摘要：高职院校学籍档案管理工作成效直接反映高职院校的整体发展水平及信息化建设的运用程度。新时期高职院校完善学籍档案管理方式既要转变思想观念、完善制度供给，也要加强监督检查，落实考核评价，建立健全信息化管理模式，逐步提升学籍档案管理质量和水平。
关键词：高职院校；学籍档案；管理困境；提升策略
高职院校学籍档案管理工作是高职院校事业发展的重要组成部分，是高职院校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接记录。高职院校学籍档案是在校大学生各种信息记录的重要体现，包括了大学生在校期间的各种档案资料和学习状况等，是学生个人信息的全面记录，能够真实、全面地反映学生的在校期间的表现，通过对这些资料进行收集、整理并归档在册，从而形成了高职院校学生的学籍档案。高职院校学籍档案要坚持完整性、真实性、及时性和规范性的原则要求。在学籍档案中，可查阅到学生身上所发生过的所有重要事情或学习情况的变化，完善学籍档案有利于学校、家长和用人单位了解和掌握大学生在校学习生活的基本情况，加强和完善高职院校学籍档案管理工作具有重要意义。
一、高职院校学籍档案管理的基本要求
学籍档案主要包括：新生录检表、新生名册、学籍卡、成绩单、学生学籍变更、学生奖惩、毕业生登记表等。在学籍档案管理工作中，新生录检表、学籍卡与毕业生登记表是最常利用的档案，新生录检表与毕业生登记表由教育主管部门确定和下发，是学生取得本阶段学习资格和学习完成的凭证，学籍卡是真实记录学生在校期间学习过程的总结性、完结性材料，内容综合了其他学籍档案如学籍变更、学生奖惩等信息，学籍卡因学校不同而各异，最能体现学籍档案特色。
（一）完整性。无论是学籍档案还是其他档案，高职院校档案管理工作首要要求就是其内容的完整性。只有完整无缺失、无遗漏的学籍档案才能反映一个学生在校期间学习和生活等行动轨迹的方方面面，才能避免出现记录或管理的盲区或空白。这不仅是对学生个人在校期间活动的完整记载，也是为其在将来进入社会工作岗位或其他领域后向有需要的各方提供真实而完整的历史资料。
（二）真实性。学籍档案是大学生在高职院校中求学生活过程中各种活动与行为的记录，需要真切反映与学生相关各种细节内容。真实的学籍档案既包括全面且详尽的内容记录，也指没有污损、涂改，尤其不能有刻意造假、矫饰等违规违纪行为，要保持原始信息的客观透明，不存在人为隐瞒或干扰，要从根本上保障学籍档案信息记录的真实性。
（三）及时性。高校学生的学籍信息管理都是借助“中国高等教育学生信息网”作为信息记录平台。高校的学习学籍档案信息管理人员需要按照国家制定的相关规章制度将入学学生的学籍档案信息、在校生的信息维护和毕业生信息注册如实、及时录入学信网中。高校学生学籍档案管理人员还需要在日常教学工作中，对学生的学习成绩进行登记和核算，在学生就业时提供学籍证明和毕业证明，同时，为用人单位提供学生学历查询服务和学生学籍管理工作需要。高职院校大学生在校期间的各种活动与行为始终处于动态变化过程中，因此档案管理工作也要保持对信息进行及时更新、整理和保管。满足及时性要求至少要做到四个“随时”，也就是随时办理，随时收集，随时审核，随时归档。一般来说学籍档案相关的资料应当在五个工作日内完成接收、登记、审核，一个月以内完成移交手续放入本人档案，一年内完成最终的整理与归档，遵守宜早不宜迟的基本原则。
二、高职院校学籍档案管理存在的问题
高职院校发展历史较短，大多由中专、技校升格而来，阶段式发展是其特点，各阶段教育目标不同，致使学制不同、生源结构不同，学籍档案往往包含几类教育目标不同的档案，档案多元。高职院校学籍档案复杂，表现在不同教育目标学籍材料出现交叉混用状况，如学籍卡等属职业中专，毕业证以及相关材料却属高职院校，致使学籍档案经常被使用单位所质疑，学籍档案状况比较复杂。
（一）学籍档案整理不规范，制度不完善
有些高职院校学籍档案管理人员的意识比较陈旧淡泊，没有认识到学籍档案的重要性，平时不注重学籍档案数据和信息的及时收集和归档，在学籍档案管理中相关制度还存在不完善、不统一，也就造成了管理上的不规范，缺乏指导性文件，管理内容不具体，不全面，影响和制约了学籍档案的完整性和真实性。在高职院校当中，由于学籍档案不同于学科教学或科研攻关，其在经济效益或社会效益等方面的价值体现相对间接、隐性且缓慢，容易导致高职院校领导及管理层忽视学籍档案管理工作。
（二）学籍档案管理信息化、网络化运用水平仍然较低
现阶段，部分高职院校尚不具备专业化学籍档案信息管理的相关专业设备和技术能力，没有建立起一套标准化，专业化、信息化的学籍档案管理系统，无法对学籍档案在短时间内进行准确分类及搜索利用。有些高职院校的学籍档案的检索工具是手抄制作的案卷目录，没有学籍档案管理软件，无法达到学籍档案精细化和专业化管理要求，导致在形式上所收集的简单学籍信息资料不能真实反映学生在校期间的各项表现和具体情况，从而就不能对学生进行真实客观的科学评价。
（三）学籍档案管理人员专业能力不高
高职院校学籍档案管理人员的专业能力直接影响着学籍档案管理工作的质量和成效。高职院校学籍档案管理人员一定要具备专业的档案管理技能及数据信息处理能力，特别是在当前信息化、网络化和大数据的背景下，对档案管理人员专业能力要求更高。就目前情况而言，高职院校学籍档案管理人员的不足主要体现在两方面：一是学籍档案管理思维及管理模式过于传统陈旧，导致籍档案管理工作效率和管理方法无法得到有效提升；二是在部分高职院校的一级院系和二级院系当中的档案管理工作，较普遍存在一人身兼多职的情况，没有安排专职的档案管理工作人员，从而导致学籍档案管理在发展上受到了限制，也无法将其学籍档案管理应有的水平充分发挥出来。
（四）学籍档案管理的安全性不足
目前，有部分高职院校还在运用传统的学籍档案管理模式，运用纸质文件，手抄笔记的方式进行学籍档案管理工作。如果将此类纸质学籍档案进行管理的话，就要切实做好档案资料的防潮、防火和防光等多方面的保障措施。如果运用大数据平台综合信息技术来进行学籍档案信息管理，就能将学籍档案出现物理损伤的概率降低至最小。在信息化环境下要想有效避免此类情况发生，就要在高职院校中建立并运用信息化的技术手段，加强和完善档案管理信息化平台的建设，也要提高学籍档案管理人员的安全意识和掌握安全技术的运用，建立起一整套安全的学籍档案信息化安全管理系统。
三、高职院校学籍档案管理的提升策略
高职院校在建设过程中，学籍档案限于当时时代背景，学籍档案材料往往不完整，甚至丢失，给档案管理带来不可挽回的损失。导致出现这些问题的原因除了当时的办学条件、制度建设、交接不清等外在因素，学籍档案自身形成规律也是造成问题档案的原因：一是学籍档案形成周期长，时间大都跟学制相当；二是学籍管理一般分属学校不同部门，任何环节的疏忽都给档案带来不确定性。学籍档案还表现为自身有瑕疵。学籍档案管理除了日常管理与应用，更要着眼于未来的发展与完善，高职院校学籍档案发展要坚持系统管理观念，协调档案工作整体推进，要契合时展推进现代科学技术在学籍档案管理中的应用。
（一）建章立制，明确管理职能学校领导以及管理
部门必须要重视学籍档案的管理，在规划学籍档案管理工作的时候，应该从学校的整体出发，要为学籍档案建立专门的管理部门，同时学校应该选派具备专业能力的人负责学籍档案的管理工作，建立各项学籍档案管理的规章制度，形成科学规范的管理机制，实现对档案的统一管理机制。
（二）加强和完善学籍档案的规范管理
学籍档案的管理是系统性的工作，从收集学籍档案开始就要进行管理，在收集到档案之后也要进行管理归档。学生的学籍档案会在一个较长的时间内形成，这些问题都是与学生的动态变化联系在一起的，完整的档案能够真实反映出学生在校内期间学习以及生活的变化。高职院校学籍档案必须由原来的传统管理逐步转化为计算机管理与网络管理相结合的新的管理模式，在网络化的理念中引入信息化管理设备设施，组织开发适合学校自身需求的管理系统，这种现代化的管理手段不仅方便快捷，也能提高学籍档案的管理水平。
（三）提高档案管理人员专业能力和素养
高职院校学籍档案管理人员一定要具备基本的专业技能及较高综合素质，不仅档案主管部门要定期对档案工作者进行岗位培训和专题培训，本人也要加强学习，要学习新技术和先进管理理念，既要拥有管理传统纸质学籍档案的能力，同时也要精通计算机及网络技术，不断增强学籍档案信息化管理能力。另外，档案管理人员要具备良好的服务意识，不能具有“重管理、轻服务”的思想，要做到主动为学籍档案使用人员服务，不断提高包括思想素质和业务素质在内的整体素质，在实践中不断积累经验，并虚心向同行们学习。要创造多元化的服务模式，以实现学籍档案信息资源共享为目标，将学籍档案信息应有的作用充分发挥出来，这样才能有效提升学籍档案信息资源管理的质量。
（四）加大对学籍档案管理信息化建设力度
高职院校要想学籍档案信息化建设能够顺利开展，就要加强对学籍档案信息化管理建设的重视程度，财务部门应该加强对学籍档案信息化建设的资金投入力度。高职院校学生学籍档案数字化改革过程中最为关键的一步就是建立一套学籍档案管理数字化系统，通过系统化的方式对学生信息录入、分析、处理以及存储、调用等各环节进行合理的设置，保障学籍档案管理质量。高职院校学籍档案管理要想实现真正的数字化，就必须从档案管理的第一步出发，在信息采集关节引入数字化模式，对各类信息进行采集，不仅方便初步采集信息的存储，也可以减少信息录入过程中出现的失误，保证信息的准确性。高职院校学籍档案管理系统管理人员在工作过程中必须加强对自身管理观念的重视，结合档案管理模式对学生的各类信息进行合理的整合，并及时录入与学生奖惩和学籍变动等相关的信息，实现学生相关信息的实时更新，保障学生学习管理质量。通过对学生的在校状态进行合理的划分，将在校生与非在校生分离出来，及时对其设置不同的权限，减少不必要的数据维护支出，提高数据处理质量。高职院校学籍档案管理工作开展过程中，还应当加强与学生在高职院校其他领域的信息联动工作的重视，通过将学籍档案与学生的学习档案、团建档案以及其他实践活动档案等结合起来，打造与学生相关的综合数据库，打造真正的高职院校学生管理一体化数字化建设，切实保障高职院校学籍档案管理质量。同时，该类学籍档案并不是只用于学生在校阶段，在学生毕业之后有需要回学校调取相关资料时，也可以通过调整学籍数字化档案的方式调出学生的相关信息，减轻教师工作压力的同时，也为学生提供便利，一定程度上可以增强学生对学校的归属感。当前，各高职院校的学籍档案管理系统相对较多，不同系统应用的计算机编写语言和数据库存储方式等情况存在一定的差异，而不同系统之间的兼容性往往不能得到保证，需要加强对各类数据库之间的功能切换和利用模式，通过分析当前系统软件整体性能，进一步强化系统软件的兼容性，更好地服务于高职院校学籍档案管理工作。
（五）加大审查力度，确保档案的真实性和严肃性
高职院校教育的类型较多，形成的档案信息庞大且散乱，是一项重要的系统工作，需要院校各职能部门通力协作，共同完成。院校领导要把档案工作列入职能工作的议事日程，要像抓教学、抓管理等工作一样抓档案工作，要把档案管理工作纳入个人目标考核任务要求定期检查，及时纠正实施过程中出现的问题，保证学生档案材料的真实性和完整性，才能维护学籍档案信息材料的严肃性。学校内部也要不定期检查学籍档案，通过评价促进档案管理工作的发展，同时促进和完善档案管理机制体制建设。
（六）有效开发利用学籍档案
为了满足档案利用者查找信息的求全、求准、求快的需求，提高利用的服务质量，多方面提供档案信息资源，要切实做好学籍档案的编目和编纂工作。学籍档案管理工作的根本目的是及时、准确地为利用者提供档案材料，为学校和社会服务。学校应重视档案的开发利用工作，组织相关人员对学籍档案材料进行梳理，统计分析，找出一些规律性、结论性的数据资料及有代表性的问题来为教学管理服务、为教学改革服务、为学校决策服务。综上所述，学籍档案管理对高职院校有着重要作用和影响，随着信息化技术在高职院校学籍档案管理中得到广泛应用，不仅有效提升了档案管理的信息化水平，也大大提高了学籍档案管理工作的质量和成效。新的形势下，高职院校学籍档案工作要与时俱进，不断创新学籍档案管理，努力把传统的、封闭的、静态的档案信息，开发成现代的、开放的、动态的信息资源，更好地服务于学校的建设和发展。高职院校应始终重视学籍档案管理工作，既要给予资金支持，更要给予政策和人才支持，不断提高学籍档案管理能力水平，充分挖掘和利用学籍档案信息资料的价值。
作者：李敏 单位：杨凌职业技术学院