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信息化技术在人力资源管理的应用

2020-09-10 11:30 来源:人力资源管理论文 人参与在线咨询

摘要:应用信息技术是提高事业单位人力资源管理网络信息化与科学高效化的重要措施,也是对其原有管理工作方式、目标及岗位设置等创新与突破,更对行政体制改革及事业单位信息化建设等产生了重要影响。本文简要分析事业单位人力资源管理中应用信息技术的必要性,提出一些具体可行的建议来提升其应用效果。

关键词:信息化技术;人力资源管理;事业单位;应用;策略

信息技术在改变事业单位人力资源管理工作的手段、流程、标准、方向的同时,也优化调整了该部门职责范围、基本职能作用、人员配置,更助推了内部人员绩效考核、薪酬奖惩及决策等新体系的构建,对人员网络信息素养、职业能力等也提出更高的要求,因此,相关部门及人员应从转变信息技术发展应用观、工作理念、整合内部资源等层面来构建信息化人力资源管理系统,为实现人力资源价值最大化及管理质量最高化的双重目标奠定了基础。

1事业单位人力资源管理中信息化技术的应用现状

1.1滞后性

受涉及人员数量较多、人员部门区域调动频繁等多种因素在一定程度上让该项工作变得更加繁琐复杂与困难,而内部人力资源管理系统的落后、信息传输渠道的局限、工作流程的复杂及人员管理意识的淡薄也在一定程度上弱化了内部信息传输的高效畅通性,增加了人力资源数据信息库内信息的局限性与滞后性。

1.2落后性

部分领导及管理工作人员因对信息化技术的理解认知仍停留在使用电脑、手机等智能办公设备的层面,不仅低估了其对实现该项工作目标的积极影响力,也没有用科学客观的眼光看待分析人力资源管理事业发展潮流趋势,执着于简化该项工作,比如,降低部门人员配置及资金技术等投入比例,这也是造成其技术设备陈旧、系统落后的主要原因之一,阻碍了其相关工作的有序开展。

2事业单位人力资源管理中应用信息化技术的必要性

2.1信息查询的快速精确化

利用信息化技术搭建信息查询平台,相关领导及管理工作人员可以快速准确的从规模庞大的数据信息中找出其所需要的数据信息,为其开展工作或制定各项决策等提供更为精准有效的数据信息,线上完成众多业务的查看、审批或监控,有效避免了人力资源数据信息的浪费及决策失误等情况的发生。

2.2人力资源数据信息的共享化

利用信息化技术搭建人力资源管理业务受理、风险提示、资源转化等平台,管理工作人员可以直接利用各部门按照相关规定与步骤上传的已经审核通过的信息来完善人员档案,调整工资计算等报表,不仅可以提高其整体工作效率,也让其有更多的时间来分析总结前段时间该项工作的成绩与不足,为制定下个一时间周期的工作计划与目标指明了方向。

2.3人力资源信息的透明化

利用信息技术搭建人力资源信息查询平台,相关人员可以通过自己注册平台账号密码、自由登入使用平台系统等方式来快速查询自己的人事档案信息,了解最新管理政策,及时发现自己档案中的错误,并向相关部门反应,进行核实与纠正,有效提高了该项工作的准确率及人员满意度。

2.4规避风险

利用信息技术搭建风险管理系统,通过分析计算大量数据信息来推测最近时期内可能会出现的不同风险的类型、发生率及预演可能会造成的损失等等,为管理人员调整工作策略、完善风险应对措施等提供更多新思路与新建议。

3事业单位人力资源管理中信息化技术的应用策略

3.1转变思想观念

领导及管理工作人员应主动学习信息化技术及人力资源管理等相关的知识技能,比如,工作之余阅读信息技术、人力资源管理相关的书籍资料,积极参加相关部门组织的信息化管理模式相关的主题讲座及研讨会,经常与人力资源管理专家、资深信息技术人员进行其工作难题方面的沟通互动,促使领导及管理人员对信息化管理模式形成深层次、专业化的认知,主动运用信息化技术来开展该项工作。同时,这也促使领导提高了对该项工作的重视度,专业客观与准确的评估信息化技术对该项工作及该项工作对事业单位内部系统高效运转的促进作用,将其信息化建设纳入事业单位年度重点工作范畴之内,通过扩编、更换陈旧设备、研发购买新系统等途径来强化管理工作人员的成就感与自豪感,要求各部门主动配合该项工作,从而为信息化管理模式的推广运用扫清了思想及技术障碍。

3.2构建信息资源库

人力资源数据信息库的运用加快了人员档案信息存储形式从纸质到电子的转变,提高了档案信息对火灾、洪涝等灾害的抵抗力,同时,数据信息库具有便捷检索与自动检查核实的功能,自动对档案信息进行分类存储,快速找出符合筛选标准与要求的人员的档案信息,并对该档案人员进行工作能力、性格等方面的评估,帮助相关领导调整人员岗位配置,帮助其做出更为合理的人事决策,在挖掘人员潜在价值的同时,也提高了人员队伍综合素质,提高了个人发展潜力及团队整体实力。同时,信息技术也改变了管理工作人员收集获取人员信息的途径与方式,提高了信息获取的便捷性与高效性,及时的增加新入职人员档案信息或者删除离职退休人员档案信息。最后,还可以利用信息技术来构建人力资源岗位职责的动态模型,分析不同岗位工作的难度及职能作用,为调整不同岗位工作范围及每日工作量等提供了科学具体的参考信息,通过对比该数据信息与人员每日实际工作成果来帮助其科学评估人员工作能力,并经其评估结果纳入数据资源库中,有效的提高了数据资源库的完整丰富性。

3.3加强管理队伍建设

加强管理队伍建设主要包括加强现有管理人员培训力度、增加岗位编制等两部分,其中提高现有管理人员培训效果可以从完善培训机制、提高培训考核标准、创新培训形式、改变培训内容为主,每月至少组织2到3次培训活动,培训内容以信息技术的运用、现代化办公软件系统的使用及人力资源管理模式改革等为主,培训形式以理论讲解、实践训练为主,实现管理人员理论知识水平与实践运用能力的同步提升,针对管理人员平时忙于工作、时间精力有限的现状,可以研发与运用线上培训平台,让管理人员通过观看线上培训视频、在线回答问题等方式来提高其培训学习效率,这也避免了因培训内容过于理论化、培训形式过于单调化而打击管理人员参与培训活动的积极性。部分地区管理人员考核标准较低,甚至将参与率作为其考核的唯一标准,增加了管理人员冒名参加或中途离开等情况的发生率,因此,可以通过笔试与实践操作相结合的方式来提高培训考核的难度,要求考核不合格的人员利用业余时间来自学相关知识技能,并进行再次考试,直到其考核合格为止。增加岗位编制可以理解为招聘新管理人员,对应聘人员专业范围、实践经验及网络素养等进行限定,为管理队伍注入更多新鲜活力。最后,还应进一步完善管理工作人员相关的绩效考核、监督管理、奖惩等机制,要求管理人员使用当前已经购买或研发的设备软件,严格按照管理流程与工作规章制度来开展工作,强化自身服务、发展及创新意识,以更加积极热情的姿态来开展该项工作。

3.4研发运用信息化绩效考核系统

以往绩效考核工作形式以人员逐个核实计算为主,但是因人员数量较多、不同部门或不同岗位人员的考核标准不同等多种因素的影响,管理工作人员的工作量十分大,经常会因粗心大意或疏忽而出现各种错误,该项工作会占用管理工作人员大量的工作时间与精力,涉及人员也无法及时获取自己的考核结果,无形之中弱化了考核结果对个人及事业单位的正向引导作用。事业单位可以购买或自主研发绩效考核系统,设置与之相匹配的评价考核与奖惩机制,既要奖励那些工作认真的管理人员,也要适当的惩罚那些消极怠工的管理人员,加快该项工作从粗放型、人力化到精细型、数字化的转变速度。同时,这也需要将不同岗位的工作内容、工作进展等纳入系统考核范畴之内,通过岗位职能调查、分析岗位性质及明确岗位工作目标等方式来设定绩效考核标准,自主筛选或标记出每一位人员工作中出现的失误或没有在规定时间内完成的工作任务,有助于提高考核结果的准确性。另外,还应将反馈信息作为其考核评价标准之一,反馈信息来源途径主要包括员工自评、同事及领导评价等等,既可以帮助被考核人员了解自己工作过程中存在的问题,也提高了考核结果的准确性与科学性。

3.5研发运用薪酬管理系统

事业单位内部人员的岗位、工龄、职务等都各不相同,需要对其进行精确划分,这也意味着无法使用相同的薪酬计算公式。加之,极有可能出现相同或不同区域内的人事调动,这些都增加了薪酬管理工作的繁琐变动性,但是受内部信息流通不畅等因素的影响,管理人员可能无法在第一时间准确了解每一位人员最新的岗位,无法对其薪酬或考核标准等进行相应的调整,增加了薪酬计算错误等情况的发生率。利用现代化、智能化薪酬管理系统在简化薪酬管理工作流程的同时,也将管理人员从枯燥的数据信息核实与计算工作中解脱出来。管理人员降薪酬管理系统与人事档案管理系统进行关联,及时根据不同人员档案信息的变化来调整其薪酬标准。同时,还可以根据最新政策与要求来统一操作与变更薪酬标准。另外,管理人员也可以开通人员薪酬查询通道,通过调整查询人员权限的方式来让个人随时了解其可以查询到的与自身相关的薪酬信息,比如,工资级别设定等等,提高了薪酬管理工作的公开性与透明。

4总结

正视以往事业单位人力资源管理模式的弊端与漏洞,充分认识到信息技术对提高其管理工作质量的重要意义,通过使用薪酬管理系统与绩效考核系统、转变管理理念、构建数据信息资源库等途径来提高信息化管理模式的运用水平,为发挥其对事业单位及和谐社会发展的积极影响力奠定了基础。

参考文献

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作者:刘海涛 单位:济宁市食品工业经济技术开发区管理委员会

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