以内部审核整改为例的质量精细化管理

2022-05-16 11:02:18 来源:写作指导

摘要:质量体系内部审核工作是对企业内部所有职能部门进行监督、管理的一项权利和义务,新时代下质量体系内部审核完成了从事务性工作思维向企业发展思维的转变,从问题整改向决策参谋的转变,实现内审与企业发展的高度融合。审核作用的核心在于整改工作的落实到位,本文以某企业质量体系内部审核工作为例,将历年准确、有质量的数据进行统计分析,说明审核整改工作的现状和困境,同时将统计分析结果作为整改工作深入开展的切入点,提出一系列的改进、提升措施,为新时代下审核整改工作“升级”“导航”,大幅提高审核整改的执行度、时效性,实现审核整改的精细化管理。

关键词:质量体系内部审核;整改工作;落实;精细化管理

新时代新形势下企业质量体系内部审核工作思路从问题整改向决策参谋转变,由传统的实现对问题及风险隐患的发掘,转变为对问题及隐患的整改,重点转变为整改工作的精细化管理,助力企业发展和决策。

1内审工作现状和困境

根据标准定义,质量体系内部审核(以下简称内审)是以组织的名义进行的审核,是组织自己对质量管理体系的自我诊断,是对照质量管理体系标准、组织自身的质量管理体系要求等审核准则进行的审核,以评价质量管理体系的符合性和有效性,并发现问题,实施改进,其结果应能提供有关质量管理体系的相关信息,即是否符合组织自身的质量管理体系要求,是否符合本标准的要求,是否得到有效的实施和保持。在企业发展中只有整改工作彻底落实到位,举一反三深入有效开展才能充分发挥内审的作用,体现内审的重要性,确保体系持续改进、有效运行,推动企业高质量发展。但是目前大部分企业整改工作流于表面,不深入不彻底。普遍存在的问题是边审边犯,前改后犯,共性问题重复发生,低级错误频繁出现,内审的作用已经被逐渐淡化,成为企业一项事务性、应付性工作,使得内审在企业查找管理体系运行薄弱环节、确保各项质量管理要求落实到位的作用越来越弱化。

2整改工作现状分析

2.1共性问题重复发生

通过全面整合、采集近四年内某企业内审的不符合项数据,以不符合条款作为统计基准,通过数据之间的关联和分析寻找历内审工作中的相通性,可以发现该企业在历年内审的不符合项条款分布中,某些条款总是重复出现,具体见图1,2017~2020年不符合条款分布图。通过对“图1.2017~2020年不符合条款分布图”的对比发现,“7.1资源”“8.5生产和服务提供”在每一年的内审不符合项中都存在,并且每次都是不符合项集中条款。查看《GB/T19001-2016质量管理体系要求》中条款的具体内容可以看到,“7.1资源”包括人员、基础设施、过程运行环境、监视和测量资源、组织的知识,这些是保证质量管理体系及其过程建立、实施、保持和改进的基础,是有效实施质量管理体系必须具备的充分和必要条件;“8.5生产和服务提供”是对生产过程中有关的人、机、料、法、环、测以及相关的活动进行有效控制,以实现预期结果,并消除或降低相关风险。这些内容本身就是体系运行、生产和监控的重难点,在内审工作中成为共性问题、频繁发生是客观存在的,因此为了更加明确该企业内部共性问题的性质,深入分析共性问题的发生点,以7.1、8.5条款的每一小条内容作为基础再一次进行细化统计分析,具体见图2、图3条款分布图。从“图2、图3条款分布图”中可以看到,在两个细分条款中“7.1.3基础设施”、“8.5.1生产和服务提供的控制”两条出现的次数最多、比例最大,7.1.3条款的控制核心在于“组织应确定、提供和维护所需的基础设施,以运行过程,并获得合格产品和服务”,8.5.1条款的控制核心在于“组织应在受控条件下进行生产和服务提供”。在标准总共80条运行准则中,每一次的内审整改工作7.1.3和8.5.1这两条内容都是作为重点整改对象,反复强调。设备设施管理的目的是支持和确保运行过程并获得合格产品和服务,日常的工作方法和管控重点在于管理台账要清晰、维护保养计划要明确、实施证据要保留,达到适用、够用、好用的目的,并持续满足生产服务要求。生产和服务提供的控制目的是对有关的人、机、料、法、环、测以及相关的活动进行有效控制,实现预期结果,并消除或降低相关风险,日常的工作方法和管控重点在于人、机、料、法、环、测的提供、能力确认、实施证据等过程控制信息的有效管理。企业历年内审工作均明确要求,在整改中不仅对发现的问题进行纠正,同时需要制定相应的“纠正措施”,以防止后续再次发生同类型的问题,但从上文的统计分析图中可以看到,因为在实际工作中很明显所谓的“纠正措施”并没有落实到位,导致共性问题仍然重复发生着。

2.2低级错误频繁出现

在审核过程中经常发现一些常识性、人为疏忽、客观性的问题,例如漏签字、记录更改未按要求合规更改、手续流程不及时等,其实这类问题性质上对实物质量基本无影响,属于人为低级错误,主要是由于不符合企业流程管理要求,会导致出现问题时将无法追溯原因,影响问题闭环的有效性。在审核结论中一般将这一类问题仅仅作为观察项处理,要求相关部门按照要求逐一更改,并要求所有部门自查本部门是否有与观察项类似的问题,一并整改,填写《举一反三整改一览表》,以此来达到企业内部整改深入、彻底的目的。根据对2017年-2020年某企业内部部门内审观察项的数量进行统计分析发现,制造一部在每一年的审核中观察项数量都很多,具体的问题内容在于方案策划流程执行不到位、过程记录文件资料填写不完整、记录不规范等,每年都是老调重弹,但是由于部门责任人工作责任心不够,日常质量管理工作缺乏,员工只关注产品结果,忽略过程,对过程细节认识不到位,从而导致低级错误频繁出现,具体分布见图4,2017~2020年部门观察项数量分布图。

3解决措施

质量精细化管理要求提高监督检查的针对性和有效性,以查促建,以查促改,举一反三工作及时有效,做到闭环管理。为了真正实现内审“从上而下推动、从下而上促进”的良好循环,实现整改工作落实到位,完善产业体系运行薄弱环节,在今后内审整改工作中可以采取以下3项措施,来实现整改工作的精细化管理。

3.1建立整改落实验证机制

在企业内部建立内审整改落实验证机制,根据责任部门提交的整改材料,指定验证小组人员跟踪检查落实情况,做到不符合项整改全程跟踪,不留死角。不仅要落实问题纠正情况,更重要的是要检查纠正措施的执行情况,只有当责任部门真正做到问题改进,把纠正措施融入到实际工作中,才能够在整改材料中的“不符合项验证情况”中签名确认,完成内审工作闭环管理。由于内审员权利的独立性和对问题的了解,其中的验证小组人员可以直接由内审员组成,如果某些问题的纠正需要特定的岗位知识,则可以让对应领域的专业技术人员加入验证小组,以确保验证结果的准确性和公正性。

3.2建立举一反三针对性机制

为了提高部门内部举一反三工作的有效性,将传统举一反三整改工作中通用要求:“所有部门根据内审发现的不符合项和观察项等问题进行举一反三”,转变为根据问题类别和企业组织机构框架设置进行针对性的举一反三,以此来提高举一反三工作监督检查的针对性和有效性。目前根据企业一般机构设置,可将所有问题分为5大类,管理类、研发类、经营类、生产类、通用类等,由部门所在机构框架性质选择举一反三问题涉及到的类别,寻找部门内部工作不到位、流程执行不合规的薄弱环节,并进行整改、完善,真正做到部门内部的自我改进和提升。具体执行过程中,例如管理岗部门可直接有针对性的筛选管理类问题进行举一反三整改,填写完整改内容之后,还需要将整改的相关见证材料作为附件上传,以保证整改工作的执行和落实。

3.3成立质量体系监查小组

为强化内审工作对企业高质量发展的突出影响,实现审核工作的目和意义,对于产业类型多而杂、部门划分细而精的企业,建议根据业务类型和性质,在重点产业和部门设立质量体系监查小组,负责对质量体系运行情况进行自查,防止出现超程序、不合规运行等问题;及时发现问题、消除问题,并保留相关记录。工作开展过程可以通过从项目运行、项目执行、记录、合格判定等方面,梳理部门质量管控体系,制定与完善部门质量管理办法或规范等文件。从部门内部质量体系的运行管理延伸,建立健全质量监督检查的长效机制,促进质量管理体系有效运行和持续改进,提高质量监督检查的针对性和有效性,以查促建,以查促改,通过检查发现薄弱环节和总结提炼最佳实践,提升企业质量管理水平。

3.4融合绩效考核机制

为了切实保证所有整改的落实,必须制定并强化相应的考核机制作为监管和约束。在考核机制中不仅需要明确对整改部门落实情况的考核办法,还需要明确对验证人员监管是否到位的考核办法,以此来作为考核、任免、奖惩、提干和相关决策的重要依据,做到直接影响个人绩效的衡量、薪酬的分配,以此来形成制度上的威慑力。如在验证整改效果时若发现问题仍然存在,或是把整改工作做成表面文章,在实际工作过程中仍然采用不合适甚至错误的工作方法,则可以直接采取扣除责任部门当月质量、安全系数中对直接责任人部门负责人进行考核,作为年终绩效考评的重要依据之一,同时也作为个人工作履历,纳入人员岗位变动。职称评级等相关人事变动工作中。若在后续的审核或巡检中发现,部门的实际工作情况与提交的整改资料描述不一致,开展管理多级追责制度,即不仅需要对直接责任部门、责任人进行责任追究,同样需要对当时的验证人员进行追究,以此来保证整改工作各个环节人员工作能够落到实处,避免提交虚假报告,只做表面文章的现象,确保整改工作的真实开展和有效闭环。

4结语

企业内审是企业开展的自我评价,在找到问题的同时,必须针对性地实施自我改进和提升,才能保持管理体系的适宜性(能不能用)、充分性(够不够用)、有效性(好不好用)。从内审的整改工作出发,企业可通过优化流程、优化资源配置、工艺创新、精益管理等途径,从思想、体系、管理以及对实物质量影响等方面,深层次分析不符合的根本原因,彻底整改,干实事办实事,实现整改工作的精细化管理,持续提升岗位能力、团队管理能力,提高企业的管理水平和盈利能力,助力企业高质量发展。

参考文献:

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[4]杨业.科研单位内审转型策略初探[J].检验检疫学刊,2020(3),83-84.

作者:赵爽 单位:洛阳船舶材料研究所