【摘要】
档案管理工作对于事业单位的日常运行来说至关重要，但是传统的档案管理模式工作量巨大，需要耗费大量的人力物力和时间，信息技术的应用可以大大提高档案管理工作的效率，本文具体对信息技术在档案管理中的应用进行了探讨，也希望为推动单位档案管理工作的发展提供一些借鉴。
【关键词】
信息技术；档案管理工作；应用
一、信息技术背景下档案管理工作的特点
（一）档案存储的载体发生变化
在信息化技术的大范围应用之前，各个单位一般是采用以纸质材料为主的实物作为档案存储的载体，这种存储方式需要档案管理人员耗费大量的时间进行档案信息的编辑，转化，记录，会给工作人员带来巨大的工作压力，而且纸质材料也不便于保存，受环境的限制比较大，备份工作也不容易进行，也不符合资源的优化配置的要求。现代化集成电路的出现是信息技术发展的一个里程碑，信息技术的应用也是档案管理工作的革命。首先是利用电子文件、图纸等代替了原本的纸质材料，简化了档案信息的记录存储过程，便于进行档案信息的备份工作，而且U盘、计算机硬盘等也比纸质材料稳定，不容易受到环境的影响，适用范围也比较广。另外将档案内容转化为信息化的数字数据也易于进行管理和档案的查找提取，有利于提高档案管理的工作效率和档案内容的利用率。
（二）档案信息的分类管理发生变化
传统的档案管理一般是根据档案的内容人为地对其进行分类，分类工作需要人工进行操作，工作量巨大，根据档案信息内容可以将其大致分为单位人事档案、文书档案、单位史志等等。当有新的档案入库时工作人员需要对其进行归类然后再进行存放。目前数据库技术在档案管理中也得到了应用，因而传统的分类方式也有所变化。相关技术人员可以对程序进行指令设定，这样计算机可以自动对新入库的资料进行分来，同时还可以利用计算机对其进行定期的整理，不仅节省工作时间提高了效率，也有利于提高分类的准确性，因为传统的分类模式容易受到工作人员的主观性的影响，而直接利用信息数字化技术自动分类的结果客观性就会更强也更可靠。
二、信息技术在档案管理中的具体应用
（一）多媒体技术的应用
多媒体技术是一种图、文、声、像的综合处理技术，目前多媒体技术在档案管理中的应用主要体现在信息检索、档案编辑等方面。多媒体技术的应用简便了档案信息的检索流程，对于文本信息不仅可以采用关键词查找还可以采取全文查找的方式，提高了检索结果的准确性而且。而且利用多媒体技术可以进行影像或者是声音文件的查找，不需要再借助辅助的设备，而且可以直接利用计算机进行信息的查阅。此外多媒体技术使得信息的采集和存储方式也更加多样，档案资料也更加全面。而且多媒体信息技术的运用实现了信息的共享，用户可以直接在平台上进行信息的查询和利用，方便了信息的使用，由于不需要工作人员的协助查找因而也有利于事业单位的工作效率提高。
（二）信息存贮技术
集成电路的发展使得信息的存储方式更加多样，存储载体也更加多样，便于工作人员对于档案资料的存储和整理。目前在档案管理中广泛应用的存贮技术有微缩技术、磁存储技术和光盘存储技术三种。磁存储技术是最普通也是应用范围较广的信息存贮技术，而且磁带存贮也比较稳定，保存期限也比较长。微缩技术也是近些年才逐步得到应用的，该技术是将信息通过微缩相机进行拍摄，然后信息会保存在胶片上，由于信息经过微缩，因而同样的存储空间信息的涵盖量可以得到较大的提升，而且这种存贮方式的性价比也比较高。光盘存储具有存取速度快、效率高、存储内容多样以及容量大等特点，因而这也是目前在档案管理工作中应用范围最广信息贮存技术。
（三）汉字识别技术
汉字识别技术可以大大降低信息采集、编存的工作量。因为目前档案管理工作还处于新旧模式的交替阶段，因而很多的单位目前的主要工作任务就是将原本的纸质文本材料在计算机上进行录入转化为数字化信息数据。而汉字识别技术可以直接通过对图片或者文件等进行扫描然后对其进行编码，转化为正常的汉字并作为文本文件进行存储，便于信息的存储和查找，也提高了工作人员工作的有效性。除此之外，汉字识别技术还可以应用与档案目录的输入以及图像信息的转化等方面，而且该技术的应用由于不需要专门的人员进行信息的转化输入因而在一定程度上也可以降低档案管理工作信息化建设的成本，而且该技术还具有易于操作的特点，对工作人员专业性的要求也比较低。
（四）条码技术
条码技术目前在销售等各个行业都得到了广泛的应用，该技术具有易于操作，准确度高等特点。条码技术主要通过对一些老档案进行编码，将该条码贴于卷轴上并将该码录入计算机中，详细记录档案的存储位置、主要内容、年限等等信息，计算机会自动对其进行管理。当有人需要借阅档案馆中的档案时直接扫条码就可以，有利于对借出档案的管理，当档案归还后也可以及时找到其原本的存储位置，有利于缩短信息的查找和提取时间，而且工作人员的劳动强度也在一定程度上被降低了。
三、结论
总之，推进档案管理工作的信息化进程是目前的社会发展的必然趋势，而且信息化的技术也可以降低档案管理人员的工作量和工作难度，提高工作的效率，节省时间，同时信息化技术出错的概率也更小，也有利于保证存储档案数据的准确性，因此应当加快信息技术在档案管理工作中的应用。
作者：胡晓宇 单位：吉林省松原市离退休人员档案管理中心。
参考文献：
[1]庄虞前.浅谈信息技术在档案管理中的应用[J].办公室业务,2015(09).
[2]吴凯.电子信息技术在档案管理中的应用研究[J].数字技术,2012(08).
