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电大学籍档案规范思考

2012-06-08 16:50 来源:图书档案 人参与在线咨询

 

一、电视大学学籍档案管理的特点

 

电视大学的学籍管理是电大教育管理的重要组成部分,是保证电大教育质量的重要手段之一,在广播电视教育中发挥着重要作用。广播电视大学有其自身的发展规律和特点,它不同于普通大学,也不同于其他成人高校,所以学籍档案的管理工作也必须从自身的规律和特点出发,不能搬用或套用现成的管理方式、方法。电大的学籍档案的特点:一是学员人数多,成分杂分布广,办理各种学籍管理手续周期长、难度大;二是学员始终处在“动态”的学习环境中,常常因为工作调动、出差、休假等,而出现要求转学、退学、借考等情况,致使学籍每学期都有变动;三是学籍档案材料中表证多,填写、统计、发放量很大。这些特点客观上给电大学籍管理带来了许多困难和问题,笔者通过电话、走访广东部分市、县(市)级电视大学后,认为全省各级电大要采取有针对性的措施做好学籍档案管理工作,保证电大教育质量。

 

二、我省电大学籍档案管理存在的问题

 

(一)对学籍档案的重要性认识不足。电大成立几十年来,取得了令世人瞩目的成绩,电大教育的管理和制度建设也日臻完善和规范,但在对学籍档案管理重要性的认识上,仍存在着一些不足。一是认为现代远程教育条件下学籍档案的作用不大;二是认为电大学生绝大部分是在职的成人,有各自的单位,学校的学籍档案不用太复杂,简简单单用些表格记录就可以,很容易管理;三是认为电大学籍档案没有普通高校学籍档案有价值,实用性不大。此外,电大系统普遍存在重学校人事档案、轻学籍档案,重教育档案、轻学生档案的现象;在学籍档案材料中,普遍存在着重历史记录,轻才能反映、轻现实信息等现象。这些错误认识使得电大学籍档案管理始终处于一种比较粗放式的管理状态,没有发挥其应有的功能。

 

(二)对学籍档案内容的界定标准不一。从大环境看,我国高等院校所形成的学籍档案可谓形形色色、各自为政。从电大系统学籍档案归档材料的内容看,学籍档案的归档范围也不明确,有的学校多、杂、乱,材料的数量很多,但是把不应收集的材料归档,归档的材料也不完整;有的学校则是量少、质次,该归档的材料没有,该写明的内容不填,该重点反映的信息缺失。之所以出现上述问题,一个重要原因就是学籍档案的内容缺乏相对统一的标准。

 

(三)对学籍档案的管理规范不明确。由于管理制度不健全电大学籍档案管理工作的随意性大。一是不按照国家《教育管理信息化标准》的分类标准来划定收集的内容,造成了学籍档案材料的缺失、不合格;二是没有按照国家档案技术规范的要求来整理和归类学籍档案,没有对学生在校期间形成的文件材料进行全面清理、分类和编目,没有对这些文件材料进行价值判定和及时归档;三是不重视学籍档案的制度建设。

 

(四)对学籍档案的管理人员配备不全。人员配备不足,难以满足工作的需要。有些电大学校,有几万的学生,但却没有一个专职的学籍管理人员。人员专业知识不足、业务能力不强、技术水平不高,对远程开放教育的理念认识模糊。由于学籍档案的管理人员素质和能力与实际要求均存在差距,往往造成学籍档案量少、质次,管理工作不到位的现象。

 

(五)对学籍档案的保存和利用重视不够。长期以来,电大(特别是基层电大)学籍档案的保存条件较差,保存方法陈旧,保存技术落后,给电大学籍档案管理带来了许多问题,也给电大教育的声誉和地位造成了一定的负面影响。此外,一些单位的领导对学籍档案保存的意义认识也不够。这样,容易造成学籍档案信息不全,甚至丢失。

 

三、加强我省电大学籍管理的意见

 

目前我省电大学籍管理中单一的纯文字档案已经远远落后于远程教育的步伐。特别以学籍管理为主的教务管理软件不断升级,学生学籍电子档案的出现,对做好学籍管理工作,提出了更高的要求。

 

(一)首先要从思想上重视学籍档案工作。要把学籍档案工作摆在学校工作的重要议事日程上来,抽调精兵强将,充实学籍档案管理岗位,让那些熟悉计算机基本知识、协作精神好、吃苦精神强、具有一定档案专业知识水平和实际工作能力的同志担此重任,以保证各项学籍档案业务活动的正常进行。学籍档案工作的根本目的是为教学管理提供学生在校期间的学分、成绩、学籍变动等档案和这些档案的利用。在资料档案形成、保管和利用的过程中,主导应当是档案管理工作者。只有我们的管理者真正懂得档案工作的价值和意义,才能充分重视学生的学籍档案工作,树立以学生为本的管理思想,创造性的开展工作。因此,提高学籍档案管理工作者的业务素质和工作能力对于做好教务工作是非常重要的。要采取各种形式的培训,让他们掌握档案管理专业知识,提高信息技术能力,养成严谨、科学、实事求是的工作作风。在工作中力争做到资料收集齐全,整理规范,保管科学,及时开发信息资源,提供热情优质服务,克服“重保管轻利用”的思想,从而提高学籍档案工作的地位。

 

(二)分门别类、建立多载体形式的学籍档案。

 

档案的形式不同,类型多种多样。参加学习的学生学籍档案,起码应具备纯文字和电子文本两种形式的档案。文字档案以书写的形式保存并反映学校、地区、专业、级别、教学计划、学员姓名、性别、年龄、身份、政治面貌、个人简历、各科学习成绩等。电子文本以光盘为载体,将文字档案利用软件储存于计算机硬盘之中,利用信息技术进行管理和综合利用。学籍档案还应该按专业、类别分层次建档,从学科、年级等方面入手,建好学生个人档案。

 

(三)应用现代信息技术传递信息。社会的发展要求以教师为中心的教育模式向以学生为中心的服务模式进行改革,在现代教育理论的指导下,应用现代信息技术实现教育现代化,教育人性化,管理现代化已成为历史的必然。

 

学生档案管理中,常常要将一些学籍信息及时地通知给学生,如考试时间、考场安排、课程安排、考试成绩等。要使这些信息传递的准确及时,必须依靠现代信息技术的力量,如E-mail、网络系统、学籍信息电话语音服务系统均可用来传递这些信息。如今,E-mail逐渐发展、变化,以其方便、快捷的特点,日益成为人们交换信息的热线。E-mail主要用于传递文本信息,同时也能传递图片、视频和声音剪辑。E-mail可以实现一个人对一个人、一个人对多个人的信息传递,它比普通邮件的传递更为有效。利用E-mail可以在全国电大范围交流信息,讨论问题,互通情报。

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