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和传统管理相比具有显著的优势，但存在的一些安全问题，尤其是信息安全问题也必须引起我们的注意。本文就数字化档案及存在意义做了分析，提出了改善信息安全问题的可行性措施，以促进我国数字化档案管理整体水平的提升。
【关键词】数字化 档案管理 信息安全管理 策略
档案管理是社会发展中的一项重要工作，对各领域发展起着不容忽视的作用。随着网络和信息技术的发展，数字化程度不断加深，档案管理工作要取得发展也必须对管理方法进行创新，采用数字化档案管理方法，来全面提高了档案管理的效率。但与此同时，信息安全是其中的一个关键点，必须加以重视，并开展有效研究和改善，才能保证我国数字化档案管理得到更好的发展。
一、数字化档案
随着科技的发展，计算机逐渐进入到各行各业的工作中，可以说现在人们的工作与生活离不开计算机。有了计算机的帮助，现今人们的工作更加的方便，就管理档案而言，原有的纸质版的档案虽可以完好的保存信息，但是，其存在难以保存，难以查找，占用空间等等问题，所以为了改善这种状况，现今的档案管理多向数字化转变。数字化档案的管理方式可以说是在现有技术的基础上发展而来的，应用计算机网络将原有的纸质版的档案进行保存，不可否认数字化档案是存在一定的优势的，因为现在的数字化档案更加容易保存，更加节省空间，也更加容易保管。数字化档案是一种新型的档案信息形态，它运用诸多技术，如计算机技术，扫描技术，数据库技术等等，将档案信息进行存档处理与保存。但是数字化档案技术虽然方便，仍然存在着一定的安全问题，尚需改善这些问题。
二、实施数字化档案信息安全管理的意义
在我国现代社会科技技术手段不断发展的过程中，对档案信息管理也不再拘泥于传统的管理模式，而是随着社会需求对档案信息管理做出了合理的更新。目前数字化档案管理在我国社会上也取得非常广泛的应用，其自身不仅仅能够为档案管理人员带砗艽蟊憷，而且对档案数据准确性提升也起到非常重要的作用。但是在数字化档案管理模式发展过程中还存在一定信息安全问题，针对于此就需要对整个档案信息管理的安全性进行深入研究，对其中存在的问题提出有效的解决策略，从根本的角度上促使数字化档案管理得到更好的发展。
在对数字化档案实施信息安全管理的过程中，不仅仅需要对管理手段起到高度重视，还需要对在管理过程中涉及的技术手段有一个全面的了解，只有这样才能更好的实现信息档案安全管理。在实施管理之前还需要制定合理的保障体系，这样对有效提升档案管理各个环节的合理性起到不可忽视的作用。在信息保障体制实施的时候还需要对各个环节涉及的安全信息有一个全面的了解，更好的实现信息安全运行。在进行数字化档案信息安全管理的过程中，需要技术人员的参与，因此还需要对整个过程中技术人员自身职业素养做出合理提升，从而提升技术人员自身工作效率，有效促使数字化档案信息安全管理得到更好的发展。
三、数字化档案的信息安全管理策略
（一）构建完善的管理制度
想要解决数字化档案管理中存在的信息安全问题，首先要做的就是构建完善的管理制度，在构建制度过程中，应该综合考虑所有的因素，并建立相应的岗位安全考核制度以及培训制度等；其次，应该对已经保存的数字信息进行加密处理，将一些重要的信息进行加密处理，并通过脱机的方式进行保存。这样可以提高数字信息的安全等级，防止数字信息被不法分子窃取；再次，应该从系统运行方面入手，对机房的出入人员进行控制，对机房环境进行有效的管理，同时还应该做好电磁波防护等相应工作；最后，应该设置管理权限、操作权限等相关的权限管理系统，这样只能是由规定的人员进行管理工作，同时还可以从中查看到进行管理的人员，这样一方面可以降低数字信息被窃取的危险，另一方面若是出现问题可以在第一时间内找到负责人员，从而降低工作人员篡改数据信息这一情况出现的概率。
（二）加强数字化档案宏观管理
想要提高数字化档案管理的信息安全，就应该加强宏观管理。宏观管理是一项对技术以及专业等要求比较高的工作，在开展此工作的过程中，领导的思想应该是统一的，而且还应该针对宏观调控工作设置相应的组织机构，通过明确的分工来有效开展宏观管理，进而发挥管理工作的作用，提高数字化档案信息安全性。
（三）计算机安全管理
数字化档案信息管理存在不安全因素和计算机出现故障有着密切的联系，所以相关人员必须保证计算机的正常运行，尽可能减少计算机出现故障的概率。工作人员应该针对工作需求来选择合适的计算机硬件以及软件，在使用过程中需要按照规定流程使用，同时还应该对硬件的兼容性进行审核，从而避免数据信息丢失。与此同时，还应该定期地更新软件，保持软件与时俱进，这样才能有效地保证信息安全，进而发挥数字化档案信息管理的优势，为相关部门的发展提供有力依据。
（四）提高数字化档案管理人员的素质
档案管理的工作人员是档案管理的执行者，员工的工作水平对于数字化档案管理的管理效率有着直接的影响，因此，提高数字化档案管理人员的素质是非常有必要的。想要促使管理人员做好管理工作，应该让管理人员具备以下几点素质：第一，要了解管理方面的专业知识，对于数字化档案管理有一定的认知，在工作中能够具备较强的安全管理意识，这样将安全管理工作落到实处；第二，管理人员要掌握计算机技术，能够熟练地使用计算机，在利用计算机开展数字化档案管理的过程中能够做到得心应手，这样才能用计算机有效的开展安全管理。员工想要更好地开展数字化档案信息安全管理工作，就要具有这二方面的能力，只有这样才能做好安全管理工作，进而发挥数字化档案管理的作用。
四、结语
总之，档案数字化是档案管理的必然趋势，要充分发挥档案管理的作用就要将维护档案信息安全作为一个重点工作来抓，结合数字化档案信息系统的实际运行特点，通过制度的完善、人员素质提升及宏观管理和计算机安全管理等措施实施，来促进我国档案数字化安全性的提升，促进档案管理工作整体发展。
参考文献：
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【关键词】人事档案；数字化；管理
【中图分类号】C270【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）07-0452-01
0.引言
人事档案作为组织人才信息的重要载体，它不仅是组织对一个人进行全面考察和了解的重要参考依据，也是记载一个人经历的准确完整信息。随着现代信息技术的广泛应用，使人事档案信息数字化管理得到了极大的便利条件的同时，也提出了诸多问题和挑战。
一、人事档案数字化管理面临的问题
1.人事档案信息安全性容易受到威胁
在信息化条件下，虽然人事档案信息管理便利性得到了较为明显的体现，但是其信息安全性同时受到了一定的威胁。第一，人事档案信息管理人员自身素质不高，其安全意识和保密意识较弱，特别是对于一些向公众进行的信息缺少严格审查和管理，在缺少计算机安全知识和网络安全知识的情况下，操作人员的信息管理操作程序不规范，数据备份不及时；第二，由于在现代网络技术中，电脑病毒横行，或者是一些黑客对信息管理系统的恶意攻击。
2.人事档案信息保管环境较为严格
在传统人事档案信息保管过程中，主要是以纸质材料的保管为主，随着现代科学技术的发展，纸质档案材料保管技术也越来越成熟，其保管环境已经得到突破性的发展。但是，由于数字化人事档案信息主要是光盘或U 盘，而人事档案信息保存和使用的寿命也主要是取决于信息保存载体寿命的长短。
随着现代信息技术的快速发展，人事档案保管信息载体的更新换代速度也在不断加快，同时也带来了使用和保管不稳定的问题。而且，人事档案信息数字化保管中使用的光盘和 U 盘，其保存条件更为苛刻，保存环境要求更高，容易受到外来磁场、有害气体、灰尘、湿度、光线等外界干扰因素的影响，造成信息丢失等问题。
3.人事档案信息数字化管理所依赖的计算机软件技术更新换代较快
人事档案信息数字化管理的重要基础是其所依赖的配套设备、应用软件对数字信息转换程序、操作系统等，这也是人事档案数字化信息在读出和检索等方面的技术基础。但是，随着现代科学技术更新换代速度的不断加快，计算机升级速度也随之提高，造成计算机软件和硬件系统之间可能出现不匹配的问题，可能产生存储在光盘和 U 盘上的信息出现无法读出，以及新的操作软件和原有操作软件无法有效转换等问题。
4.人事档案信息管理人员素质较低
在传统人事档案管理中，人员需要具备专业性的档案管理技术，即可胜任档案管理工作的要求，但是在现代信息技术条件下，人事档案信息数字化管理技术的发展对人事档案信息管理人员的素质提出了一个更高的要求。他们不仅仅是要具备一些专门的人事档案管理知识，而且还要具备掌握网络信息技术的技能，对一些专门的操作系统软件要求熟练掌握。
虽然我国有许多组织人事档案管理部门已经看到这种发展趋势，而且也补充了一些信息技术专业人才进入档案管理人员队伍。但是，从总体上来看，我国人事档案信息数字化管理的专业技术人才较为缺乏，特别是对于那些既懂得人事档案管理专业知识，又懂得计算机网络技术和通讯技术的专业复合人才尤为缺乏。
5.人事档案信息真实性维护较为困难
人事档案信息数字化管理技术的发展对于人事档案管理来说，既带来了极大的便利，也对信息真实性的确认造成了极大的影响。因为传统人事档案信息的修改和复制都会留下较为明显的痕迹，容易进行辨认。然而，在信息化管理条件下，人事档案信息的修改、移动、复制和重新编辑等程序，都不容易留下痕迹，从而造成人事数字化档案在真实性方面难以得到有效体现和保持。
二、人事档案信息数字化管理完善对策
针对人事档案信息数字化管理中所面临的五个方面的问题，可以从以下几个方面采取措施，加以完善。
1. 选择适合人事档案信息数字化管理的操作系统
操作系统作为现代人事档案信息数字化管理的软件基础，需要和硬件相互匹配。针软对件技术和操作系统的这个特征，在对人事档案信息数字化管理操作系统进行选择的时候，一定要注意该系统在技术方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。该系统相关信息和数据在进行转移的过程中，是否具有安全性；该系统在进行更新的时候，必须要安全可靠。操作系统在进行技术更新换代的时候会因为新的操作系统存在安全隐患而造成数据被窃取的可能；该系统必须具有系统仿真安全性。人事档案信息在进行数字化复制或者是保存的时候，要求具有较高的软件基础，避免使人事档案信息被轻易所复制，从而确保该系统具有系统仿真性。
2. 合理选择人事档案信息数字化管理的载体
载体作为人事档案信息数字化管理的硬件基础，其在人事档案信息数字化管理中具有直接影响作用，所以要能够在与传统人事档案管理载体相结合的基础上，合理选择人事档案数字化管理载体。在对载体进行选择的过程中，首先需要考虑的第一要素是人事档案信息相关数据是否具有安全性和不可更改性，以及载体寿命长短的问题，这与许多组织所考虑的速度和便捷因素是有较大不同的。
3.加强人事档案信息数字化管理的安全性
在市场经济条件下，我国人事档案管理部门的职能已经越来越多向服务方向开始进行转变，人事档案信息管理部门必须要能够尽可能多地进行人事档案共享系统的建设，尽可能多地对人事档案信息进行公开，从而实现人事档案信息的共享。所以说，在市场经济条件下，人事档案信息的共享性和安全性是一对难以调和的矛盾。
在这样的条件下，我国人事档案管理部门一方面要能够以法律为依据，主要是以计算机病毒防治管理办法、保密法、档案法等相关法律法规为基础，重点建设人事档案信息计算机网络管理安全保障体系。其次，人事档案信息数字化管理部门要能够加强安全性教育，要能够把人事档案信息安全性教育作为一项长效机制来抓。再次，人事档案信息管理部门一定要能够采用正版杀毒软件，定期对本组织人事档案管理系统进行防毒和杀毒，从而确保人事档案信息的安全性。最后，要能够对传统人事档案信息保管方法和现代人事档案信息管理方法进行有效结合，对于一些非保密信息可以采取数字化方式进行保存，但是对于在一定级别以上的人事档案则采取传统方式进行保存，从而实现人事档案信息管理的效率和安全的有效统一。
4.提升人事档案管理队伍人员素质
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关键词：新形势；事业单位；数字化；档案管理
档案管理在事业单位管理工作中占有重要地位，有利于单位内部信息资源的方便利用，也能够加强事业单位的日常管理。随着信息化时代的到来和信息技术的广泛应用，数字化档案管理逐步应用到事业单位档案管理的工作环节当中，并为档案管理提供了极大便利，促进了一体化管理的实现。新形势下事业单位要积极探究数字化档案管理的有效策略，提高档案管理水平。
1 事业单位数字化档案管理的价值
1.1 提升工作效率
将信息技术应用到事业单位档案管理当中能够大大提升办事效率，确保档案管理的各项工作有序开展。在数字化档案管理全面推进的过程中，事业单位的档案管理工作效率的提升十分显著，例如在处理人事档案的过程中，需要对职工的入职、调动、退休等方面的信息进行动态了解和准确统计，这就需要对他们的档案进行归档，之后再进行查询。采用数字化的档案管理模式能够将人事档案的相关资料详细呈现，达到不出门知晓天下事的效果。
1.2 创造更大效益
在事业单位的发展和运行当中，时间就是效益，节省时间和降低时间成本就能为事业单位的发展创造更大效益。新形势下事业单位，实现数字化的档案管理能够全面提升但管理工作的效率以及办事速度，大大缩短档案管理时间，这就使得档案管理流程能够顺利进行，代替了原有的纸质档案管理模式，形成了以计算机利用为基础的机读档案，降低了事业单位开展档案管理的成本消耗，也能提高对用户资料的优化利用效益。
1.3 发挥使用价值
新形势下事业单位的数字化档案管理模式应用使得各项档案资料的使用价值得到了更大程度的发挥，提高了档案资源的优化利用，也为广大用户创造了极大的档案资料使用价值。传统的档案管理采用的是纸张载体，并将其保管在档案室当中，在查询使用到时候极为不便。在数字化档案管理模式实施之后，事业单位能够为广大用户提供更为便捷准确的档案信息查找方式，摆脱了原有的空间和时间限制，极大提高了档案信息的利用率。
2 事业单位数字化档案管理策略
2.1 创建系统
事业单位数字化档案管理带来极大的工作便利，但必须认识到的是数字化发展趋势需要才开展档案管理工作的过程中进行综合考虑，考虑到多方面的档案管理内容，并根据新形势，数字化档案管理的实际需求创建完善的数字化档案管理系统，通过这一系统的全面管理来进一步提高档案管理工作质量。在创建数字化档案管理系统的过程中要从总体设计着手，合理选择档案管理设备和管理软件，有效借助电子设备以及相关档案处理软件进行档案整理、扫描，同时也要做好对系统的安全管理和光盘备份，同时也要设计相应的系统安全管理措施，确保档案管理的便利性和安全性。事业单位在日常的档案管理中，需要对文字档案进行定期更新，同时也需要对信息进行及时的录入和保管，那么在建设数字化档案管理系统的过程中，要灵活地选择双服务器，采用磁盘陈列存储，并选用高速扫描仪进行集中性扫描。
2.2 文书处理
文书处理是事业单位档案管理工作的重要环节，文书处理的质量会对事业单位整体档案质量产生决定性影响，也影响到档案信息资源的价值发挥。因此，在信息时代影响下，事业单位，在推进数字化档案管理模式的过程中，必须在文书处理方面进行创新改革，要及时根据单位内档案的变动情况，有效借助计算机对收到文件进行登记和处理，同时也要按照批办次序将收到的文件进行事业单位局域网内部的传阅，同时也要设定好催办以及传阅的时间，确保文书处理效率。数字化的文书处理需要在特殊情况处理方面加大重视程度，及时清理和解决琐碎的档案管理问题，保障档案管理的有效性。传统的文书处理形式要完成发文处理的相关操作需要经过较长的时间，而采用计算机数字化的处理方式则能够借助计算机快速地将文稿和档案信息进行归档处理，极大程度上促进了文书处理工作的效率。
2.3 优化性能
事业单位的数字化档案管理系统性能提高是确保档案管理工作有序开展的保障，因此必须在优化性能方面做出更大的调整和改进。第一，升级能力。事业单位在演进网络控制系统的过程中必须对该系统的使用性能进行全面了解，保证其使用性能优越性，确保数字化档案管理工作的效率，满足高效处理档案信息的要求，可以通过扩展模块以及优化磁盘阵列的形式，增强系统性能和存储容量，提高整体档案管理系统的升级能力。第二，高可靠性。在推进数字化档案管理系统建设时要合理选择磁盘阵列产品，确保企业在硬件组成以及结构方面符合设计标准，以便保证系统的可靠性，同时也能够确保后期升级功能的有效发挥。磁盘阵列可以选择不同形式的RAID 保护级别，从而在系统使用过程中获得可靠结果以及处理效果，同时硬件必须支持热插拔，确保系统作用的有效发挥，在具体使用中可以根据事业单位处理档案信息的实际需要对相关信息进行协调处理。
2.4 完善衔接
新形势下事业单位的数字化档案管理系统要和办公自动化系统衔接起来，在设计方案的过程中需要增加资料查询功能，确保不同档案资源之间的有效衔接。事业单位要对数字化档案管理的实际需求进行全面分析和了解，并对网络管理制度进行实时更新，确保数字化档案管理系统在科学规道上运行，为档案管理效率的提升提供制度保障。电子文档安全管理制度是推进事业单位数字化档案管理工作的关键内容，这是由档案的特殊性决定的，档案资料信息只有少部分是公开的而大部分需要保密。数字化档案管理制度的贯彻落实能够有效保障档案信息，资源的安全，最大化地发挥档案信息价值。事业单位要不断完善办公自动化和档案管理，数字化的衔接，并设置专门的管理人员对软件和硬件系统进行安全控制和管理，不断增强系统保密性，避免系统被破坏或者非法篡改。
总之，随着信息时代的到来以及信息技术的全面发展，事业单位的档案管理走向数字化发展道路是必然选择，能够有效提高档案管理的工作效率，为事业单位的发展创造更大效益，也能充分发挥档案的使用价值，促进档案管理工作的长效发展。新形势下事业单位要不断探究和创新数字化档案管理策略，通过创建系统、加强文书处理、优化系统性能以及完善连接等策略确保数字化档案管理的持续性发展。
参考文献
[1] 赵光跃.数字化是档案管理工作的必由之路[J].科技资讯，2015，（17）：89-90.
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[关键词] 图书档案；一体化管理；必要举措；探究路径
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 097
[中图分类号] G251 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）23- 0183- 02
不置可否，图书管理模式需要紧随时代变化而锐意创新，实现图书档案一体化成为大势所趋，档案管理一体化能够充分满足读者需求，更降低了时空限制，有效提升了图书馆相关服务水平与服务质量。但是，图书档案管理一体化并不能一蹴而就，其中诸多弊病仍要解决，探究之路任重而道远。
1 明晰图书档案一体化管理的弊病所在
1.1 政策以及体制构建不完备，欠缺行业规范与标准
档案馆以及图书馆处于各自为政的现状，相互协作性偏弱，难以实现信息交换和共通，阻碍资源共享以及一体化的发展。在此背景下，引发了相当程度上的人力资源浪费现象。另外，在图书档案一体化管理环节没有统一行业标准的指导，在法律法规不完善的情况下便难以实现对于图书档案管理的具体实践。由此看来，相关管理层必须高度注重一体化建设进程，认识到图书档案管理一体化方面的制度问题。一体化管理离不开统一性行业标准的约束，但是我国在这方面工作相当欠缺，在制定适合国内图书档案管理一体化行业标准上需要进一步协调和规范。运用互联网等先进化技术，需要充分结合图书馆、档案馆的要求与特点，制定实用性、共同性原则，实现网络、数据库统一建设与管理迫在眉睫[1]。
1.2 图书档案管理一体化紧缺复合型人才
现实生活中，鉴于既有档案事业、图书管理事业与教育体制的脱节，在精通档案理论和图书管理实践技能型的人才建设上远远处于落后状况，专业人员素质水平不高会严重制约图书档案一体化、信息资源共享建设进程。当前急需培养复合型信息管理人才，诸多高等教育机构必须在学科教育中包含图书档案知识，以此同时，还要强化对于现在职图书档案管理一体化人员的培训工作，以此敦促他们提高自身专业能力，更好地为图书档案一体化管理工作的推进保驾护航。
1.3 图书档案管理实践不足
当前国内图书档案管理一体化研究中主要侧重于理论性研究，在实践方面的探究较为薄弱，尤其是相较于发达国家来说，我国在图书档案管理一体化过程中片中理论，发展水平十分落后，在管理过程中与实际情况不符的情况比比皆是。这就要求相关工作人员积极的借鉴发达国家的成功经验，立足于自身的实际情况，加强理论和实践的结合。
2 探究图书档案管理一体化的有效路径
2.1 构建管理制度，完善一体化信息平台
首要的是构建一体化管理制度，站在全局立场，紧抓信息时代顺应图书馆、档案馆两馆发展的趋势，进行各部门间整合和合理配置资源。继而，管理层需要强化重视度，提升决策可操作性、正确性，从而为图书档案管理一体化发展奠定良好基石，其中贯彻实践性与理论性结合的理念[2]。打造图书档案管理一体化信息服务平台，通讯网络技术以及计算机技术是必备前提，通过管理一体化信息服务平台实现信息利用集中、高效、高速的最佳效能，为共享信息资源创造一定的物质条件， 确保图书情报档案一体化管理提供了有效的途径。
2.2 实现统一的技术标准，加强队伍建设，提高工作人员的综合素质
网络环境下的图书档案共享与发展是互相关联的，只有二者横向联系，才能进一步实现图书、档案管理的相互交叉，使两个具有相同的工作系统在全面规划下互相协调、探寻两者互换性和交融性的结合点，从而制定出适用更广的技术标准，不断推动一体化的进程。只有进行信息共享中发挥整体合力，才能利用先进技术实现一体化管理，借助计算机网络技术与网络相连的综合信息检索查询所需信息， 实施网络化的模式可以加强档案信息资源网络共享建设[3]。一体化的管理说到底还是主要依靠人才为支撑，这就要求要注重人才的培养，尤其是培养复合型人才。转变过去人才单一、专业性不足等问题，建立一支知识面广泛、熟悉相关领域的高素质人才队伍，通过形式多样且灵活的路径探究人才培养方式，强化人才制度建设与管理，不断为图书档案管理一体化注入新活力。
3 结 语
一言以蔽之，图书档案管理一体化理应发挥双管作用，有针对性地解决制度问题、实践不足问题，不断发展一体化过程中管理水准。尽管当下图书档案管理一体化发展已取得一定成效，但是仍然任重而道远。
主要参考文献
[1]郭红艳，韩淑华，于冬梅，等.新农村建设中图书档案管理瓶颈及实施图书档案一体化管理的对策――以河北省秦皇岛市为例[J].科技信息，2016（17）：12-13.
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一、文书档案实现现代化管理的优势
（一）提高档案归档人员的工作效率
通过做好文书档案现代化管理工作，可以进一步规范文书档案管理的流程，改变传统的文书档案管理方式，全面提高文书档案管理工作的效率。而且通过运用计算机技术来对文书档案进行整理和归档，可以有效的减轻档案管理人员的工作量，文件信息资料的收集、存放、分类等工作更为快捷和便利，提高档案管理工作的效率。
（二）提高档案的查阅速度
利用现代化管理方式来做好文书档案管理工作，可以有效的提高文件查阅速度。在实际工作中，通过运用计算机网络技术能够随时对文书档案资源进行检索，档案使用者在利用档案信息时不受时间和空间的限制，能够在极短时间内查到自己所需要的资料，有利于档案利用工作的效率的大幅度提高，实现了人力和物力资源的有效节约。
（三）提高文件的传递速度和安全性
文书资料在日常公文处理过程中，传递时极易发生丢失的情况。通过运用计算机技术和网络技术，文书资料可以通过网络进行传递和流转，有效的提高了文书资料的传递速度，保证了文件的安全性。同时还可以通过档案管理系统来对档案密级进行确定，并设置具体的操作权限，以此来保证文书档案信息的安全。另外，现代化管理方式下的电子文书档案，有效的提高了档案信息的利用率和档案管理工作的效率。
二、加快文书档案现代化管理的策略分析
（一）建立现代化的文书档案管理制度
强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文??档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。
（二）应用先进手段实现文书档案现代化管理
当前办公自动化系统得以普及，在具体办公过程中，通过OA流转即能够完成收文和发文，这就要求档案管理人员要加快文书档案管理观念的转变，充分的利用现代化化手段来提高文书档案的管理水平。因此在文书档案管理工作中，需要充分的运用现代化管理软件，依托于计算机技术来对文书档案进行整理、储存和查阅。同时还要通过创建OA系统软件与现代化管理软件的接口，实现来完成公自动化系统与档案管理系统之间的无缝对接，这样电子文件数据通过办公自动化系统即能够直接进入到档案管理系统中，完成归档工作。而且有效的保证了纸质档案与电子文档之间信息的一致性。另外，各机关单位还要通过运用相应的软件来加快推动档案管理信息系统的建设，在保证文书档案质量的基础上，全面提升文书档案的应用价值，加快促进文书档案管理的现代化水平。
（三）提高文书档案检索效率
在文书档案检索方面，首先通过对当前的文书档案进行全面的普查，根据各行业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。
（四）不断完善和健全文书档案管理体系
为了能够更好的提高文书档案管理水平，需要在日常工作中注重构建完善的文书档案管理体系，进一步完善文书档案管理要求。在实际工作中，各单位需要针对自身的实际情况，并按照文书档案管理的要求来建立健全文书档案管理体系。同时还要注重文书档案综合管理水平的提升，各部门之间在日常工作要做好协调工作，加强工作中的交流和配合，确保实现信息的全面传输和实现对文书信息的完整记载。文书档案管理工作是一项长期性及繁琐的工作，需要在实际工作中配备专业的档案管理人员，并在实际工作严格按照具体的要求来做好档案资料的收集和整理工作，确保档案管理人员整体素质的提升，并对每一个档案人员的相应职责进行明确，全面提升文书档案现代化管理的质量。
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（一）房产测绘事业持续发展的需要
随着国家住房和城乡建设部、国家测绘地理信息局有关房产测绘规程的出台，我市房产测绘事业蓬勃发展，房产测绘档案保有数量越来越多、利用频次越来越高、管理难度越来越大，传统的房产测绘档案管理模式已经不适应社会发展的需要，房产测绘档案信息资源必须从封闭走向开放，成为大数据时代社会共享的资源。因此，房产测绘档案管理必须实现数字化管理才能保证档案信息资源共享的实现。
（二）信息时代的需要
随着办公自动化和计算机网络化的飞速发展，未来社会人类交流的主要工具将是数字网络，来自社会各方面的信息将通过数字网络传递和交流。房产测绘档案必须从传统的手工管理方式转化到现代化层面上来，只有实现数字化管理，才能适应社会信息化进程的需要，为经济社会和国土房管行政管理决策提供及时、有效、准确的房产测绘信息服务。
（三）实现房产测绘档案社会服务的需要
传统的房产测绘档案管理属于专属化和封闭式管理模式，开发企业和产权业主难以接触具体的房产测绘档案。加上档案管理部门平时对房产测绘档案宣传力度不够，致使房产测绘档案社会利用率较低，不能满足社会发展和城市建设以及业主自身权利的需要。数字系统的建立，不仅可以使房产测绘档案的利用、查询以及档案信息的添加更加方便、快捷，而且可以确保档案内容的公开透明。房产测绘档案数字化管理在实现为国土房管行政管理提供全方位房产测绘信息的同时，还可实现将有限范围内的房屋信息、权籍数据等向社会和业主个人开放，不仅有利于加强对房产测绘档案工作的监督，对档案材料的收集整理也能起到积极的作用。
二、实现房产测绘档案数字化管理急需解决的问题
房产测绘档案管理不同于一般意义上的档案管理，涉及开发企业和房屋业主个人隐私及信息安全。尽管房产测绘档案数字化管理是社会和经济发展的必然要求，但必须注意到，在推动实现房产测绘档案数字化管理过程中还存在许多急需解决的问题。
（一）房产测绘档案信息的保密性和安全性无法保证
在电子文档给人们生活、学习、工作、管理带来快捷、灵活、存储量大、易于传输、便于保管和修改等优点的同时，也带来不利于房产测绘档案信息安全保密等不利因素。如：病毒侵害、数据丢失、信息泄密、人为破坏等。
（二）房产测绘档案信息系统缺乏通用性和科学性
国家没有形成统一的房产测绘档案管理信息系统，各地甚至各部门都在研究开发适合本地区本部门的信息系统。由于层次、标准各不相同，使得系统的通用性较差，基础数据难以交换、难以共享，不能适应房产测绘档案信息资源共享的基本要求。
（三）房产测绘档案数字化建设发展不平衡
由于各地区的经济发展水平不同，房产测绘档案数字化管理的进程也各不相同。有的地区按系统建立了网站和局域网，实现了计算机辅助档案管理；有的地区只是把房产测绘基础信息、档案目录输入计算机，资料检索等仍习惯于手工操作，档案管理基本还是纸质化，房产测绘档案数字化管理仍未起步；有的地区干脆完全采用纸质化手工管理。
（四）房产测绘档案管理队伍素质偏低
在档案数字化建设过程中，档案管理人员是关键因素，各种软、硬件都必须通过档案管理人员才能发挥作用。由于传统的档案管理模式只是纸质材料的收集整理和简单的编号存放，致使长期以来从事档案管理的人员素质整体偏低，技能提高缓慢，既懂计算机网络技术、又懂档案管理的复合性人才严重缺乏，影响了房产测绘档案数字化管理的正常开展。
三、实现房产测绘档案数字化管理的几点建议
（一）研发科学合理的房产测绘档案信息管理系统
严格按照国家和我市有关房产测绘和档案管理法律法规的相关规定，结合房产测绘档案管理的实际需要和经济社会发展需求，适当增减房产测绘档案材料收集范围，调整档案目录，增加房产测绘档案使用价值。加大科技投入，研发适合房产测绘档案数字化管理的系统，切实做到“三统一”，即：实用性与科学性有机统一；信息安全和技术安全有机统一；通用性和适用性有机统一。只有建立科学合理的房产测绘档案信息化系统才能提高整体工作效率，加快房产测绘档案数字化管理进程，提高房产测绘档案信息资源的利用率。
（二）加强档案保密工作，确保房产测绘档案信息安全
一是档案行政部门应会同房产测绘部门共同制定房产测绘档案信息开发、利用的相关政策，明确网络环境下房产测绘档案信息的收集整理、开发利用以及房产测绘档案信息的分类等级、查阅权限及授权条件等，为房产测绘档案数字化管理提供基础保障。二是房产测绘档案管理人员必须增强保密意识和信息安全意识，客观全面地对房产测绘档案信息作出科学判断，根据档案的密级程度确定开放查询范围，严格审查，严格管理，确保计算机网络安全和档案信息安全。
（三）努力培养高素质的房产测绘档案管理人员队伍
