信息化时代文书档案的管理和创新探索

2022-09-21 16:44:37 来源:写作指导

[摘要]当前,社会经济不断发展,文书档案的管理是单位内部管理的组成部分,是各项工作的真实记录,对保证机关事业单位正常运转提供有效的保证,因此信息化时代对于文书档案管理工作带来新的困难和挑战。面对这样的情况,需要相关的工作人员对文书档案的管理模式进行革新。当前网络信息化技术不断进步,对各个领域发展具有重要的影响。所以,相关的档案管理工作人员可以充分发挥网络信息化资源的优势,把信息化技术手段融合到文书档案管理工作的实际之中,不断提升文书档案管理工作的效率。本文主要就信息化时代文书档案的管理与创新展开研究。

[关键词]信息化时代;文书档案;管理与创新

网络信息化技术深入发展,信息技术手段对日常生产生活具有重要影响。所以,在进行文书档案管理的过程中,需要有效地利用网络信息化资源的优势,为文书档案管理工作提供有效帮助,为单位发展带来更多的社会效益。目前,社会市场竞争比较激烈,社会的信息化发展推动单位的创新。就文书档案管理工作来说,文书档案中有很多的档案信息,能够对后续的工作发展提供很大的参考便利,以往的文书档案管理模式已经跟不上社会发展的步伐,所以,文书档案的信息化发展已经成为一种新的发展需要。文书档案对于单位文案真实记录具有重要意义,能够对以往的工作进行总结归纳,可以为后续的工作发展提供科学的指导。所以,在网络信息化条件下,相关的工作人员需要重视对文书档案管理的革新,要有效借助网络信息化手段,对文书档案进行科学的整合优化,借助这样的方式促进单位的长远发展。

一、文书档案管理模式创新的关键性作用

文书档案主要记录单位发展过程中真实的信息数据,在以往的档案管理中主要借助人力对文书档案进行收集、分类、整理、形成等,在进行档案查找过程中,主要借助人工进行,这样的方式既浪费时间又浪费人力资源,也使得单位工作效率低下。所以,在网络信息化发展的背景下,以往的文书档案管理模式已经不能满足工作的实际需要,要求对文书档案管理模式进行科学的整合规划,从而不断增强文书档案管理工作,提高文书档案搜集整理的工作效率,提高资源管理的工作效率,为资源搜集共享和后续的工作发展提供保障。借助科学运用信息技术,能够有效地保存文书档案,为文书档案的查找提供帮助,实现文书档案管理工作的科学性和有效性[1]。

二、文书档案管理工作实际中存在的问题

(一)无法实现资源共享

在以往的文书档案管理工作实际中,通常采用纸质进行档案的编写和保存。如果要查找相关的资料,需要借助人力进行;如果资料比较久远,借助人力资源进行查找,需要浪费大量的时间和人力资源。如果是一些历史资料,需要耗费大量的人力资源,查询的过程比较复杂,除此之外,如果找到资料,需要借助相关的技术手段进行修复整理,为使用资料的工作人员提供便利,借助这样的方式很难进行信息资源共享。

(二)搬移和保存工作困难

由于以往的文书档案比较繁多,如果进行搬移比较麻烦,与此同时,在进行搬移的过程中会出现档案材料的丢失或损坏情况。另外,因为大部分的文书档案都是纸质的,比较容易出现纸质腐烂情况,如果没有有效的措施进行管理养护,会对文书档案的保存产生不利影响。

(三)降低工作效率

在以往的文书档案管理工作实际中,大多数借助人力进行管理。在档案材料的搜集整合和存档的一系列工作中需损耗大量的人力资源和时间资源,也会对于文书档案的精确性产生影响,使得文书档案管理工作效率低下,阻碍机关事业单位的长远发展。除此之外,在对文书档案资料进行整合的过程中,需要借助大量的人力资源共同进行,如果文书档案的资料比较多,所要耗费的时间和人力会更多,而在进行文书档案分类的过程中,需要对档案信息进行编辑整理,为后续的资料查找和应用提供帮助,需要仔细进行整理,防止出现档案资料损坏情况,造成档案信息资源的丢失,不仅耗费时间还耗费人力。在进行文书档案资料查询的过程中,需要耗费大量的时间和人力,查找过程比较复杂,工作效率比较低下[2]。

(四)造成资源的损毁和浪费

因为以往的文书档案都是纸质进行保存的,一旦档案出现损坏情况,就要对档案资料进行修复整理,在这个过程中,不仅需要耗费很多的时间和精力,还会造成纸质资源的浪费,让森林资源的发展受到影响。除此之外,利用纸质进行档案保存,会导致原版文书档案的损坏和丢失问题,造成不必要的经济损失,使得单位发展受到一定的局限。

三、信息化时代文书档案管理与创新的实施策略

(一)提升文书档案重要性的认识

文书档案的科学管理是机关事业单位平稳发展的重要保障,所以,负责文书档案管理的工作人员要提升对文书档案的重视,借助这样的方式,不断提升文书档案管理的工作效率和质量,把信息技术与文书档案管理有效融合起来。管理者需要意识到文书档案管理对单位发展的重要意义,大多数的文书档案是工作的重要真实记录。所以,需要重视文书档案的管理工作,要把文书档案放在重要位置上,把网络信息化手段融合到文书档案管理工作的实际中,实现文书档案管理的高效性和科学性。

(二)把信息技术与文书档案管理融合起来,构建信息化管理模式

网络信息化技术的不断发展,为机关事业单位发展带来很大便利。把网络信息化技术与文书档案资料融合起来,能够促进文书档案管理的先进性和高效性,不断提升文书档案管理工作效率,为后续的长远发展提供有力支撑。可以让专门的档案管理工作人员把文书档案中的信息录进计算机系统之中,借助专业的技术手段,开展数字化档案建设,节省人力,节约时间。录入完成之后上传到内部网站上,构建一个文书档案信息系统,需要注意的是,要对已经录入的信息进行整合优化,合理分类整理,为后续的查阅工作提供便利,工作人员可以进行快速查找信息,不断实现工作的高效性。还需要相关工作人员制定文书档案信息化管理制度,为档案的管理人员提供有效的制度支持,实现文书档案管理工作的科学性和高效性。除此之外,可以利用关键字搜索的方式,进行档案资料的查找,节省了时间和人力,提升了管理工作的高效性,为工作人员提供便利。把网络信息技术与文书档案管理融合到一起,能够冲破以往管理模式的局限性,对文书档案管理模式进行科学的创新,实现文书档案管理的科学性和先进性,为后续的长远发展奠定科学的基础[3]。

(三)有效利用硬盘设施,提升文书档案资料的迁移和存储效率

借助网络信息化手段,对机关事业单位文书档案进行整合优化,对文书档案资料进行有效的保存,实现文书档案管理工作的高效性,为后续的搬移工作做良好铺垫。在文书档案管理工作的实际中,可以利用相关的专用保密硬盘设备,把文书档案资料进行科学的备份,不定期的拷贝,便于管理和携带,能够有效防止文书档案资料的丢失,避免了以往因为保存不当而出现文书档案损坏或者丢失的问题,实现文书档案管理工作的科学性和高效性,为单位的良好发展提供保障,从而推动社会经济的不断发展。

(四)借助搜索引擎实现文书档案资料的科学分类

借助计算机信息技术能够对机关事业单位的文书档案资料进行科学的整合优化,并且上传到档案信息网站上,信息系统能够对文书档案进行科学的分类,相关的工作人员在查找资料的过程中,借助搜索引擎,输入文书档案资料的关键字,就可以查找到自己所需要的信息资料,利用这样的方式能够有效地进行资料查询,节省文书档案资料查询的时间,可以有效节约人力资源,实现文书档案管理工作的高效性。在实际工作中,要想查找档案资料,只要借助搜索关键词语的方式,就能快速查询到所需要的资料,能够有效地了解到相关的工作资料。借助搜索引擎能够了解到比较完整的信息资料,借助材料对比的方法,能够选择更加合适的信息资料,能够为工作提供很大便利,实现工作的高效性。伴随文书档案信息系统的不断完善,能够更加方便地进行信息查找,提高了信息查找的准确性,为单位的长远发展提供科学的技术支持[4]。

(五)加强档案管理人员的培训与管理

当前,网络信息技术不断进步,为单位文书档案管理工作带来新的机遇与挑战,需要相关负责文书档案管理工作人员重视档案管理工作,需要不断学习新的技术手段,实现文书档案管理工作的高效性。只有负责文书档案管理工作人员的专业管理能力提升了,才能促进文书档案管理工作的持续发展。所以,需要相关部门重视对文书档案管理工作人员的专业知识和技能的培训与管理工作,为文书档案管理工作人员提供专业知识培训的机会,增强文书档案管理工作人员的专业技能,教会他们正确运用计算机技术,在实际的文书档案管理工作中能够有效地利用起来,提升文书档案管理工作人员的专业能力,不断提升档案管理工作效率,为文书档案管理工作的顺利运行提供支持。还需要引进一些具有较高专业知识的信息化人才,为文书档案管理工作人员提供科学的指导,加强相互之间的交流学习。最后,需要相关的管理者重视对文书档案管理工作人员的科学管理,要重视引导,提高档案信息化管理工作的高效性,减少工作失误情况,为单位的长远发展提供有效的帮助,从而推动社会经济的不断进步[5]。

(六)加强档案安全管理工作

在机关事业单位文书档案的信息化管理过程中,文书档案的数据信息安全真实性是单位发展的重要影响因素,所以,在对文书档案进行信息化管理的过程中,需要采取有效的措施,加强对文书档案的安全管理。因为当前普遍运行文书档案信息化管理模式,如果不进行安全管理,比较容易受到网络黑客的侵袭,造成文书档案信息泄露或者丢失等情况,让一些不法分子获取不法利益,对后续发展造成不利影响,带来严重的经济损失。所以,为了实现文书档案数据的安全性,需要重视文书档案的管理,在对文书档案进行信息化管理的实际中,需要有效的利益网络信息化技术手段,为文书档案信息系统进行科学设置,在进行文书档案查找的过程中,需要对工作人员的身份进行鉴别,借助信息技术手段,提升文书档案管理的安全性能。还要重视文书档案信息系统的定期升级整合,要对档案信息系统进行安全排查,如果发现问题,要采取措施进行系统修复管理,不断增强文书档案信息管理系统的安全性。需要重视硬件设施管理,要做好档案管理的防护措施,要对文书档案资料的硬件设施进行定期的检查和维护,实现硬件设施的有效运行,为文书档案管理的顺利运行提供科学保障,为单位的长远发展提供有力的支持,为社会发展带来更多的经济效益[6]。

总而言之,在机关事业单位文书档案管理工作的实际中,需要顺应网络信息化社会发展趋势,把信息技术与文书档案管理融合起来,有效节省人力和时间,不断提升档案管理的工作效率。需要负责档案管理工作人员提升对文书档案管理信息化认识,需要融合信息化技术手段,利用硬件设施对档案信息进行科学的迁移和整合,方便文书档案的管理,提高档案保存的安全性。需要重视对文书档案管理工作人员的培训和管理,借助专业的知识和技能,提升档案管理工作人员的管理能力,实现文书档案管理工作的高效性,需要相关的工作人员重视文书档案的安全管理工作,加强软件与硬件设施的管理,为文书档案的安全管理提供保障,不断地提升档案管理的专业化水平适应社会的发展。

作者:陈明仙 单位:明溪县城镇集体工业联合社