摘要：高校的学籍档案是记录学生基本资料的重要文献内容，包括了学生在校期间的学习成绩、思想道德情况、文化素质和工作能力等。通过完善的高校学籍档案管理对于促进学生管理工作具有重要的意义，因此，高校应该重视学籍档案管理，不断探索学籍档案管理的方式方法，更好地为学生服务。为学校人才培养以及用人单位选拔人才提供重要的参考依据。
关键词：学籍档案；管理；探索
随着经济全球化和世界经济一体化的发展，现在各个国家都在努力地发展经济，提升在国际市场上的竞争地位，而国家之间的竞争说到底就是人才的竞争。高校培养的大学生是我国人才队伍的重要代表，现在我国已经普及大学教育，大学生的人数也在不断增加，因此，加强大学生的管理十分必要。高校的学籍管理就是高校学生管理的重要内容，同时，也是对高校大学生进行规范、及时地掌握大学生的个人状况以及对高校大学生进行有针对性的培养重要的参考依据，高校学籍档案是高校教学档案管理的重要内容，只有不断地对学籍档案管理办法进行改进，提升学籍档案管理的信息化水平，才能够促进学校学籍档案管理水平的提升。
一、高校学籍档案管理的作用
高校的学籍管理是高校大学生各种信息的重要体现，通常大学生从小学入学开始学籍就伴随着他们的学业，大学生的学籍同样记录着大学生在校学习的全过程，包括了大学生在校期间的各种档案资料，通过对这些资料进行收集，整理并归档，从而形成了高校学生的学籍档案，学籍档案是学生个人信息的记录，能够真实、全面地反映学生的在校期间表现，让学校、个人和社会用人单位都可以对学生进行全方位的了解。
二、目前高校学籍档案存在的问题
（一）高校学籍档案管理信息存储比较分散。高校的学籍档案管理部门之间缺乏必要的沟通与合作机制，比如高校的招生就业部门记录了新生录取时的各种成绩信息，学生处记录了学生的各种奖励和处罚信息，这就会让不同的部门形成多头管理，很难发挥档案管理整体的效应，而且这些科室之间由于缺乏有效的沟通，让信息管理缺乏统一的规划，造成了学生的信息资源不能共享。同时，不同的管理部门对于学籍档案管理工作重视程度不一，有些部门有可能不能及时地把学生的档案进行归集、收集、整理和归档，导致了学生学籍信息的不完整，从而对今后的各种活动埋下隐患。
（二）学生档案的信息量不足。现在的学生学籍档案主要包括学生的入学登记表、学习成绩和一些党组织材料等，这些资料在用人单位看起来很多已经过时，无法满足他们对于人才评定的需求，现在很多单位在招聘时更多都是想从学生的学籍档案中看到他们是否具有创新能力和团队合作能力，而这些在学生的学籍档案中很少有记载，导致用人单位无法从中获取有益的信息。再加上学生档案投递环节较多，人员比较复杂，很容易造成档案丢失的情况，学籍档案的传递过程要经过很多的环节，在任何一个环节出现错误都会影响学籍档案的传递，对高校毕业生的正常生活和学习产生一定的影响。
（三）学籍档案管理制度不完善。现在高校的学籍档案管理还没有形成一套规范化的、符合高校学生管理实际的科学的规章制度，很多高校大多采用的还是传统的学籍档案管理办法。由于不同的高校对于学籍档案的搜集标准不同，对于档案归集标准不太明确，造成学生档案在搜集、整理、归档和使用过程中存在一些不规范的现象。高校对于学籍档案管理没有制定完善的制度，很多高校的档案管理还没有实现信息化，就算有计算机管理也只是局限在对于大学生基本信息的检索服务上，没有真正起到学籍档案的管理功能。在学籍档案管理中工作效率低下，程序繁琐，没有能够形成现代化的电子档案管理信息模式，突出表现在学籍档案时间混乱，档案装订不规范，缺乏档案管理目录等。
（四）学籍档案管理完整度不高。高校毕业生本身对于学籍档案没有引起足够的重视，档案管理的意识不强。通常情况下，一份完整的大学生学籍档案包括了大学生入学之前的学习材料和大学时期的学习和表现材料等。大学之前的材料主要包括高中时期的学习学籍表、高考报名登记表、高考成绩、体检表和入党入团的资料；大学时候的学籍档案材料包括大学生的学籍、在大学期间的成绩表、高校毕业生登记表、学士学位证书等，如果大学毕业以后要继续攻读硕士或者博士的，还有硕士博士登记表。同时，报考博士的还有几位专家的推荐表。因此，学生的学籍档案中包括了大学生学习过程中的各种表格，但是很多学生由于对档案的重视程度不够，自己的学籍档案经常出现不完整的情况。到了用人单位在档案审核的过程中发现有的丢了学籍表，有的没有成绩单，有的找不到学历证明的相关材料，这也为大学生未来就业造成了一定的困扰。
三、完善学籍档案管理方式的探索
（一）严格的执行学籍档案管理制度。高校要重视学生学籍档案的管理，各职能部门也要增强对学生学籍档案管理的意识，高校大学生的学籍关系到大学生的未来，而科学合理的高校学籍档案管理制度能够为学生学籍档案的科学化管理提供制度保障，对学籍档案管理各项流程进行严格的规范。同时，制定好档案的衔接手续，高校各个职能部门要切实负起责任，做好档案管理传递过程中的各种衔接工作，同时，也要避免档案传递过程中学生数据的泄漏，做好对于学生档案的保密工作，实现学籍档案管理工作的制度化。大学生自身也要重视学籍档案对未来就业的重要作用，在平时就要树立学籍档案的管理意识。高校的学籍档案管理是一项复杂过程，具有多样化和综合型的特点，高校必须从自身的实际出发，采用科学的态度建立健全档案资料的搜集整理、鉴别归档各项规章制度。
（二）及时收集和整理档案信息。对于高校学生的学籍档案要做到及时收集并进行整理，尤其是要搜集和整理一些能够体现出大学生创新意识能力和团队合作能力的档案内容。要建立学籍档案的收集和整理相关制度，明确相关人员的工作权限、工作范围和工作内容，将学籍档案的归档和整理工作责任落实到人。学籍档案的存放一定要进行清晰的分类，摆放整齐，井然有序，便于查询。在资料搜集中可以采用定期收集、重点收集和普遍收集的方法，同时，也要加强与档案资料来源部门之间的联系，确保学生学籍档案资料来源的真实性。要建立科学的归档管理制度，要根据学籍档案的材料重要性进行分类整理，科学地进行分类和编排，确保档案资料的准确性。还要建立严格的档案保密制度。学籍档案关系到大学生的个人隐私，对大学生未来就业具有重要的参考作用，因此，一定要科学的管理，档案管理要有章可循，有据可依，按照规章制度办事，及时地对高校的学籍档案进行搜集和整理，不断改进管理方式，促进档案管理效率的提升。
（三）提升信息化的学籍档案管理水平。随着网络信息化技术的进步，高校原有的学籍档案管理通常都是基于小型数据库或者手工管理的方式，这种方式已经无法适应现在网络技术的要求，因此，为了能够提升学籍档案的管理水平，高校要加快信息化的学籍档案管理建设步伐。在前期的过渡阶段可以实施纸质档案和电子档案的并行，等学籍档案信息系统运行一段时间，系统成熟以后再完全实施电子化的学籍档案管理。学校要建立规范完整的学籍档案管理系统，构建基于互联网信息系统的各院系负责的高校学籍数据的采集和整理工作，利用网络系统加强高校学生的学籍管理。高校要加快学生学籍档案信息化建设，为管理学生学籍定制完善的学籍管理信息系统，满足国家对于高等教育学历证书电子注册制度的要求，同时，也能够更好的管理和使用学籍信息。利用信息化技术可以让学籍档案的查询更加的快捷、方便。同时，计算机网络技术可以实现学生信息的资源共享，不但能够提升相关部门的工作效率，也可以减少学生学籍档案管理人员的工作强度。让用人单位及时地通过学籍档案管理系统了解到学生的情况，为单位选拔人才提供更好的参考。在信息化学籍档案传递的过程中一定要注意对于学生个人隐私的保护，这也是网络信息化时代学生学籍档案管理必须关注的重点问题。
（四）提高大学生的档案管理意识。高校应该重视培养大学生的档案管理意识，要让大学生认识到自己的学籍档案关系到自己从学习到就业的整个过程，因此，自己的学籍档案管理非常重要。高校可以充分利用国际档案日或者大学生文化月等活动来加强对于学生学籍档案管理的宣传和教育活动，不断提升大学生的档案管理意识，让大学生了解档案对于个人发展中的重要作用。同时，为了确保高校大学生档案管理的完整性，每个班级应该指派班级的档案管理人员加强对于大学生学籍档案的管理，档案管理人员要定期对大学生的学籍档案资料进行检查，确保档案资料的完整性，发现档案中出现的一些丢失或者毁损的材料，要求大学生必须及时地补充。要确保班级大学生档案一人一档，避免档案存在错放漏放的现象，尤其是对于班级中存在一些同名同姓的学生更要重视对于档案管理资料的甄别，在入学时要给大学生进行档案编号，档案的号码最好与学生的学籍号一致，这样能够规避人档分离或者不一致的情况。
四、结语
大学生的学籍档案关系到每个学生的就业和生活，是大学生在校期间学习活动的证明，这也是用人单位考察人才的重要参考，因此，高校一定要负起相关的责任，做好大学生的学籍档案管理工作，为我国高素质人才的培养奠定坚实的制度基础。
作者:丁小洋 单位:日照职业技术学院