社保档案管理论文范例6篇

社保档案管理论文

社保档案管理论文范文1

(一)法律

档案法律包括专门的档案法律和其他法律中关于档案和档案工作的法律规定两部分内容,目前我国没有专门的社保档案法律,其他单行法律中有个别涉及社保档案条款的。如《中华人民共和国社会保险法》第七十四条规定:“社会保险经办机构应当及时为用人单位建立档案,完整、准确地记录参加社会保险的人员、缴费等社会保险数据,妥善保管登记、申报的原始凭证和支付结算的会计凭证”[2]。此外鲜有涉及社保档案的法律。

(二)行政法规

档案行政法规是由国家最高行政机关——国务院在法定职权范围内为实施宪法和法律的规定,制定和的有关档案行政管理的规范性文件的总称。由于我国现行法律缺乏对社保档案管理的规定,至今还没有针对社保档案管理的行政法规。

(三)部门规章

档案部门规章是依据法律和行政法规的规定,由国家档案局单独制定颁布或国家档案局与有关部委联合制定颁布的,以及国务院各部、委、直属机构制定颁布的有关档案工作的规范性文件的总称。针对社保档案管理的部门规章有两种:一种是规章中涉及社保档案形成及其管理条款的,如2001年民政部批准的《老年人社会福利机构基本规范》规定“建立入院老人档案,包括入院协议、申请书、健康检查资料、身份证、户口簿复印件、老人照片及记录后事处理联系人等与老人有关的资料并长期保存”[3];2007年民政部颁布的《伤残抚恤管理办法》第十八条规定“县级人民政府部门应当建立伤残人员资料档案,一人一档,长期保存”[4]。另一种是专门规范某类社保档案的,例如,2009年人力资源社会保障部和国家档案局制定颁布的《社会保险业务档案管理规定(试行)》,明确规定办理养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的有关部门必须按照该规定管理社会保险业务档案,说明了社会保险档案管理工作的组织领导原则,规范了管理部门人员、设施、场所以及技术设备的要求,并详细列出了各类社会保险档案的分类原则、保管期限、提供利用、移交、鉴定、销毁的管理要求等[5]。2010年民政部和国家档案局的《伤残抚恤人员档案管理办法》,具体规定了伤残抚恤人员档案的归档范围、归档要求、保管期限以及鉴定、销毁要求等[6]。

(四)地方性法规和地方政府规章

地方性档案法规是由省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常委会和省府所在地的市以及较大的市的人民代表大会及其常务委员会根据档案法律和档案行政法规制定的规范性文件。由于社保档案法律和行政法规的欠缺,地方性档案法规的制定缺少依据,所以到目前为止没有地方性的社保档案法规颁布。地方档案政府规章是由省、自治区、直辖市人民政府和省府所在地的市人民政府以及较大的市人民政府依据宪法、法律、行政法规和地方性法规,制定的有关档案工作的规范性文件的总称。随着我国社保工作的不断落实,大部分地区都颁布了社保档案管理的政府规章。例如,《北京市<社会保险业务档案管理规定(试行)>实施办法》、《重庆市城乡居民最低生活保障档案管理办法》、《山东省医疗保险档案管理暂行办法》、《辽宁省社会保障档案管理办法》、《陕西省新型农村合作医疗档案管理办法》、《浙江省社会保障档案管理办法》、《江苏省新型农村社会养老保险业务档案管理规定(试行)》等。这些地方档案政府规章中有些是地方政府根据社保档案部门规章进行具体化之后形成的,融入了地方特色,更加适应了当地社会保障制度的发展状况。比如,《北京市<社会保险业务档案管理规定(试行)>实施办法》就是对人力资源社会保障部和国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定(试行)》的地方特色化和具体化[7]。还有一部分是在没有上位法规规范的情况下,为了满足实际工作需要制定的地方档案政府规章。比如管理新型农村社会养老保险业务档案、新型农村合作医疗档案、城乡居民最低生活保障档案的政府规章,都是依照各地社保事业的发展需要制定的。

(五)规范性文件

档案管理规范性文件虽不具备规章的形式,但具有较强的指导性作用,在缺乏既定的社保档案法规的前提下,规范性文件能够暂时对档案管理工作起到规范作用。例如,国家民政部和档案局的《关于加强最低生活保障档案管理的通知》,规定了最低生活保障档案管理工作的原则、流程,要求各省、自治区、直辖市民政厅(局)、档案局等进一步健全城乡居民最低生活保障制度,规范最低生活保障档案的管理,促进基层低保规范化建设[8]。此外,地方政府部门的社保档案规范性文件在规范社会保障档案的工作中也起到了一定的作用。例如,宜春市人力资源和社会保障局与宜春市档案局的《关于开展医疗保险业务档案管理达标验收的通知》,成都市档案局与成都市卫生局共同颁布的《关于加强新型农村合作医疗档案工作的通知》等。

二、我国社保档案管理法制建设的不足

我国的社保事业建设已卓有成效,离人人都享有基本社保这一目标也越来越近了,但社保档案管理的法制建设却相对滞缓,除了上述社保档案法规外,2011年国家档案局印发了新的《国家档案法规体系方案》,其中拟制定的社保档案部门规章有《劳动保障档案管理办法》、《低保档案管理办法》、《医保档案管理办法》等三部,需调研论证的社保档案部门规章有《社会救助档案管理办法》、《慈善捐助档案管理办法》共两部[9]。到目前为止这些档案法规仍在立项制定过程中,还没有颁布施行。此外,我国社保档案管理的法制建设还存在以下一些不足之处。

(一)社保档案法规规范领域不全面

我国的社保体制包括社会保险、社会救济、社会优抚和社会福利四部分内容。从上述内容可以看出,社会保险、救济和优抚档案都已经有相关的规章和规范性文件,但是针对社会福利档案的法规迄今为止还没有制定。社会福利是社保制度的重要组成部分,专门为特殊困难群体,如贫困者、残疾人、孤寡老人和孤儿提供救济和专门化的服务。福利档案是福利工作的真实面貌,从中可以探究社会福利活动的规律,总结经验、吸取教训,为完善社会福利制度提供信息依据。完善福利档案管理的法制建设不仅有利于福利档案的规范与管理,更有利于整个社保事业的统筹发展。

(二)社保档案法规体系有待健全

目前,我国社保档案法制建设中档案规章和规范性文件较多,缺少地方性档案法规和档案行政法规。管理社保档案仅靠档案规章和规范性文件是不够的,需要法律效力更高的档案行政法规的约束。目前,在依据《社会保险业务档案管理规定(试行)》等档案规章对社会保险档案进行管理的过程中,可能会出现一些单位伪造社会保险缴费记录的违规现象。由于档案规章的法律效力较低,发现之后也只是限期整改,违规现象屡禁不止,不能有效地保障参保人的权益,也有损国家利益。因此,要制定相关的社保档案法规,从法律层面切实保证社保档案的真实性和有效性,维护参保人员的权益和国家利益。

(三)社保档案法规内容有待完善

1.缺乏对社保档案提供利用的规定

档案事业的重要特征之一就是面向社会、面向公众提供服务,社保档案事业同样具有这一特征。以某市劳动和社会保障中心为例,为参保的企业和个人提供档案利用服务,在一年内共接待5000余人次查阅档案,查阅的社保档案资料约5000卷册,出具的参保证明约1200多份[10]。可见我国公民对社保档案的利用率还是较高的,然而社保档案法规普遍缺乏对公众查阅利用档案权利的规定。例如,《社会保险业务档案管理规定(试行)》中只有一项涉及社会保险档案开放利用的条款“,社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务”[11]。既没有对公民的档案利用权利作出明确的规定,也没有规范档案工作部门提供社保档案利用的义务,这样对社保档案管理部门缺乏有力的约束,也会给公众利用档案造成不便。提供社保档案利用是实现其档案价值的根本途径,也是前期所有档案管理工作的目的所在,因此要在社保档案法规中进一步明确公众查阅利用档案的权利,实现法规内容由“保管型”向“维权型”的转变,更便于公众查阅利用。

2.不能体现社保档案的个性特点

社保活动是围绕参保个体展开的,形成的社保档案应以档案主体作为区别,但是社保档案法规在规定档案的分类方法、整理原则、保管期限时,没有依照这一特点。如《社会保险业务档案管理规定(试行)》中采用的“年度—业务环节”和“年度—险种—业务环节”的分类方法显然是照搬了文书档案的“年度—组织机构”分类方法[12]。《中华人民共和国社会保险法》规定“社会保险经办机构应当及时、完整、准确地记录参加社会保险的个人缴费和用人单位为其缴费,以及享受社会保险待遇等个人权益记录,定期将个人权益记录单免费寄送本人”[13]。法律中提出的按单位和个人建立相应档案,将个人权益记录单免费寄送本人的要求,也只有在以账户作为分类方法的情况下才能实现。因此,在今后的社保档案法规建设中,应研究档案的形成特点,制定更科学的社保档案管理模式,以确保将来社保全员化的情况下,能高效地管理好大量的社保档案。

3.不适应社保档案数字化的趋势

随着互联网技术在办公领域的广泛应用,社保档案逐渐数字化。辽宁省在2013年实现社会保险档案“人手一卷”,数字化率达到100%。辽宁本溪市初步实现了社会保险档案资源信息化、信息资源数字化、数字资源社会化,每年数字档案的利用人数超过200万人次[14]。然而社保档案法规中对数字档案的管理却没有做出有效的规范。例如,《黑龙江省基本医疗、工伤、生育保险业务档案管理办法》第十八条规定“各类‘三险’保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料,国家有特别规定的,从其规定”[15]。今后一段时间内,在我国纸质档案和数字档案将会长期共存,由于数字档案更便于查取,其利用率将会高于纸质档案。要保证社保数字档案的安全性以及长期可读性,为公众提供更加便捷有效的档案查询服务,都有赖于社保档案的规范管理。2011年国家档案局印发的新《国家档案法规体系方案》中,拟制定一部新的档案行政法规《电子档案管理条例》,但是仅根据这部档案行政法规对社保档案管理进行规范是明显不够的,社保部门应依据该法规,再结合本部门档案的实际情况制定出符合本部门社保档案特点的法规,这样才能使社保档案管理工作事半功倍。

三、完善我国社保档案管理法制建设的建议

(一)广泛调研,保证社保档案法规的质量

社保档案法规的制定和修改必须建立在广泛调研的基础上,只有充分了解现行法规的实施效果,分析出社保档案法规与具体档案管理工作不相协调的地方,才能修改或者制定出更科学、合理的社保档案法规。首先,调查社保档案管理部门的具体工作情况。调查社保档案法规在规范档案基础工作环节:档案的收集、整理、保管、提供利用等具体实践中,是否有不明确、不相协调的地方,其中有哪些内容需要修改,有哪些内容需要增加等,同时还应吸取实际操作中的成功经验。进行总结归纳后,作为社保档案法规制定或修改的依据。其次,广泛征求公众的意见。公众的调点是对社保档案的查阅和利用。比如:社保档案内容的呈现形式、查阅利用档案的地点以及必要的手续等。将公众的反馈信息作为依据来修改档案法规将更具针对性和实用性。最后,要充分利用档案法规专家的力量。要制定出严谨、科学的社保档案法规,除了要广泛调查,还要结合相关专家的研究分析结果。可以组织召开各种座谈会、专题研讨会等,仔细研究社保档案的形成规律,提出创新的社保档案管理模式并在档案法制建设中加以体现,从而使社保档案管理工作更规范、科学和高效。

(二)各部门协调合作,提高社保档案法规的系统性

档案立法的实践证明,会同相关专业主管部门共同研究,联合制定档案法规是档案行政立法的成功经验。社保档案管理涉及各级劳动和社会保障部门,各级卫生部门,各级民政部门等众多部门,此外企事业单位也担负着管理社保档案的责任,各个部门管理的档案虽然各有不同,但都以参保个体为中心。各部门间协作商讨,科学划分整个社保档案法规体系的内容,明确各类法规所调整的范围,这样各社保档案法规、规章和规范性文件之间和谐一致,相辅相成,社保档案法制建设将更加系统完善。

(三)坚持相对稳定与废、改、立相结合

档案法规的基本特点之一就是具有相对稳定性,保持其稳定性才使其权威性和严肃性不受影响。但是同时要看到稳定性是相对的,随着社保事业的不断发展,社保档案法规也必须相应的发生改变,特别是目前社保事业正实现社会全员化,社保档案又逐步数字化,部分档案法规已不能适应当前社保事业的发展进程。因此,完善社保档案管理法制建设要注意相对稳定与废、改、立相结合。废除“过时的”社保档案法规,及时修改其中不完善的地方,同时尽快制定高层次的档案法规,跟上社保事业的发展步伐,促进社保档案管理工作,为实现社保管理服务规范化、信息化、专业化建设的目标作出贡献。

四、小结

社保档案管理论文范文2

(一)社会保障档案社会性强。社会保障关系到全体公民,随着社会主义制度的不断完善,社会保障项目的不断拓展,社保参与人员的不断增加,保障覆盖范围不断扩大,社会保障档案涉及到的人群越来越广,其社会性也越来越明显。

(二)社会保障档案数量大。社会保障档案主要包括:养老保障、医疗保障、就业保障、失业保障、生育保障、工伤保障等,社会保障的业务环节也比较复杂,主要包括:参保登记、缴费申报、待遇申请、税费结算、计划统筹、外部稽核、内部监督等。社会公民在参与社会保障的过程中需要提供大量的资料证明、相关部门需要进行复杂的凭证审核和归档保存,并且随着社会保障常保人员的不断增加,在社会保障发展和运行的过程中产生的档案越来越多,可以用“海量”来形容社会保障档案的数量之大。

二、社会保障档案管理工作中存在的问题

(一)对加强社会保障档案管理的重要性认识不足。部分社会保障档案管理人员没有充分认识到社会保障档管理工作的重要性。首先,政府社保部门把大量的精力都用在如何提高社会公民的参保数量上,在完成大量业务工作的同时没有把社会保障档案的管理放在工作日程上,认为档案管理是可有可无的。其次,有些社会保障档案工作人员的工作态度不认真,在社会保障档案管理岗位上疏忽大意,对社会保障档案管理质量不高。

(二)社会保障档案管理缺乏相应的规章制度。社会保障涉及到的人群比较多,社保部门的档案存档较多,虽然建立了档案管理制度,但是档案管理借阅、收集、保管、保密等制度不够健全,常出现文件整理不够及时、资料收集不全,借后不归还,缺失严重、重要原始数据或被涂改等问题,严重毁坏了社会保障档案的完整性、真实性,失去了社会保障档案原有的参考价值和利用价值。

(三)社会保障档案资源利用不够充分。现阶段,社会保障部门对社会保障档案的利用方式比较单一,主要包括:原件的借阅、原件的复制、相关资料的查询等,社会保障档案服务的范围比较小,供借阅的人也比较少,主要包括政府机构中的工作人员和社会保障的当事人以及相关的职能机构,从这些现象中可以看出,社会保障体系建立不够完善,社会保障档案资源利用效率比较低,社会保障档案信息交流比较少,针对性差,互动效率低,服务手段落后,不利于社会保障信息的公正和公开,不利于提高社会保障信息资料的服务效率,不利于社会保障档案的直接利用。

三、提高社会保障档案管理水平的策略

(一)提高档案管理意识。人力资源与社会保障机构的决策者,要充分认识到社会保障档案资料的重要性。同时,社会保障档案管理人员也要明确自己的责任、使命,认真对待自己的工作,做好社会保障部门的档案收集整理、分类汇总、保护保管、后期利用的工作,加大对社会保障部门档案管理与保护资金的投入,加强社会保障档案管理的基础设施建设,建立现代化的社会保障档案管理体系。

(二)建立健全管理制度。根据不同地区的实际情况和社会保障的发展前景,严格按照国家《档案法》制定社会保障档案管理制度,社会保障档案管理制度必须符合当地实际需求,同时使社会保障档案资料的收集、整理、鉴定、分类、归档、保管、销毁等工作符合相关的档案管理制度。建立健全社会保障档案管理体制的关键是运用现代化的管理手段,明确管理职能,建立良性的社会保障档案管理运行机制,鼓励社会保障档案管理工作人员更新社会保障档案管理知识,定期进行专业知识的培养和考核,使社会保障档案管理人员有更新知识、适应工作的紧迫感。

社保档案管理论文范文3

【关键词】外国;档案鉴定;发展历程;启示

0.引言

根据实践表明,一般来说档案价值的鉴定并不是与档案工作同时产生的,它的发展于档案工作发展的中间阶段。十四世纪开始,在造纸技术的发展下,欧洲一些国家的档案数量出现快速上升的趋势,给历史材料的保管工作造成了一定的压力,一些地方为了减轻档案保存压力采取一些淘汰公文的做法,将有用的档案进行保存处理。这种保存形式的产生及时最早的档案鉴定工作的雏形,但是由于受到当时社会发展形式的限制,并没有将此种鉴别进行理论性的传播,也只是出于简单的萌芽阶段。

1.外国档案鉴定理论的发展历程

二十世纪初期,德国方案学者迈斯奈尔首先提出了档案内容和来源作为档案管理的鉴定和标准,这一了理论的提出,在世界范围具有非常重要的开创性,成为世界第一个较为系统的鉴定原则理论性基础。并在很大程度上改变了传统档案鉴定过于简单的做法,进一步促进了档案鉴定的实践工作,对国家历史档案进行妥善保存工作,具有很重要的指导意义。1922年,对于档案的挑选和销毁方面的理论鉴定首先出现在英国学者西拉里·詹金逊所撰写《档案管理手册》中,提出文件证据的神圣性是行政官员决定鉴定的基础,是行政活动的有力证据,要做好原始证据的保存工作。这一理论的提出,为现代档案鉴定产生一定的理论指导,其较为科学的一面成为档案价值鉴定的重要依据。但是其销毁文件理论的提出在现代社会发展已经不适合现阶段的社会的发展状况,具有很大的局限性,在当今社会的应用中已经过时。以上发展阶段,可以称之为档案鉴定理论思想来源以及标准的萌芽阶段,是档案鉴定理论不断完善的基础性发展过程。

因此,自二十世纪中期,在完善前者档案鉴定思想来源与档案鉴定标准,波兰学者卡林斯基,以及美国学者菲利普在这两者上做出很大的贡献。在鉴定来源上提出了文件的形成在政府机构体系中的地位和职能的重要作用,通过此方式,进一步确定档案文件的价值和保管期限,这种理论在当时具有一定的科学性和普遍性,得到社会的认同;另外,在完善档案鉴定的标准上,提出了通过档案的方式反映机关的历史意义,职能意义,以及普遍的学术信息的要求,这种理论的提出既对迈斯奈尔的早期理论进行了完善,又对西拉里·詹金逊的理论进行了扩展,对档案鉴定理论的发展起到了重要的促进作用。

档案鉴定理论进一步发展成就主要有:20世纪50年代的“文件双重价值论”和60-70年代的“利用决定论”,这两种理论形成于二战时期的美国。受到战争的影响,产生的档案文件也逐渐增多,面临这种新形势,美国档案馆为了提高管理工作的效率,以及对档案贮存设施的有效利用,引发了文件双重价值论的形成,并细分两种价值的鉴定方式分别为行政管理人员来鉴定,以及鉴定标准要以文件内容性信息标准为主体,由档案工作人员完成鉴定工作。此种鉴定理论的形成在原有的基础之上具有明显的进步意义,为后来欧美的文件生命周期理论的提出奠定了基础。此外,美国的一些档案学者还提出了将利用标准作为档案鉴定的最重要的标准,以判断文件价值为首要标准,将为提供鉴定文件的新标准。并通过研究信息利用与提供利用的方式之间的关系,确定文件及其所含信息的价值和档案的实践意义。

现代档案鉴定的发展随着科学技术的进步而不断发展,因此而产生了电子文件背景下的档案鉴定理论的新发展。在电子环境的影响之下,档案的鉴定理论所面对的不再是纸质文件的形式,而是通过对分析机构活动的有机联系以及机构职能,活动和业务的重要性来决定文件的存留,通常鉴定理论中都强调了只能鉴定的标准性。因为管理电子文件的费用将大量用于为保障其安全性、可读性、易用性等所需要的技术设备和环境维护中,这会对留存文件的方式、方法、时限等一系列问题产生极大的影响。

2.外国档案鉴定理论对我国档案工作的启示

随着外国档案鉴定理论的不断进步和发展,对我国的整体档案鉴定工作产生了一定的借鉴作用。因此,我国要在本国国情的基础之下,在国外档案鉴定理论历史发展经验中找出适合本国发展的方式方法,做好本国的档案鉴定工作。

首先,要综合外国鉴定理论,根据国家档案管理状况,坚持鉴定的效益原则。在国外的理论发展中曾经提出将保存费用作为档案鉴定的要素之一的看法,指出一种严格而实在的费用核算是所有例行鉴定工作的必要条件,同时还强调了档案鉴定中技术条件、场地限制等隐私,对每一个细节进行价值的权衡。因此,在我国的档案鉴定中就要结合我国的背景条件,在档案鉴定时严格拒绝不计成本的观点,认真做好每一份档案的保存价值分析,通过效益标准,将那些具有较高利用价值有可能为社会产生巨大效益的档案保存下来,避免那种浪费大量的人力、物力、财力去保管那些价值较小的档案,促进馆藏档案质量和数量的优化。

其次,要坚持档案鉴定的来源原则。外国档案鉴定来源理论的形成和发展对档案鉴定理论和鉴定方法有着重要的指导作用。20世纪比80年代以来,社会分析和职能鉴定轮更是充分体现了来源原则对传统鉴定理论和方法的改革。因此,在此基础之上,我国现阶段采用的来源标准引入了外国的很多鉴定思想,在机关档案文件鉴定的标准中占有重要地位,并且,坚持来源原则具有更加广泛的实践意义。

另外,要在国际的发展环境之下,坚持档案鉴定标准的多元化。在现代档案鉴定工作中,在传统纸质档案向电子文件的转化形势下,必须要采用多元化的鉴定标准,综合考虑,以便使鉴定工作更加科学合理,并进一步的将鉴定工作明确划分为阶段责任,更加有利于促进文件中心的发展壮大,使文件管理趋于先进合理。

【参考文献】

社保档案管理论文范文4

应该说,进入21世纪,人们处于一个纸质与电子、模拟与数字共存的状态,处于传统管理向现代管理转变的过渡转型期:档案馆内部存有大量的纸质档案、缩微胶片、录音和录像带等各种载体的实体档案,档案馆新接手的档案既有各种形式的电子信息,也有大量的纸质档案。在这个特殊时期,档案载体形式多元化、管理工作复杂化、技术手段多样化、服务利用个性化成了现实的挑战,而档案管理的组织和队伍却很难随之更新和发展。因此,随着档案资源和档案信息管理规模的不断扩大,档案信息的管理问题势必引起社会的高度重视,引起档案工作者思考同一的管理思路,兼顾所有载体档案的统筹管理。

一、档案管理传统理论面临的机遇

在知识经济快速发展的今天,人们对档案资料的需求呈现出全方位、多元化、高效率的趋势,档案馆目前的单一馆藏结构、有限馆藏内容很难满足人们的这种需求。挑战与机遇并存,困难与发展同在;现代信息社会对档案管理传统理论的严峻挑战,同时也意味着档案管理传统理论面临着绝佳的更新和发展机遇。

1、社会环境的巨大变化。当前我国社会安定团结、经济稳步快速发展、民主政治建设稳步推进,全社会正在坚持以人为本,全面、协调、可持续发展的科学发展观,推动物质文明、政治文明和精神文明的和谐发展,努力构建社会主义和谐社会。这就为档案管理理论的更新与发展提供了较好的社会大环境。

2、国际交流与合作不断开展。档案管理传统理论所面临的严峻挑战具有全局性、广泛性和全球性的特点,这必然会增强世界范围内的广大档案界人士发展更新档案管理理论的紧迫感,促进他们不断进行创新性思考与探索,不断加强区域之间、国家之间、学科之间、行业之间的交流与合作,从而有效推动档案管理传统理论的革新。

3、档案科学研究工作日益深入。现代档案学教育层次多种多样,同时为了适应时代和实践需要,现代档案学教育往往注重培养和造就掌握现代信本文由收集整理息技术、具有广博管理知识的档案专业人才,这些人才较少受到传统观念与思想等条条框框的束缚,思想活跃,必然能促进档案学理论的发展与进步。

4、现代信息机数飞速发展。运用现代信息技术的档案管理实践必然会逐步积累起许多成功的经验或者失败的教训,通过对经验和教训的概况总结、抽象升华,必然会形成适应新的信息技术、新的网络环境的行之有效的现代档案管理的新理论。

二、档案管理理论对档案数据库建设的影响

1、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用。

从管理学上讲,任何管理活动,抛开其最终目的,其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化,档案管理的基本目的就是要使档案有序化,包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多,但最基本的方法就是分类,即“对档案总体进行分割、划分,将其分为若干层次、小不同的部分或门类、种类、类别,然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。

在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据,根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想,比如按照保管期限、密级等进行划分。

历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的,强调根据事物的现状进行把握,尽可能接近事物的真实状态,是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则,在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。

2、全宗原则及其理论发展。

对档案数据库建设发挥指导作用档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性,必须采用历史主义的方法,遵守全宗原则,这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先,全宗原则是档案实体分类的基本方法,是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库,数据库内容反映的

 

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是一个现实的实体单位的历史记录,保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点,这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

其次,采用全宗原则指导建设档案数据库,能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部,是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体,这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性——原始记录性,这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段,必须服从这一更高的管理目的。

3、电子文件管理理论。

为档案数据库的未来发展提供营养电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录,因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。

电子文件生命周期理论认为,电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程,对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中,包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用,需要电子文件管理理论提供支持。

与传统档案进行事后管理不同,现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析,将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要,实时收集需要进行前期控制的数据元素,为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。

换言之,档案数据库不能像传统方式那样,在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设,而是要在第一时间规划完毕,伴随文件生命周期进行动态跟踪,将各个环节需要记录的数据各就其位,构成一个完整的数据链条,为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。

社保档案管理论文范文5

    中国档案学界对档案学的体系进行的研讨,代表性的观点把档案学分为理论档案学、应用档案学和档案管理技术三个部分:

    理论档案学是从整体上把握档案学各门分支学科研究对象之间的联系,在应用档案学基础上进行高层次的理论概括,揭示档案、档案工作、档案事业和档案学自身的本质和一般规律,为档案工作实践和国家档案事业建设提供一般性理论依据。

    应用档案学是档案事业管理、档案资源管理与开发、档案工作应用技术研究的总称。所属学科有:档案事业管理学、档案管理学、科技档案管理学、档案文献编纂学、档案统计学、档案目录学、档案保护技术学、计算机辅助档案管理、档案缩微复制技术等。

    应用档案学的特点:一是实践性强,它所阐明的理论、制度、原则与方法,直接应用于档案事业管理实践和档案业务工作实践,具体原则和方法在学科知识中占很大比重。二是技术性强,它研究现代技术在档案管理中的应用,解决档案保护技术现代化、档案管理自动化、档案复制缩微化、档案信息传递网络化等问题。

    当代档案管理和国家档案事业管理是一个复杂系统,包括宏观管理与微观管理,因此要求档案学也必须进行宏观研究与微观研究。理论档案学是应用档案学的高层次理论概括,对应用档案学起直到作用;应用档案学的研究成果或提出的问题将推动理论档案学的发展。两者相互协调,同步发展,有利于提高档案学的整体水平。

    档案学是一门社会科学,或者说基本上属于社会科学,这是由档案学研究对象的性质决定的。档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项社会活动。档案学是研究人类社会的一种特殊社会现象,即研究档案、档案工作运动规律及其与人们社会实践关系的学科,因此属于社会科学范畴。

    总之,由于档案、图书、情报工作有许多共同之处,决定了档案学、图书馆学、情报学的密切关系,这三门学科的研究成果,可以互相借鉴和参考,相互从对方吸取适合本学科需要的知识。

社保档案管理论文范文6

【关键词】社会保险;档案管理;工作

所谓社会保险档案,就是从事社会保险工作的职能部门在开展社会保险工作的实践活动中,直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等历史纪录。社会档案的建立无疑有助于社会保险工作及时有效地开展,使社会保险工作的实践活动有据可考。

一、社会保险工作建档现状

随着保险种类不断转变和参保人数的不断增多,多年的保险业务档案资料管理工作量也日渐增大,由最初的几万人到现在的几十万人。社保业务档案管理作为社保经办管理工作之一,保险业务部门要定期做好对参保人员的档案资料进行归纳、总结、分类、归档、装订、保管、利用、移交以及摧毁等等一系列工作。它既是增强社保经办过程中质量与科学管理社会保险事业的必要手段,至此一个以养老保险和医疗保险工作为主的社保工作体系逐步建立、完善起来。

二、现阶段社会保险档案的特点

从形成的范围看,社会保险档案涉及面广,产生和保存由各自的承办部门负责;从动态角度看,社会保险档案中有相当内容信息是不断变化的,应实行一定程序的动态管理;从现有载体看,社会保险档案基本以纸制材料和电子系统为主;从管理角度看,社会保险档案管理还处于分散、无序的状态,有待加强规范管理;从利用角度看,社会保险档案无论是宏观方面的材料还是微观方面的材料,一直处于利用的高峰期。由于社会保险初期的建档工作不够理想,其信息共享机制与系统也尚未健全与开通,因而给利用工作造成一定的困难。

三、加强社会保障档案的规范化管理

一是必须用科学发展指导档案工作,按照建设社会主义和谐社会的要求做好新时期的社会保险档案工作。目前,传统的社会保险档案管理工作模式已经不能适应时代对档案信息的需求,信息网络化要求档案工作尽快实现数字化。电子文件归档与电子档案管理等日益走上档案的前台,因此,必须寻求与其他信息及其他传媒的沟通和连结。学会利用科学技术、科学方法和高科技手段发展自己,使科学技术真正成为促进社会保险档案工作快速发展的动力。二是有为才能有位。必须明白,作为和地位是辩证的关系,有作为才会有地位,社会保险档案工作的成效只有通过档案工作人员的辛勤努力,不断提高业务素质、业务水平才能得到体现,面对挑战与机遇并存,与希望同在的形势,练好内功,强化自身的同时,以令人称羡的作为,赢得社会保险档案工作在社会应有的地位。

社会保障体系的建设与完善离不开社会保险档案,当前应关注以下几个方面的工作:首先要会同社会保险经办机构的主管部门,尽快研究制订有关社会保险档案管理的规章,明确社会保险档案工作的原则。管理体制、机构人员、职责任务等项内容,同时确定社会保险文件材料利用、移交等项具体事宜,以便在建档管理时有所遵循。其次要加强对社会保险建档工作的宣传,营造良好的建档舆论氛围。再次要提高社会保险档案工作人员的素质,组织从事社会保险工作专、兼职档案人员参加培训,培训学习应该以“三个代表”思想为指导,重点学习档案法规知识以及相关的政策法规按档案业务知识技能,使其以较高的素质,适应不断发展的社会保险档案工作需要。最后要配合上级社会保险部门,加快建立覆盖全国的社会保险档案信息服务网络和步伐,同时社会保险档案信息网的建设与管理应全国统筹规划,统筹安排并全力做到软件统一,硬件设备配置要求统一,网络之间接口标准统一,数据传递方式统一,以避免重复工作。

作为一名档案工作者,必须加强理论学习,深刻领会党在新时期的历史任务和奋斗目标,实行两个转变;即由被动应付向主动服务转变,由自我封闭向对外开放(保密案卷除外)转变,加大开发档案的力度,搞好规章制度建设和思想作风建设,在工作中,既要发扬埋头苦干、任劳任怨的“老黄牛精神”,又要发挥开拓创新、灵活主动的精神,为社会保险档案管理作出贡献。

四、加快信息传递,挖掘资源潜力

开展档案信息服务,就是以最大限度地满足利用者的需要为目的,以最大程度地开发档案信息所蕴藏的潜能为宗旨,不断开拓新的服务领域和方式,及时、准确、系统地提供档案信息。为加强传递档案信息,必须建立科学的档案信息系统,确立有效的,科学的输出途径,采取多种多样的服务形式,使档案信息充分发挥指导和促进经济发展的作用,创造更高的社会效益和经济效益,更好地为企业服务。