成功的活动设计是建立在良好商业实践的关键要素上的。管理一个活动需要一个有效和有纪律的方法，而不是一味儿地跟风。在一个活动计划过程开始时，不了解活动的定义和核心目标，只是一味地同意所有投资人，那么，不论这个活动开始时如何流行和时髦，最终可能不会成功。为了保证设计一个成功的活动，以下6个关键元素是智慧活动的架构。
1.活动设计的商业策划目标
协会本质上都是保守的。面对活动成本可能增加的变化趋势，必须要有一个详细的策划目标，说明如何达到参会代表（即协会会员）的利益和结果。在传统和新的表现方式之间找到平衡点，可以同时迎合那些拒绝创新尝试的人和真正落实活动的人。
2.活动设计与技术引进
在一个活动设计中，采用混合方式或是图形的方式，肯定会改变更传统的活动设计。数字演示、视频滚动、在线聊天室，更重要的是在参会代表的工作空间，以快速免费的互联网确保参会代表在两种角色（一个是参会者，一个是对工作负责、坚守岗位的人）中，发挥作用。允许参会代表们在完成自己工作的同时也参加会议，让代表们在这两种工作状态下游刃有余是关键。代表们在他们的工作室用耳机收听从公共场所播出会议内容，要允许代表们一心二用，完成多项工作。在活动场地内这种技术的应用，不仅仅是个趋势，更是活动设计的改进。
3.寻找适合的合作伙伴
对一个其活动超出其地理位置的协会来说，找到一个适合的合作伙伴，为其活动设计一个好的活动方案至关重要。对活动目标的重要分析，包括调查该活动在当地是否有很大的市场，当地协会是否愿意主办此活动，是否有政府的支持，这需要与城市会展局保持一致。协会最看重的是会展局为协会提供当地便利条件，提供人力及资金的支持。
4.活动设计与投资回报率
对协会最重要的是，30%的参会代表应该来自当地，这个比例有助于活动财务风险预算，并在这个比例上形成早期的活动设计规划。当地会展局具有丰富的知识和经验，与当地广泛的机构以及教育和科学社团保持合作关系，知道代表们的花销是推动经济发展的重要因素。协会利用当地会展局的这种关系，可以获得重要的方法和战略。这种与会展局的经验基础可能促进活动的整体设计。再结合当前特定的和未来的趋势，也许符合活动的整体目标。然而对这些计划和活动的谨慎和细致的分析是至关重要的。通过与当地政府和会展局的联系，协会可以获得更多的与当地社团联络的机会。这反过来又可能增加了当地社团参会的兴趣和可能的赞助渠道。
5.与当地社区的合作
社区对在当地城市举办的非大型活动的认识是有限的，通常是看不见的。对于大多数的小型、中型、大型活动，当地社区在会前和会后是没有参与的。对许多协会来说，主要的精力和资源都针对代表。一般来说，协会只是做着他们会议准备的工作，他们不花太多的时间与当地社区沟通，了解当地的社区在做什么、他们的会议对当地社区可以有什么贡献。协会与会议组织者非常善于交谈，但是需要当地会展局、政府，通过当地主流媒体的专业知识和渠道，告诉社区在他们的城市和场地发生了什么。协会和会议组织者需要带头将会议的信息传达给更广泛的社区，这些元素需要成为活动设计目标的一部分。
6.活动设计与危机管理
在任何有效的活动设计中都嵌入了关键的风险管理的识别、分析和缓解策略。实施风险管理作为活动策划的目的和目标的一个因素，不应脱离风险管理政策、程序、教育和培训。将风险管理作为活动设计中的核心元素并不是什么“新潮”或“酷”的东西。但是它是至关重要的。你的活动的成功与失败可能取决于支持活动过程的风险平台，这个为活动开发的风险平台应该形成一个“疼痛点”或弱点的识别标准，在活动中对计划和趋势产生影响。及早发现可能会限制、妨碍或损害活动的风险，会减少将来可能发生的成本井喷、不遵守规范、法律纠纷或负面媒体报道等问题。在风险管理范围内，需要做出现实的预期。例如，参与一个国际协会的地方协会，常常不得不调和对国际伙伴收入的一定比例的需求，而不论该活动是亏还是赢。许多国际协会不会分担风险，即使他们向当地组委会提出了要求。所有与协会会议利益相关方都需要有一个平衡、开放、诚实的沟通渠道，确保所有的团体都有机会盈利。因此，对于造成的风险事件的报道，如政治、社会、经济或环境，已经成为媒体、政府、社区和商界感兴趣的话题。这就使一个良好的活动，不仅要有管理和实施，还要让风险管理看得见、用得着。不论在活动的场地选择和进入、安全与安保、食品的选择和派送方面，还是活动内容与对立团体或社区的冲突方面，风险管理都不是一个可有可无的东西。它是一个不能讨价还价的必要条件。协会、会展局不能够控制和预知他们活动的所有风险，也无法控制发生在活动区域以外的风险。然而，一个完整的活动设计确保所有活动关联方都了解和知道出错的可能性。这种风险管理哲学处理“已知事物”“已知的不可知的事物”“不知的不可知的事物”——套用美国前国防部长唐纳斯•拉姆斯菲尔德的术语——“预先警告就是预先准备好了”。
作者:莎拉·马基·哈姆 单位:澳大利亚墨尔本ICMS私人有限公司