摘要：
宝利煤矿物资管理信息系统让煤矿物资管理工作与时代科学俱进,使申请计划人员、数据统计员以及仓库管理员工作更加方便,提高工作效率，从而能够有充裕的时间放在物资管理工作中。主要介绍了系统总体设计及现场应用效果。
关键词：
物资管理；管理系统；总体设计
煤矿企业不论煤矿在停产维修，还是在生产过程中，煤矿物资管理工作都很重要，所以恰当储备物资，合理地使用物资意义重大。在各行各业中，计算机技术越来越被广泛应用在生产、管理等部门的工作中,显著地提高工作效率。当今煤矿的物资管理工作面临着诸多问题,如物资管理中消耗物资数量多，品种复杂，管理难度大。随着世界经济危机的到来，煤炭市场的日益低迷，物资市场也进入低谷，但原材料价格不断上升，原煤成本随之上升，影响着煤炭企业的经济效益[1]。所以，内蒙古宝利煤炭有限公司（以下简称“宝利煤矿”）正在面临着一个迫切需要解决的现实问题，深入地研究探索合理的电子物资管理方式，从而有效地降低企业物资消耗的成本。“内蒙古宝利煤炭有限公司物资管理信息系统”正是在此之际而开发的。内蒙古宝利煤炭有限公司物资部是宝利煤矿生产、建设用物资的供应部门，担负着物资的采购、保管、定额发放，合同管理等重要工作。自公司建立以来，宝利煤炭物资部人员自动化水平偏低，所有工作停留在手工报表的水平，不能及时有效对仓储物资实行实时动态管理控制，造成仓储物资资源的闲置、浪费等，制约着物资管理工作的有序、有效地进行。自2013年宝利煤矿根据自身物资的计划、采购、仓储的特点，与武汉中晟科技有限公司合作，为自己量身打造1套适合自己的“宝利煤矿物资信息管理系统”。
1物资编码设计
同一种物资在不同地域，不同的领域，会有1个或者几个物资名称，在计算机管理工作中，不可能把所有名称录入，而是将所有的物资按照一定的分类方式加以管理，也就是给每一种物资1个唯一的代码构成物资的编码[2]。宝利煤矿物资部依据公司自身需求，根据宝利煤矿的要求及适应以后联网需求，采用公司内部统一的物资编码，由于公司物资种类少，根据实际物资代码体系为4位。注意识别编码对标准化产品及非标准化产品的区别，标准化产品其制造、检验、包装、型号规格执行国家或行业标准，不同厂家生产的具有互相性，编码时严禁标识制造商信息，可以招标、询价采购；非标准化产品其制造、型号编制无国家或行业标准，或不执行国内标准，各制造厂生产的产品都有其独特使用条件，如安装、结构、原料、使用条件等，规格型号各制造厂自定义，不同厂家生产的不具备互换性，则编码时必须标注生产厂家。一般只能采用单一来源采购方式。对服务类产品如修理服务，以后也将采用统一编码，编码系统已有常用的代码，不够用时各单位可随时在编码系统中申请。编码人员变动时由物资供应部门设专人与物资公司编码中心联系，及时进行用户变更调整。
2功能管理
在对宝利煤矿物资管理工作做大量总结，分析的基础上，中晟物资科技有限公司根据宝利煤矿的实际需要完成系统功能管理上的设计。系统的主要功能模块就是界面左边的系统管理、采购管理、仓储管理、财务分析[3]。进入系统后，首先看到的界面是管理助手，通过管理助手我们可以快速地了解到物资当日和当月的进出库数量。
2.1系统管理
系统管理包括公司参数设置、用户及权限、物资档案、仓库定义、数据库维护等功能模块。
2.1.1公司参数设置
公司参数设置是指对公司信息、报表打印、数据单位进行设置。系统参数设置，用户可根据自己的需要完善信息；
1）公司信息设置：主要是对公司基本信息进行完善，包括公司名称、地址、联系人、邮政编号、办公电话、传真等。
2）报表打印设置：选择报表打印方式。
3）数据字典：包括单位字典和供应商资质类别，可以对物资单位和供应商资质新增修改或删除。
2.1.2用户及权限
用户及权限主要是对用户以及用户信息安全和权限进行设置。用户可以通过用户列表增添新的用户或者删除用户；选择用户同时勾选右边权限对应的方块可以对该用户的权限进行设置。在物资管理中系统与用户之间的建立人机的联系，在客户端的模式下，管理员，用户的权限需要明确规范。
2.1.3物资档案
物资档案主要是对物资进行详细信息记录以便更好地管理；物资类别：单击“新增类别”可以增加新的物资类别；右键单击物资类别可进行增添、修改、删除。
1）合并雷同：多次新增物资资料出现雷同物资时可以通过“合并雷同”将这些物资合并成一个物资，之前产生的出入库单据也会随之调整过来。
2）批量录入：可以直接把Excel中的物资资料批量导入物资资料中。
3）新增物资：即增加新的物资。在物资资料类别中选中该物资的类别，然后通过新增物资对该物资资料进行定义。
4）修改物资：即对物资资料修改。选中需要修改的物资，点击"修改物资"即可对该物资重新定义。
5）删除物质：选中需要删除的物资，点击“删除物资”即可删除该物资。
2.1.4数据库维护
数据库维护是指对数据信息的维护，客户可以对重要信息进行备份，防止电脑出现故障导致信息或数据的丢失。数据库维护主要包括数据库备份，数据库恢复，数据库初始化。
2.2采购管理
2.2.1制定采购计划
1）依据现代的物资管理理论，并运用科学的计算方法而制定出来的采购计划；
2）宝利煤炭物资部在物资管理中，对每种物资设立购货点，即预先确定的库存量，当物资库存量实际降到这个购货点[4]，就要按照既定的批量开始购货，组织采购；
3）先计算某种物资的经济采购批量，再将其与读取的物资需求计划相比较，确定物资采购量。如果其差额为正值，则按照计算出来的经济订购批量进行采购，如果其差额为负值，则按照需求计划采购[5]。
2.2.2市场信息的体制的建立
在物资管理工作中，物资采购人员应该注重市场信息的建立，因为市场信息反映了物资部采购人员积累的物资供应产地、联系电话、产品名称、联系人、单价等综合情况，在此系统中建立市场信息收集、查询、修改、删除、打印等功能。
2.3仓储管理
仓储管理遵循归口管理与有关部门协同管理相结合的原则，并实行物资到货验收、入库、存储、出库及退库管理。仓库是为生产提供所需物资的基地，是储存、保管物资的场所。仓储管理是物资管理的系统的中心内容，包括出入库管理，物资汇总，废旧物资处理，退货处理等。出入库管理：入库单、出库单填写，保存，查阅、修改打印等；物资保管：对仓库内所有物资建立信息系统台账，以便于物资的查阅，统计，核对。物资定额：物资的发放宝利煤炭实行定额管理，严格把控发物资的定额标准。物资汇总管理：用于1个月，全年内物资消耗，采购的汇总及制作各种报表。废旧物资，退货物资：对回收报废物资进行管理，废旧物资报告单，废旧物资账，退货处理单。
2.4财务分析
物资财务分析就是运用物资财务分析的基本原理和方法，对物资财务资料进行分析和研究，以揭示出物资的分配，交换，消费和储备之间的联系，及时的反应出供需基本情况，为公司年度盈亏提供参考，因此财务分析工作在物资管理工作中是极为重要的，结合宝利煤矿具体实际，主要对物资月度出入库汇总，月度库房盘点，年度需用部门物资定额进行财务分析，形成报表，进行自动生成，预览和打印功能。
3宝利煤矿物资管理信息系统的特性
1）采用服务端与客户端相结合的模式进行数据库管理，信息系统可以设置为服务端，也可以设置为客户端。设置为客户端的机器只需要连接设置为服务端的机器就能对服务端的数据进行管理[6]。
2）采用更为小巧的数据库管理大量的数据，数量级可以达到百万级，安装方便管理，省去当前流行数据库需要安装的麻烦。
3）多种不同计价方式管理模式，系统成功实现不同财务需求，已经实现了加权平均法，先进先出法和个别制定法混合管理的方式。
4）多仓库管理模式，系统可以设置多个仓库，对多个仓库进行分别管理。
5）多帐套管理模式，系统可以设置多个帐套仓库管理，例如，可以每年都设置一个帐套，各帐套之间数据不影响。
6）强大的报表设计功能，系统能够提供仓库管理中的各类报表，以及图形分析表，并能够根据宝利煤炭的不同的需求更改报表样式。
4结语
在企业的生产经营过程中，物资管理工作愈发显得重要，现有的宝利煤矿物资管理工作的水平，与当今时代物资管理工作水平的发展还有不小的差距，在宝利煤矿物资部工作中，改善现有物资管理体制，应用宝利煤矿物资管理信息系统，提高宝利煤矿物资管理工作的效率。首先，建立宝利煤矿物资管理信息系统，改革宝利煤矿物资管理的工作，原有的工作方式得到了彻底的改变，实现宝利煤矿物资工作的两化“自动化，信息化”；其次，宝利煤矿日常物资管理工作融合了信息技术和数据库技术优势，实现物资管理工作的科学化；宝利煤矿信息管理系统的建立，说明当今管理信息系统的发展的大趋势。宝利物资管理信息系统软件设计满足了宝利煤矿各个部门的实际需求，同时软件系统的适用性很强，具有扩充性和通用性，该物资系统是一个开放性的系统，发展的系统，随着工作需要的变化，在今后的工作中，还会不断完善，增加新功能，以保证其在物资管理工作中充分发挥作用。
作者：庞志强 王男 单位：内蒙古宝利煤炭有限公司
参考文献：
［1］祝侃.煤炭企业现代管理学［M］.北京：煤炭工业出版社，1989.
［2］曾宪林.现代物资管理工程［M］.徐州：中国矿业大学出版社，1989（7）：65-67.
［3］Foxpro2.52.6及其程序设计［M］.西安：西安电子科技大学出版社，1995.
［4］饶为臣.关于规范企业物资采购行为的探讨［J］.铁道物资科学管理，1996（5）：17-18.
［5］李秀荤.美国高校的物资采购供应［J］.实验室研究与探索，1999（5）：133-135.
［6］PorterMiehel.TheComPetitiveAdvnaatgeofNations.1990TheFreePerss.
