房屋档案管理范例6篇

房屋档案管理

房屋档案管理范文1

关键词:房地产;交易核档;房屋;权属档案;管理

中图分类号:F293文献标识码: A

前言

房屋权属档案是进行房屋权属认证的重要凭证,其有效的记录了房屋权属的相关资料。在社会不断发展的状况下,房屋权属档案的数量在逐渐的增多,并对相关的房屋权属纠纷起到了非常关键的影响作用。而要充分的发挥房屋权属档案的管理作用,就必须强调房产交易核档的重要性,并采取相应的措施加强房屋档案管理工作的进行。

一、房产交易核档

房屋权属档案是指房地产行政主管部门在进行权属登记、调查、权属转移、变更等管理工作中所直接形成的作为重要依据的文字、图表、声像等资料。它是城市房地产权属登记管理工作的真实记录,和房屋权属证书都是法律认可的有效证明,具有专业性、真实性、动态性、价值性、完整性、法律性的特点。随着房地产业的迅速发展,房屋权属档案数量逐步增多,利用也更加频繁,房屋权属纠纷,“房姐房叔”问题突出,这些都对房地产交易中房屋权属登记档案的信息准确性提出了更高的要求,所以为了保证权属信息的记录的专业性、完整性、准确性等就必须在工作中认真负责并且进行核档,不断提高房屋权属档案质量管理的水平。

二、房产交易核档在房屋权属档案管理中的重要性

(1)、为房产交易服务提供保证

房产交易核档还可以为房产交易服务提供保证。城镇化的发展必然带动城市房产交易量的上升,一般情况下是根据房屋权属证书进行交易的。但是市场上出现了房屋因拆迁被冻结、房屋所有人的房产被司法机关查封、不法分子涂改或伪造房产权属证书从事欺诈活动等情况,这样一来买房者根据房屋权属证书进行交易就会带有一定的安全风险。所以,为防止不必要的风险,为政府和国家避免损失,很有必要进行房产交易核档,以确保交易在信息核对无误条件下进行。

(2)、有利于权属证书当前状态的核实

在与房地产公司房屋交易成功之后,房屋权属人就自然有了对房屋的处置权。但是一般情况下会存在房屋交易进行的时候,没有做好相应的查封、抵押或限制登记的工作,在这种情况下也就常常会发生交易双方不正常的谈判工作,而此时的房屋可能处于相应的限制状态。针对这种情况,采用房产交易核档,就能够有效的帮助交易双方进行合理的交易,保障双方的利益,最终确定交易是否能够进行。

(3)、为决群众纠纷、查处腐败分子提供依据

随着城市建设的不断扩大,房产交易量不断上升,建立在各种虚假信息的房产权属证书上的交易也逐渐增多,严重危害房屋权属档案管理工作的顺利开展,影响房地产业的健康发展。这些不良现象出现的根源之一就是房产交易档案的信息缺失。房产交易核档可以核实证书的真实性,防治和打击社会上的以真实信息克隆的虚假信息、完全虚假信息、巧借他人信息等手段制造的房屋权属证书,为相关人士、相关单位提权归属、房产价格、房产变更、房产来源、房产面积等具有法律效率的基础信息内容。

(4)、有利于核实房屋产权的来源和相关数据

房屋在进行交易时,先要明确房屋的来源,是买卖所得,继承所得,还是他人赠与等。只有对房屋的来源进行了有效的明确,才能够计算出相应的缴费金额,因为不同来源的房屋在交易中所缴纳的费用是完全不同的。比如,一座房子是房改房所得,那么就相应的要收取土地出让金。因此,有了房产交易核档这一环节,就能够保证房改房情况下土地出让金的及时收取,为国家减少不必要的损失。

三、加强房屋档案管理的相关措施

(1)、制定房屋权属档案管理规范

目前,对房屋权属档案工作进行管理时,具体可参照的标准、规范不是很多,这导致同系统之间容易出现管理问题。因此,在实际的工作中,我们要不断的进行学习和创新,对管理工作进行研究;同时,要保证相关的行政部门做好协调工作,保证档案管理办法的尽快制定和实施,要保证相关的政策法规可操作性较强。进行规范的制定时,对每项业务的具体的保管期限、文件材料、归档范围等的相关制度要进行确定,这样能为工作人员的工作提供便利。

(2)、持续的提高档案管理人员的综合素质

房屋权属档案管理人员的综合素质,直接的影响到房屋档案管理的质量,是保证房屋档案管理工作有效开展的关键因素。因此,在今后的工作中一定要加强档案管理人员的业务培训,积极的组织相关人员进行日常的培训工作,从而不断的提高档案管理队伍的专业素质。同时,在相关制度的制定上,要相应的制定责任追究制度,通过对事件负责人的追究,采用比较合理的处理方式,避免差错的再次出现。

(3)、具体的明确房屋权属档案管理的质量标准

在进行房屋权属档案管理的工作中,要充分的做好档案每一个环节的工作,包括档案的形成、整理和利用等相关的环节,以保证档案管理工作的有章可循。同时,在制定档案管理的质量标准上,要求进行档案收集的规范性,科学的确定档案组件的分类标准,并相应的规定个人按照国家的标准进行资料的填写。只有这样,才能够充分的保障房屋权属档案管理的质量,促进房屋权属档案管理工作的顺利开展。

(4)、完善房屋权属档案管理专用软件

根据档案管理相关要求,按照房屋权属档案管理工作的需要,研发出合适的档案管理专用软件应用于房屋权属档案管理工作需求中,已经成为现实工作中较为迫切的一项工作。房屋权属档案管理专用软件,必须实现系统内同一卷档案中所包含的档案材料的统一,并且根据档案中任一信息记录可找到该案卷,查看到该卷全部的业务过程,达到档案管理专用软件中的数据与纸质档案内容完全吻合、统一。房屋权属档案管理专用软件,可以实现房屋权属档案的多方位快速检索,为利用者快速查询到所需信息,提高工作效率,减少查询时间。

四、结语

总而言之,房屋权属档案是一份非常宝贵的资料,房屋交易核档环节的开展对其具有非常重要的作用,房屋交易核档在房产档案管理和开发利用过程中这一环节又是不可缺少的,我们要不断的完善各种管理方法,以防止房产交易中相关权利人的权利损失。为房屋权属档案管理工作的开展提供一个非常有力的环境。

参考文献

[1]蒋明师.浅谈运用计算机对企业房屋管理的必要性[J].科技创新与应用,2012,(9):41-41.

[2]牟能松.浅谈房屋档案管理特点[J].科技致富向导,2010,(14):273.

房屋档案管理范文2

关键词:房屋权属;登记档案;信息化管理;建设策略

房产行业的迅速发展、人们产权意识的提高,都对房屋权属登记档案管理提出了更高要求,传统的档案管理效率较低,不能满足新发展形势下的管理需求,无法实现对档案的充分利用,经常造成档案破损或者遗失现象,容易引发房屋权属纠纷,不利于和谐、稳定社会的构建。针对这种现象,必须对档案管理方式进行优化,保证房屋权属登记档案的完整性,为人们维护房屋产权提供可靠依据,避免出现房屋权属纠纷,推进档案信息化管理建设具有非常重要的现实意义。

1 房屋权属登记档案信息化管理的重要意义

房屋权属登记档案是房屋产权拥有者维护自身权益的最有利、也是最直接的证据,能够提供准确、可靠的信息依据,需要对其进行妥善储存和科学管理。在城市化建设持续推进的背景下,房产行业得到了迅速发展,随着购房人数的持续增长,需要进行登记的房屋权属档案越来越多,加大了档案管理难度[1]。传统档案管理方法工作效率较低,不能保证档案的完整性和准确性,无法提供可靠的房产交易依据,容易造成房屋权属纠纷,利用计算机信息技术可以实现对大量档案的采集、储存以及处理,在保证档案完整性以及准确性的同时,提高了工作效率,有利于房产行业的健康、稳定发展。

2 房屋权属登记档案信息化管理建设所面临的问题

2.1 缺乏对档案信息化管理的认识

要想推进房屋权属登记档案信息化管理建设,首先就需要提高对相关工作重要性的认识,加强重视力度,从现阶段的房产行业发展情况来看,缺乏对档案信息化管理的认识在很大程度上制约了档案管理信息化建设进程。相关部门对档案信息化管理认识不够深刻,没有意识到其重要性,没有提供足够的资金支持,相关工作无法正常开展,信息化设施不够健全,无法顺利完成档案信息的采集、存储以及处理等工作,导致档案信息化管理进程缓慢,甚至处于停滞不前的状态。

2.2 档案管理方式不够规范

房屋权属登记档案信息化管理建设需要规范的管理方式形成约束作用,档案管理方式不够规范是档案信息化管理建设过程中亟需解决的问题。部分房地产管理部门对房屋权属登记档案管理没有引起足够的重视,一直沿用以前的档案接管方法,仅仅是只保存移交到该部门的相关档案,并未要求管理人员对接管后的档案进行整理、编目、立卷、入库和调档查阅等一系列的专业管理,使得档案管理出现混乱、难以查找等问题。同时,随着社会的发展,不断有新的档案被移交进来,使得档案查阅工作量增加[2]。

2.3 档案管理人员综合素质不高

档案管理工作是由专门的管理人员完成的,管理人员综合素质的高低将会直接影响管理效果,从当前的房屋权属登记档案管理情况来看,管理人员的综合素质还有待提高。档案管理具有专业性和复杂性,部分管理人员没有接受过专业的培训,工作能力不强,对档案管理工作内容不够熟悉,对计算机技术也不够熟悉,无法操作计算机完成档案管理工作;档案管理工作量较大,管理人员整天与档案信息打交道,容易产生枯燥、乏味的感觉,工作时比较敷衍,责任意识不强,缺乏认真、负责的工作态度。

3 房屋权属登记档案信息化管理的具体建设策略

3.1 提高对档案信息化管理的认识

房屋权属登记档案信息化管理是档案管理的必然发展趋势,顺应了时展,满足了档案管理新的需求,是房产行业发展与信息化技术发展共同促成的产物,只有提高对档案信息化管理的认识,加强档案信息化管理建设,才能保证房产行业的健康、良好发展。有关部门必须给予足够的支持,提供所需资金完善档案信息化设施,为相关工作的开展创造有利条件;创新档案管理理念,认识到档案信息化管理的重要性,加大宣传力度,保证档案信息化管理建设的顺利推进。

3.2 构建完善的信息化管理系统

完善的管理系统能够保证档案信息化管理的规范性、有序性、高效性,在开展工作的过程中形成一种约束作用,对加快房屋权属登记档案信息化管理建设具有重要作用。利用信息计算机技术,使房屋权属登记档案信息系统与房产交易系统形成一个整体,房屋权属登记档案信息系统可以对房产交易过程中所产生的各种信息进行记录并生成档案;根据房产行业的不同业务,将档案信息进行分类,具有相同特点的房产档案归入到同一类型中,在进行检索的时候,可以根据实际需求在相应的类型中进行查找,缩小了查找范围;对档案信息进行实时更新,使其与市场动态情况保持同步,提高了档案的准确度[3]。

3.3 加强档案管理人员的培训

档案管理人员在房屋权属登记档案信息化管理过程中承担着重要责任,只有具备较高素质的专业性人才才能满足岗位需求、做好档案管理工作,所以就需要加强对档案管理人员的培训,打造一支综合素质较高的专业化队伍。档案管理人员不仅仅需要掌握档案管理工作流程,还需要具备较高的计算机操作能力,能够利用计算机信息技术完成档案的采集、储存以及处理等工作,保证档案信息的完整性和准确性;利用空闲时间加强对档案专业知识的学习,提高专业化程度以及工作能力;对档案管理人员进行思想政治教育,帮助其树立正确的人生价值观念,提高其责任意识,在工作过程中更加认真负责。

4 结束语

房屋权属登记档案信息化管理顺应了时展需求,具有广阔的发展前景,针对建设过程中所遇到的问题,需要提高对档案信息化管理的认识,构建完善的信息化管理系统,加强档案管理人员的培训,保证档案信息化管理建设的顺利推进,为房产行业的健康、稳定发展提供有力保障。

参考文献

[1]杜建明.对房屋权属登记档案信息化管理的探讨[J].中国房地产业,2016(10).

房屋档案管理范文3

关键词:城市房屋;建筑档案;档案管理

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:

一.前言

城市房屋是城市的主体,在城市的发展中具有重大的影响作用,对城市房屋建筑档案管理也是城市建设完成后的重大任务,这项任务需要花费大量的人力和资金。在近些年来,随着政府部门对城市旧城区的改造建设,城市房屋建筑的档案管理越来越受到政府及房产局相关部门的重视,城市房屋建筑档案管理为后期城市建筑的质量管理和维护提供了依据。

二.城市房屋建筑档案管理的重要性

城市房屋档案的建立管理对社会是有多方面的利益和好处的,一方面为城市的日后改建或者重建提供了参考依据,可以在此基础上对其进行优化设计;另一方面为工程建设方提供了大量的资料以便查阅房屋的竣工时间,并在对其性能检测方面给予重大的帮助。

三.房屋建筑档案的特点

1.长效性

对于城市房屋建筑档案的保存管理,我国虽然没有相关的法律法规给予了明确的规定,但是作为房产开发商在建设完成后也应该按照要求,建立房屋档案管理,其建档的时间和保存期限可自由确定,根据不同地方的情况而异。

2.权威性

房屋档案是一份房屋建设的合同,具有法律效力,是施工方履行合同的保障,对于日后房屋在正常使用的过程中出现的问题也是一种查找方式,因为其记录了房屋建筑工程建设的全部详细过程。

3.互联性

档案的管理不是一项独立的工作,而是需要许许多多的部门共同参与完成的,在建档的过程中需要对档案的真实性及准确性进行确认调查核对,每一步都是至关重要的。

四.城市房屋建筑档案管理存在的问题

1.管理意识淡漠,重视程度普遍不高

招投标档案之所以有局限性,源于其所处的位置十分尴尬。它只是工程建设环节的一部分,不及城市建设档案馆所收集的建设工程档案系统全面。因此,往往对其重要作用认识不充分,把对招投标档案的管理工作当作可有可无的事情,束之高搁顺其自然,从而放松思想,忽略了对业务的整理、总结和思考。

2.责任主体混乱,保存周期不统一

到目前为止,国家相关部门对招投标档案的管理没有制定统一规范的文件。由于各地的管理体制不同,在档案管理方面产生了许多问题。比如,档案管理责任主体不明确,有的地方是交易中心,有的是招标,也有的被纳入城市档案馆。再者,保存周期不统一,时间过长,就会加大工作负担和投入,但涉及工程招投标活动,没人愿意主动对招投标档案进行处理。

3.管理难度大,管理手段落后

虽然近年来全国各地在招投标活动中均或多或少的引入了无纸化办公模式,但招投标档案仍然避免不了大量纸制资料的存在,导致管理困难。加之管理人员变动过于频繁,专业性又不强,几经易手,招投标档案的延续性便得不到很好保障。

4.档案重复性强,管理任务重

建设工程招投标过程中,往往会产生大量档案资料,由于招投标工作的敏感性,档案入库时,往往胡子眉毛一把抓,全部移交。这样,许多重复的资料,被多次保存,既加重了管理人员的工作强度,又不利于档案室空间优化。

5.法律地位不明确,使用过程中存在误导

一般来讲,在招投标过程中产生的档案,一方面是工程建设项目在招标、开标、评标以及定标过程中的客观记录。方便各级纪检监察部门对相关建设行政主管部门及工作人员进行监督。另一方面,可以为日后解决合同纠纷等提供依据。但实际上,为了方便评标专家评审,各地建设工程项目在招标过程中,均要求投标单位提交的投标文件设置正副本,一旦出现不统一的情况,便认定以正本内容为准。并且正本投标文件又是标后签订承发包合同以及施工过程中工程结算的重要依据,一般由招标人自行保存。因此,在解决合同纠纷时,法院到有形市场调取的存档资料在招标过程中的有效性便会大打折扣,这对于正确解决合同纠纷便产生了一定的误导性。

6.目前,许多城建单位没有按规定将技术工程档案全部送给当地城建档案馆审验,建设施工单位及相关的项目管理人员对城建档案知识了解不多,对城建档案管理的重要性认识不够,也是社会各界对城建档案知之甚少,没有产生一种城建档案必须规范管理的氛围所至。

7.目前,各地档案馆普遍存在的问题是馆藏内容不丰富、形式单一、结构不合理。因此,城建档案馆要加强经常性的接收档案业务指导工作,及时帮助建设施工单位整理资料,积极上门收取档案,防止档案资料的散失、残缺不齐;经常与建设施工系统单位、主管部门沟通联系,掌握市政施工、建筑的动态,将建筑规划档案、市政工程档案等及时接收到档案馆存档。

五.改善城市房屋建筑档案管理的有效措施

1.加强城建档案法制建设,依法治档

随着城市建设的迅猛发展,档案接收任务日趋繁重,在缺少有效的经济制约的情况下,必须强化法规和制度建设,从制度上强化对工程档案的监管力度,保证档案的接收质量。

近年来,国家和建设部相继出台了《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案案卷质量规定》等法律、法规,某地城市建设档案馆结合实际,也制定了《城市建设档案管理办法》。依据相关规定凡列入市城建档案馆接收范围的新建、改建、扩建、迁建和恢复建设工程,建设单位在领取《建设工程规划许可证》、《建筑工程施工许可证》前,必须到城建档案馆办理项目登记手续,并签订《建设工程档案报送责任书》(以下简称《责任书》)。否则规划部门不予核发《建设工程规划许可证》和《建筑工程施工许可证》。在《责任书》中,进一步明确和告知建设单位依法承担收集、整理和移交工程档案的责任,明确了建设单位应当在工程竣工验收后三个月内向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案原件,同时还明确了违约需承担的责任。这一系列法律、法规、规章和规范性文件的实施,确立了城建档案的工作地位,为规范城建档案管理、理顺收集渠道提供了法律依据。

2.应用高科技管理

在今天的计算机时代,我们应该把握这个机遇,计算机的能力与人的能力相比是难以想象的,利用计算机完成管理中的事物是比较简单的,甚至有时候人工完成需要很长时间的工作,而计算机只需要几分钟就可以解决,以科技来取代人力的劳动,是知识时展的趋势。对于城市房屋建筑档案中的管理问题,我们呢也应该利用计算机来为我们完成一部分,建立数字化档案,这样不仅仅可以节省很大的档案存放地方,而且还会使得档案查阅工作非常的方便,减轻了档案管理工作人员的工作任务和负担。

3.主动服务指导,提高案卷归档质量

在新的形势下,城建档案工作者如果仍然墨守陈规,守株待兔,等待建设单位主动上门移交工程档案,必然导致城建档案工作的被动。城建档案从业人员在思想认识上,必须努力克服档案收集难的畏难心理,勤动脑、勤动口、勤动手、勤跑腿,爱岗敬业,兢兢业业,树立主动服务意识,增强工作的积极性与主动性,通过和建设单位面对面的沟通,掌握档案资料收集情况的第一手资料,为后续档案整理、接收和提高归档质量奠定基础。建设单位在签订《责任书》时需要进行项目信息登记,馆里将项目划分到业务人员,业务人员根据项目信息定期到施工现场检查指导,服务工作更加有的放矢。确保每个项目都有专人负责、全程跟踪、经常性业务指导。

一方面,通过在签订《责任书》时向建设单位发放《市建设工程档案报送要求告知书》,让新开工的建设、施工、监理单位档案人员了解城建档案馆对建设工程档案编制、收集、报送等方面的要求和规范。这样档案人员就有章可循,知道自己该做什么,如何去做,遇到问题向谁咨询。另外,通过在工程项目施工过程中不定期地去工地督促、检查建设单位、施工单位、监理单位是否有专门的档案人员收集、整理工程档案资料,收集的档案资料是否完整、准确。尤其是涉及结构质量安全的勘测报告、设计及其变更、建材检测、施工试验、隐蔽工程等文件材料的归档工作,发现问题随时解决,确保档案资料的真实、准确、完整。如市经济适用房既是保障性安居工程也是大型的连片住宅小区,产生的工程档案资料有房屋建筑、市政等不同类别;施工、监理单位就有十多家;资料员整理水平参差不齐等情况,针对这一情况,为了把问题解决在工程档案进馆之前,多次去工地,现场给资料员讲解工程档案资料的组卷原则、方法、案卷编目等内容,避免出现书写不规范、资料不齐全、签字盖章不全等现象的发生,为建设单位在竣工验收后能按时向城建档案馆报送一套完整、准确、规范的建设工程档案,奠定了坚实的基础。

4.加强业务学习,提高业务管理和业务技能水平

档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。而城建档案的内容庞杂,涉及城市建设各个方面。这就要求档案管理人员不断的钻研新的业务知识和技能,既要有工程技术方面的知识又要有城建档案管理方面的业务理论知识,同时具有解决实际问题的能力。因此,某地城市建设档案馆采取“走出去,请进来”的办法,让单位里的一些业务骨干走出去,请有经验的档案管理人员来馆传经送宝,通过交流学习兄弟单位在档案管理现代化方面的优点和成功经验,不断补充、完善馆内人员业务知识和技能,更新业务和管理观念,全馆业务人员的管理水平显著提高,从而进一步提高了工作效率,也保证了工程档案的归档质量。

5.加强档案编制单位资料员培训工作

通过举办培训班集中对全市建设、施工、监理单位资料员和相关部门档案管理人员进行岗位培训,通过培训让他们充分认识城建档案的重要性,了解城建档案的法律、法规和规章,掌握城建档案业务规范。并且严把培训考试关,宽进严出,考试合格发给岗位培训合格证书。在日常检查中,要求档案从业人员持证上岗,为保证工程档案的完整、准确,提高归档质量打下了坚实的基础。

总之,在新形势下,城建档案工作必须摸准时展的脉络,采取有效的措施,加大收集力度,确保工程档案资料的齐全、完整和准确,提升工程档案的归档质量,促进城建档案工作整体水平的提高,更好的服务于城市规划、建设、管理工作。

6.在城市的小区中积极的宣传房屋档案建立管理的好处,让人们认识到档案管理制度是一项非常有意义的事,其档案管理科从以下步骤来完成:

(一)工程档案的立卷

(1)立卷范围:与工程相关的具有现实和长远保存价值的各类工程文件资料(工程前期资料、勘察、设计、施工、监理资料、设备资料;工程竣工验收资料等)。

(2)工程部应派专人负责技术档案的整理、立卷、归档工作,归档文件资料必须完整、准确,经过系统整理、编目后由工程部负责人审查后归档。

(3)工程结束后,由工程部负责移交有关部门存档。

(二)档案的保管

凡建设工程中形成的具有保存价值的文件资料,均应由各档案管理有权部门进行收集、整理、立卷归档及甲常管理,其它部门和个人不得擅自留存。

(1)凡属立卷归档的文件资料,必须为原件,书写格•式必须符合要求,书写工具须为钢笔或黑色碳素笔,且应保证其完整、齐全、分类清楚。

(2)档案管理实行一月一整理制度,所有归档文件均应为已完成文件。

(3)各档案管理有权部门的部门经理应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记状况进行核查,如发现问题,应及时向上级主管领导汇报,以便及时采取措施确保档案的安全。

(4)对破损和变质的档案及时进行复制和修补。

六.结束语

由上述对我国目前的城市房屋建筑档案管理方面存在的一系列的问题的详细分析,我们了解到了在我国虽然在城市房屋建设取得了比较可观的成就,但是,城市房屋建筑的档案管理还是有待提高的,其管理质量也是存在着一些问题急需得到解决。以上是我们总结日常城市房屋建筑档案管理的经验和教训而提出的一些可行性建议,希望能够给档案管理工作带来一定的优化和提升。

参考文献:

[1]罗敏.浅议城建档案为构建和谐社会服务,中国档案,2008/03.

[2]赵纷.城建档案在城市建设中的作用[J].科技档案,2010,(1):25-2

[3]赵淑芳,郝莉.城建档案的管理与执法,城建档案,2007/10.

[4]刘丰.城建档案管理工作要点[J].中国档案,2009,(2):56

[5]连供.城市档案对于城市的意义[J].中国档案,2009,(10):24-2

房屋档案管理范文4

关键字:拆迁档案管理

一、拆迁档案管理的现状

(一)研究对象

根据国务院第305号令《城市房屋拆迁管理条例》精神与北京市实施意见确定的档案具体内容,我们认为对拆迁档案可以给出如下定义:拆迁档案是拆迁人(或受委托人)在城市规划区内国有土地上实施房屋拆迁过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。拆迁档案是城市建设档案的重要组成部分,既是反映拆迁工作的历史记录,也是拆迁人与被拆迁人维护自身合法权益的重要凭证。

(二)影响拆迁档案管理水平的主要因素

近年来,大部分拆迁人和拆迁公司的档案工作通过自身努力和外部管理,取得了不小的进步。然而,本地区拆迁档案管理整体水平的上升还是受一些因素的制约和影响。

1.档案意识

档案意识的强弱对本单位拆迁档案管理水平有较大影响。部分拆迁单位缺乏建立健全档案管理的意识,一般都是从各部门抽调人员组成拆迁档案管理的临时机构,对收集、整理和归档等工作缺乏重视,影响了拆迁档案的齐全、完整。拆迁公司的档案管理人员大多兼职,真正投入到档案工作的时间和精力十分有限,许多档案管理人员没有接受过专门的业务培训,不能保障其对档案进行科学有效的管理。

2.管理规范

国家、市出台的一些法规政策涉及拆迁档案工作,但是要求不甚具体,缺乏操作性。档案工作实践中一直尚未把拆迁档案单独作为一种专门档案加以管理,往往随基建档案一并管理,至今未有权威性的拆迁档案管理规范。

3.部门协同机制

拆迁档案管理是属于房屋行政主管部门与档案行政管理部门的交叉领域,共同开展工作有一定难度。据对区住建委拆迁办的调查,本区2009年审批处理的拆迁项目有44个,涉及被拆迁户约14800余户,2011年下半年至2012年上半年,将完成20000户的拆迁任务。特别是涉及“城中村”拆迁时情况更为复杂,该科人员大部分时间还须到现场办公,绝少有精力开展拆迁档案业务的培训和检查。而对档案局而言,对拆迁工作业务不甚熟悉,又不能及时掌握拆迁动态信息,难免导致业务指导脱节或不到位。

4.时间限制

一方面,根据北京市文件规定,拆迁人应当按照规定及时整理并妥善保管拆迁档案资料,在完成拆迁后1个月内向区、县国土房管局移交拆迁档案资料并办理有关手续。另一方面,拆迁工作一般也是按照区里的整体进度规划限时完成,比如在半年内完成指定地块拆迁。短时间内完成归档文件材料的收集、整理、移交对于业务不纯熟的单位来讲难度不小,难免仓促应付。

5.流转过程

拆迁人是拆迁项目的第一责任人,拆迁公司受委托开展拆迁业务。一般情况下,拆迁公司在完成拆迁后,将在拆迁过程中形成的档案全部移交给拆迁人。由此可以推出,拆迁人与拆迁公司的档案整理状况存在着较大联系。拆迁人管理培训到位,拆迁公司的情况就较好;拆迁公司工作认真负责,拆迁人的档案情况也较好。

二、加强拆迁档案管理的对策

区档案局、区住建委为进一步规范我区拆迁档案管理工作,提前布局,主动作为,通过强化二元领导的工作机制,构建三级工作网络,采取四项保障措施,形成了“2+3+4”模式,推进了地区拆迁工作,取得了阶段性成效。

(一)明确拆迁档案管理的领导体制

区房屋拆迁行政主管部门、区档案行政主管部门和各拆迁人要严格落实拆迁档案工作领导负责制与岗位责任制,将拆迁档案管理责任落实到具体的工作部门和人员。

1.强化二元领导,建立部门协同机制

依据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《北京市城市房屋拆迁管理办法》等法律法规,区档案局、区住建委切实履行拆迁档案的监管职责,加强局(委)领导、相关科室双层协调,通过建立“月会商、季反馈、年总结”等制度,统一领导,共同推进拆迁档案管理工作。

2.构建三级网络,理顺工作职责体系

一是监管层。区档案局、区住建委依法履行对区域内拆迁档案管理的监管责任,完善管理制度,加强业务指导与培训,开展行政执法检查。二是中间层。拆迁人依法履行项目主体责任,负责拆迁档案具体管理,把拆迁档案工作列为合同管理和检查验收的重要内容,加强对拆迁实施主体档案工作的指导与监督。三是执行层。拆迁实施主体遵照合同约定,配备档案人员,确保拆迁档案收集齐全,履行对拆迁档案管理的责任和义务。

(二)规范拆迁档案管理的具体要求

1.拆迁档案收集

明确拆迁档案归档范围,拆迁档案可分为拆迁人归档卷和房屋拆迁行政主管部门备案卷。同时重视做好拆迁档案的主动记录工作,切实加强对拆迁前以及拆迁过程中声像、实物等特殊载体档案的收集。

2.拆迁档案整理

拆迁档案整理的基本原则应是遵循形成规律,保持有机联系,便于保管利用。在拆迁档案整理工作中应体现以下要求:一是将拆迁档案单独设类予以管理,在类属上属专门档案。二是拆迁档案类内以项目为整理的基本单位。三是套内拆迁文件按属类分别组卷,其中拆迁管理类文件按问题或保管期限组卷;拆迁安置类文件按户组卷。四是拆迁档案的保管期限应适当从长。五是一个拆迁项目形成两套拆迁档案(归档卷由拆迁人保管,备案卷移交区房屋拆迁行政主管部门备案)。

3.拆迁档案利用

存放在拆迁人处的拆迁档案因为涉及被拆迁人隐私,原则上不向社会开放。在拆迁档案的利用中要正确处理社会稳定与维护当事人合法权益的关系,正确划定合理利用与不当利用的界限,并严格利用手续。

4.拆迁档案流向与保管

拆迁人应当在被拆迁人全部搬迁完毕后1个月内向区房屋拆迁行政主管部门移交拆迁档案资料,同时将拆迁结案表报市房屋拆迁行政主管部门。拆迁档案原件由拆迁人保管,满10年后按规定向区档案馆移交。拆迁人应制定拆迁档案利用制度,编制拆迁档案检索工具,依据有关法律和规定向公民和组织提供利用服务。拆迁人要特别加强对拆迁公司拆迁档案的安全监管,要在双方委托合同中明确约定拆迁档案收集、整理、移交的要求与时限等具体事项,监督拆迁公司严格执行档案安全制度,创造必要的安全保管条件,确保拆迁档案实体和信息安全。

(三)完善拆迁档案管理的保障措施

加强对拆迁档案工作的重视,关键在领导。扩大宣传《档案法》和拆迁档案工作的相关政策法规,从而提高有关人员特别是领导同志的档案意识,为做好档案工作打下牢固的思想基础。档案行政管理部门应定期到拆迁部门宣贯相关政策,不断增强工作人员的责任意识和法制观念,指导拆迁单位把拆迁档案工作列入议事日程。同时,为推动工作有序开展,区档案局、区住建委采取了四项保障措施。

1.开展教育培训

人员培训水平对档案工作有较大影响。目前,档案管理人员多以兼职为主,专业水平有限,难以保证文件的形成质量和档案整理质量。因此,各级拆迁部门应指定专人参与档案管理人员的业务培训。通过培训,使档案管理人员增强档案意识,熟悉档案业务,不断提高自身的业务素质和专业技能。

2.规范工作程序

区档案局、区住建委就拆迁档案工作联合下发了《关于在房屋拆迁工作中进一步加强档案管理的意见》,规范了工作程序,建立了拆迁档案“开工登记、过程指导、竣工统计”的长效管理机制。同时,制定《拆迁档案工作流程图》、《拆迁档案登记表》、《拆迁档案统计报表》等一系列工作文件,进一步提高管理水平。

3.启动记忆工程

“城市记忆工程”将应用多媒体真实完整地记录城市面貌的发展变化过程,这是一项功在当代、利在千秋的事业,将为子孙后代留下一笔珍贵的精神财富。区档案馆4月份正式启动“城市记忆工程”,组织专业人员拍摄石景山区在大调整、大建设、大发展时期城市面貌的照片资料,特别是优先做好拆迁改造地区的拍摄记录工作。先后完成了五里坨、苹果园拆迁地区、永定河绿色生态发展带等地区的拍摄记录工作,形成照片档案1525张、视频资料9盘、实物档案38件。

4.强化监督检查

房屋档案管理范文5

一、城市房屋拆迁档案的特点

1.记录性

拆迁档案反映的是城市空间的发展变迁,记录着城市的过去、现在和未来,是城市建设档案的重要组成部分,也是珍贵的历史资料。通过查阅拆迁档案,可以了解一个城市房屋建设前后的情况,是今后城市建设和管理的依据性、借鉴性的历史资料。

2.复杂性

拆迁改造在城市建设中是个较为复杂的工程,涉及到国土、规划、城市管理、财政等多个部门,从调查摸底、测算计划、运迁审批至拆迁、施工安置等,且不同的拆迁改造项目有着不同的特点,道路改造工期长、任务重,旧村旧城拆迁民调时间长、社会工作复杂,其收集和管理难度可见一斑。

3.法定性

拆迁档案反映了拆迁人与被拆迁人的的权益、义务和责任,关系到双方的切身利益,一旦发生纠纷,具有较强的法律效用,是解决房屋拆迁改造纠纷仲裁和法院判决必不可少的凭证性材料;同时房屋拆迁档案也是房屋产权产籍管理部门的依据性材料,通过拆迁档案对被拆迁房屋的产权产籍进行确认、发证,以档管房、依法行政,是房屋管理部门进行房证管理不可缺少的依据。

二、城市房屋拆迁档案的收集与管理现状

1.工程跨度大、收集途径单一、土地性质不同,档案难以接收齐全

一般情况下,某一地块拆迁资料的收集,是从新建房屋单位申请时开始的。如果按一个正常建设项目,从申请、规划、获取土地许可到拆迁、建设,这一流程经历大概需要2~3年,早期甚至有过拆迁档案多至十年之久都未曾交接的情况,大大影响了拆迁档案的完整性。

由于土地的性质不同,实地调查经常会发现房屋使用人和产权人、产权面积和实际面积不一致的情况,给被拆迁人的核实工作带来了一定的困难,也造成了相关房产拆迁档案的缺失。

2.收集程序繁杂,档案资料流失严重

目前,对于拆迁项目的资料收集流程没有明确的条文规定,而拆迁的程序又会因工期、土地性质或管理单位而改变,时有资料流失的情况发生。另外,房屋拆迁档案收集过程也较为分散,某些特殊载体的拆迁档案除了常见的纸质材料以外, 还包括记录反映房屋原状和现状的影像资料、调查处理拆迁安置纠纷过程中形成的有关录音材料, 以及进行产权管理过程中形成的磁盘、光盘等材料。这些特殊载体的档案在某些方面比纸质档案更容易遭到毁坏,这也会造成资料流失。

3.收集档案人员素质有待提高

房屋拆迁档案的收集并不是全由专业的房屋管理人员进行,一些经办拆迁的收集档案人员对档案的管理和重要性缺乏认知,由于拆迁项目时间跨度长,其间经办人员的更换使得新来的人对之前事项多不清楚。另外,拆迁房屋存在抵押未及时注销或未收回他项权证损害到抵押权人利益的,甚至有拆迁公司为了急于办理新证而存在虚报瞒报拆迁真实情况的,都影响到档案的收集。

三、城市房屋拆迁档案的收集与管理建议

1.建立档案收集网络,定向收集档案

首先要建立拆迁档案收集网络,指定专人负责统一管理房屋拆迁档案资料,同时在城市各个片区设立档案员,形成密度大、效率高的工作网络,及时收集积累拆迁文件材料;其次要定向进行收集,档案人员应掌握房屋拆迁工作各个程序或环节可能形成的文件材料,制定初步归档目录,指定有关部门和专人负责收集,尤其要对一些重要的材料,如立项、规划、用地批文、拆迁房屋产权审查表等,实行重点追踪收集,另外还要注意做好动态资料的积累,利用摄像机和照相机进行实地拍摄,反映房屋拆迁改造工作的全过程;三是遇到时间跨度较大的拆迁档案时,及时协调处理,以确保房产登记簿的准确性。

2.建立健全房屋拆迁档案统一管理制度

拆迁档案是城市建设和管理的重要资料,目前大量的房屋拆迁档案资料存放在拆迁公司和有关部门及专业技术人员手中,由于缺乏健全的管理制度,一些重要文件材料查找不到或无档可查的现象时有发生,因此要建立健全房屋拆迁档案统一管理制度,对国家规定应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或档案工作人员移交,集中管理,彻底改变以往单一或分散管理档案方式,把反映房屋拆迁工作全过程的各种文件材料完整保存下来,统一交档案室集中管理。

3.提高拆迁档案收集和管理人员素质

在拆迁人开始实施拆迁时,必须告知其拆迁资料收集的相关程序和重要性,为相关档案收集人员开展讲座和培训,特别是应介绍如何进行科学和安全的档案收集和管理,提高相关人员的素质,进一步加强拆迁档案的收集和管理制度。

房屋档案管理范文6

【关键词】房地产档案;登记;信息化

房地产档案登记管理是全面进行房地产管理的一项基础工作。如何让房产档案工作更好的为经济发展服务、满足社会需求成为房产管理部门亟待解决的问题。

一、加强房产档案信息系统建设

加强房产档案信息系统建设不是纯粹的把手工管理模式搬到电脑上,而是以数据的形式,对储存数据进行合理的存储、分发和运算,房产档案信息管理需要构建档案信息资源共享体系,构建互联互通、分布共享的档案信息服务通道,从而使得房地产档案信息的共享将成为可能。这就需要档案管理部门要加强对房产档案信息的采集工作,房地产档案信息系统要与房地产交易系统有效结合,房地产交易中产生的房产信息可以便捷的进入房产档案管理系统,保证了全面有效的房产信息资源。另外,对于以往的房地产档案信息也要采用有效手段,以扫描、手工录入或者相机拍摄等手段归入房产档案系统,海量的房产信息在搜集完毕后,还要进行有效的归类和组合,建立清晰的房地产档案信息数据库。另外,由于房地方市场交易的频繁变动导致房屋产权不断进行调整,作为档案管理部门要及时对新的房产信息进行更新和整理,对档案管理软件不断升级,保持信息与产权变动的同步性,实行房地产档案的适时管理。

二、保障房登记档案管理

随着我国保障房建设规模的扩大,保障房登记档案管理工作的重要性开始凸显。国家房地产管理部门明确要求,市、县级住房保障主管部门,应当依法建立住房保障档案信息利用制度,利用住房保障档案信息,为住房保障申请、审核、分配、复核、退出等管理工作服务,为房屋管理、使用、维护提供依据。且应当依法建立住房保障档案信息公开和查询制度,规范公开和查询行为,依法保障住房保障对象的合法权益。市、县级住房保障主管部门应当配备必要的档案管理人员,确保档案安全,统筹安排档案管理经费,确保足额到位,并严格按规定用途使用,不得挤占、挪用。要求对住房保障对象档案按照“一户一档”的原则,在申请人获得住房保障后三个月内完成归档。住房保障房源档案按照“一套一档”的原则,建立保障性住房的基本情况、使用管理情况,在房屋分配使用后三个月内完成归档;成套房屋应当按套建立档案,宿舍应当按间建立档案。建立纸质档案并同步建立电子档案,相互印证。对于有不按规定归档、涂改伪造档案,以及擅自提供、抄录、公布、销毁、出卖或者转让档案等行为的责任人员,依照公务员法、档案法等法律法规给予处分;构成犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任。

三、建立房屋的全生命周期档案管理

随着经济社会的发展,近年来,我国已建成房屋建筑物的面积不断增加。由于不同时期建造的房屋有不同的设计标准,在使用过程中,材料老化、房屋改造装修等,严重影响了房屋的使用安全及使用寿命。目前的房地产档案信息大多集中于房屋权属、面积、户型以及交易过程等信息,反映不出来房屋质量状况目前,我国还没有比较完整的针对房屋建筑物在长期使用直至拆除阶段安全管理的法律法规,相关机构和资金也不能有效应对房屋建筑物的安全管理工作。而国外的房子看起来都很整洁是因为当地有一套完整的房屋档案,政府会定期按照年份给房子做检查、维修,这种做法值得借鉴。为了全面掌握各类房屋的“健康”状况,今后我们可以建立房屋的全生命周期档案,包括建于什么年代、什么结构、设计者和施工者是谁、产权人是谁、曾经遭受过怎样的自然灾害、什么时候对房屋进行过维修,以及什么时候进行过安全鉴定等,从房屋的开发建设到最终的拆除,所有的情况将全部计入档案中。而且该档案也会实时动态更新,“比如某房屋的公共部位进行了维修,物业公司随后就要把相关记录上传,记入档案。”可供业主或者其他相关权利人查询。从房屋的开发、建设到交易、登记情况,再到建成后的物业管理、使用维护直至最终拆除,房屋在其全生命周期之中的各种情况都将一目了然。将为政府的宏观决策提供支持。同时,也将服务于一些具体的工作。比如住房限购中核查购房人已有住房的情况,保障房资格核查申请人住房情况,差别化税收和贷款中核查首套房、二套房等,都可以利用全生命周期档案查询,此外,通过信息的接口,还为地税、统计等部门提供了房屋的信息。由于住宅房屋的一些情况涉及隐私问题,因此档案并不会对外公开。但进行房屋产权转移交易时,市民可以提出申请,查询房屋的交易记录等内容。

四、加强房地产档案信息查询的管理

目前针对主要由于居民房产档案信息泄露而出现的“房叔”、“房妹”等事件,房地产交易中心将严防居民房产信息泄露,防止“以人查房”和“以房查人”的现象。广州房婶”事件的发生,就是因为当地房产交易登记中心的一名编外人员受人所托,未经任何审批违规查询公民房产信息,随后被别有用心的人在网络上。房管部门已经对泄露他人隐私相关责任人进行处理。在这之前发生的“房叔”事件已由广州市房地产档案馆将泄露房产信息的责任人撤离岗位并对其给予行政记过处分。 “个人住房信息系统”是房地产档案馆在全面实行房地产宏观调控后,按照现行政策,为满足限购、差别化贷款、契税优惠等业务需要,专为权利人出具《个人(家庭成员)名下房地产登记情况证明》和登记查考而建。《出具家庭成员名下房产情况证明业务流程》规定有严格的使用条件:“权利人自己申请,必须提供本人有效身份证明原件;权利人委托他人办理的,除提供权利人及受托人身份证原件外,还必须提交载明查询事项的授权委托书,不能提供权利人身份有效证明原件的,委托书必须经过公证”。 房叔”“房婶”事件的发生,客观上反映出市房地产档案馆在个人住房信息系统及其管理上确实存在薄弱环节,个别工作人员存在责任心不强、业务不熟的实际问题。今后我们要有效堵塞管理漏洞,对系统及查询制度、流程进行全面清理,并从加强人员管理教育、提升技术防控手段两方面进行整改。

总之,加强房地产档案登记管理,已成为当前房地产档案管理工作的重要课题。作为房地产档案管理人员要充分认识到这一点,在实际工作不断探索档案管理的手段和方法,切实提高房产档案管理水平。

参考文献:

[1]孙振辉.浅谈房地产档案的特点及管理中必须注意的问题[J].中国房地产,2002( 1) .

[2]陈明.市场经济条件下房地产档案工作的发展与忧患[J].城建档案,2003( 2) .

[3]罗海荣.房地产档案管理浅见[J].档案与管理,2002( 3) .