【摘要】
档案管理者应顺应时展的潮流，正确积极地认识电子档案的特点，加强对电子档案管理的研究，使人类社会原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠地保管。
【关键词】
电子文件；档案管理；新挑战
一、电子文件档案的特点及优越性
（一）打破场所限制，拓展服务领域。
电子文件档案可以通过网络快速地分享传递到任何地方，以前的档案开发利用工作，基本只是向本单位领导、同事提供档案资料信息，利用价值没有完全展现出来。而现在档案资料的开发利用，已拓展到其他单位、其他部门，通过电子文件的传输，方便快捷。我校每年开发利用档案400多人次，其中通过网络等借阅参考的档案文件资料占了三分之一，兄弟学校、相关部门都通过网络向我校借阅相关电子档案资料，为他们的创建、验收、评比等活动提供了很大的帮助，由此凸显了电子文件档案的重要性。
（二）开拓利用空间，推进资源共享。
在电子信息化环境下进行档案管理，所有的复制、打印、汇总以及统计和分类等工作都更加便利。当围绕一个专题对档案进行汇编时，电子文件比手工编辑更快速，加工更方便。近年来，我市教育事业发展迅速，档案内容不断丰富，因此利用需求也不断提高。全市教育系统档案员充分利用档案信息网站、QQ群、讨论组、邮件等先进的现代化网络信息形式，推进了档案信息资源共享，让全体档案工作者能及时查询了解档案文件信息和政策，进一步拓宽了档案公共服务的内涵。
（三）降低能源消耗，实现经济环保。
相比于传统纸质文件档案而言，电子文件档案对于能耗的消耗需求更低。例如，我校实行绩效工资改革，制订了《新区小学奖励性绩效工资考核分配方案》，其中包括教职工奖励条例、教学质量奖奖励办法、教师考勤与劳务补贴规定、笔记本电脑使用考核要求、教师学期综合考核办法等相关规定，长达20多页。方案的最后实施首先需要反复听取全体教职工的建议意见并不断修改，学校教职工有90多人，如果每人一份的话，需要大量的纸张，学校通过现代信息网络，传到了每个教职工的电脑里，然后通过电脑网络，听取大家合理的建议和意见，最后顺利完成了绩效工资改革方案的制订并加以实施。电子文件的利用，提高了工作效率，既节省了纸张，又减轻了文档人员的工作负担。
二、电子文件档案管理自身的难题
第一，电子档案在存储过程当中所用到的介质容易受到外部影响，从而造成数据信息丢失。例如磁带和光盘等，虽然他们可以在有限的物理空间内存储非常多的电子档案文件，但是这些文件却容易被覆盖、删除，甚至是发生缺损，可以导致数据丢失。第二，在当前的信息化技术条件下，电子文件档案的安全性还不能完全得到保障。由于一些主观或是客观的因素，都可能导致文件被窃取、销毁或是修改。第三，电子档案的储存和显示都需要一定的格式和软件。但是不同的电脑和使用的版本都会存在一定的差异，而互不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案，使得同一个电子档案在不同的使用终端无法共享，失去可读性。
三、提高电子文件档案管理水平的对策
（一）档案人员要转变思维方式更新观念适应时代的需要。
档案管理工作人员要树立起新的认识，要认清电子文件档案是档案管理工作的必然发展趋势，要建立起新的工作思路与工作模式，摆脱纸质档案管理工作下的种种思想束缚，顺应电子文件档案给档案管理工作带来的转变。
（二）档案人员要重视和加快电子文件管理的技术培养。
一是要重视吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们进行系统化的培训教育，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。
（三）档案人员要加强对电子档案的集中统一管理。
电子文件档案的灵活度非常之高，可操控属性也非常之多，它们都对档案的管理有着极大的影响。在电子文件档案管理工作当中，为了确保电子文件档案的一致性、规范性，我们必须要合理控制电子文件档案的各种属性，或根据其属性对其进行科学的组织。例如，电子文件档案应当要根据格式来进行分类存储，与此同时又要具有时间顺序性，不能顾此失彼，这样才有利于查找和利用。还有就是应当要采用固定的文件格式来存储同一类别的档案信息，不能混乱处理，否则会给后期的档案管理与利用工作带来极大的难题。再一个就是要做好对相关硬件的维护工作，完善环境、网络与硬件条件，保障电子文件档案管理工作稳定开展。
（四）档案管理部门要规范电子文件管理和健全检查审核制度。
为了规范、有序、高效地推进电子文件档案管理工作，应当建立、健全专门的管理制度与审核制度，要在一定的规范之下进行各种管理操作。要从各个技术环节出发，提出规范要求，不能盲目地进行档案管理，否则就会使工作陷入混乱。同时要加强对电子文件档案管理工作的监督审核，从而真正确保电子档案文件管理规范化运行。
作者：俞志英 单位：江苏省常熟市虞山镇教卫文体办公室
【参考文献】
[1]刘蓓,刘江霞.浅谈档案管理的发展趋势——档案管理的信息化[J].价值工程,2012（04）:327.
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