企业科技档案管理的改进策略探讨

企业科技档案管理的改进策略探讨

一、企业科技档案管理现状

(1)管理技术落后,不足以管理现存的电子科技档案。由于目前的企业科技档案科学化程度较高,种类繁多,导致传统的管理模式不能够真正的解决管理任务。管理人员的认知程度低,无法真正做到毫无损坏的保存,造成科技档案的流失和损坏,甚至由于疏忽会导致科技档案失真。档案作为资料具有历史价值,一旦失真,会造成巨大的损失,严重影响企业的发展。(2)档案管理人员对科技档案的认知程度低,没有完全重视科技档案存在的价值。由于档案人员的素质水平较低,往往忽视了科技档案存在的长远意义,从而对科技档案的管理马马虎虎,时常造成档案有借无还。档案记录着企业发展的历史和未来,所以管理员不仅是整理档案,还需要保证档案的真实性、完整性。(3)档案管理的难度加大,由于科技档案的存档大多数类型是纸张,而且还存在大量录音、图片、影像等电子档案。电子档案的存档难度大,保密性强,所以需要有保密措施,严格档案管理的科学性和技术性。一般情况下,电子科技档案比传统的纸质档案更难保存,更难管理,所涉及的每个步骤都有很高的的难度,加大了科技档案管理的难度。(4)档案管理的程序单一,只是简单地讲档案进行分类、归纳、装订。所以没有真正的达到科技档案的管理价值。科技档案的使用频率高,所以会借借出出,如果没有及时对损坏的部分进行修补,时间长了,会造成档案部分丢失,记录不全,损失其科学价值。

二、如何做好科技档案的管理工作

1.加强科技档案管理人员的积极性

科技档案的管理复杂繁琐,所以需要热情的投入。枯燥的档案管理要想培养积极性,必须全身心的投入到工作中。还要加强档管理人员的档案管理专业知识,能够有效的管理档案的存在价值。建立完整一体的管理系统,严格控制借出、归还的数据,真正做到档案不损坏,不丢失,不失真。减少胡乱翻阅的可能性,把具有保密性质的档案进行单独管理,切实用科学的手段做好保密工作,防止资料泄露,影响到企业的长期发展。

2.建立电子科技档案独立管理模式

电子档案与纸质档案的管理方法不一样,所以在管理电子科技档案时,不能只用传统管理的方式。电子档案通常使用电子文本,或光碟形式,以及音频、视频的模式呈现。在对电子档案进行管理的时候,也要整理好档案的位置,把相同内容的档案进行规整,建立多个文件夹,方便查找。同时还要注意网络的稳定性,避免受到病毒、网络黑客等外界不良因素的破坏,造成资料丢失。

3.转变科技档案的存档模式

由于时代的进步以及科学技术的发展,网络化、电子信息化技术发达,所以企业的存档要多采用电子模式。传统的纸质存档逐渐退出历史舞台,同时电子档案的存档方法简单,并且存档时间长,存档效果好,还可以进行多数量备份,加大了安全可靠性。所以,在与时代同步发展的同时,也转变科技档案的存档模式,做到既方便又安全、从根本上解决存档难的问题。

三、结语

科技档案作为当前档案管理的存档对象,具有典型的时代意义和历史共享价值。同时对企业而言,有较高的自我评估价值。科技档案记载企业的发展过程以及有价值的发展方向。大多数科技档案以电子文本的形式出现,创造了新的形式,也开辟了档案存档的新格局。科技档案就其存在的重要性体现了科技档案存在的必要性。科技档案即作为参考资料,也可以作为教学资料,可以帮助企业的新员工了解企业的发展变化的过程。所以作为企业,要有属于自己的科技档案存档管理体系,确保档案的完整性。综上所述,科技档案对于企业来说是至关重要的,一旦丢失就很难再找回,从而造成资料的缺失。如果科技档案不能完整的保存就是去了档案的价值。所以为了长远考虑,必须要建立行之有效的、科学的科技档案管理体系。

作者:房秀霞 单位:乌鲁木齐铁路局奎屯工务段