密融合。学校应加强与人才交流中心的联系，尤其是与学校所在地人才交流中心建立协作机制，由学校出台教职工人事档案管理办法，明确规定教职工人事档案应转入学校所在地人才交流中心，由人才交流中心代管。学校与人才交流中心签订代管协议，约定权利义务关系，明确学校查阅使用教职工人事档案的权利，以全面了解教职工的个人情况，更为重要的是，建立档案移交制度，哪些档案材料应在什么时间移送人才交流中心，存入所保管的人事档案中，而学校为了工作的需要，又留存哪些材料，以备学校存档查阅。对于离职的教职工，在人才交流中心代管的档案如何处理，也需要与人才交流中心紧密沟通，学校人事档案管理部门与当地人才交流中心做到协同一致，最全面地收集、保管人事档案资料，最大限度发挥档案的作用，为学校事业发展和教职工职业发展服务。
四、结语
不论是民办高校还是公办高校，做好教职工人事档案管理，都有利于学校师资队伍建设和员工个人成长发展，虽然民办高校人事档案管理还存在一些问题，但在民办学校全面加强内涵式高质量发展的新阶段，人事档案管理必然出现新的发展机遇，规范化管理、数字化建设，或将成为民办高校人事档案管理的新趋势。
参考文献
［1］ 杨琪．高校人事档案管理现状及问题与对策研究［J］．办公室业务，2019（4）：173-174．
［2］ 黄昆．人才流动环境下高校人事档案管理模式探析——以江苏淮安高校为例［J］．档案与建设，2019（4）：56-58．
［3］ 胡春玲．高校人事档案管理模式改革创新的思路和措施［J］．就业与保障，2020（22）：168-169．
人事处档案管理范文8
关键词：中职学校；档案管理；规范；创新；信息化；建设途径
中职学校的档案管理往往能够体现学校各个阶段的工作与活动，包括学校招生就业、人事变更、教育发展过程，是学校良好发展必不可少的环节，也是一项系统性、持久性工程。然而，随着科技技术的日新月异，导致档案管理的问题不断凸显，需要学习顺应时代的发展要求来对档案管理流程进行创新与规范，并落实信息化建设，进而实现档案管理的实效性与高效性，中职学校档案管理是档案管理发展必要趋势，需要相关人员给予足够的重视与关注。
一、中职学校档案管理信息化现状
随着信息化技术的不断发展与普及，大多数中职学校逐渐开始部署档案管理信息化，不过就目前而言，中职学校档案管理的信息化建设现状并不乐观，很多学校并没有实行档案管理的在线检索与查询，其网络范围也只是局限于校园网内互通，信息系统链接与在线功能匮乏，离真正意义上的信息化档案管理还存在较大的距离。该结论与2019年中职学校档案管理信息化调查数据一致，详情如图1所示。
二、中职学校档案管理信息化建设必要性
1.中职学校档案管理信息化是时展必要需求。十八大以来，党中央在以为核心的基础上牢牢把握住了信息化发展的历史机遇，并出台了一系列的信息化改革政策，积极推动基础网络设施建设，加快信息化服务的普及。尤其是5G技术的布局，使得信息技术得到了巨大创新成就，在这种背景环境下，中职学校的信息化建设就显得尤为必要。所以，中职学校为了能够更好融入到信息化时代中，需要对相关文字档案、影像档案进行数字化管理，并予以规范和标准，通过存储、编码等方式将复杂繁多的纸质资料与影像资料进行数字化存档，能够更好地推动数字化校园的建设。
2.中职学校档案管理信息化是学校长远发展的需要。中职学校的教育教学、学生管理、行政管理都与档案管理信息化有着密切联系，是学校长远发展的必要条件。首先，针对学校有限的空间资源，档案管理信息化是能将档案本身所占有的资源最大程度的缩小，从而使得档案管理所产生的成本大大降低；针对学生来讲，不管是在校生还是毕业生，都可以通过信息化档案管理来有效查找个人相关信息，不仅方便，而且非常快捷，学生通过学习资源、生活资源的下载与预览，能够更好地促进自我成长；针对教师而言，档案管理信息化能够帮助教师更多用有教学数据库资源，从而充分掌握发展轨迹，有利于教育工作的质量提升；针对管理者来说，可以通过档案管理信息化的参数对比来清晰了解学校在发展过程中的不足与缺陷，并及时进行弥补与改进，能够帮助学校更稳定的发展。
3.中职学校档案管理信息化是档案管理者自我完善的需要。档案管理人员的自我全面发展、自我素养提升是学校良好发展的重要因素，尤其是在互联网技术日新月异的今天，档案管理者的自我完善对档案管理的质量提升有着直接联系。信息化建设是能够帮助工作人员从复杂、繁重的工作中解脱出来，从而使档案管理者有更多的时间与精力去促进自我发展，而且档案管理信息化建设能够极大增加档案管理的准确率，从而使得档案管理人员的精神压力降低，能够为档案管理者自我完善奠定好坚实基础。
三、中职学校档案管理信息化建设存在的问题
1.档案管理体制陈旧。许多中职学校的档案管理方式依旧以手工操作为主，档案管理的信息化、现代化进程推进较慢，且档案管理缺乏统一安排，存在各自为政的情况，从而极大的浪费了人力资源、财力资源与物理资源，不符合节约型社会构建原则。许多中职学校有着比较分散的档案存放，如教务处、财务处、人事处等部门均有各自的档案存放，档案管理体制的陈旧会导致档案管理工作难以落实规范化、科学化、统一化与标准化，且数据接口扩展性差，不利于实现资源共享。
2.档案管理形式单一。信息化档案管理建设与其形式、内容有着密切联系，但目前大多数中职学校的档案管理结构极为单一，缺乏个性化。比如，中职学校有着较大比重的文书档案，但针对教学、科研以及毕业生状况等方面的档案占比较小，这种人事档案结构会导致档案信息的开发利用范围变得非常狭小，难以满足现代社会对档案信息多样化功能的需求与需要。“千人一面”是中职学校档案管理的通病，档案记录通常只注意教职员工的政治面貌、成长历程与思想表现，很少有对个人道德、能力等方面的记录，这种档案管理形式缺乏个性化，不利于档案管理信息化建设的深层次开发。
3.档案管理开发滞后。中职学校档案管理的信息化建设离不开档案数字化，但目前大部分中职学校存在数字档案资源少，开发利用率低的问题。究其原因，是因为该类中职学校依旧采取传统的管理模式来运行档案管理，不仅利用层次低，而且开发力度明显不足，只注重档案的收集整理与归档备查，使得档案管理所提供的信息利用服务方式难以满足当下需求。除此之外，档案管理还普遍缺乏微机化管理，同时也缺少高效实用的信息化管理软件，使得中职学校无法及时动态地分析教职工的年龄分布、专业构成与知识结构，进而导致领导决策与人事工作缺乏高质量数据支持。
4.档案管理重视不够。中职学校对档案管理的重视不够主要体现在资金投入方面，大多数中职学校相关设备严重老化，而且很多中职学校没有专用的服务器，通常都是利用普通微机来代替。信息化档案管理建设需要开发信息化软件、建立数据库系统，同时还需要进行人员配置、软硬件设备购置等，而这些内容都离不开资金的支持。除此之外，存储设备的容量性、稳定性、安全性以及网络设备的高速、稳定都需要大量资金投入，而且电子产品生命周期较短，更新换代速度较快，使得资金投入无法一劳永逸，需要连续不间断的投入，再加上档案管理工作不属于一线工作，这也导致了学校对档案管理信息建设缺乏足够的重视，难以筹集资金。
5.档案管理规范度低。统一化、标准化、规范化意识的缺乏是如今中职学校档案管理普遍存在的问题。认识档案信息化建设的最终目标是为了能够在互联网中共享档案信息，使档案资源能够充分利用，而这种信息资源的共享，需要在各个档案信息化系统之间建立起一个统一的标准，这种标准化规则的建立是实现数字化、信息化档案管理的前提。但当前的中职学校档案管理规范度低，相关标准缺乏通用性与实用性，使得档案管理信息化建设缺乏保障。
四、中职学校档案管理的规范创新途径
1.完善档案管理体制。中职学校档案管理体制的完善与健全需要严格按照我国颁布的《归档文件整理规则》来执行。首先，中职学校需要对档案管理工作流程进行规范，除了要构建档案管理工作网络，同时还需要明确各个部门的相应职责，将工作内容落实到个人，并对工作中的矛盾与问题进行及时处理。其次，需要结合学校实际情况，有层次性、阶段性的形成一个良好的档案管理体制。比如，针对规模较小的学校，可以将人事档案划分为人事处或者档案管理室，这样能够便于管理，并且能够有效避免管理上的混乱；针对规模较大的学校，其档案类别广、数量多，短时间内无法对其进行改善，所以可以将重心倾向于工作流程的理顺。最后，中职学校还应当建立其人员制度、转递制度、保存制度、安全保密制度等，使得档案管理体制能够充分发挥其本身作用。
2.提高档案管理价值。为了避免档案出现“千人一面”，缺少个性特点的情况，中职学校应当尽可能的提高档案管理价值，除了要能够反映人员的个人经历、品德作风以及政治思想外，还需要能够充分体现出专业特长、兴趣爱好、科研水平以及知识结构等，重视人员的职业偏好与个性特征。档案管理还需要定期的更新、鉴别档案材料，促使档案内容不断更新，有利于为学校人事工作、领导决策提供高价值的信息参考。除此之外，中职学校还需要实现档案载体的多样性，对于有意义的事件与活动可以利用多媒体形式将其储存，进而更好落实档案管理的个性化[。除此之外，档案管理还需要具备高效性、科学性，保证操作行之有效、流程合理合规，同时还需要与质量要求相契合，以此达到信息资料提取的便利性、提供的准确性。管理人员还需要对档案信息进行不断检查与查漏，避免数据的缺失以及信息的漏洞，确保信息的最终汇总结果精准无误。
3.推进档案管理开发。在以往的人事档案信息管理中，传统纸质文档资料工作模式较为复杂且繁琐，在进行日常核实与查询工作时，通常需要对大量文件资料进行翻阅，导致工作效率低下。随着计算机网络技术的兴起与普及，人事档案信息管理则可以将智能化信息技术利用起来，通过扫描的方式将纸制档案转化为电子文档，以此来构建现代化的人事管理系统。管理人员在对相关信息进行查询、核实以及修改、增删时，都能够通过电子文档进行及时处理，不仅能够大大降低工作难度，还能够提高管理的效率与质量。这种档案信息现代化管理模式，在对档案资料信息进行统计与汇总时，是能够转变传统的重复劳动和手工劳作，通过现代化计算机网络技术来完成复杂工作，是能够更好的满足如今高校人事工资档案信息管理的高效率、高质量要求。现代化管理形势在不断变化，高校应当顺应时代的转变而做出改变，通过对现代化管理手段的不断提升来实现高效作业。首先，中职学校可以构建基本信息数据库，建立过程中需要确保信息资料的真实性，一旦出现档案与原始材料记载不一致的情况，就需要对其仔细审查。其次，在将纸质档案转变成电子档案的过程中，需要保障档案信息的准确性与完整性。最后，档案资料内容需要全面详实且准确。以此为前提对档案管理进行开发，建立起变异查找、比较、分析以及统计的检索工具，而且在开发过程中，要确保该系统有着较为良好的人机交互界面，同时还需要保证用户信息导入、导出的便捷快速。档案管理信息化建设还需要实现资源共享，在确保员工利用资源便利性的情况下，对资源调用的规范性进行明确，加强与相关学校、单位之间的信息交流与合作，实现档案资源能够面向全社会。同时，需要尽可能的消除资源共享所带来的安全隐患，严格执行内外网的分离，定时备份数据，提高相关工作人员的信息安全意识与网络化意识。
4.加大管理资金投入。档案管理信息化建设属于资金密集型工程，其软硬件设备、网络设备以及相关基础设备都需要花费大量资金，这就导致档案管理信息化建设过程成为了一个高投入过程，这种情况在前期尤为明显。所以，中职学校的领导层需要充分认识档案管理信息化建设的重要性，并给予高度的重视，将档案管理信息化建设所需要的资金投入纳入到学校的财政预算当中，并尽可能的将其常态化、制度化以及专项化，只有这样，才能够将传统的手工操作为主的工作现状进行转变，进而加快信息化档案管理的整体进程。
5.规范档案管理标准。为了更好的提高档案管理信息化总体水平，档案信息化建设过程中，中职学校需要重视相关标准规范的制定与推行，同时需要研发有着统一规范与标准的管理应用软件。首先，需要对档案管理标准进行规定、规划、规范，通过统一的标准来促使电子数据整理、使用、转发、保存的有序化，从而减少重复建设、各自为政的情况。其次，需要对系统软硬件设施技术标准进行规范。比如，文件数据、档案数据的压缩，数据的交换、加密等。除此之外，还需要规范档案管理工作规章制度，使其有章可循。
五、结束语
