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企业养老保险档案信息化管理探讨

2020-07-29 11:36 来源:养老保险论文 人参与在线咨询

摘要】新形势下,群众的生活质量有所改善,对养老保险的重视度日益提升,投保覆盖率逐渐攀升。因此,本文简单分析采用信息化管理方式的实际意义,着重提出几点完善信息化管理工作的方式,从提高相关部门以及人员的重视程度、制定合适的管理制度以及转变档案管理工作形式三方面展开探究,以供参考。

关键词】企业;养老保险档案;信息化管理

引言:

目前,受到外界各方面的影响,使企业养老保险档案管理工作内容更加繁琐。而传统的档案管理方式已无法满足现有的需求,如何在该项管理工作中有效运用现代信息技术,成为需要探讨的问题。

一、企业养老保险档案信息化的作用

现阶段,随着科学信息技术的高速发展,各行业的发展形势都有所变化。将企业养老保险档案信息通过数据储存,可以为相关信息使用者提供服务。信息化处理可提高办事效率,另外,节省了纸质档案的保存空间,在使用和管理方面更加快捷。对于信息使用者来说,节省翻找档案的时间,通过操作计算机,在专门的系统上搜索关键词,便可快速查看所需信息。在此方面。档案管理者可对信息进行加密处理,以提高其安全性。任何管理方式的转变都是为了提高管理水平。档案的信息化管理,可以使信息采集、保存、提供等方面获得进步。另外,通过信息化处理,能够使养老保险的信息更具有时效性。以往的档案管理方式,难以实现信息共享,而信息化的管理手段,可实现远程信息传送,将管理工作简便化。

二、企业实现养老保险档案信息化管理的途径

2.1提高信息化管理的重视程度

部分企业认为档案管理工作技术含量不高,聘请的工作人员并未经过专业的培训,并受到自身思维的限制,使其对信息化管理缺乏全面的认识。在日常工作中,只是将信息录入到管理系统中,难以体现档案管理工作的价值,无法充分发挥出信息化管理的作用。另外,仍有部分管理者采用以往的落后管理形式,忽视信息化管理,限制该管理模式的建设进度。面对此种情况,有关企业养老保险档案信息化管理人员应该提高重视程度,积极转变管理思想,了解信息技术的优势。同时,相关部门应提高对该方面的重视程度,设置专门的活动经费,根据自身经济条件购买较为先进的应用设备仪器,仔细进行甄选,以保证设备的使用率。另外,提高基层管理人员的相关技术,以及重视程度,投入合理的资源量,进而提升养老保险档案的信息化工作水平,方便相关信息资料的查阅和使用,为企业后续的工作提供便利[1]。

2.2转变养老保险档案管理工作形式

在实际的档案信息化管理过程中,其资料的草拟、删改以及打印,都是由操作人员通过计算机以及档案系统进行的,并以虚拟数据的形式将其保存。通过该种工作形式,方便保管养老保险档案的同时,也便于资料复制和删改,若出现管理不当的情况,可能使原始数据丢失,造成难以挽回的损失。因此,部分管理员对信息化管理形式心存怀疑,并在具体工作中,尽量避免采用信息化的方式,使信息化管理难以推进。要想完善档案信息化处理,需要逐步转变工作形式,对于企业的档案管理,需要加大各类资源的投入量,优化信息资料的服务水平。在已经具备信息化管理的企业部门中,应提高管理力度,进一步实现档案管理工作的规范化,以免出现资金浪费或同类项目重复进行的情况。另外,可利用现代信息处理技术,通过缩微处理,将养老保险档案资料通过缩小影像的形式摄影记录在感光材料上,经过合理加工制作成缩微品保存。对于档案管理,可以使用部分公共服务体系,利用互联网以及移动通讯设备等,为相关的档案使用者提供较为快捷的服务方式,进而实现预期的养老保险档案管理效果。

2.3完善档案信息化的管理体制

管理工作最基本的便是合适的管理体制,各部门之间以及主管负责人需要明确自身的职责。对于档案管理工作而言,若缺少相应的管理体系,则会使管理程序缺乏规范性,为信息化管理带来不良影响。因此,企业应重视养老保险信息化档案管理,并推出科学合理的行为标准,以保证工作的顺利进行。另外,若缺少相应的规章制度给予约束,难以统一各企业之间的档案信息系统,造成其资料项目有所差异,加大档案管理部门的工作量,影响信息化建设进度。对此,需要制定合适的管理体制,提高相关人员的计算机操作水平,以增加资料的安全性,实现档案资料的有效管理。[2]。

三、结束语

根据现有的市场经济发展情况,养老保险档案管理工作已经成为企业发展中的关键环节,其工作的实际价值也逐渐显现出来。发达的科学信息技术为档案管理提供新的途径,通过明确管理流程,提高操作水平,可实现良好的管理效果,进一步完善社会保障体系。

参考文献

[1]张银红.企业养老保险档案管理的有效途径[J].劳动保障世界,2019(23):69.

[2]和建军.企业养老保险档案管理的有效途径[J].办公室业务,2019(06):158.

作者:宋颖 单位:鄄城县人力资源和社会保障局

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