摘要:经济合同审计是加强医院管理、规范医院经济行为的有效途径之一。本文以我院为例，介绍PDCA管理循环法在经济合同审计中的应用，以达到合同管理内部控制持续改进的效果。
关键词:经济合同审计；PDCA管理循环法；持续改进
经济合同管理作为医院管理工作的重要内容，也是内部控制关注的重点之一。开展经济合同审计，是医院日趋繁杂的对外经济活动的必然需要，是防范和控制医院各项经济活动风险的必然要求，也是提高医院管理和效益水平、增加医院核心价值、发挥内部审计监督、评价、服务职能的体现，更是加强医院管理、规范医院经济行为的有效途径之一。而PDCA循环管理法在我院临床上的成功应用，打开了我开展内审工作尤其是经济合同审计中的思路。通过几年来的工作实践，深切的感受到PDCA循环管理法有着很强的科学性、操作性和有效性。那么，什么叫PDCA循环管理法呢？PDCA循环管理法是美国质量管理专家休哈特博士提出的全面质量管理方法，是一个持续改进模型。含义是将质量管理分为计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)、处理(Act)四个阶段，即把各项工作按照作出计划方案、实施、检查实施效果，然后将成功的经验标准化，不成功的留待下一循环去解决。本文运用PDCA循环管理法，通过开展经济合同内容专项审计，完善医院合同管理制度，规范合同管理流程，加强合同风险防控，有效提高经济合同管理质量，继而提高合同管理内部控制水平，提升医院治理能力和管理水平。
一、项目实施
(一)P(计划、方案)。俗话说：工欲善其事，必先利其器。可见准备工作的重要性，同样，经济合同审计工作展开，首先要制定相关计划、方案，且计划、方案的制定必须在科学性、操作性、有效性上下功夫。Why：1.合同金额大，数量多，需要制度规范。2017年，我院签订合同474份，总金额2.7亿，其中重大合同33份，金额2.26亿，占合同总金额83.7%；2018年，签订合同563份，总金额7.08亿，重大合同43份，金额6.44亿，占合同总金额90.96%；2019年，签订合同755份，总金额2.32亿，重大合同41份，金额1.59亿，占合同总金额68.53%。合同支出占医院总支出的20%以上。合同金额大，占医院业务收入的10%以上，管理上存在制度不完善、合同签订依据不充分、文本质量不高、合同审核会签流程不明确等问题。因此，如何加强合同管理，提高经济效益，防范合同风险，是摆在我们面前必须解决的问题。What:合同文本质量是合同管理的关键，以合同文本质量管理入手，通过开展经济合同内容专项审计，以审促建，从而完善医院合同管理制度，规范合同管理流程，加强风险防控，提高合同管理内部控制水平。How:1.制定合同审计项目实施方案，开展2018年8-10月经济合同内容专项审计，并落实审计建议。2.开展2018年11-12月经济合同内容后续审计，并落实审计建议。3.2019年7-9月对经济合同内容质量进行成效追踪，将审计结果对比分析，评价改进效果。When：2018年6月-2019年9月Where：医工部、总务处Who：内审科经济合同专项审计组
(二)D(执行)。计划方案制定的再好，不执行、不落实都是一句空话。因此，我主要做了以下二个方面的工作：一是对经济合同内容进行专项审计，提出审计建议；二是落实整改、修订制度、优化流程后，进行后续审计。1、2018年8-10月经济合同内容专项审计根据《中华人民共和国合同法》规定，合同应该具备条款包括：合同标的(数量，质量)、合同的价款或报酬及支付方式、支付期限、具体的履行期限、履行方式及地点、合同双方主体的权利义务、合同的变更、解除条款、合同的担保条款及具体明确的违约责任、赔偿损失的计算方式、合同争议的解决方式、合同生效的时间或条件等条款。根据《中华人民共和国合同法》、《市合同管理办法》、和《医院合同管理制度》，审计组审查了医工部、总务处2018年8月-10月共96份合同，发现问题合同27份，占比为28.1%，具体情况如下表1：审计汇总发现，合同主要存在问题包括：合同条款不完整(缺少违约责任等)、合同主体不明确、合同条款与招标文件不一致、履行期限不明确、合同款项支付条款有歧义等。因此提出以下三条审计建议：一是建议经办的职能部门主动拟定合同文本，对常用的合同拟订合同范本；二是建议形成招标文件会审机制，组织相关科室对招标文件进行讨论，完善招标文件中的合同文本，做到事前审核，提高标书质量，提升合同签订效率；三是建议科室相关组织学习医院合同管理制度，落实制度要求，提高合同管理水平。相关经办职能部门落实了上述审计建议。2018年10月，根据《中华人民共和国合同法》、《市本级行政合同管理办法》等相关法律法规，结合工作实际，拟订了《采购合同》、《维修合同》、《零星工程合同》等多个合同范本，并组织科室讨论学习。通过采用范本合同，提高了合同质量，也缩短了合同拟订的时间。同时，合同经办科室组织财务、监察等相关科室对招标文件内容和招标文件中的合同文本进行会审，提高了标书的质量，做到事前审核，有效掌握了合同拟订的主动权，提高了工作效率，取得了较好效果。2、2018年11-12月经济合同内容后续审计对2018年11-12月合同审查发现，问题合同比例有所下降，由上次审计的28.1%降为20.2%。具体情况如下表2：审计汇总后发现，占合同总数的6%左右的重大合同，金额占比却达到了总合同金额的80%以上。根据重要性原则，提出以下审计建议：一是建议按照《市本级行政合同管理办法》文件要求，聘请专业的法律顾问对合同进行合法性审查；二是建议推行重大合同会审机制，组织相关科室、法律顾问对重大合同进行审核，加强对重大合同的管理，防范风险；三是建议完善招标文件和重大合同会审相关制度，规范会审流程，提高工作效率。根据上述三点审计建议，由党政综合办于2018年12月通过公开招标，聘请律师事务所提供合同审查等专项法律顾问服务。根据《市合同管理办法》的规定，积极推行重大合同会审制度。2019年4月，我们起草并通过了《医院合同和招标文件会审细则》。
(三)C(查验)。2019年7-9月经济合同内容审计进行成效追踪。为继续追踪审计效果，审计组审查了医工部和总务处2019年7-9月拟定的合同共160份，发现问题合同29份，问题合同比例为18.1%，其中医工部89份，问题合同17份，问题合同比例为19.1%；总务处71份，问题合同12份，问题合同比例为16.9%，较之前审计结果均有所改进。2018年8-10月经济合同内容专项审计、2018年11-12月经济合同内容后续审计、2019年7-9月合同质量成效追踪结果如下：
(四)A(处理)。完成了P、D、C三步，对优化的机制、流程、环节予以标准化，对管理过程中新的需求，信息化水平不高的问题，开启下一个PDCA的持续改进，持续改进一直在路上。
二、审计成效
通过PDCA的持续改进，先后采取开展经济合同内容专项审计、后续审计和成效追踪等措施，完善了医院合同管理制度，规范了合同管理流程，加强了风险防控，提高了合同管理质量，达到了持续改进的效果，继而提高合同管理内部控制水平，主要体现在以下几个方面。1、在合同管理制度建设方面。结合医院实际，修订了新的《医院合同管理制度》、制定《医院合同和招标文件会审细则》，为合同经办科室提供了操作规范，切实做到了有章可循、有据可查、有规可依。2、在合同文本质量提升方面。专项审计和成效追踪结果显示，在上述审计监督与制度落实下，医院经济合同内容质量逐渐提高，问题合同比例由28.1%降到18.1%，取得了显著的效果。其中，合同重点管理科室医工部和总务处的合同管理质量也得到稳步提升。医工部问题合同比例由最初的26.8%降到19.1%，总务处也由29.1%降到16.9%。3、在合同管理流程优化方面。引进招标文件会审制度，提高了标书质量，做到了事前审核，有效掌握了拟定合同的主动权。推行重大合同会审制度，合同各部门现场讨论，集思广益，现场修改，提高效率。同时，增加总会计师和法律顾问对合同的审查，进一步完善了合同管理内部控制流程。4、在合同管理效率方面。拟订了《采购合同》、《维修合同》等合同范本，提高了经办科室拟订合同的主动性、积极性，大大缩短合同拟订时间，提高了工作实效。
三、结束语
从PDCA循环管理法实施近二年的情况来看，总体运行比较顺畅，落实比较规范，成效比较明显。可以说降低了风险，减少了隐患，提高了效率。下一步，我们将在此基础上，不断总结经验，严格执行制度，进一步规范落实流程，并将PDCA循环管理法作为我院经济合同审计的基本遵循。
作者:邵海颖 陈女 单位:浙江大学医学院附属金华医院金华市中心医院
