第一篇：企业档案管理信息化建设创新
【摘要】
随着经济的发展，企业的档案管理工作在企业的发展进程中也起着越来越重要的作用，本文将从企业档案管理信息化建设为着手点，深入分析其中的问题，并提出更新、更能适应时展的相关措施。
【关键词】
企业档案管理；信息化建设；问题分析；创新思路
一．企业档案管理现代化信息建设的问题分析
（一）对企业档案管理工作的认识不到位。长期以来，我国企业都忽视了档案管理工作的重要性，近年来，我国企业多采用的是扁平化的组织模式，将档案管理部门作为首当其冲的精简部门，以此来达到管理机构精简化、管理层次简化的目的，进一步降低企业的发展成本，从而增加企业的市场竞争力。对档案管理认识的不到位直接影响到了企业档案管理工作的效率和水平。
（二）资金缺乏，设备设施落后。软件与硬件建设将是企业进行档案信息化建设的重要基础，他们为档案进行信息化建设提供重要的前提条件，但同时，企业在建设软件与硬件时需要大量的资金消耗，而在实际的生活中，我国的大多数企业仍处于初级的发展阶段，需要将大量的资金投入到市场的开发以及产品研发工作之中，加之企业资金有限，对档案信息化建设重视度不足，我国企业的档案管理信息化建设工作很难得到顺利地开展。
（三）档案管理工作人员缺乏专业性。根据相关数据统计，我国大部分企业档案管理工作人员的薪资水平都远远低于企业其他职位的工作人员，这样的现状在一定程度上挫伤了档案管理工作人员的工作积极性，因此，档案管理工作成为很多高学历人员不愿意选择的一个工作。同时，随着时代的发展，现在的档案管理信息化建设工作对相关的工作人员提出了更高、更严苛的要求，它不仅仅需要工作人员熟练地运用计算机知识与技术，并需要工作人员具有高素质和综合统筹能力。但就目前来说，我国企业都面临着档案管理人员专业水平较低，知识结构单一等问题，无法真正满足档案管理信息化建设的需求。
（四）档案信息安全得不到有效保障。在档案管理信息化建设的进程中，信息安全是一个需要重点关注的内容，信息的不安全很有可能会给企业造成巨大的影响，例如，在2008年，东方航空公司就因为相关数据丢失，导致多架飞机无法正常起飞，给公司造成巨大经济损失。
二．加强企业档案管理信息化建设的相关策略
（一）创新档案管理信息化理念。档案管理信息化的建设必须先要促进相关理念的创新，以理念的更新来推动实践的发展，首先，树立大局观念，将以人为本、服务先行作为档案工作的重要目标，其次，促进理念的改革、开放，在新的发展形势之下，创新档案管理信息化建设的内容，让其真正地做到与时俱进。具体来说，企业应该要通过组织培训等方式来切实加强员工对档案管理工作的重视，提升相关工作人员的专业能力与素养。
（二）创新档案管理信息化技术。构建交互性、开放式的档案服务平台，做到计算机信息技术切实为档案管理服务，推动档案管理网络的建设发展，并以此为基础来促进电子档案管理系统的完善，提高相关档案数据的信息输出量与使用效率，让档案管理可以真正为企业与社会的发展做出贡献。促进电子档案管理制度的科学与完善，技术是档案信息化建设的重要驱动力，因此，企业在进行相关档案管理信息化建设工作时，应该充分以现代信息技术为支撑，以纸质档案为根本，构建相应的电子档案信息管理机制，实现电子档案信息技术的高效利用，规范管理行为，从而促进信息资源的有效开发及利用。
（三）创新档案管理信息化机制。在新的市场经济条件之下，企业的档案管理制度也需要随着形势的发展变化而变化发展。因此，为了更好地适应企业的发展需要，企业可以从以下的几个方面来加强自身的档案管理信息化建设：构建岗位责任制度以及科学高效的奖惩制度。促进企业内部岗位责任制的构建，根据档案管理工作的要求与具体规律，将具体的责任细化到每一个部门、每一个员工身上，保证权责的明确。同时，以科学高效的奖惩制度来营造企业内部积极的工作氛围，根据具体的岗位责任，并结合公司的发展实际，企业以科学的奖惩办法和具体的考核制度来规范工作人员的工作行为，从而激发工作人员的责任感与使命感。提高对档案管理的信息安全保障工作的重视，强化对计算机网络软件、硬件的相关管理工作，明确需要重点关注的安全事项，避免信息泄露风险。
（四）创新档案管理信息化服务。坚持做到档案信息化服务的不断更新，使其顺应时代的发展形势，例如，企业可以通过开通档案信息的网上检索工作，有效地利用网络来促进资源的共享，提高资源的利用率。与此同时，企业还可以构建相应的电子文档信息中心，各个用户不仅可以自主上传电子文档，还可以在该平台进行相关的电子文档下载工作。坚持做到档案信息化服务内容的不断更新，首先，创新档案信息管理工作的职能，由传统的保管档案转化为利用档案，变被动管理为主动利用，变封闭管理为开放共享，以此来满足各个信息用户的具体需求，使档案管理工作可以更好地满足经济发展需求。加强档案信息管理工作的社会化服务，创新服务的主体，实现联机与档案馆之间的互补检索，并开通网络远程检索服务，实现服务主体的多元化。创新服务手段，为了更好地利用现有的、丰富的电子文件信息资源，企业可以将信息人工整理、存储，检索与整理工作也纳入信息技术的利用范畴，实现计算机信息化档案管理的一条龙服务。
三、结语
总而言之，档案管理信息化建设工作是一项十分复杂的工作，它并不是在短时间内就可以彻底解决和完成的，它需要档案工作者在不断的实践中更新自身的服务理念与创新意识。
作者：于雪莲 单位：中国邮政集团公司湖州市分公司综合办
【参考文献】
[1]丁郑南.推进档案管理信息化建设的思考[J].中国科技投资,2013(06):193.
[2]王淑改.信息时代企业档案管理工作实践研究[J].北京档案,2013(02):34.
第二篇：企业工程建设档案管理
【摘要】
随着建筑行业的兴起，建筑工程项目建设发展越来越迅速，怎样对工程档案进行有效的管理，成为企业工程建设的重要战略目标。档案管理能够反映企业工程项目的真实情况，推动企业发展。接下来，笔者根据多年工作经验，就企业重点工程建设档案管理，进行简要分析。
【关键词】
企业；工程建设；档案管理.
工程档案在企业工程建设中发挥着重要的作用，但是通常情况下，一项工程需要众多部门参与、工程时间长、建设人员缺少稳定性、管理多样化等，这样一来，工程档案管理就显得尤为重要，如何确保建设工程的有序进行，实行规范化、制度化理应引起我们的重视。
一、完善工程建设档案管理机制
首先，想要确保工程建设的有序进行，完善的档案管理制度必不可少；第一，完善工程建设档案管理机制确保工作的有效进行。设置档案管理部门，根据企业经营状况，掌握工程建设专业技术和知识，给予档案管理方法等为档案管理提供有力保障，实现一体化的档案管理机制。在具体工作中，管理工作需要有项目负责人、档案管理者等多个职能组成，优化分工；另一方面，健全项目承建部门机制，定期举行档案工作座谈会，实现充分沟通、交流，使档案管理更为全面化。其次，档案管理工作中做到有章可循、有法可依，根据国家有关规定制定企业自身管理形式。在制定过程中需要坚持几点原则：第一，工程档案与重点工程施工建设同时进行；第二，重点工程建设与档案信息收集同时进行；第三，重点工程项目验收和档案交付同时进行。总而言之，认真严格制定档案管理制度，为工程建设提供有力引导和保障，有效地对档案管理进行监管。
二、提升管理人员档案管理水平
参照工程建设的不同时期，运用多种途径，提升档案管理人员工作水平，定期举行业务工作培训，学习《档案法》《档案法实施办法》等相关法律制度，详细掌握有关项目工程档案验收内容、项目施工和验收技术归档内容、档案储存时间、信息资料整理内容等有关制度内容，加强参建人员工作责任感，让其充分认识到档案工程的重要性和作用，建立良好的重点工程档案工作环境。档案管理工作需要各工作人员团结协作、配合，并非是个人就能够做好的，工程档案具有综合性、系统性特点。所以，工程建设档案管理人员需要具有丰富的管理经验和专业知识，能够自如地应对不同档案管理问题；另一方面，也要对工程建设有一定的掌握；而工程技术人员也要对档案管理有一定的掌握。在工程开始阶段，档案管理单位领导需要到现场进行档案工作指导，对有关档案法律法规进行详述，让参建人员对档案工作有充分重视，能够正视档案管理在重点工程中的作用，为工程档案工作奠定基础；此外，档案工作者需要加入到工程建设教育中，明确工程建设的有关内容、技术、程序等，提高档案管理质量。工程建设中需要根据档案特点、问题，让档案管理人员和工程建设者对档案管理问题提出自己的见解，提高人们对档案工作的认识，确保工程档案质量。工程档案人员与工程建设人员共同学习、进步，进行意见交流和沟通，为工程档案管理积累丰富的经验；不断提升各自工作能力。
三、通过不同经济方法实现档案工作的有效进行
如今，建筑行业发展迅速，建筑市场逐渐更为规范化、制度化，建筑合同在工程建设中影响越来越大。建筑部门和承建部门在协议中平等，无论什么样的方法都不能影响协议的履行。由此看来，通过法律制度与经济影响做好档案工作，是一项可行性方法。项目工程在规划、施工、厂家与其签订有效协议，把档案工作列入协议内容中，对今后项目工程建设具有帮助性作用，能够避免在项目档案验收和设备移交过程中出现问题。协议内容需要包含：归档范围、移交套数、验收交接等方面，尤其在设备供货协议中：第一，需要确定哪些设备是厂家需要提供的信息；对技术保密和不可提供的信息进行明确；第二，明确进口设备所需材料和提供形式，仔细辨认其合法性；第三，成品设备提供的质保材料和资料手册，对于非成品设备需要提供集成设备的不同构成。现阶段，一些工程项目为了早日固资折旧、早投产收益，而实行工程先验收投产，将工程款项只用于工程维护款，工程档案在工程结束后进行搜集、整理，这样一来，就会对工程档案工作造成影响；经济制约缺少了有效性，使工程档案工作处于被动地位，所以，为了改变工程档案工作现状还需要进行适当的调整，通过有效的经济制约方法规范工程档案工作，提高工程档案工作和工程建设的认知，防止出现先竣工验收投产的情况发生。有关财务部门在进行决算过程中，需要对竣工档案材料进行检查，检查是否有签字盖章，只有资料全部齐全后才能进行决算，严格控制工程款项结算。而对于不符合要求的，可以根据需要在施工部门工程款中扣留，以为工程档案资料的补办提供条件，当材料全部齐全后给予归还。
四、结语
总而言之，做好企业工程档案管理，需要立足于档案管理基本工作内容，确保档案工作的有序化、规范化，提升现代化管理水平、完善制度。笔者分别从：完善工程建设档案管理机制、提升管理人员档案管理水平、通过不同经济方法实现档案工作的有效进行着三方面进行分析，希望对工程档案管理工作有所帮助。
作者：李继红 单位：吉林白城通榆县档案局
【参考文献】
[1]段莉莉.论企业重点工程建设档案管理[J].办公室业务,2014(15).
[2]薛伟.浅谈企业重点建设项目档案工作管理现状及对策[J].山东档案,2014(03).
[3]刘益慧.浅谈城市重点工程建设项目招投标档案的规范管理[J].黑龙江史志,2015(13)
第三篇：企业档案管理体制改革
摘要：
企业档案往往涉及企业内部各部门、各工作、各员工等多方面的资料，而这往往对企业的运营与发展等都具有重要的影响。然而就现阶段来看，我国绝大多数企业的档案管理体制很难适应现代不断变革的市场经济形式，不仅大大降低了企业档案管理的效率，同时对提高企业档案管理的质量也往往有着较大的限制。这也就要求我国的各企业能以市场形势的变革为依据，认清企业现阶段自身在档案管理体制方面仍存在的问题，进而在此基础上对档案管理的体制进行改革，在提高自身档案管理质量和效率的同时强化自身在市场的竞争实力。
关键词：
企业；档案管理；体制改革
一、引言
就一个企业的日常运营来看，档案管理工作在其中占据着至关重要的地位。通过对档案管理体制的完善，不仅能为企业一段时间内战略发展目标的制定奠定良好的基础，同时还能为企业内部资源利用率的最大化提供有力的条件。因此，在市场经济不断变革的当今时代，对企业的档案管理体制进行改革已然成为了企业日常经营管理中至关重要的内容之一，同时也成为了企业自身市场竞争实力提升中不可或缺的因素之一。而这往往就要求企业能对现阶段自身档案管理体制中存在的问题进行深入的探索，并针对这些问题采取有效的应对改革方式。
二、我国企业现阶段档案管理体制中存在的问题
1.企业现阶段档案管理的效率较低。市场经济形式的变革在很大程度上促进了企业经营规模的不断扩大，这也使得企业要通过员工数量的扩充来适应现阶段的经营模式，而档案管理作为一种潜藏的能提高企业市场竞争实力促进企业发展的重要工作，也应得到各企业的广泛重视。然而就现阶段企业中的档案管理来看，其管理体制的改革显然并不能有效适应当前市场经济发展的形式，这也就导致企业中的档案管理效率一直无法得到有效的提升，而企业自身的竞争实力也受到了一定的限制。
2.档案管理工作人员的职业素养偏低。档案管理工作人员在企业的档案管理工作落实中起到了至关重要的作用，其自身所具备的职业素养往往与企业档案管理的效率和质量之间有着非常密切的关联。然而，就现阶段企业的档案管理工作人员来看，其自身的职业素养往往并不符合企业档案管理体制的改革，甚至有的企业为了将更多的资金投入到生产经营中而选择那些毫无工作经验的人进行企业的档案管理，这也在很大程度上对企业档案管理质量和效率的提高造成了限制。
3.企业缺乏完善的档案管理体制。从我国大多企业实际的档案管理工作来看，管理体制的不完善也是影响其档案管理效率和质量的主要原因之一，而企业之所以没有建立相对较为完善的档案管理体制，其根本原因主要是因为企业领导对档案管理工作的错误认识，以至于档案管理工作在企业的日常运营中无法得到足够的重视，这也就导致企业的档案管理工作无论是工作的哪一环节在实施共军采用传统的管理制度与方式，且也无法做好日常对档案维护与管理等各方面的工作。
4.企业缺乏良好的用于档案管理的环境。与企业各部门的管理工作相同的是，企业的档案管理工作也必须落实到稳定和谐的工作环境中，才能更加有效保证企业档案管理的效率与质量，也才能对企业的市场竞争实力加以提升。然而，就我国大多数的企业来看，由于对档案管理工作的不重视，导致在日常的工作管理中无法为档案管理工作提供良好的工作环境，而在这一环境中档案资料的损坏、遗失等也成为了非常常见的现象，这不仅在一定程度上提高了企业档案管理的难度，同时也对企业其他工作的开展有着一定的限制。
三、企业档案管理体制改革的主要事实路径
1.以国家的相关法律制度为导向对企业的档案管理体制进行完善。要对企业档案管理的体制进行改革来提高企业日常档案管理工作的有效性，要求我国的政府部门能在以往档案管理制度的基础上，对相关的制度法规内容进行完善，并将企业的档案管理工作全面落实到相关的制度法规中，让企业的领导能转变自身的观念提高对档案管理工作重要性的认识，进而使其在日常的企业管理工作中将档案管理落在实处。而由于法律法规等具有一定的强制性，因此，政府部门相关制度法规的建设也能切实有效的对企业进行威慑，让其在明确了档案管理工作重要性的基础上更加积极主动的参与到档案管理工作中，进而使企业的档案管理得到更进一步的完善，以更好的促进企业自身的经营发展。
2.以企业的整体发展战略为依据促进企业档案管理的一体化发展。要想有效提高企业经营管理的质量与效率，就要求企业能建立起科学有效的管理体系，并将企业的档案管理和其他工作之间实现相互的融合，进而以一体化的经营管理方式来促进企业管理质量与效率的提升。而要建立科学有效的档案管理体系就要求企业能将内部所有的信息资料和档案进行进行有效的整合、筛选与分配，并将其充分的运用到档案管理一体化的建设中以更好的实现对企业各类信息、资料、档案等的配置优化，进而使其成为能有效促进企业在市场竞争实力提升的重要因素。同事，企业档案管理一体化的建设也有利促进企业自身影响力的提升，对提高企业在市场经营中的经济效益也有着较大的促进作用。
3.以管理效率与质量的提升为目标将先进的科学技术融入到档案管理中。改革开放以来，我国无论是经济实力还是科技实力都得到了巨大的提升，因此，企业在市场经济形势的转变下，也应以时代的实际需求为依据，以提高企业经营管理的质量和效率为目标，将先进的科学技术融入到企业的档案管理中，以此来促进企业档案管理体制的改革。现代化计算机技术的融入为企业的档案管理提供了更大的便利，这也就要求我国的企业能充分的将计算机技术融入到档案管理中，利用计算机自身所具备的便捷、准确等优势来对企业档案管理的体制和方式进行转变，以提高企业档案管理的质量和效率，也能通过对工作量的减少来使企业的员工得到更加合理的配置，且对防止档案管理工作中错漏的产生也具有一定的作用。
4.强化对企业中档案管理工作人员职业素养的培养。档案管理工作人员往往直接参与到企业的档案管理中，因此，其自身的职业素养等往往对企业档案管理的质量有着至关重要的影响。这也就要求我国各企业能重视对档案管理工作人员培训的重要性，切实有效的强化企业日常管理工作中对档案管理工作人员的培训，以促进企业档案管理工作人员自身的规范和责任意识进行强化。同时企业在档案管理工作人员内的培训中也应强化对其自身档案管理工作技能的培训，以切实有效提高其在档案管理中的工作水平。而在现代化科学技术的飞速发展背景下，企业还用重视对档案管理工作人员计算机能力的培养强化，让其在工作中更好的对计算机技术加以利用，来切实有效的提高工作的效率与质量。
四、结语
综上所述，在市场经济形势不断发展变化的当今社会，我国企业的经营模式等多方面都出现了巨大的变化，而这也在一定程度上提高了企业档案管理的难度。因此，我国各企业必须根据市场的整体形势以及企业的实际情况来对档案管理的体制进行改革，保证其能与企业的整体发展战略等想使用，进而为企业各环节的工作提供有力的支撑，切实发挥自身的作用来有效提高企业在市场的竞争实力，并从可持续发展的角度出发促进企业在市场中得到更加稳定有效的发展。
作者：靳永新 单位：神华准格尔能源有限责任公司
参考文献：
[1]郭淑霞.论新时期企业档案管理[J].现代商贸工业.2012(04).
[2]王巍.创新企业档案管理模式建立现代化示范档案室[J].办公室业务.2012(03).
第四篇：企业档案管理体制与模式
摘要：
我国经济的发展和世界科技的发展让企业与企业档案管理产生了重大的变化。企业的管理制度、组织模式、人力资源变化情况都产生了很大的变化，企业的档案管理也受到冲击产生变革以适应现代企业管理工作的需要。企业档案管理工作的体制和模式只有在与企业实际、企业管理相适应的情况下才能适应时代的要求、帮助企业发展。本文通过对现代企业档案管理体制与模式进行探讨，分析了企业档案管理的意义、变化方向和特点，提出了新时期企业档案管理体制和模式的设想。
关键词：
现代企业；档案管理；体制；模式
一、现代企业档案管理新特点分析
（一）档案管理的形式更加灵活
在计划经济环境下，我国企业档案管理的模式通常是集中管理，在当时的社会背景下这种管理方式发挥了巨大的作用。但是随着我国经济开放程度的深化，我国企业参与国际竞争的频繁以及国外企业先进的管理模式的不断引进和使用，还有我国民营企业的不断崛起，由国家进行统一规划和管理的档案管理方式受到了冲击，开始向分散化和多样化发展。而民营企业进行自身的档案管理以促进企业高效的运行和长远发展是企业从自身发展需要出发不可缺少的一部分。在这样的环境下，分散的档案模式受到越来越多企业的青睐，也更有利于企业信息管理效率的提高。
（二）档案管理的模式转向计算机网络化集成
档案管理模式与特定的背景环境和思维方式是分不开的，我国的档案管理模式经历了三个阶段。第一个阶段是在计算机未出现之前是手工的管理方式，以手工的方式对档案管理流程进行严格的设定。在计算机出现以后经历了两个阶段：一是以计算机单机数据库对档案进行辅助管理，涉及有档案数据的录入、保存、分析等，相对于手工阶段，已经大大便利了档案的查找与数据分析，提高了档案管理的效率；二是现在逐渐兴起的网络化集成阶段，它是通过各自不同的计算机档案之间独立的信息终端通过互联网络进行连接，将企业各个部门的档案进行统一的一体化现代企业档案管理方式，有利于企业各种档案资源的统一查询、管理和数据处理，更有利于档案在不同的部门之间进行分享与交流。
（三）企业档案管理部门结构向扁平化发展
企业之前的档案管理工作是单点直线型结构，直接受上级领导的统一管理，属于领导与被领导的关系，领导者负责企业档案管理的运作，被领导者则负责具体的档案移交事项。现在则逐渐向扁平化的网络结构转变，各部门之间不再是领导与被领导的关系，各部门对自己的档案信息效力负责，如果其他部门需要可以通过口令直接从计算机数据库中获取而不再需要从上级下达命令，这是目前企业档案管理的结构上的特点。
二、现代企业档案管理体制、模式的建构
（一）现代企业档案管理体制趋势是市场化
我国加入WTO以来，市场的开放程度和市场化程度越来越深化，是世界各国进行行政改革的方向，也是我国经济改革的方向。在大趋势的影响下，我国企业档案管理体制也在朝着市场化的方向迈进，档案管理市场化的含义就是将原来由政府负责的档案管理工作交给市场来调节，这是企业建设信息资源不可缺少的基础。企业中从事档案管理的工作人员要树立企业的一切经营管理活动产生的信息就是企业的档案市场，需要根据企业经济建设的目标和市场发展战略的目标来进行企业档案的市场化管理工作。
（二）现代企业档案管理的发展方向是社会化
企业档案工作与管理的社会化有两个重要的相互影响的方面。一个是企业档案管理要合理充分地利用好社会资源。传统集中大包大揽的档案管理方式已经被企业与市场共同淘汰，但是分散的企业文件与档案管理必然会需要更多的人员、付出更多的成本。而且，现在许多中小企业对档案管理的认识不足，也缺乏专门的管理档案的人员，更没有太多的精力投入到档案管理中。但是，鉴于企业档案管理的重要意义又不能随意处置不顾，这时就需要企业去利用专门化的档案管理中介机构，及档案管理外包以实现对企业成本的降低和社会资源的充分利用。目前，全国不少城市的档案管理局都建立了档案管理服务或寄存中心来为企业提供专门的档案管理服务。这是档案管理工作走向社会化的需要，也是今后企业档案管理的方向。另一个是企业档案管理工作要接受社会相关组织的监督。企业档案的自主管理是一个长期的发展趋势，并且随着政府简政放权的实施，这个方向是不可逆的，但是在对企业档案进行管理的过程中，单靠国家行政部门进行监督是不足够的，因为行政部门有太多宏观的事务需要考虑，这就需要市场这只手伸出来进行监督管理，以促进档案管理的规范化、标准化。
（三）现代企业档案管理的模式是分布式集中管理
分布的本意是指人、事、物在一定范围内的散布，而集中则是将散布在各处的人、事、物进行聚集，二者是截然相反的两个状态。而这里所指的现代企业档案管理的形式则是指形式上的集中，事实上的分散，二者合二为一的体现。具体来说，形式上的集中是指企业的档案管理是由企业一级管理部门进行档案管理工作与制度的制定与完善，但是并不直接参与到企业的档案管理当中；事实上的分散则是指企业档案管理的具体事务是在企业各个不同的职能部门进行搜集、保存和利用的。这是档案管理模式需要符合法律要求与约束的客观结果。
三、现代企业档案管理实施标准化的重要性
（一）有利于依法管理档案
如果缺乏统一化的标准，那么档案管理工作的相关人员将会无从下手对档案进行梳理，而监督工作的标准也将模糊到无法进行。我国《档案法实施办法》第十四条规定，要逐渐“建立科学的管理制度,逐步实现规范化、标准化和现代化”，而标准化就是其中规范化要求的具体体现。
（二）有利于提高企业档案管理工作的质量
企业的档案管理质量需要标准化这个准绳来进行衡量。如果没有标准，那么好坏便无法衡量。工作人员的工作便会失去可量化的依靠。因此，制定和实施统一的标准化档案管理可以提高档案管理的质量，为切实保证档案管理的效果和相关政策、制度的落实提供依据。
（三）有利于促进企业档案管理的现代化
档案管理的标准化是建立在一定的分工、写作与技术的基础之上的，如果所有企业档案管理工作都按照标准化的要求来进行，那么，档案管理的现代化的实现将指日可待。企业想要寻找档案信息也会变得非常容易，只需要在计算机系统上进行简单的敲击和检索就可以。但是如果缺乏标准化规范，现代化则无从谈起。
（四）有利于促进企业对档案信息的开发利用
在标准化的要求下，企业的档案在企业内部与关联企业之间是相互开放的。面对如此庞大的档案数据体系，档案管理部门和信息技术部门一定会想办法进行开发利用以提高档案信息的开发利用，实现档案管理工作的经济效益、社会效益。实现档案信息开发与利用的社会化，达到方便、快捷的目的。通过以上的分析，可以看出企业档案管理的体制与模式已经在向良好的方向进行变革发展，这需要我们不断地结合当下的事实和先进的理念去进行充实才能实现档案管理体制、模式的不断发展与研究的继续深入。
作者：宁惠玲 单位：广东省源天工程有限公司
参考文献：
[1]张彬.现代新型企业档案管理体制与模式初讨[J].文史博览(理论)，2013(3).
[2]闫晓艳.探讨与研究企业档案管理体制与模式的重要意义[J].机电兵船档案，2015(3).
[3]宋可可.新时期企业档案管理体制、模式的建构[J].商场现代化，2008(31).
第五篇：企业档案管理记忆观探析
摘要：
随着社会的不断发展，人类也有了很大的进步，特别是当前各个企业，为了能够与时代同步发展，都在竭力寻找一个可以实现经济可持续发展的办法。要想实现可持续发展，单纯的从某一方面入手是不可能完成的，必须要从很多方面入手，企业档案管理就是其中一个重要的环节。企业档案管理在企业发展的过程中所起到的作用非常重要[1]，它可以为企业收集、提供数据和资料。同样，档案记忆从一个全新的角度出发，使企业档案管理工作的指导性更强。
关键词：
档案记忆观视野下；企业档案管理
对于档案来讲，我们都非常熟悉，例如个人档案、企业档案、国家档案等都是十分重要的资料，它所记录的信息都具有较高的价值。所以，档案信息的真实性是毋容置疑的。同样，它还具有将事件以及记录还原的特性。在此基础上，又提出了档案记忆观，如此以来，档案管理就更加系统化、立体化、完整化，档案记忆将档案与民族、社会的历史科学有效的结合在一起。通过这样有机的结合，人们在使用信息的过程中更加方便。档案记忆观视野下的企业档案管理工作，为企业提供的信息资料更加宏观、具体，从而推动了经济的发展。
一、档案记忆观的认知
20世纪末期，在档案界中由于“记忆”概念的加入，我们有了一个全新的视角以及思考，同样，我们对档案工作又有了一个全新的认识。在“记忆”概念不断深入的过程中，档案记忆观作为一个全新的焦点浮出水面。我们都知道，档案记忆观作为基于对档案基本属性，也就是我们通常所说的社会记忆属性的本质性认知。在社会不断发展的过程中，特别是最近几年，人们对档案的探讨是越来越深入，对其重视的程度越来越高。对于档案记忆研究来讲，它的理论立场出发为社会记忆，来科学合理的分析档案在社会记忆构建、传承以及控制的过程中所发挥的作用，以便社会记忆全方位、多层次的巩固。其目的在于：首先，将档案记忆不断推广，并得到人们的肯定以及认知，让人们深刻地了解到档案以及社会记忆在社会发展过程中所起到的作用以及所展现的价值。其次，让人们不断认知社会记忆保护以及构建工作的重要性，以便在社会发展的过程中，怎么样才能实现档案专业的价值以及使命。最后，在理论发掘以及创新的过程中，在深度上又更近一步，能够科学有效地创建一个理论框架，档案学理论体系可以得到进一步拓展。除此之外，还为“城市记忆工程”、“世界记忆工程”等一系列所要涉及档案领域的记忆进行有效的保存来寻找相应的理论支柱[2]。
二、构筑企业组织记忆的基石为企业档案
对于企业来讲，企业档案就是一个载体，它承载了企业各项经济活动的信息。所以，它在企业发展以及组建的过程中是无可替代的，在在这样的环境下，企业记忆要想得到更好的发展，必须要借助相应的载体，在企业中没有比企业档案再合适不过的载体了。因此，我们就可以说：构筑企业组织记忆的基石就是企业档案。我们在完善企业档案的过程中，企业的每一个生产环节都是很好的入手口，可以实行独立核算以及统一管理的经营模式。就目前来看，我国的企业在规模上还不够统一，无论是在企业性质上，还是在企业发展的稳定性上，都是参差不齐的，在这样的情况下，企业发展的过程中，人才流失现象十分严重。与此同时，企业的建筑物以及设备都会发生相应的变化，如此以来，企业的组织以及设备都无法被很好的保存下来以及发扬光大。从以上情况来看，无论是集体记忆的载体，还是媒介，要想让企业档案在企业组织记忆中得以完整的保存以及有效的传承，那么，企业档案在企业发展的过程中，就必须要全方位、多层次的记录。这些记录必须要来源于相应的活动或者是目的的内在联系的组合[3]。这样的组合能够科学有效的反映出企业的过去，从而为我们理解企业组织记忆提供科学有效的依据。我们都知道，企业档案除了是企业组织记忆的内容与载体以外，还为企业组织记忆构建以及传承搭建了一个无形的框架，进而形成了一个无形的语境。
三、多维视角的档案收集工作以及完整的企业组织记忆
（一）从宏观上把控当前企业的活动脉络，为收集工作的有效进行打下坚实的基础
众所周知，现代经济市场的竞争非常激烈，许多企业为了在激烈的市场中站稳脚，就会不断完善自身的发展策略，例如管理观念的改变、经营方向的调整、企业不断研发新产品等，进行一系列的改革。对于档案的收集工作来讲，必须要以当前企业的活动为主要依据来开展，通俗地讲，就是必须要从现阶段活动的文档中进行相应的选择。这主要是因为在现实收集资料的过程中，滞后现象十分的严重，例如：在企业中一些突发的重大事件档案，都是组织记忆的关键点，但因多方面因素的影响，在档案收集的过程中，没有全方位涉猎而导致许多信息散落或者是流失。对于企业来讲，企业档案工作规范的确非常重要，但是，规范必须要和实践相吻合，才能将它的作用发挥得淋漓尽致。鉴于此，必须要从宏观上全方位地把控当前企业的活动脉络以及档案的收集工作，才能成为完整构建企业组织记忆的基础[4]。
（二）就目前来看，对记忆完整性起决定性作用的是数字档案资源的收集
从社会发展的角度来讲，信息网络全球化是社会发展的必然。对于企业而言，信息化是企业提高企业竞争力、可持续发展以及经济效益的有效保障。在生产的过程中，从单纯的利用计算机开始，逐渐发展为生产过程的全自动控制，再到管理的过程中出现内部管理的系统化，以至于利用互联网开展电子商务。在整个过程中，企业信息都在不断地深入和发展，我们都知道，无论是在设计制造的过程中，还是在生产销售的过程中以及经营管理的过程中都有许多数字化信息产生，在这样的环境下，数字信息流成了企业生存以及发展的有效保证，同样，它在当前也书写了企业自身运营的记忆。那么，在不同系统、不同业务环节中起到关键作用的数字信息，如果不能够得到有效的收集，就会发生流失，如果出现流失，企业组织记忆就必然会出现残缺。所以，在企业信息收集的过程中，要将拥有价值的数字信息进行及时的控制以及保存，并对各种不同的数字信息进行合理的管理。在社会不断发展的过程中，企业与企业之间的竞争将越来越激烈。所以，企业为了在激烈的竞争中得以生存和发展，就必须要制定出一套适合自身企业发展的管理以及生产体系。企业档案记忆为其发展提供了依据以及方向，将国家、社会、企业以及个人有效的连接在一起，建立了企业组织记忆，以便为企业更好的服务。
作者：黄元旦 单位：内蒙古师范大学档案馆
参考文献：
[1]冯惠玲.档案记忆观、资源观与“中国记忆”数字资源建设[J].档案学通讯，2012（3）.
[2]王雪.转变档案管理“八大观念”做好企业档案管理工作[J].陕西档案，2011（5）.
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第六篇：企业电子档案管理利用
摘要：
随着信息化的发展，电子档案已成为企业档案信息资源的重要组成部分，同时也是企业不可缺失的重要档案信息资源。现阶段，传统的档案管理模式和现代数字化档案管理的需求不相适应，在档案管理领域已经普遍使用电子档案，并且这一形势对档案管理工作带来了全新的任务。
关键词：
企业电子档案；管理；利用
1电子档案管理的重要意义
(1)电子档案管理有利于节省人力物力传统档案管理模式中，因为档案工作是一项较为特殊的工作，尤其是不易保存的档案资料，必须由足够的人力和物力才能保证其完整性，同时也存在被损坏的可能性。伴随着计算机及网络的兴起，这些问题得以妥善解决，一方面有了方便管理和整理档案的助手，另一方面能有效获取信息，减少了立卷归档、查找检索的障碍，工作人员得到解放，工作效率和检索效率提高，归档质量不断提升，大大节省了人财物。(2)电子档案管理有利于提高服务质量实物资料的信息化是电子档案的最大特点，在计算机存储介质中，巨大原始档案能得以保存，并经过互联网传播，方便用户在面对海量信息时，准确快速地筛选出自己所需的资料。(3)电子档案管理有利于满足多样化需求在社会不断发展的情况下，使用者对档案的多样性的要求也越来越高，既需要看原始的文字资料，还需要看原始图像、视频等相关资料，传统模式显然不能实现这一要求。正是电子档案对信息保存具有较高的多样性，因而能实现使用者各种需求，很好地解决这一问题。
2电子档案使用的主要途径
企业应用电子档案主要有以下三种方式：提供拷贝、通信传输与直接利用。(1)提供拷贝。使用电子档案的首要途径即为拷贝，旨在以原始状态的档案提供给使用者，充分保证能使用到最为权威的档案。作为档案管理部门，将拷贝载体提供给利用者时，必须把文件转换为标准文档存储格式，通过利用者自己处理恢复与显示的软硬件平台。或者利用者缺乏电子文件的软硬件平台时，可将打印件或缩微品提供给利用者。(2)通信传输。使用者难以到达档案所在地，而应用通信传输能使这一问题得以解决，人力财力大大节省，是使用电子档案的一个重要有效途径。通信传输即为利用网络在个各个区域之间传输电子档案，能实现档案资源共享和交流，并将档案资料提供给相对固定的查档单位，并利用互联网实现。(3)直接利用。企业利用者登录“中国石油档案管理系统”平台，以电子邮箱注册用户名，设置相应的密码，在该平台上就能实现直接查询。直接利用的最大优势即为以技术作为支撑，保证利用者以及其他需求者能同时对一份电子档案实现共享。
3电子档案管理和利用的主要措施
(1)电子档案管理措施①建立完善的电子档案管理办法。公司根据工作实际情况出台了《电子文件管理实施细则》；《电子文件和光盘归档机制》；《档案数字化管理规范》；《电子档案借阅管理规定》，有了管理办法的制约，电子档案的管理有章可循，有法可依。②明确分工，形成电子档案管理网络。企业档案是公司在生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成，具有查考利用价值的并且经过档案保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。所以，公司档案中心对各部门收集、整理、归档、汇总各项资料的每项工作进行了明确分工，构建了完善的档案管理体系，使其功能得以充分发挥，并推动公司档案管理的健康可持续发展。(2)电子档案利用措施利用电子档案这项工作至关重要，必须由各方的协调配合，同时针对不同的角度积极开展工作。①健全电子文件管理的检查审核制度。电子文件与相应的纸质文件内容保持一致，因而法律效力也相同。所以，强化电子文件管理工作则应当构建完善的核查制度，对文书档案部门展开定期管理检查，对归档文件的完整性、电子档案制作流程手续的完整性、是否和归档、立卷以及网上传输要求一致进行重点检查。档案管理部门的职责为负责移交电子档案、监督与指导接收工作，并保证移交与接收电子档案工作落实到位。电子档案检验合格后办理相关交接手续并填好《电子档案移交与接收登记表》，交接双方签字盖章，双方各留一份。②严格查阅制度。企业档案保存要求完整、准确、系统、安全，便于开发利用，查阅电子档案必须根据档案借阅制度由相关负责人审批，以严格的程序做好登记，写清查阅目的，确定是否能任意复制粘贴电子档案。③规范档案利用方式。利用电子档案必须遵循一定的原则，必须结合利用者的实际情况使用，同时要按照电子档案内容的密级层次展开良好地管理。通常而言，针对内容并非完全开放的电子档案的使用一般不以拷贝的形式，应当在严格监控下浏览此类文件。利用网络方式进行利用的过程中，必须加密处理有密级的信息内容，同时定期不定期更改使用的“密钥”，防止因为错误的操作导致不良后果，带来严重的损失。(3)电子档案归档方法构建“双套制”模式，保证安全完整的信息。这种制度即为同时提交保存归档电子档案与纸质档案。这一管理模式对档案工作者提出了巨大的挑战与更高的要求，因而档案人员必须与时俱进，时刻了解与掌握最新的现代信息技术，同时还要对电脑及现代通讯技术熟练运用。
4加强电子档案工作人员管理，提高档案保护意识
因为电子档案能通过各种途径利用，并依赖于多重技术，因而工作复杂程度较大。所以，应当积极强化管理档案工作人员的培训，提高工作人员对档案管理工作重要性的意识，解决档案管理工作安全技术层面上的问题，保证充分利用电子档案信息的价值与作用，并且有效、安全、稳妥地保护资源。
作者：王翠萍 单位：中石油克拉玛依石化有限责任公司
第七篇：私营企业档案管理经济效益研究
摘要：
私营经济的发展，对私营企业的档案发展提出了更高的要求。从私营企业档案管理与经济效益的关系出发，科学合理地分析私营企业和经济效益的关系，提出建立科学合理的私营企业档案，应坚持灵活性、自主性、方便科学的原则，合理选择档案管理的模式，最后提出通过档案管理提高经济效益的措施。
关键词：
档案管理；私营企业；经济效益
私营企业和国营企业是国家经济的重要组成部分，国营企业的档案采取集中统一管理的模式，具体表述为：在企业内设置档案室或是档案中心，有相应的机构领导将所有档案放入档案室，统一管理和调配促进国营企业的工作顺利开展。国营企业的档案受到上级机构的监督和审查，使得国营企业的档案管理有序化、透明化。但私营企业因为并不受上级机构的监督和审查，私营企业主并没有引起足够的重视，使得私营企业的档案管理出现了混乱状态，私营企业的档案管理中存在“死档”“弃档”的现象。由于电子档案的出现，一些私营企业开始利用电子档案对企业进行管理，但如何合理利用电子档案，如何开发电子档案的利用价值，如何使电子档案和纸质档案更好地结合，依旧是一个需要解决的问题。
一、私营企业档案管理与经济效益之间的关系
1.科学的私营企业档案管理能够促进经济效益的提高。首先，需要明确什么是企业档案这个概念。企业档案是指借助文字、表格、数据、报告、论文等形式记录企业的过去和现在生产、经营、管理等方面的成果。企业档案不仅是对过去和现在企业发展的总结，更主要的是通过档案企业可以安排生产，总结经验促进企业的发展。企业档案作为企业的重要知识产权，在发挥企业的发展和预测企业的发展动力等方面，发挥着不可替代的作用。现有的企业档案的类型分为人事档案、科技档案和会计档案等类型[1]。私营企业的发展中企业档案通过对社会和企业的相关方面，对各类信息进行再加工，解释企业出现的问题，进而对企业进行合理规划，促进企业的长远发展。其中，企业档案中的人事档案是指在某一时期，企业所任免的员工的基本信息、职位、履历劳动合同、绩效考核、人员调动以及员工所具有的能力的信息。人事档案是一个无形的资产，可以很清楚地搜索员工的信息，并且能够形成具体职位的员工应该具有怎样的素质。为员工的升迁提供重要的参考项目，能够做到真正的任人唯贤。人力资本的正确使用能够促进企业人力资本的开发，评估企业的发展潜力。科技档案是指企业在发展时记录企业科技人员的科技成果和智慧。在科技档案的记录中，企业的科技成果和智慧代表着企业的创新和创造能力，宣示了企业的发展动力。一个企业的科技档案越丰富，证明企业人员的积极性和创造力得到了很大程度的开发，提高企业的发展水平。会计档案是指企业在一个时期收支情况的明细。一个企业是盈利还是亏空，在会计档案中能够很清楚地显示。会计档案是一个企业档案的重要组成部分，代表了企业生存和发展的结果。会计档案中含有企业的保密信息，在档案管理中药明确档案的性质和档案的重要性。只有合理的档案管理，才能促进企业工作的更新和发展，促进企业发展的正规化和品牌化。
2.客观的私营企业档案管理，能够评估企业的发展动力。私营企业的档案的管理不仅包括企业档案的管理，而且还包括档案的保存。只有合理地保存，才能开展下一步的管理。企业的档案管理要做到不能有“死档”“弃档”，所有档案的资料齐全，才能进行档案的管理。在企业的人事管理档案方面，通过对员工的评估和员工的晋升能够很容易地判断员工的发展潜力，人力资本的开发能够更好地促进企业的发展动力。当然，对员工等人力资本的评估要做到公正客观。一个企业的发展潜力除了人力资本外，还需要财力和物力的支持。人、财、物的充分开发，才能评估到企业的发展动力。会计档案和科技档案有着不可替代的作用，会计档案能够为私营企业理清企业的财务，为企业正常的运转提供保障；科技档案是一个企业人力资本得到最大程度的开发的依据能够为企业和员工个人的发展提供更多的无形资产。对各个方面档案的评估能够评估私营企业的发展潜力。但现存的私营企业的档案存在流动性大、规范性不足等问题，所以私营企业需要建立一个统一的档案管理规范。
3.规范的私营企业的档案管理能够有理有据地解决纠纷。在法治社会中，在企业界有经济往来的私营企业免不了会发生经济纠纷。对待经济纠纷，最好的方式是能够达成某种经济利益的一致，如果达不成一致的意见，只能寻求法律途径解决。在寻求法律途径时，要想打赢官司，必须有相应的证据，证明企业在整个经济往来中的合法地位。在经济纠纷中，规范合理的企业管理为解决纠纷提供相当有分量的证据。如果一个企业陷入到经济纠纷中，却没有足够的材料证明自己的合法地位，对整个企业来说会是致命的打击。此外，在私营企业的内部，合伙人或是员工之间也会存在利益的纠纷，档案的合理管理，为解决这些利益纠纷提供了依据。在处理纠纷时，应秉承公正公开的原则。规范的私营企业的档案管理在档案的采集、档案的保存、档案的管理、档案的提取等方面都有明确的规定，在各个环节都做到了公正和客观的原则，能够促进档案管理的正常发展。如果在档案管理的某个方面出现了遗漏或是出现了纰漏，在整个档案的发展方面都是不利的。如果做不到在档案的管理方面正规，企业所面临将是重大的困难。无论哪个层面的纠纷，都无法正常的处理。纠纷无法正常处理，就会出现影响企业正常发展的现象。
二、私营企业档案管理的原则
1.灵活性原则。私营企业档案管理存在管理意识淡薄、内容单一、手段落后、灵活性较差等问题。档案的管理是为了服务于私营企业的正常运转，而不是为了保存档案而保存档案的问题。在档案的体制和规章制度上，要体现灵活性原则。特别是在规章制度的建立时，要把握哪些问题是可以视情况而定，不需要大领导的审批的，哪些是必须经过大领导的审批后才能调动档案的。如果所有涉及到企业档案的都属于保密工作，势必会使具体的操作更加烦琐。足够重视档案的管理是为了促进档案的公正公平，同时档案也需要有公开的信息，例如某一个员工升职是因为员工的履历和他的能力，这些都是可以公开的，这样的公开效果能够促进企业的人员的积极性。在档案管理方面，灵活不只是一个词，要具体落实到行动中。在规章制度上体现灵活，在审查方面体现灵活等等，各方面都体现灵活，才能将灵活的原则贯彻到实际中。同时，灵活性原则也使私营企业的规章制度能够有序可循，整理断层的档案和管理陈旧的企业档案。
2.方便实用原则。在档案的管理模式上存在着集中统一管理模式、分散式管理模式和协作式管理模式。在具体选择某一管理模式时，要根据企业的具体发展情况具体选择。分散式管理模式是在各个部门进行档案的储存和保管；集中管理模式是指在企业内设置档案中心，档案中心专门负责档案的管理和保存；协作式的管理模式是指将管理网络化、将管理层次呈现多样化的特点，协作式管理是坚持档案的集中统一管理和分散管理相结合的原则。在具体选择不同的档案管理方式时要秉承方便和实用的原则，方便档案的管理、有利于档案管理工作的原则。方便管理原则是指对于企业的现在发展和未来发展都有利的情况下，秉承为企业的员工和企业的长远发展，在档案的使用和提取等方面呈现方便的特点。实用性原则是指在企业的档案的模式选择方面，一定要贴近企业的发展前景和发展近况，能够用最少的成本促进企业效益的最大化，使企业获得更好的发展。
3.效益性原则。灵活性和方便实用的原则是更好的服务于企业，私营企业是盈利性企业，其最终的目的就是追求利润。灵活性和方便实用性能够促进企业各个机构的协调，提高企业的工作效率。效益型性原则突出了私营企业的性质，私营企业在合法的范围内最求效益的最大化，除了能够促进自身的发展外，更能够促进私营企业之间的发展，活跃我国的市场经济。效益性原则并不只是追求效益，更是要在合法的范围下。只有在合法的范围内的合法经营取得的效益，才能更好地为私营企业的发展提供动力。规范的私营企业的档案能够协调各个部门，提高企业的工作效率，在人力资本的使用上，规范的私营企业档案能够使人力资本得到最大程度的开发和利用，在这个方面，档案的功劳功不可没。企业需要多少人员和企业需要多少技术员工、多少领导阶层的员工，分析档案能够促进企业人员的合理配置。在会计的档案中显示企业的收支明细，会计档案的明细能够更多地体现企业的发展现状，会计资源的合理分配能够减少不必要的开支，增加必要开支的金额数目，这些都体现规范的私营企业档案管理能促进企业的发展。同时，在制定和执行企业档案的规则时，要遵守企业的效益最优化的原则。
4.自主性原则。私营企业和国营企业的区别是私营企业拥有更多的管理权和自主权。国营企业的档案管理要受到上级或是本企业的监督和审查，而私营企业的档案管理更多的是只受自己本企业的监督并不受上级机构的审查和监督，私营企业的档案管理只对自己负责，不对上级机构负责，所以在发展中有更多的自主性。私营企业具有更多的自主性的原则，但相应的也存在一定的问题，例如因为不受上级机构的检查和监督，一些企业在档案管理上随意性较强，使得档案管理参差不齐，规范性差。在给予一定的自由但是并没有将自由合理地利用，这样的自由是没有意义的。私营企业档案管理时要秉承自由和规范的原则，将自由和规范的规章制度相结合，充分发挥自由的作用。自身档案部门的发展要有充分的监督和审查制度，将档案这种无形的企业资产充分得到开发和利用。
三、现有私营企业档案管理的模式
1.集中式管理模式。集中式的管理模式是私营企业学习国营企业的档案模式，在企业的内部设置档案中心和档案室，各部门的档案都放进到档案室中，这样集中的档案管理，使得档案的利用和开发能够有了更规范的发展。集中式管理模式是指将档案管理的权力进行集中，档案的调配和开发利用等的权力归档案室的领导阶层。权力的集中，使得档案的管理规范化和系统化[2]。规范化和系统化是指档案的存储、管理、开发和利用有了相应的规章制度的制约的规定。集中式的管理模式的管理促进权力的集中，促进企业档案发展的系统化和规范化。但与国营企业相比，私营企业的档案管理呈现出更多的自主性，没有了上级机构的监督，私营企业的集中式管理模式也会呈现出管理混乱，权力的过分集中也会使得企业中滋生腐败。在采用集中式管理模式时，不仅要注意到集中式管理的优点，还要明确私营企业的缺点。取长补短，促进私营企业的长足发展。
2.分散式管理模式。分散式管理模式是指将档案的使用权和管理权交给各个直属的部门。各个部门的档案归到各个部门的门下，使得该部门的档案的提取和储存工作能够及时地更新和使用[3]。在分散式的管理中呈现出管理的机制灵活和职责分明的特点。各个部门有权力对自己所属的机构进行审查和管理，呈现出灵活性的特点。各个部门只对自己部门的档案进行管理又呈现出职责明确的特征。职责明确、灵活性高的特点能够促进档案管理的有序发展，同时也能够在一定程度上提高工作的效率。同样，分散性的管理方式有优点，也有缺点。分散式的管理模式如果在档案管理上没有统一的规章制度，则会出现各个部门各自为政，不能有效的利用档案的资源。对待这个问题，分散式管理在企业统一的规章制度的管理上，还要根据部门实际情况，在统一规章制度的基础上，设置服务自己部门的档案管理方法。这样能够更加有效的利用档案资料，促进档案的合理开发利用。
3.协作式管理模式。协作管理模式是指将统一管理和分散管理相结合，促进管理的层次化和网络化。协作式管理坚持管理的集中统一，同时也下放档案管理的权力。这样的管理适合大中型的私营企业，大中型的私营企业有自己比较完善的规章制度，有专业化水平比较高的档案的从业人员，有相应的配套设施，成熟的软件和硬件设施。网络化的协作式的管理更能够使档案工作高效、有序地运行。协作式的档案管理能够突出档案管理的重点，针对重点的档案管理有区别对待档案，分类的管理促进档案管理的健康有序的开发和利用。协作式的管理因为网络化和多样化，在具体的档案管理中需要消耗较多的人力和物力还有财力去维持，成本较高，对于小企业来说，并不能达到效益最优化的原则。综上，对于选择哪种具体的模式，要分析具体的档案管理的运营成本和企业自身的发展规模和发展现状。
四、通过档案管理提高经济效益的措施
1.完善档案管理的规章制度。规章制度的建立是为了促进机构或部门的运转有章可循，促进机构或部门的正常的运转。规则制度能够促进档案管理的正规化、正常化。规章制度的内容应包括采取什么样的档案管理模式和设置什么样的机构，机构具有哪些权利和义务，有哪个机构对档案的管理进行监督和审查等等。如果没有思路清楚的规章制度，档案管理也就会出现各式各样的糊涂账和相互推诿的现象。同样，对相关的工作人员的责任要通过具体的规定进行相应的规范，使得档案的入库和提取有章可循。将规章制度进行完善，建立高效合理的规章制度，为企业的长足发展提供保障，从另一方面也能够提高经济效益。规章制度的完善是企业的软件，是无形资产，促进企业软件资产的发展。
2.推动档案管理的信息化建设。传统的档案管理是纸质为载体呈现档案的信息，纸质化档案的存储需要进行合理的整理，在提取和储存方面对档案的工作人员提出较高的要求。档案的工作人员要熟悉档案的分类和整理，要理清档案管理的思路。但到了现在的信息化时代，档案管理也呈现出信息化的趋势，各式的电子档案在各个企业中发展起来。电子档案因为本身的轻便、快捷等特征，在档案管理中占据着重要地位。私营企业要将电子档案和纸质的档案管理相结合。此外，电子档案的管理对工作人员的素质有了更高的要求，工作人员除了熟悉纸质档案的分类整理等，还要熟悉各类软件的使用和操作，信息化的档案建设能够使档案管理更加快捷化。
3.重视档案管理的保密工作。档案资料是一个企业内部的重要资产，理应受到严格的保密。现今信息化的社会，信息的传播速度加快了，同样也容易出现了信息的泄露。黑客的攻击能够使得整个公司的系统崩溃，数字化的资料在短短几分钟就能复制和泄露。在数字化的时代，应将保密工作做到位。此外，除了建立强大的系统和开发防攻击的软件，还要在员工的任免上，提高防范意识，尽量将一份保密的资料分为几个员工管理，这样能够起到制衡的作用。在一些企业，一个员工的离职就很容易将企业的机密泄露出去。企业从事档案管理的工作人员要有基本的保密意识，分明别类的对保密信息进行储存。加强内部和外部的防范，给企业档案的管理营造一个和谐的环境。
作者：王玮 单位：陕西省行政学院
参考文献：
[1]刘晓晨.档案管理和经济效益相关性[J].管理世界，2015，(11).
[2]项玉玲.企业档案管理信息化建设的思考[J].沿海企业与科技，2007，(4).
[3]刘冰.民营企业档案管理模式研究[D].长春：吉林大学，2011.
第八篇：企业科学发展档案管理
国网秦皇岛供电公司本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的原则，大力推进档案工作规范化、标准化、现代化建设，档案工作质量和科学管理水平大幅提升，2016年12月被河北省档案局评定为河北省企业档案工作目标管理“六星级”。
一、健全机制保障，明确管理职责
建立了由公司总经理、办公室主任、公司专职档案员、各职能部门和基层单位负责人及专（兼）职档案人员构成的档案工作体系。企业信息材料的形成、积累、整理和归档工作列入生产经营活动的工作计划和各项管理程序，列入公司领导议事日程，列入有关部门的职责范围和有关人员的岗位职责。并将档案管理纳入各单位企业负责人绩效考核，以指标考核推动责任落实、任务落地。
二、加大资金投入，完善基础设施
改造优化档案楼，实现了库房、阅档、办公三分开，建筑面积达到3150.42平方米，其中库区面积1795.3平方米，配备了现代化的档案管理设备，使档案整体布局更加合理、功能分区更加科学、档案存储更加有序。建立大型档案展馆——电力博物馆，由1928年建成的南山电厂厂房改建而成的，是中国第一家依托发电厂房建立的电力主题博物馆，也是河北省第一家电力博物馆。电力博物馆总建筑面积44000平方米，其展品涵盖了中国有电以来的各个不同时期的电力图书、实物、图表等1000余件珍贵文物，系统地展现全国、京津唐、秦皇岛的电力发展历程。
三、执行更高标准，严格规范管理
为使档案工作更加科学化、规范化，依据国家和电力行业标准，编制了《国网秦皇岛供电公司档案管理制度》《国网秦皇岛供电公司档案管理办法》《国网秦皇岛供电公司档案标准化手册》《国网秦皇岛供电公司归档范围及保管期限表》《国网秦皇岛供电公司档案分类方案说明》等，以更加严格的标准指导档案日常工作，打牢档案管理的基础，同时也是提升其管理手段的重要保证。为便于查找和利用档案建立了档案统计台帐，档案管理人员定期对档案库存及档案借阅利用情况进行统计。为加强档案的动态管理，充分发挥档案的保存和利用价值，合理优化库存，成立了档案鉴定委员会，并制订了档案鉴定销毁管理制度，进一步规范档案处置。近三年，国网秦皇岛供电公司档案完整率、准确率均达到100%。
四、加快数字化进程，档案信息利用安全便捷
1.实施档案数字化战略
国网秦皇岛供电公司将档案信息化建设纳入公司信息化建设总体规划和目标，与公司信息化建设协调同步发展。2011年公司全面启用“协同办公档案管理系统”，使档案管理从传统的纸质载体向数字化文件存储、查阅转变，实现了档案管理系统在线收集、管理、利用、数据维护、系统权限设定等基本功能，实现文档一体化管理。
2.推进历史档案数字化加工
由于产生时间较长、纸张种类多样，建国初期以及时间更早的档案有的已经处于非常“危险”（字迹模糊、破碎）的状况，如不及时加以挽救，很可能造成档案的损毁。为了更好的保管历史档案，2016年开始，国网秦皇岛供电公司开始全面启动历史档案数字化加工处理及修复工作，截至2016年11月，已完成文书档案1949年至1998年永久、长期档案案卷目录1780卷，涉及文件22948件、文字180651页；科技档案完成10152条数据录入和6223条文件材料及图纸扫描工作，会计档案条目全部录入完成；文书档案、照片档案、实物档案数字化率全部达到100%。
3.实现了档案查询检索网络化
将档案管理系统与办公自动化系统互联，员工可以通过局域网随时调阅和查询系统中的档案信息资源，查阅档案的原图原貌、原文原件，从而大幅提高了档案的利用率和管理人员的工作效率。网络安全方面，对档案管理系统所有用户作了规范限制，根据用户的不同身份进行了权限合理分配，同时加装了防火墙等安全保密措施，并由专人维护、提供技术支持，确保系统运行安全稳定高效。
五、科学开发档案信息资源，助力企业发展
多年来，国网秦皇岛供电公司坚持开发档案信息资源，推进档案编研工作，近期完成了《国网秦皇岛供电公司组织机构沿革》《国网秦皇岛供电公司史志》和《国网秦皇岛供电公司年鉴》（2015、2016）。通过拓展检索工具和档案编研材料，使档案资料查询、借阅和使用效率得到持续优化，档案的历史借鉴、参考依据、证据凭证等作用得到充分发挥，为企业的发展规划、科学决策提供了可靠依据，在企业生产经营和精益管理中发挥了重要支持作用，不断推动企业持续健康发展。
单位：国网秦皇岛供电公司
第九篇：企业人事档案管理工作研究
【摘要】
在企业档案管理中，人事档案是一项不可或缺的内容，人事档案管理工作自改革开放以来变化巨大，特别是社会主义经济体质的改革加剧了双向的人才流动，打破了过去的所有制身份对人才流动的禁锢，进而也逐渐暴露出人事档案管理的弊端。本文针对企业人事档案管理工作中存在的问题有针对性地提出了建议，旨在更好地服务人事管理工作，促进企业发展。
【关键词】
人事档案管理；问题；解决对策
不断进步的社会与快速发展的经济愈加突显出人力资源在企业竞争中的重要地位。企业人事档案产生于企业人事管理活动中，其是对员工个人信息以及客观面貌的真实记录和反映。企业以此为凭证对员工进行考察，员工的工资待遇与其有直接关系，因而人事档案管理对管理、开发人力资源管理来说意义重大。为此，针对当前企业人事档案管理中存在的问题，我们应积极采取解决措施，以将其在企业发展的真正效用发挥出来。
一、企业人事档案管理工作中存在的问题
（一）人事档案管理意识薄弱。人事档案管理意识薄弱主要在以下两方面体现出来：
1.领导不重视。目前大多数企业领导均认为档案管理不仅费时费力，且无法在短时间内获得经济效益，因而他们都只对短期的经济效益重视，未给予档案管理工作充足的经费，先进的档案管理设备也未配备。
2.员工档案意识差。员工认为档案管理可有可无，缺乏清晰的认识。为了一些眼前利益在档案填写时弄虚作假。再加上企业对档案的不重视，进一步淡化了人们的档案意识。
（二）档案管理信息化程度不高。现阶段，虽然很大一部分企业为了有序开展档案管理工作建立起了一套较为合理的档案管理系统，但就总体而言，占到一半以上的企业的档案管理系统均缺乏较高的信息化程度，计算机技术人才较少，以纸质形式查阅档案仍是大多数企业在档案管理工作采用的主要方式，档案管理效率低。
（三）档案管理人员管理水平不高。一些企业在实际工作中未配专业的档案管理人员，大多由其它人员兼职。兼职档案管理人员则存在工作变动频繁、业务不熟等情况，不了解档案的重要性，也不知该怎样搜集、整理档案材料，对档案管理水平造成了严重影响。
二、完善企业人事档案管理工作的对策建议
（一）加强档案管理意识。目前，制约企业人事档案管理工作的关键便是档案意识。因此，企业领导应对自身档案意识予以强化，对人事档案工作的特点、地位与作用有一正确认识，并加大资金投入，对档案管理设施进行强化，定期对档案管理工作展开检查与指导，只有领导的档案意识加强了，员工才能对档案管理工作引起重视。档案管理部门要对自身工作的重要性有一充分认识，树立高度的责任感，保证档案材料收集的及时性与完整性，保证人事档案质量，而普通员工也要具备良好的档案意识，清楚认识到档案与自身利益的紧密联系，自觉遵守档案管理制度。
（二）建立健全科学合理的人事档案管理制度。在人事档案管理活动中，必须改革与新形势、新情况与新任务不符的规章制度，建立起新的、更具科学性的人事档案管理制度，让人事档案工作朝着规范化、制度化的方向发展。要及时、完整地收集档案；充分按照“取之有据，舍之有理”的原则鉴别档案；秉承严谨科学的态度将档案归档；借阅档案应具体情况具体分析，区分人力资源管理部门和其它部门，保证档案安全；及时、准确、完整地更新档案，特别要对档案新内容的补充收集予以重视。
（三）加强人事档案管理的数字化和网络化改革。现阶段，由于有多种方式管理个人信息，因而使得重复交叉的情况在各种人事档案信息中普遍存在，所以融合与分类管理其中的一些能公知共用的信息就显得非常有必要。首先是日常管理自动化。利用微机完成档案管理工作中的编码、查询以及转递工作，不仅可避免手工操作的麻烦，也可使档案工作的准确性与工作效率大大提高。其次是档案内容信息化。应尽可能以信息的形式将常用档案存入微机，建立各类人员档案信息数据库。同时借助扫描技术把档案材料储入微机，以便之后查询档案，分析系统。如此一来不仅可对人事档案信息资源进行优化，更好地利用人事档案，也可大大节约企业人财物。
（四）提高档案管理人员的专业素质。档案管理工作的效率受到档案管理人员专业素质的直接影响，为此，企业必须促进相关工作人员专业素质的进一步提高。第一，企业可借助多种方式，如定期培训、模拟演练等加强档案管理人员的防范意识，不断提升其专业水平，包括法律知识、计算机专业知识、管理知识等在培训内容之列，同时通过培训考核来保证培训效果，促进整体档案管理人员综合素质的提高。对于在一些工作人员中出现的不良现象，如态度不端正、工作懒散等，企业可实行奖惩机制，利用调整薪酬、人事调动等来对他们予以激励，将其工作积极性激发出来，进而切实提高企业人事档案管理工作的效率。
三、结语
在企业档案管理中，人事档案管理是一个不可或缺的部分，不断变化的经济形式，加快了企业人员的流动，也不断暴露出了人事档案管理工作中的各种问题，对档案管理工作的效率造成了严重影响。为此，企业档案管理人员必须同时展保持同步，以科学的方法管理档案，不断对工作经验予以总结，真正提高服务水平，提高档案管理工作的效率。
作者：哈丽布努尔·毛达汗 单位：西部钻探井下作业公司
【参考文献】
[1]马兰.浅谈新时期企业人事档案管理存在的问题及对策[J].甘肃科技纵横,2010（04）:122-123.
[2]郑文夙.企业人事档案管理工作中的问题及对策研究[J].企业技术开发,2012（23）:72-73.
