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艺术类院校人事档案工作发展思路

2019-12-06 09:42 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

[摘要]主要结合山东艺术学院人事档案工作的具体实际,通过工作中遇到的各种情况以及档案管理工作的具体事项,阐述档案管理工作中的心得,探讨档案工作的流程,实现信息化的路径以及做好档案工作的重大意义。

[关键词]艺术类院校;人事档案信息化;档案管理

做好干部人事档案基础材料的归档整理、加快档案信息化管理、为档案利用者提供方便快捷的服务是高校干部人事档案的基本工作。在人事档案管理工作中,本文主要通过在高校人事档案管理工作中实际遇到的各种情况以及档案管理工作的具体事项,阐述档案管理工作中的心得,探讨档案工作的流程,实现信息化的路径,阐明做好档案工作的重大意义。

1我院人事档案工作的概况

1.1山东艺术学院人事档案概况简介

山东艺术学院共管理教职工档案近两千卷册,现有专用库房1处。由专职人员负责人事档案的日常管理与服务工作。

1.2我院人事档案工作现状

人事档案是高校干部建设、人才培养的重要资源,做好人事档案的收集归档整理工作,才能全面了解学校教职工的主要信息,及时准确地对档案要求的各项指标更新完善,从而更好地提高档案的服务水准,应对和满足对档案利用的各种需求。根据2009年中共中央组织部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》和2012年中共中央组织部下发的《中共中央组织部关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》,我校已对全部在职教职工人事档案进行改版。由于年度考核材料、工资材料、科研和艺术实践材料等每年都会更新,收集归档整理工作一直处于进行状态。随着我校办学规模的不断拓展,人员增减和变动也随之相应做出很多调整,针对我校人事档案工作的实际情况,出现以下需要改进之处:首先,在人事档案整合过程当中,发现有些档案需要重新分类,修订整理。其次,自建校以来,我校多年一直沿用传统的档案管理方法,软件配套基础设施应用不久,人事档案的信息化仍处于进行状态,还没有对所有人事档案进行全覆盖的信息化管理,所以从某种程度上来讲,仍然不能快速全面地对所有人事档案信息进行汇总分析。所以,在我校今后的人事档案管理工作中,逐步实现全面信息化管理是发展的方向。最后,传统的档案管理工作片面地强调保密性,降低了使用率。一直以来传统的档案工作者把档案材料作为一项神秘的工作,自我封闭,缺乏透明度和亲民度,没有更好地宣传档案的管理制度和模式,使档案管理处于相对隔绝的状态,因此其作用也相对单一,不能真正发挥出档案本身的作用,更好地服务于个人、党和国家。

2档案管理工作的流程

通常情况下,档案管理先从收集、归档开始。档案原始材料是最基础的凭证,是档案管理工作的基础,所以务必要在源头上把好质量关,建立健全工作机制,总结出一套切实可行的档案材料收集制度,把对档案材料的日常收集归档工作做细,做规范。具体说来,干部人事档案材料的收集归档要达到以下四点具体要求:一是完整。干部人事档案是一个干部德、能、勤、绩、廉各方面的综合反映。一卷材料完整、内容翔实的档案,才能综合、准确、全面地反映干部的基本面貌。针对我校情况,目前需要把科研成果、艺术实践所获奖励甚至发明专利等信息增加到档案中去,不断充实档案信息,让上级管理部门能够一目了然发现人才,提拔和重用符合条件的后备干部。二是真实。档案原始材料必须保持真实。这里的“真实”指的是档案材料必须经由合法渠道形成,呈现内容清楚明晰,原汁原味,充分尊重事实,实事求是地反映干部客观实际情况。不能出现模棱两可、含糊不清的语言,更绝对不能有涂改甚至造假信息。如有经过组织鉴别确认为不真实的材料或者未经组织查证核实的材料,要及时清理出档案。三是及时。及时是指档案收集要注重实效性,在具体各项工作进展过程当中,要注意随时收集符合要求可以归档的相关材料,切实做到“四个随时”,即随时办理、随时收取、随时审核、随时归档。四是规范。“规范”是指档案材料的收集归档必须符合规定。首先,收集归档最为极力避免的状况就是错将档案归入他人档案。第二是归档的材料必须是正式材料,且不可超出规定归档范围。不在归档范围内的材料,有必要清理出本人档案。对于有必要保留的材料,可交由相关部门保存;没有保留意义的可退还给本人。第三,归档手续要完备。这里要注意的一点是,凡规定由组织审查盖章的归档材料,必须有组织印章。入档的其他材料也需要材料出具单位盖章。诸如处分意见等材料应与本人见面且由本人签字。若本人未签,组织要给予注明。第四,通常情况下归档材料要使用原件。使用复印件通常有以下几种:一是诸如各阶段毕业证、学位证、获奖证书等,二是全国统考成绩单,三是形成时间较早的材料。但是复印件必须注明复印人与复印时间并加盖材料出具单位印章,以此来确保复印材料的真实性与有效性。目前通用的干部人事档案材料的载体是国际标准A4型的公文用纸,材料左边需留有装订边,通常20-25毫米。干部人事档案的整理,是指按照特定的规定与要求,将收集归档的材料,以干部个人为单位,进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工,装订成系统化、条理化的专门案卷,并且在此基础上,还要后续的补充完善。整理的第一个环节,也是必不可少的一个环节,就是鉴别,即对拟归档材料进行审查,甄别其真伪,判断其保存价值,确定是否属于归档范围、符合归档要求。鉴别完毕,要按照《干部档案工作条例》进行分类、排序、编目、技术加工和装订。干部人事档案管理工作还包括档案的保管与保护、提供利用、转递等工作,其中,干部人事档案的提供利用是档案工作的中心环节,也是档案工作的最终目的。干部人事档案的效能最终体现在为党和国家、个人提供有效信息的服务上。在提供利用时,要明确提供利用范围和利用方式,严格按照规定办事,注意遵循以下四个原则:严管理、重保密、手续全、便利用。在坚持原则的基础上为需求者做好服务,这是每一个档案管理工作者应尽的职责。

3加快档案管理信息化的建设

在进行人事档案管理过程中,将实体的传统纸质文件转换成数字化的微机管理,并进一步实现档案管理的动态化,从而使人事档案管理工作变得准确、快捷、高效,这是高校人事档案管理工作发展的必然要求,也是我校开展干部人事档案管理工作中的重点。因此,根据高校实际发展需求开创一条符合自身工作需要的网络数字通道,就显得尤为重要。

3.1干部人事档案实现信息化管理的必要性

人事档案实现信息化管理的必要性主要归纳为以下几点:一是有利于传统档案的保存,使档案查阅更加严谨有序。由于纸质档案本身存在着缺陷,容易受到各种自然因素的影响,如温度,湿度,光照等等,即使保存再好也会随着时间的推移和查阅次数的增加而发生破损,不能充分保障档案的安全性、完整性。而档案信息化以后,查阅档案内容避免了自然环境的影响,减少了纸质档案的翻阅磨损,又能利用信息化高效管理档案信息,对一些重要的档案资料可以做相应的长期保存处理。另外,由于专业软件系统的使用,还可以有效地避免心存侥幸之人对档案材料意欲篡改的行为,从而大幅提升档案的安全性。二是有利于收集查阅档案资料。在日常档案信息管理时,传统的档案管理工作是要对每一份档案都要做纸质的收集归档,繁冗而琐碎,效率不高,也容易出现错误。如果是集中完成某项档案材料的筛选工作,不仅费时费力,还极易出现漏档的现象。这些缺点在实施干部档案信息化管理后就可以大为改善,不仅避免了查阅时间的耗费,还能节约纸张的复印费用,更能针对单独查阅档案资料做出专项甄别挑选。三是有利于档案工作信息畅通。传统的档案管理工作,会存在内容信息更新缓慢,或者所提供信息不完整等情况,在与其他部门进行沟通和交接时,不能及时、充分保障档案信息的完整性和准确性,而且费时费力,如果实施干部档案信息化管理,档案信息在网络平台上可以实现资源共享,统一的信息管理模式可以把档案的各种要素进行分类展示,不会由于人为的差错而导致工作交接的失误,让档案管理工作更加快捷通顺。四是在干部人事档案信息化管理下,可以更全面、真实地记录每个人员的综合信息,从而及时更新、不断完善干部人事档案信息,实现全面、系统、有效的动态管理,在进行人力资源开发或者干部选拔筛选时,通过智能检索就可以得到想要的信息,还能以图表的形式直观反映出所需数据,有利于上级管理部门对人员进行考核以及对高校人才的任用。

3.2人事档案信息化的实现路径

只有建立完善的信息化档案体系,才能使档案的使用率得到大幅提高,更加有效地为档案使用者提供服务。当前我校借助档案信息化平台推进的契机,采取了多种方法完善加强档案的信息化进程,人事档案正在往信息化过渡,教职工的基本信息都已经进行信息化处理。首先,我校领导以及组织人事部门对档案的信息化建设非常重视,为了保障动态化管理的实施,校领导加大了人力物力以及财力的支持,使信息化建设得以顺利进行。首先,从思想深处对档案信息化的建设给予高度重视,顺应时代的发展,最大化地把档案工作发挥出应有的价值,只有这样才能身体力行的发挥主观能动性,积极参与到干部人事档案信息化的建设中去,更好地利用档案信息化管理,为各种高校工作提供切实有效的服务,从而实现干部人事档案工作的最终目的。另一方面,进行干部人事档案信息化建设离不开经济投入,建成一整套档案信息化系统需要资金和技术的投入。档案信息的安全保障是一个核心问题,只有加强基础设施建设才能更好地为档案信息化工作提供保障。档案管理部门不仅要配置电脑、打印机、复印机等硬件设备,还要配置相应安防措施,严格甄选软件,防止黑客漏洞入侵。为了更进一步提高效率,参与档案信息化管理的工作人员必须加强业务知识水平,提高政治素质,并且拥有过硬的计算机技能和网络操作技能,这需要档案管理者不断加强学习,进行业务培训,使自己成为一个复合型人才,更好地融入到档案信息化的工作中去。档案管理本身就是一个特殊的行业,在注重业务技能的同时还要加强思想道德教育,特别是干部人事档案涉及到机密和个人隐私,每个档案管理者务必严格遵守档案保密制度,不得私自泄露或故意传播干部私人信息,给个人和单位带来不必要的损失。其次,向兄弟院校中信息化起步较早的人事部门吸取经验,学习他们成熟的操作技能和行之有效的档案管理办法,进行卓有成效的交流,互通有无,结合本校人事档案的实际情况,探索出一条符合自身工作需要的信息化数字通道。

4认清干部人事档案存在的意义

干部人事档案是干部人事管理的重要工作,不仅仅是对人事档案的收集整理,在组织人事等上级部门进行干部培养和选拔上,干部人事档案会作为一个重要的依据来参考。档案记载中的个人求学及工作经历、政治面貌、思想鉴定、科研成就、工资待遇等等信息,都是使用者要审核的重要内容,是干部选拔、人才任用的重要依据。我们从两个方面解读人事档案重要意义:

4.1人事档案与个人利益息息相关

人事档案本身所具备的特点决定了人事档案对个人有着举足轻重的作用。一份详实、完整、充实的干部人事档案可以记录个人成长的经历和取得的各种成就。因此干部人事档案管理水平的高低直接影响着人才的选拔和任用,更影响着社会的发展和进步。所以人事档案管理者肩负着重要的责任。一方面,单位在新人入职时就是首先通过人事档案对其主要履历、业务素质水平、品德作风、各种荣誉等等进行大概了解的,这些信息也是决定一个人适应什么岗位、担任什么职务的重要依据。另一方面,人事档案是记录个人信息的备忘录,也是组织上全面历史的考察了解干部,公正选拔能人贤士的信息来源。干部的考核、监督、培养、调用、任免等都需要参考人事档案,它是干部选拔重用的基础依据,所以保证干部人事档案的完整性、客观性、准确性是干部人事档案管理工作的重中之重。第三方面,人事档案是和个人的社会生活紧密相连的,会牵扯到就业、户口、养老保险、退休审批、相关的社会福利等等,因此做好人事档案管理工作至关重要。

4.2人事档案管理工作对社会的影响

在社会主义不断开拓进取,经济飞速发展的今天,人才已经是社会的重要资源。利用好档案信息创造出更多的社会财富,这是档案管理人员和人事部门需要做好的一项重要任务,也是人事档案管理工作者不可推卸的历史责任。人事档案管理工作的传统思维方式必须转变,办公形式也要转变,把过去那种手工式操作转变到数字信息模式,使档案的利用信息化,从而达到更加准确和便捷的管理使用,减少人为失误,提高工作效率,实现干部人事档案管理质的飞跃。

5结语

干部人事档案管理工作不仅关乎个人的前程发展,还肩负着社会主义建设的大任。我们每一个人事档案管理人员都要对自己的工作兢兢业业,一丝不苟,不断提高自身的业务知识水平和业务技能,在干部人事档案管理这项重要的工作中实现自己的人生价值。

【参考文献】

[1]郭娅静.信息时代高校人事档案管理探析[J].工作探讨,2015(06).

[2]方德生.干部人事档案工作理论与实践[M].北京:光明日报出版社,2015.

作者:徐曼 单位:山东艺术学院

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