企业内部控制系统下会计电算化论文

2022-09-21 15:26:47 来源:写作指导

一、会计电算化系统下企业内部控制存在的问题

(一)会计电算化软件自动化,程序化,导致内部稽核透明度不高,难度加大

在手工做账的过程中,每个经济业务环节都有专人严格审核、盖章,重重把关,监督有力,每个环节有不合理经济业务处理都会被制约和纠正,确保会计资料、会计信息真实可靠。而在电算化系统管理下,由于人员审核不全面,会计电算化自动化、程序化的特点并不能够分辨错误信息,一旦有会计原始凭证错误便会导致会计信息失真,整个账目数据难保准确无误。电算化系统是特有的程序编程,财务人员很难明白系统设置,如果出现程序问题,导致系统内的会计凭证丢失,会给企业带来损失,因此,电算化系统本身所有的风险也是会计电算化系统下内部控制的重要问题。

(二)会计凭证存储形式变化也使企业内部控制难度加大

随着人工做账向会计电算化系统记账的转变,会计凭证生成方式、报表的报送形式、会计信息存储方式、处理方法都得到了相应改变。在电算化系统操作方法下,发生经济业务时,会计信息录入人员与业务发生人员核对信息准确无误后由会计信息录入人员输入电算化系统内生成会计凭证,由电算化系统的程序进行审核确认,将会计信息存储在光盘中。传统的会计账薄若被修改,很容易看出修改迹象而电算化系统下的账薄如若被修改,则很难看出。所以,在现代企业内部控制管理中,要将传统的以人为控制重点转向以人、机为重要控制对象,防止篡改现象发生,保证会计信息的真实性。

(三)企业安全管理形势尤为突出

会计电算化环境下,信息安全管理形势不容乐观,加强企业内部人员监管以及账簿和凭证的管理十分重要。在会计电算化系统管理方法下,要保护好光盘、U盘等一些存储会计资料的介质,防止丢失、受潮、磁化、折叠。一旦被盗或者出现问题将给企业带来严重损失。由此可见会计信息和资料在保管过程中的重要性。在电算化普及的经济发展时代,更多的黑客侵入也日趋严重,通过黑客和木马病毒对重要数据的侵入,浏览复制重要文件,导致丢失商业机密等对企业电算化管理存在巨大的威胁。

(四)会计电算化基础管理控制薄弱,内部控制制度难以实施

在企业传统的手工记账方法下,会计记账基础化工作存在着不足,单位在此方面管理不足使企业如今在电算化系统操作下仍然无法完善会计基础工作,使其无法正常运行。会计电算化的普及发展很大程度上给会计人员带来方便,减轻工作劳动强度,但增加了信息人员和系统维护人员的工作,带来一些新的管理上和控制上的问题,由于会计基础薄弱导致会计电算化系统下的管理控制不力,随之出现新的管理问题。

二、会计电算化系统下的企业内部控制措施

(一)强化会计人员职能,加强不相容职责分离原则

因为使用会计电算化软件系统,导致信息录入人员职责与权限集中,为一些不法分子创造了条件。因此,必须加强责任划分和管理控制等措施,将系统中不相容职务相分离,将会计系统中各类人员分工工作,实现各类工作人员相互分离、相互制约、相互监督,减少工作中容易出现的差错,制约徇私舞弊行为,提高工作效率,保障会计核算内容的真实准确性。在电算化实施系统下也要坚持好这个原则,将电算化工作部门与用户部门相分离,电算化工作人员负责进行会计信息录入与修改,不能让业务部门随便进行修改。同时业务部门要严格按照业务处理标准进行业务往来,经济业务往来与审核将由专门审核人员进行严格审核。通过职能分离的制度避免电算化体系下职能过于集中的缺陷。

(二)加强数据保管危机意识,建立建全会计档案管理机制

会计电算化系统下会计档案管理主要在于计算机管理,光盘存储以及U盘存储还有极少数一些需要手写和打印的重要会计数据等。会计电算化档案管理是会计资料管理的基础,企业应及时建立完善的会计档案管理制度,加强管理措施,重要档案及时存档。首先,明确哪些是重要档案,应着重管理,严格限制接触重要档案以及重要机密档案人员,档案资料有专人保管,明确岗位职责,严禁借阅等行为,如需借阅需派专门机构负责人监督。在保管过程中严禁烟火,防潮、防磁等措施要切实到位,避免一些不必要的损失以及灾害。其次,对存储介质尽心加密处理,每张光盘U盘进行设置密码保护,防止他人盗取,提高安全性也可以对光盘等进行特殊记号进行管理。最后,对所有光盘和U盘中的内容进行备份处理,会计档案和会计凭证等必须进行备份,并经常进行检查,防止存储设备原件丢失,因不可抗力造成无法恢复使用而造成会计资料丢失,对于特别重要的会计资料应备份多份并在不同地方存储,以确保会计资料的安全性。

(三)加强对会计电算化数据等级管理制度

在电算化使用中,明确操作使用权限,对不同级别的使用权限分别授权不一样的使用权限。各操作人员严格按照权限工作,禁止越权。会计主管具有最高管理权,对软件的安全性和使用性负责。会计人员根据原始凭证的真实性原则录入会计凭证,打印会计凭证,出现原始凭证数据不符的情况由凭证编制人员负责改正。审核人员具有审核权,核对会计人员输入数据与原始凭证是否相符,维护会计核算的真实性、完整性。核对人员没有改变数据的权利,应交由会计部门核对后进行修改同时对会计数据进行备份,交由保管人员保管。

(四)完善内部审计制度

审计在企业中占据重要位置,是对企业会计资料真实性、企业经营状况所进行的审查,内部审计在企业内部控制中占主导地位,能有效提高内部控制监督体系的监督力度。在电算化系统下的内部监督体系中,审计起着至关重要的作用,对审计的要求也越来越高,标准越来越严。定期审计、审查电算化业务处理方式是否正确,审计内部控制是不是健全并且有效执行,凭证附件数是否正确,根据审计出来的问题进行相应解决,完善电算化管理制度。

(五)加强完善领导干部的执行力

加强企业领导与会计人员的责任意识,加强其管理和控制手段,这是会计电算化下企业内部控制的关键。各级财务部门领导以及财务人员都要实行继续教育,加大宣传会计电算化系统的优越性,同时强调会计电算化的弊端与风险性,促进各级领导对电算化正确认识,加强管理与内部控制。要认真贯彻法律法规,遵循会计准则,以此健全电算化内部控制体系,并确保内部控制执行效力。注意提高会计、审计人员素质,加强对会计和审计人员知识、技能培训,提高会计人员适应电算化的能力,熟悉操作程序,降低风险。通过以上措施,构建良好的电算化系统的控制环境。

作者:董俐俐 单位:辽源市水务集团