【摘要】
在过去的许多年里，无论是企业机构还是事业单位在自身建设与管理中忽略了人事档案管理的作用，人事档案记录了一个组织机构的所有成员详细信息，对单位内部人力资源结构优化、人员管理及内部控制起着重要作用，意识到人事档案管理的作用，并找到相应的对策加以解决，对单位建设及发展以及对社会的稳定都具有重要意义。
【关键词】
人事档案管理；内部控制建设；作用；对策
我国人事档案研究管理起步晚，相应的法律法规不完善，相关人员意识薄弱。在过去的几十年里，常常把档案管理作为一项规定的任务去完成，而不是为了单位内部更好地管理与控制而加强人事档案的建设与管理。随着社会的发展，各单位机构逐渐意识到档案管理的作用，继而出台了一些政策法规，例如《全国档案信息化建设实施纲要》的颁布。但目前，我国人事档案管理还存在许多不足之处，笔者就人事档案管理中存在的问题加以分析并找出相应的对策。
一、人事档案管理的作用分析
（一）人事档案管理有助于单位内部人力资源结构优化。
人事档案记录了单位中每个人的详细信息，例如学历、户籍、工作经验以及工作中获得的奖惩情况，根据人事档案单位就可以很好地对单位各人员进行绩效考评，使得考评过程显得有理有据，相关工作公平公正。同时，也为单位内部人员的升迁调离等提供依据，例如可以根据人员户籍将其调离到与其家庭较近的地方工作，根据人员工作时候的思想政治表现、工作态度以及工作中取得的各项成果决定其升迁等，也可以将内部很多年存在的工作态度不端正以及没有任何工作成果的人员进行处理。只有人事档案管理加强了，才能很好地进行单位内部人力资源结构优化。
（二）人事档案管理有助于单位内部控制建设。
单位内部控制建设包括单位财政控制管理、单位各项工作进程安排管理以及人员管理，从而保证其能够最大限度地发挥单位职能及作用，保证单位的可持续发展，但所有一切的控制都离不开对人员的管理，也就离不开对人事档案的管理。人事档案管理的加强，有利于单位其他方面档案的管理，保证档案管理和相关工作顺利进行。同时，对人事档案的管理，也就在一定程度上加强了对人员及相应工作的安排和管理，提高了人员工作的积极性，也加快了单位工作进度。人事档案的管理与单位内部控制建设密切相关，只有加强了人事档案管理，才能从根本上保障单位的可持续发展。
二、加强人事档案管理方法对策分析
（一）加强单位日常事宜中档案管理的内容。
必须将人事档案管理提上单位日常工作的议程当中，这样才能使得单位内部领导及工作人员更加重视人事档案的管理。在有关档案管理的规章制度中仔细规定人事档案管理的内容，并且单位领导层定期举行有关人事档案管理的会议，探讨单位内部近期人事档案管理中存在的问题并提出解决措施。同时，也要加强对单位内部工作人员有关人事档案管理的宣传，例如开展有关人事档案管理主题的有奖知识竞答活动等。
（二）建设专业化的管理队伍。
许多单位在进行档案管理时，一般招聘的都是没有档案管理的人员，许多档案管理经验人员是领导的亲属，不仅专业知识没有，并且文化素质也较低，导致了档案管理的落后。单位要加强人事档案管理首先要从高校高薪招聘与档案管理专业相关的专业人才，并且再进行严格的人事档案管理重要事项的培训。其次要制定严格的档案材料收集整理、存档以及使用制度，保证人事档案充分利用的同时也加强了其保密性能。只有打造一支专业化的人事档案管理队伍，档案管理工作才能得以顺利实行。
（三）加强档案信息化建设。
21世纪是信息化的时代，各个行业都在加强信息化建设，档案管理也不能落后。单位要实现纸质版人事档案与电子版人事档案并存的档案管理化模式，并且保证两者的同步性和真实性。单位相应的人事档案管理部门要及时更新每个人员的信息，并建立人事档案管理信息交流平台，单位领导要调阅相关工作人员的工作进度等情况，可以通过既定的合法程序及时地调阅，一方面可以评估员工工作能力，另外一方面可以及时地进行工作调整，加强内部控制。只有人事档案信息化加强，才能保证其时效性和实用性。（四）完善档案管理硬件设施配备。在档案管理时相应的硬件设备是建设的基础，例如办公区及网络设备等。据2014年某省对一些事业单位进行调查发现，在调查的单位内，有近90%的单位在档案建设时候没有足够的办公区域，办公室与档案储存室在一起，并缺乏相应的电脑设备，仅有的电脑设备一般都被用于来记录人员的名字和档案号，便于及时找出纸质版档案，并没有记录详细信息。所以单位要加强对硬件设施的配备，只有充足的办公区和电脑网络，人事档案的管理和信息化建设才能保证其可行性。
三、结语
人事档案是任何单位机构在工作中都必须重视的，只有重视人事档案管理，才能保证单位职能充分发挥，才能合理地加强内部控制。故而在新的形势环境下，单位都要打造一支专业化的人事档案管理队伍，大力投资硬件设施的配置，使得信息化管理技术发挥出其优势，为单位的可持续发展奠定良好基础。
作者：胡竞心 单位：国家新闻出版广电总局二〇二四台
【参考文献】
[1]李晓婷.我国人事档案管理的现状及对策探析[J].人力资源管理.2014(01).
[2]沈全保.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].人力资源管理,2015(08).
