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干部人事档案管理的安全隐患探析

2020-12-03 09:32 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

[摘要]进入新形势后,干部人事档案管理也迎来了新的挑战和机遇,如何排除干部人事档案管理工作的安全隐患,保证档案安全是当前档案管理人员必须思考解决的问题。只有做好干部人事档案管理才能够充分发挥出人事档案的价值,为知人、用人和领导决策提供参考。本文依托我国干部人事档案管理的实际,对现阶段干部人事档案管理工作存在的安全隐患进行深入分析,并在此基础上提出相应的应对措施,希望所提内容能够为档案管理人员提供新的思路。

[关键词]干部;人事档案;档案管理;安全隐患

干部人事档案是干部个人形象的综合反应,其能够直观反映干部个人的经历、政治思想、品德作风及其业务能力等等。干部人事档案是人事部门按照实际情况和政策要求来进行如实填写的,能够为干部工作奠定良好基础。干部人事档案管理工作能够为知人、用人和管理人提供科学的参考。同时,随着经济的发展和科技的迅猛发展,信息化技术正在向各个领域渗透,做好干部人事档案管理工作的难度也在随之加大。因而,做好干部人事档案管理工作,排除安全隐患就具有相当重要的现实意义。

1现阶段干部人事档案工作管理中存在的安全隐患

干部人事档案管理工作是一项较为复杂的服务性工作,涉及的范围较广。当前,干部人事档案管理工作中存在的安全隐患主要有两类,一类是干部人事档案实体安全,另一类是干部人事档案信息内容安全。其中干部人事档案信息内容安全又包括着多个方面,如收集、整理,移交、查阅等环节存在的安全隐患。

1.1干部人事档案的实体存在的安全隐患。干部人事档案实体存在的安全隐患类型较多,主要包括以下四种:其一,不可控因素影响干部人事档案管理水平,如发生巨大的自然灾害,如水灾、地震等,这些不可抗因素都会造成干部人事档案的实体遭到丢失和破坏;其二,干部人事档案存放环境恶劣,有些党组织的干部人事档案存在的库房基础设施配置不全,库房环境恶劣,造成干部人事档案长时间被存放在阴暗潮湿的环境中,或者库房清洁管理不到位,造成干部人事档案被虫蛀,进而导致干部人事档案遭受到损坏;其三,干部人事档案自身存在一定的安全隐患,一些干部的人事档案收集整理的时间较为久远,或者在收集整理过程中使用了保存性不强的圆珠笔或铅笔,进而导致这些干部的人事档案的字迹难以看清,辨认难度相当的大。此外,由于种种因素影响,部分干部的认识档案在早年收集整理过程中使用的纸张质量不好,在长时间的存放过程中已经出现的霉变和磨损,影响档案的清晰度,辨认难度大;其四,虽然,随着党建的深化,各级党组织和人事部门都开展了关于干部人事档案管理的专项审核工作,对干部人事档案进行了统一处理,保证了干部人事档案的严肃性。但是在开展专项审核过程中,仍然有部分干部人事档案还缺少一些材料,或者是存在归档材料不完整等问题,干部人事档案基础管理工作还有极大的提升空间,亟需进一步完善升级。

1.2干部人事档案的信息安全隐患。干部人事档案也存在信息安全隐患,这些安全隐患来自干部人事档案收集形成环节、移交环节和查阅利用环节。其一,因为干部人事档案的收集形成是一项长期性的工作,档案里面的内容也会随着时间的变化而产生变动,档案的内容会不断丰富和完善。在干部人事档案的收集形成的过程中,若当事人过于马虎或者档案管理人员的安全管理意识不足,就导致在档案收集形成环节产生安全隐患,导致干部人事档案信息泄露,以至于干部信息被盗用,影响干部人员的生活和档案管理水平的提升;其二,干部人事档案与干部当事人的人事管理具有一致性,所以干部出现调动或需要提交新的个人材料时,干部人事档案也会发生变动,而在这个移交过程中也存在安全保密隐患。关于向组织人事部门和档案室提交新的个人材料时,因为没有明文的上交规范或者是直接个人在网络平台上直接提交材料,部分干部就直接让他人代为转交,且转交时也没有将装有干部本人信息材料的信封进行封口和封条处理,在选择邮递时也是选择的普通快递,未选择EMS。而关于干部调动也是需要在规定时间内将自己的人事档案移交给调动后的新单位,而在这个移交过程中也存在部分干部直接选择普通快递进行邮寄的情况和他人代为转交,同时也存在干部人事档案的信封封口处理不当的情况。其三,在查阅利用干部人事档案过程中也同样存在安全保密隐患,而造成这一隐患出现的原因主要是干部人事档案查阅制度不完善,档案管理缺乏系统性和规范性。部分单位和组织只需要持有单位的介绍信就可以查阅相关干部的人事档案,而不需要登记对查阅人员的信息。这就意味着只需要单位的介绍信就可以直接查阅干部人事档案,若有不法人员钻了这一空子,就很容易导致干部信息泄露,并且难以找到证据和泄密当事人。此外,还有部分单位只需要领导或者熟人提前招呼通知一些,档案管理人员就会让当事人查阅利用干部人事档案,直接省去了查看介绍信和登记查阅人员信息的环节,导致档案管理工作存在的安全隐患,影响干部人事档案管理工作的严谨性,增加了干部个人信息泄露的概率。

2加强干部人事档案安全管理的有效措施

结合上文中存在的两类安全隐患,并对影响干部人事档案管理工作的因素进行分析后,提出了以下加强干部人事档案安全管理的措施:

2.1重视基础设施配备,改善档案库房环境。干部人事档案的重要性不言而喻,并且出现损坏,恢复的难度大,因而必须重视基础设施的配备,改善库房环境,从而减小因为库房环境而导致的干部人事档案实体安全隐患出现的概率。完善的基础设施和适宜的库房能够为干部人事档案的存放创造一个良好环境,从而减小干部人事档案实体安全隐患的出现。因而,在建设档案库房过程中,要严格按照相关条例来进行库房建设,配置完善的基本设施,如存放档案的档案柜,温湿度调节控制器、视频监控、防盗设备等等,同时还要重视档案库房基础环境的建设,选择通风光线较好的房间作为档案存放库房。此外,还要使得档案库房、查阅档案室以及档案管理人员的办公室相互分开,避免混杂,同时要保证档案库房具备规定的防水、防潮、防蛀、防光以及防高温的要求,保证干部人事档案处于较为安全适宜的环境,同时为后续的档案管理工作提供便利。

2.2提高档案信息安全意识,完善干部人事档案管理制度。必须提高档案管理人员及干部的档案信息安全意识,不断在实践中完善干部人事档案管理制度。首先档案管理人员要认识到干部档案信息管理的重要性,树立高度的保密和责任意识,并且在实际的档案管理工作中体现这种意识。其次是为了保证干部人事档案管理的安全,就要完善档案收集形成、移交以及查阅利用等制度,保证制度的科学性和可行性,并且在实际的档案管理中将规章制度真正落实下去,按照规范来办事。接着,完善干部人事档案管理制度还要建立健全问责和追责制度,并且严格按照制定好的制度执行下去,使得权责分明,无论是档案的收集形成,还是移交、查阅环节出现了问题都可以责任到人,提高档案管理的效率。最后,在进行干部人事档案管理过程中,要严格根据规范办事,严格执行“五不查”、“四不借”制度,从而有效提升干部人事档案管理的水平,保证干部人事档案的安全。

2.3做好档案管理基础性工作,完善档案信息内容。档案的收集与形成保证干部人事档案管理的重要基础,其具体的工作是基础性的工作。只有全面对干部的人事档案及相关信息材料进行收集和整理,才能够保证干部人事档案管理水平的提升,这就需要档案管理人员规范依据《干部人事档案材料收集归档规定》来开展基础性工作,细心严格检查干部人事档案,提高干部人事档案的质量。灵活应用“经常”与“定期”收集、“重点”收集与“普遍”收集的方法,避免材料出现缺漏,使得干部人事档案的信息内容更加真实和完整,切实保证干部人事档案质量,为知人、用人提供有价值的参考依据。此外,对于新收集形成的材料,档案管理人员要严格依据档案归档规范来进行归档,并且保证用笔用纸符合标准,不会轻易出现字迹模糊和纸张磨损破坏的问题,保证干部人事档案能够安全长时间的得到保存和查阅利用。同时,档案管理人员还要对收集形成好的干部人事档案材料进行排序分类,并且进行加工装订,使得干部人事档案材料能够直观如实地反应干部的情况,制定科学的目录,以便查阅利用档案,保证干部人事档案的安全性,促进档案管理工作的进步。

2.4重视档案管理工作人员培养,打造一支高素质管理团队。干部人事档案管理工作对管理人员的专业素质的要求相对较高。在一定程度上可以说,档案管理人员的专业素质和业务能力直接决定了干部人事档案管理的质量。因而,明确档案管理人员的地位,将档案管理人员的培养工作放在重要位置,打造具有高素质和储备现代管理知识和技能的干部人事档案管理团队。档案人员要树立敬业严谨的工作态度,不断在学习中提升自己的业务能力,以积极奉献的姿态来开展档案管理工作。管理层要真正重视起档案管理工作,做好表率,关心理解档案管理工作人员,并且要为档案管理人员排忧解难,化解他们在生活上和政治上的困难,从而保证档案管理人员能够真正地将自己投入到管理工作中。同时还要重视人才的培养,定期组织培训与学习,实现多层次和多形式的档案管理知识和技能学习,并且要督促档案管理人员去了解掌握相关的法律法规,如《干部档案工作条例》、《档案法》等,完备自己的法律知识和相关理论知识,以便在真正的档案管理实际中能够依法办事,充分发挥出档案管理的作用。当今时代,是互联网和信息化的时代,干部人事档案管理的信息化趋势也慢慢明朗。为了提升干部人事档案管理工作信息化水平,就要重视网络知识的培养,更好地帮助档案管理人员掌握信息化和现代管理知识和技能,积极引进、开发档案管理软件,实现干部人事档案电子化和网络化管理。最后,建立并完善相关平台,为其交流优秀经验和管理知识创造可能,从而促进档案管理人员不断在实践中提升管理素质,保证干部人事档案管理工作高效进行。

3结语

在今天,网络信息技术进一步发展,个人信息泄露、贩卖牟利的情况越来越严重,这就给干部人事档案管理敲响的警钟。干部人事档案管理是长期性和渗透性的工作,专业性也较强。因而,每个档案管理人员都要关注干部人事档案管理中存在的安全隐患,树立责任意识,以敬业严谨工作态度来开展相关工作,并且要积极开发利用相关管理软件,应用现代管理知识和技能,排除安全隐患,保障干部人事档案的安全,从而实现档案管理工作模式的转型升级。

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作者:郑晓稚 单位:济南市第四人民医院

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