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摘要：随着互联网、云计算、大数据等高新技术的发展，社会各领域进入崭新的发展阶段，打造智慧城市、智慧政府、智慧工地等一系列智慧项目的提出和实施，全面实现综合档案数字化管理已提升到一个新的层面。本文针对目前综合档案数字化管理中存在不适应时展需求的问题进行了分析，并提出了全面实现综合档案数字化管理的有效措施。
关键词：综合档案；数字化管理；可行性
随着办公自动化系统（下文简称OA系统）、财务系统软件的普及，基于互联网和大数据能够整合各种信息系统实现业务流程数字化管理的协同工作平台逐渐走入人们的视野，并成为企事业单位信息化建设的主流，也给综合档案数字化管理带来了新的机遇和挑战。笔者认为档案数字化管理有三层含义：一是文件级目录数字化管理；二是全文数字化管理；三是档案业务管理流程数字化管理。随着云计算、大数据等高新技术的应用和普及，综合档案数字化管理不能适应时展需求的问题日渐突显。
一、综合档案数字化管理存在的问题
综合档案数字化管理状况受经济实力、人的意识、时展等各种因素影响，概括起来目前有以下几种情况：一是利用excel表建立文件目录体系。使用单位为中小公司、经济不发达地区的机关单位。二是单机版综合档案管理系统，多数用户只是实现文件级目录数字化管理，仅利用系统进行文件检索。使用单位为档案管理意识不是很强的机关单位。三是网络版综合档案管理系统，实现文件级目录数字化管理；重点文件（重要、利用率高、保管期限长）全文数字化管理；部分档案业务流程实现数字化管理，主要是利用审批和利用统计。使用单位为发达地区机关单位、大型公司。这种现状的弊端有以下两点：一是档案生成、保存、利用手段落后，数据无法共享，档案利用率低。归档后扫描、著录、上传的传统档案数字化手段需要大量人力、财力的支撑，在某种程度上制约综合档案数字化深度、广度、速度，使档案数据难以远程共享。二是单位各信息系统间没有对接，信息无法共享。因为单位各信息系统间没有对接，各信息系统生成的数据不能直接归入档案系统使用，归档后的扫描、著录、上传，造成信息、人力、财力资源的浪费。
二、全面实现综合档案数字化管理的有效措施
（一）综合档案管理系统与本单位各系统对接，实现数据共享
与OA系统对接。OA系统办理完毕的文件，通过系统接口定期将需归档电子文件归到档案管理系统，进入文书档案整理模块，并根据档号组成规则生成电子档号。与业务流程管理系统对接。以笔者单位为例，该单位政府公共工程综合管理平台是基于互联网和大数据的多组织、多项目、全过程、智能化的工程建设项目管理协同工作平台。平台具备实现项目建设全过程管控的功能，通过完成权限、数据、流程等的系统配置，构建一个覆盖投资、进度、质量、安全管理、档案、合同、协同办公等项目管理重要环节的管控平台，能够实现从前期接收→设计管理→招投标→工程实施→变更签证→竣工验收→工程结算→财务竣工决算→资产移交全过程的管控。办理完毕的归档业务文件即时或定期归到档案管理系统，分门别类进入档案整理模块（投资管理档案或工程项目档案）。
（二）建立外单位档案在线移交系统，实现数字化档案移交
以笔者所在的建设单位为例，建设单位业务档案具有项目多、形成单位多、档案数量庞大的特点，尤其是施工单位、监理单位形成的大量档案是在本单位信息化系统平台之外的文件材料。如果只接收纸质档案归档移交，不仅在档案移交之前建设单位对形成档案的监管、利用不方便，而且建设单位实现数字化管理压力也很大。建立在线移交系统并与综合档案管理系统对接，实行即时移交数字档案，竣工后移交纸质档案，增加了监管的透明度，促进了档案与工程建设同步形成，提高工程档案形成质量，实现了数据共享，减轻了建设单位数字化的压力，提高了档案数据的利用率。深圳市工务署、深圳市南山区建筑工务局使用的建设工程数据档案管理系统（EIM），就是基于互联网和大数据而建立的，由各参建单位操作及时扫描上传形成的文件，其记录了项目档案全生命周期所有数据（含档案），反映了项目投资、进度、质量、安全数据，实现了档案自动组卷、数据分析利用、移动终端利用与综合档案系统对接。深圳市档案局率先推出“深圳市城建档案管理平台”，该平台分在线指导系统、移交系统和整理系统。深圳市档案局通过该平台将城建档案法律法规发送给建设单位，对建设单位、参建单位的城建档案工作进行指导，督促其在建设过程中同步形成、收集城建档案；建设单位可通过系统向深圳市档案局进行城建档案工作在线咨询。该平台具有在线归档和档案整理功能，建设单位可利用该系统建立符合项目需要的档案管理体系及目录结构，为本单位和各参建单位设置归档范围和归档流向，督促所有参建方按照建设进度同步将工程文件信息著录到系统中，并按规范准备专项验收文件。档案专项验收、工程竣工验收后，可利用该平台对归档文件的完整性进行检查并自动将文件分类、组卷，生成案卷目录、卷内目录等。
（三）档案业务管理流程数字化管理
档案收集、利用、鉴定、销毁、统计等业务流程实现数字化管理。收集：在网上接收（系统对接点击归入、在线上传）数字档案并办理移接交手续；利用：档案借阅、查阅等在网上申请、审批、利用、归还（原件）；鉴定、销毁：在网上对档案进行鉴定，在网上进行档案鉴定销毁的申请、审批、登记等。
（四）纸质存量档案数字化加工
突出重点、有计划、分步骤实施纸质存量档案数字化加工。侧重于形成时间早、影响范围广、典型性强、使用价值大、利用频率高、保管期限长的档案。有条件的单位，逐步全面实现纸质存量档案数字化加工。各系统的无缝对接实现了数据共享，在线归档、前端控制，档案利用更加便捷高效；档案管理业务流程的在线管理，促进了档案业务管理规范化，提高了工作效率；纸质存量档案数字化加工，为全面数据共享提供保障。互联网、云计算、大数据为全面实现综合档案数字化管理提供了技术支撑和保障。随着经济的发展，全面实现综合档案数字化管理是时展的大势所趋，且必将实现。
参考文献：
[1]郭欣仪.企业档案信息化的探索与实践[J].档案学研究，2016(3).
[2]廖玉玲.基于云计算的建设工程档案全过程监管模式可行性研究[J].档案学研究，2013（6）.
作者:田文茜 单位:深圳市光明新区建筑工务局
