1具体做法简述
自2011年6月开始进行技术资料数据库管理系统的研制开发，于2012年2月初完成各项调试工作。同在6月份开始对资料的整理过程进行详细分工，确定分类原则，做好各项准备工作；7-9月期间我们对建井以来所有技术资料进行了整理、分类、记录，并形成系统数据源表；10-12月进行计算机录入，形成电子数据源表，并且针对各个文件箱所存资料，打印出目录，并有总目录；2012年1月底完成资料数据库管理系统的整体调试工作，实现了分类检索和关键字检索两大功能；2月将电子数据源表导入数据库管理系统，同时实现了局域网内共享，经过多次调试，最终达到预期目的，随即制定了与之相匹配的管理制度和流程图。
2数据库管理系统简述
2.1数据库管理系统组成
该系统是在Access2007平台上开发出来的，因此，要求计算机安装Access2007软件方可运行该系统。系统包括六个界面：密码登陆界面、系统主界面、资料查询界面、资料编辑登陆界面、数据库编辑查看界面和数据表界面，系统大小约50M。
2.2数据库管理系统的操作
2.2.1查询数据库操作
首先，双击技术资料数据库管理系统图标，打开数据库管理系统，登录数据库管理系统主界面；其次，从文件类别组合框中选择相应的文件类别，显示子窗体将自动执行刷新窗体命令，相应类别的文件就会全部显示；最后，在文件名文本框中输入所要查询文件的关键词，例如北翼、补20、探水等，单击查询按钮，与关键词有关的记录将显示在子窗体中，通过窗体中的显示信息定位纸质资料，对于已经录入系统的文件，还可以通过详情栏下的文件超链接查看和修改源文件。
2.2.2编辑数据库操作
首先，单击编辑数据库复选框，进入登陆界面，输入正确的登陆密码进入编辑查看界面，单击“最后一项”按钮，依次填写资料的各种信息，文件名和文件类别这两项做为主检索项必须填写。填写完毕，单击查看数据表按钮进行数据核对或退出。
2.2.3备份数据库
这属于Access2007自身的功能，通过导出数据表备份并放在指定文件夹下。当现用数据库系统瘫痪时，我们可以通过备份数据表恢复数据库系统。
2.2.4数据库管理系统的局域网共享
该数据库管理系统为文件型，所以我们采用数据库同电子资料文件夹联合共享的形式实现局域网共享。同时把用户分为两类：一类是管理员组具有管理权限，可以进行查询、修改等，具有最高的管理权限；另一类是用户组具有查询和下载权限，不能对源数据进行任何的更改。
2.3数据库管理系统的优点
总体上讲，该数据库管理系统的优点主要表现在以下几个方面：①系统实现了文件的快速查找、定位、阅读、编辑，结束了以前查找资料“翻箱倒柜”的局面，也避免了电子版资料的假丢失；②通过本系统使现有的纸质文件和电子文件链接成一个整体，使技术资料管理实现一体化；③系统占用空间小、界面简洁大方、操作简单、反应灵敏、实用性强，大大提高了用户对资料的归类、查找、查看效率；④系统本身具有一定的安全性，防止了资料的损坏和丢失。
3技术资料信息化管理制度及流程
为了更好的管理技术资料，只有数据库管理系统和资料整理这些基础工作还是远远不够的，必须制定与之相匹配并符合实际的管理制度，确保整个体系健康有效运行。在制度中明确了技术资料在存档、借阅、归还、销毁等环节中相关人员的责任和义务，同时确定了技术资料信息化管理体系中主要负责人的权限审批办法。好的管理在于好的流程，为了规范技术资料管理过程的各个细节，管理流程的制定是影响体系顺畅运行的关键要素，管理流程主要包括存档、借阅、归档三大部分，每个部分又详细划分了执行步骤，明确了每个步骤中所需要办理的手续，如图1所示。好的流程在于好的执行，为了更好的执行《陶一煤矿技术资料信息化管理制度》，使管理过程中的各个步骤都能按照《陶一煤矿技术资料信息化管理流程图》要求执行，我们又查阅了各种档案管理资料，特制作了《煤矿技术资料档案借阅申请单》、《煤矿技术资料档案室资料归档登记表》、《煤矿技术资料档案室资料借阅登记表》等表格，提高了资料管理的规范性。
4应用情况
通过一年的试运行，收到了良好的效果，大大降低了技术资料管理人员的劳动强度，提高了工作效率和资料查准率，确保了资料保存的连续性和完整性，提升了资料利用率，从本质上改进了传统的技术资料管理模式。该管理体系使技术资料存档率达到了90%以上，关键资料存档率达到100%，查找时间缩短到以前的1/10，甚至更低，并在一定程度上杜绝了资料的丢失及假丢失现象，降低了管理成本和人员工作强度，大大提升了资料管理效率。
作者：张文芳 单位：冀中能源股份有限公司邯郸陶一矿
