一、建章立制，保证质量
在教务管理系统的使用上，我们通过培训来保证开放教育的学籍管理者都能熟练使用，同时培养他们能够对一些常见问题的独立处理能力。鉴于原来全省学籍管理员变动平凡的特点，规章制度的研讨和管理系统的培训需要建立常态化机制：一来可以使新接手学籍管理工作的人员有一个学习的机会使其克服畏难心理和情绪，二则可以对前段时期学籍管理工作进行全面的梳理和总结，为后续的江苏开放大学学籍管理各项规程的完善和学籍管理工作顺利进行奠定基础。江苏开放大学挂牌近一年多来，我们正在从原来的管理工序的流程化向学籍管理工作的标准化进行努力。除了做好自身规范建设，我们的学籍管理部门还要会同招生、考试部门共同完成质量控制的重要任务。
二、规范管理，做好服务
学籍管理包括新生入学注册、课程注册、学生基本情况管理、学生成绩查询、学籍异动、毕业审核和学位审核等工作，它主要是记录学生的学习过程和解决学生毕业的问题。学籍管理工作的特点，首先表现为时间性强，学籍管理的任何一项工作都具有阶段性，必须在规定的时间完成，是不允许滞后的，否则，后续工作将无法进行；其次表现为可塑性小，学籍管理中的许多运作都具有政策性、制度性很强的硬性要求，是不便变通执行的，否则，将会发生原则性错误；最后表现为准确性高，任何一项学籍信息数据，都要求规范准确，否则，发生的错误将给学校和学生造成无法弥补的损失。因此，学籍管理工作者只有具备了较强的时间观念、政策水平和业务能力，才可能搞好学籍管理工作。在日常管理中，我们以江苏开放大学的学籍管理办法为依据，制定了符合江苏开放大学自身特点的各项学籍管理工作流程。这使学籍管理人员在工作中更能心中有数，明确了什么事不能做，什么事必须要做，而且什么时间要做好。通过网站、电子邮件、短信平台、QQ群等多种途径，保证信息通道的畅通，对江苏开放大学在学籍上的新规定、新要求第一时间下达到各管理人员手中。
我校现已形成了一年两次的学籍管理员的工作例会，对管理人员进行培训、对阶段性问题展开研究和讨论，既解决热点问题，又促进管理上新台阶。在强调规范管理的同时，我们对全省各级学籍管理人员强化责任意识、服务意识、奉献意识。学籍管理工作时效性、阶段性很强，而我们面临人手少、时间紧、任务重的困难。除了加班加点，我们还想方设法调动每一个同志的积极性，并牢记“我们万分之一的失误，就会对学生个人造成百分之百的伤害”。我们还要求每一位学籍管理工作人员摆正心态，站在学生的角度换位思考，明确学籍管理的严肃性要靠各服务中心学籍管理员的爱岗敬业、坚持原则、认真细心、无私奉献才能实现。为了能及时解决学生的问题，我们在网站上公布了工作电话和接待电子信箱，对学生提出的问题给予耐心、周到的解释，解决了很多学生的疑惑和对学校的误解，收到了很好的效果。我们建立了各服务中心的学籍管理员QQ群，并且在开放教育教务处设有远程接待服务中心，增加了一个便捷为学生和各服务中心服务的途径。在教务管理系统中实现了学生自主选课和缴费，改革了课程注册的方法，提高了工作效率。
三、打造核心，上下互动
江苏开放大学目前学籍管理人员只有4人，既要进行国家开放大学的学籍管理，也要为江苏开放大学的学籍管理而忙碌。由于江苏开放大学新成立不久，很多工作业务和流程对于我们来时也是全新的。从教务管理系统中学籍管理模块的需求调研、开发跟踪、测试验收，再到各项学籍规章管理制度的订立，在严重缺编的状态下，面对如此巨大的工作量，仅靠4个人的力量是很难完成的。为解决这一问题，培养一支业务素质过硬的服务中心学籍管理员队伍就成为我们当前最为紧迫的任务。在进行业务培训过程中，我们要求学籍管理人员要全面掌握学籍管理知识，提高管理水平和能力，熟练掌握计算机和网络应用技术，提高工作效率。在这支队伍中，我们对技术力量强、业务素质高的同志进行着重培养，以点带面打造学籍管理的工作核心，这使得我校的学籍管理模式完成了从原有的树状结构向网状结构的转化。凡有管理人员变动时我们也可以实现以老带新，而不需要完全依赖每次的业务培训。在普通管理工作中遇到的问题各服务中心即可互通有无、互相帮助支持，大大减轻了省校的工作负担。
四、与时俱进，苦练内功
我校教务管理手段一直紧随信息技术发展步伐，从电大1995年“注册视听生”试点我们就有了DOS版的教务管理系统；1999年开放教育试点之初，中央电大又推出了“广播电视大学教务管理系统网络版（JWGLNET）”；2007年中央电大又推出了“开放教育教务管理系统（CPS1.0）”；江苏广播电视大学更名为江苏开放大学后，我们现在拥有了自己的江苏开放大学教务管理系统。该系统确保了今后江苏开放大学学生日常教务管理工作的正常开展，同时为系统功能的健全和完善提供了实践的平台，也为以后新教务管理系统的开发提供了经验借鉴。管理技术手段的进步使教务管理模式发生了转变，也对学籍管理人员提出了更高的要求。现在作为一名开放大学的学籍管理员，必须在熟练掌握该系统学籍模块功能的基础上，还要对教学计划和考务管理有一定的了解，这样才能具有一定的分析问题、解决问题的能力，才能更好地完成学籍管理工作。我校从事学籍管理的四位同志，认真钻研业务，注意自身技术水平提高，苦练内功，从学籍工作的细节做起，逐步分解、整合，建立起了一套切实可行的管理流程，至今还在不断完善。以上便是江苏开放大学成立一年多来学籍管理工作中的几点做法和体会。实践证明，学籍管理人员只要严格遵循了相关的规章制度和认真执行了业务流程，基本上不会发生原则性失误，如果在此基础上再发挥自己的能动作用，那么，学籍管理工作就会更出色。时至今日，我校的学籍管理已逐渐步入了制度规范化、管理人本化、监控系统化、操作程序化的轨道。
五、总结
开放教育的学籍管理工作发展到今天，已经成为一项政策性与技术性结合很强的工作，这要求我们必须从细节做起，从基础做起，善于发现问题，勇于解决问题。现在我校各服务中心还存在学籍管理队伍力量不足，队伍的理论素质偏低，对学生个性化服务也需完善的问题。这些工作要做好，还要走很长一段路，但我们有信心，在教育厅的指导下、在校领导的领导下，把江苏开放大学的学籍管理这项工作做得更好。
作者：赵晖 单位：江苏开放大学
