【摘要】人事档案管理是人力资源管理中非常重要的组成部分。本文通过分析人事档案管理工作现状，阐明人事档案在高校人力资源管理中的重要作用，提升人事档案管理工作对高校人事管理工作的贡献度，提升高校人事管理工作水平。
【关键词】人事档案；人力资源；管理；对策
人力资源是高校中最为核心的资源，是提升高校综合竞争力的基础，而人事档案则是对人力资源进行选人、用人、开发人力的最主要的来源。因此，人力资源管理是事业单位管理员工关系的重要方法，其对增强事业单位凝聚力和选人用人具有重要意义。基于此，本文对人事档案管理在事业人力资源管理中的作用进行研究分析，并提出完善事业单位人事档案管理的举措。
一、人事档案与人力资源管理密切相关
（一）人事档案管理定义
人事档案管理主要指的是在事业单位进行人事活动的过程中，对员工的个人信息、家庭情况、学历等工作信息进行登记。通过人事档案，事业单位管理者可以对员工的学历、家庭信息、工作能力进行详细的了解。人事档案管理主要包含了对档案资料的接收、保管、收集、整理等，是事业单位人力资源的重要组成部分。
（二）人力资源管理定义
人力资源管理，通过对人力、物力运用现代化的科学方法进行合理的培训、组织和调配，使人力、物力经常保持最佳比例，同时对人的思想、心理和行为进行恰当的诱导、控制和协调，充分发挥人的主观能动性，使人尽其才、事得其人，人事相宜，以实现组织目标。
（三）人事档案管理与人力资源管理的关系
人事档案管理是事业单位人力资源管理的重要环节，其能够有效地推动事业单位人力资源管理工作的开展。2018年11月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，对于干部人事档案工作的体制机制、内容建设、日常管理、利用审核、纪律监督等加以规范完善，是今后一个时期全国各级各类干部人事档案工作的基本遵循，也是人力资源对人事档案运用的基本准则。干部人事档案是事业单位教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，同时，通过查看档案，也可以有效挖掘高校现有人才信息；通过综合研判，能够最大限度地挖掘人才潜力。因此，人事档案是党的重要资政资源，是党和国家的宝贵历史财富。其次，合理的人事档案管理能够更好地促进人事制度的颁布、实施。人力资源部门通过制定科学的档案管理制度，在遵循人事档案发挥最大利用价值的基础上，实现各部门之间合理配合，促进各部门之间的联系，提高效率，实现人力资源的优化发展。可以说，人事档案和人力资源管理之间存在着密切的联系，两者相辅相成。
二、人事档案在事业人力资源管理中的作用
（一）人事档案为人力资源提供有效的信息
一盒小小的档案，浓缩的是一个人的一生。档案会说话，告诉我们这个主人的生平、他的奋斗史或是坎坷的一生。因此，档案管理工作显得尤为重要，尤其是在确定“三个时间”和学历学位时，需要各种信息内在逻辑的相互统一，也会对个人产生深远的影响。
（二）人事档案能够从侧面反映事业单位人力资源管理水平
以中北大学为例，人事档案中，有干部、工人，也有新入职的老师。整个档案室也是一部生动的校园发展史，一部反映当时人力资源管理水平的见证史。离退休干部档案中通常是政审材料比较多，尤其是对自己家庭财产、社会关系汇报非常详细，这从侧面反映出当时国家所处的历史阶段。同时，通过档案中的人才所学专业也能感悟到某校军工文化的传统：非常重视保密工作，且在二十世纪四五十年代这些人才就有出国深造经历。这更说明了中北大学在兵工器研究领域的深厚传统。处级干部的档案中显示，几乎每位处级干部都是以优异的成绩进入本科学习，在后续的工作中百分之九十以上的人会选择进修或是其他方式深造。有一部分人的“入团申请书”有很多页，再到中年时期的各项资料字迹清晰、逻辑严谨，着实值得我们后来的年轻人认真学习。工人档案更能从侧面反映出中北大学起源于兵工厂的历史传统。新进人员档案显现出学历高、年龄低的特点而且籍贯地域分布广，这从侧面反映出中北在从传统的保密性强的兵工院校向新时代综合性大学看齐。
（三）管理人事档案有利于人力资源的优化配置
档案中涵盖了员工的基本信息、学历信息、考核结果、组织关系材料等有效信息，除了可以了解员工的人生履历以外，也能看到员工的工资、退休、奖惩信息。因此，档案管理工作不仅涉及事业单位人力资源管理部门之间的合作，还涉及纪委、组织部等校内机构、档案调入单位和调出单位的信息交流与沟通。这就实现了人员信息部门之间、单位之间资源共享，有利于事业单位选拔合适的员工担任相应的岗位，能够做到知人善任、人尽其才，实现了人力资源在事业单位的有效管理。
三、当下档案管理现状
（一）档案的信息化管理水平不够
目前的档案管理仍然是纸质档案盒形式。体积大，且易破损，对保存条件要求过高；但想要实现档案的信息化管理，需要前期大量的基础性工作，且信息化建设经费昂贵，对档案管理人员素质要求较高。
（二）档案的完整性、真实性、全面性需进一步增强
首先，部分档案中信息缺失，且时间跨度较大，加上机构变迁、部门合并等客观原因，造成档案收集工作困难；通过手动管理档案，无论是档案中的内容还是档案管理环境难免会有漏洞，这使档案失去了部分真实性，甚至档案内容中有涂改现象，因此人事档案在人力资源管理过程中的利用价值也就大打折扣，也严重影响了档案的严肃性和权威性；其次，档案千篇一律，能够反映个人性格特征、专业能力、兴趣爱好等的个性化材料不易搜集等加上档案存放时间过长，难免有发霉、虫蛀或因为自然灾害的影响，使部分档案资料失去原有价值。
四、提升人事档案管理在人力资源管理中作用的策略
随着现代人事管理制度的日益完善和科技的飞快发展，人才的竞争亦日益加剧。所以，事业单位必须转变观念，不断提升服务意识。
（一）充实档案内容
在档案建档的整个过程中，档案的收集、归档、鉴别的规范化决定着档案的质量和可信程度，这就需要严格把控档案管理过程中的每个环节，制定制度，规范管理流程等；同时在传统的反映员工基本素质和人生履历材料的基础上，增加部分能够反映个人性格特征、专业能力、兴趣爱好等个性化的材料。同时要做好登记管理，避免资历丢失、破损，提升档案在提供人事工作证明时的真实性、完整性和有效性。
（二）提升档案管理人员素质
在人事管理工作中，人事档案管理工作处于非常重要的地位，因此，需要人事档案管理人员具备较高的专业素质和水平。这不仅需要事业单位转变档案管理理念，提升档案管理人员专业管理水平，同时要提高公众对档案管理工作的重视程度，按照“谁管理、谁把关，谁考察、谁审核，谁签字、谁负责”原则，严格落实档案审核责任。坚持“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”，严把审核程序关、政策认定关，提高档案管理的专业化水平，让档案用的踏实、用的放心。
（三）提高人事档案管理的信息化水平
传统的人事档案管理工作具有重复性、繁杂性、效率低以及不易保存的缺点，且人为操作容易出错。随着科技的进步，我国迎来了信息时代，各行各业都在进行信息化建设。而学校人力资源管理要想实现信息化建设，首先就要对其人事档案管理进行信息化建设。同时，从国家层面来讲，人事档案工作即将进入一个从接收管理档案实体到接收管理档案数据信息、从档案资源分散利用到共建共享的变革过程。因此，未来的档案管理工作必将进入信息化建设时代，档案的保密工作也更加重要。综上所述，在学校高速发展的过程中，人事档案发挥着非常重要的作用，因此，要对人事档案管理工作的重要性有一个正确的认识，进一步完善档案管理体系，加快推动档案管理信息化建设，实现人力资源管理对人事档案资源的高效运用，为学校飞速发展添砖加瓦。
参考文献：
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[3]王新芳.如何提高人事档案管理在人力资源管理中的地位[J].人力资源与社会保障，2013（2）.
作者:乔文娟 单位:中北大学