摘要：随着国家对职业教育的日趋重视，近年来中职院校建设也如同雨后的春笋，飞速发展起来，但是在中职院校除了高效率的教学以外，学校的档案管理工作也是同样的重要的。因此，提升中职学校档案管理人员素质也是势在必行。文章就如何提高中职学校档案管理人员的素质进行探讨，并且根据自己多年的档案管理工作的经验，提出对策。
关键词：中职学校；档案管理；综合素质；档案资料
随着现代职业教育的飞速发展，如何进行高效率的教学是现代教育重要工作，但是很多中职院校在发展教学过程中，档案管理工作没有得到重视。然而档案管理工作有着非常重要的作用，其工作人员的综合素质则决定着管理工作整体的水平。
1 当前中职学校档案管理人员的现状
1.1 知识结构落后
随着时代的快速发展，知识也在不断地更新。近年来，随着信息技术在各个行业的普及和应用，档案管理工作的模式也发生巨大的变化，档案管理工作不再只是简单的存储纸质档案资料，而是以信息服务为中心。在这种情况下，中职学校中的档案管理工作人员也应与时俱进，追随时展的潮流，在工作岗位中积极学习新的知识。例如：信息网络、计算机等多个专业的知识，不断地对自身的综合素质进行提升，从而更好地满足档案管理工作的发展需求。对现阶段我国中职学校中档案管理工作人员的现状进行分析可以发现，学校没有提高对档案管理工作的重视，也没有加大对档案管理方面的投资，一般情况下会安排院校老师或者是助理等来进行档案管理工作。由于专业之间的区别较大，且没有学习过专业的档案管理知识，其不具备档案管理技能，整体的档案管理工作质量和工作效率非常差。除此之外，虽然也有部分中职学校在进行档案管理工作的过程中配备了专门的管理人员，但是一般情况下，此类工作人员的年纪都比较大，而且由于受传统观念的影响，无法及时的学习新的管理模式和管理知识，而在有关信息技术应用的过程中，此类工作人员也无法对现有档案管理系统进行网络升级，对于管理工作中存在的问题也就无法及时的进行处理和解决。总的来说，管理工作人员整体的知识结构比较落后，中职院校档案管理水平的提升受到了严重的阻碍。
1.2 缺乏创新意识
无论是在哪一个行业还是哪一个工作中，创新意识都至关重要。在中职学校档案管理工作的过程中，工作人员的创新意识也有着非常重要的作用。虽然相比较其他管理工作来说，档案管理工作具有较强的原则性，但是在新的时代背景下也应适当的对其进行创新和改革。而现阶段随着中职学校的不断进步和发展，传统的档案管理工作也已经无法满足学校的实际工作需求。面对这种问题，档案管理工作人员应强化自身的创新意识，创新原有的工作思路和工作方法，从而实现工作质量和工作效率的有效提升。由于学校未提高对档案管理工作的重视，也没有对档案管理人员有较高的要求和标准，档案管理工作的环境过于安逸。因此，档案管理工作人员的创新意识无法有效的提升，认为在工作过程中只需要整理和收集好档案资料即可，不愿主动创新，在工作的过程中完全处于被动的地位。除此之外，这种工作现状还会对档案管理的质量产生一定的影响，对于工作过程中存在的各种问题，工作人员无法及时地发现，也无法灵活地应对和处理，而在长期的工作过程中其自身的工作能力也无法得到有效的提升。
1.3 缺乏法律意识
早在二十世纪九十年代末我国就已经颁布了有关档案管理的法律条文，其中明确指出，各个单位在进行档案管理工作的过程中必须要在严格遵守法律规章制度的情况下进行，对档案管理工作人员也有了更高的标准和要求，档案管理人员不仅要具备一定的档案管理理念，还应对档案法律规定进行熟悉和了解，在工作的过程中可以使用法律手段处理和解决各种问题。但是对现阶段中职学校中的档案管理人员现状进行分析可以发现，在实际的工作过程中大多数工作人员并不具备完善的法律知识体系，缺乏法律意识，在进行档案收集和整理工作的过程中存在着较多的问题，档案管理工作的顺利开展受到了严重的负面影响。
1.4 缺乏服务意识
档案管理工作的内容比较多，并且非常复杂，工作枯燥无味。由于学校疏于对管理人员的约束和规范，因此，在工作的过程中比较马虎，只是简单的应付各项档案管理工作，也不愿在工作岗位中吃苦。除此之外，还有部分中职学校中档案管理人员的数量过多，导致部分档案管理工作人员在上班的过程中偷懒，在完成上级领导指派任务时，也不愿主动承担责任，整体的档案管理工作质量非常差。1.5 业务能力比较差第一，缺乏专业的培训。在信息化时代背景下，信息技术在档案管理工作中也有着非常重要的作用。但是现阶段大多数档案管理人员并不具备相应的计算机技能，在有关档案管理方面的知识理论和技能也存在着一定的不足。除此之外，在正式上岗之前，相关的管理部门也没有安排工作人员进行专业的培训，工作人员整体的综合素质和技能水平比较低，在工作的过程中无法熟练地进行相关工作，工作难度比较大；第二，工作过于被动。在工作岗位中没有较高的积极性，不愿主动进行各项工作，上级领导安排什么就整理什么，也没有对档案资料进行统一化的管理；第三，缺乏学习的精神。在工作岗位中安于现状，不愿学习新的知识和技能。部分学校中的档案管理人员在工作的过程中仍然会使用手动整理方法，不愿意学习新的信息技术，整体的工作现状无法得到改善。
2 强化中职学校档案管理人员综合素质的有效措施
2.1 强化思想教育
档案管理工作的政治性和原则性比较强。在进行档案管理工作的过程中工作人员是在第一时间接触相关的档案资料的，而档案资料的内容涵盖的范围比较广，不仅包括政治和经济，还有一些会涉及到国家机密。在中职学校的档案管理工作中，虽然大多数档案资料的内容为学生的记录，但是档案管理工作人员仍然需要具备一定的思想政治觉悟，秉承正确的工作态度，坚定政治立场，树立良好的责任意识，在进行档案管理工作的过程中做好保密工作，不对外泄露任何资料信息。因此，在工作岗位中，档案管理人员应积极学习有关的政治理论，用理论知识武装自己。同时，学校也可以定期对工作人员进行有关思想政治方面的培训工作。在实际的工作岗位中坚持党的路线和方针，在严格遵守档案管理法律规定的情况下进行各项管理工作，并善于用法律手段灵活处理和解决工作中遇到的各种问题。
2.2 强化工作人员创新意识
创新可以推动事物的进步和发展，而在新的时代背景下，档案管理工作人员也应不断地对自身的创新意识进行强化，只有培养良好的创新意识，工作人员才能够更好地解决和处理工作中遇到的各种问题。与此同时，在实际的工作过程中，档案管理工作人员应提高对工作的重视，结合档案管理工作中存在的各种问题不断地探索新的解决方法和措施，对原有的工作思维进行创新，寻找更合适的管理工作方法，从而有效提升整体档案管理工作的质量和效率。
2.3 提升工作人员的服务意识
档案管理工作也属于服务行业，而工作人员的服务意识与行业的发展有着紧密的联系，工作人员必须要对自身的服务意识进行提升。在进行档案管理工作的过程中，学校内部管理部门可以不定期地对档案管理工作人员的服务态度和服务水平进行考核，激发档案管理工作人员工作的积极性，有效的落实各项管理工作。除此之外，还应强化工作人员的思想教育工作，明确工作过程中的服务对象，坚持以最好的服务为工作理念，辅助使用者进行各项工作。
2.4 提升工作人员业务水平
档案管理工作是一项原则性比较强的工作，中职学校中档案管理人员的综合素质与档案管理工作的水平有着紧密的联系。在人才多能化的时代背景下，档案管理工作人员不仅要具备扎实的档案管理知识，还应积极学习相关的信息技术，并能够对其进行灵活的运用。因此，档案管理人员必须要对自身的业务素质进行提升：第一，具备基本的档案管理能力，熟悉各个档案管理方法和流程，能够在严格遵守各项流程的情况下进行相关的档案管理工作，并保证学生档案和教学档案管理的精准性；第二，强化继续教育力度。为了进一步提升工作人员的综合素质，应安排档案管理人员学习有关的档案管理知识和管理技能，强化管理人员的学习意识，使在工作岗位中也能够主动学习。在新的时代背景下，信息资源的数量和密集程度不断地增加，这也对档案管理人员有了更高的标准和要求，在这种情况下档案管理人员也应不断强化自身的学习能力，养成良好的学习习惯，学习和探索新的档案管理知识，不断更新传统的档案管理知识体系，扩展自己的视野，为档案管理工作的可持续发展提供保障；第三具有较高的文字表达能力。档案管理工作并不只是简单的收集和整理档案资料，工作人员还应具备一定的检索工具编制和档案资料出版等多项工作能力，可以深入挖掘档案资料的价值，提高档案信息的社会效益。
2.5 强化协调沟通能力
学校领导和管理部门对档案管理工作的重视有助于档案管理工作的顺利开展。而在此过程中，档案管理人员的协调沟通能力则有着非常重要的作用。因此，在日常的工作过程中档案管理人员还应积极的和领导以及管理部门进行沟通，对各项档案管理工作进行合理的规划和安排，对其进行统一化的管理，争取到更多领导和管理部门的支持和理解。而这种做法也能够在一定程度上提高领导层对档案管理工作的重视，认识到在学校的发展进程中档案管理工作发挥着非常重要的作用。学校可以加大对档案管理工作有关人力资源和资金方面的投资，建立一个良好的工作环境，对传统落后的档案管理设备也能够及时地进行更新，更好地满足管理工作的实际发展需求，提升中职学校档案管理工作的质量。
3 提升中职院校档案管理人员素质的几点建议
3.1 借助政府部门督导，改善档案管理人员意识
在中职院校教学当中，校方应当改变当前教学存在的乱象，通过调整教学模式和转变教学思想，增强在校师生和档案管理人员对档案管理法律法规的认识。师生和档案管理人员要积极配合学校的改革工作，在政府部门的监督指导下，定期组织校内领导干部和档案管理人员共同学习与档案管理相关的法律法规。从上到下提升对档案管理工作的重视，让档案管理人员以正确的心态投入到档案管理工作当中。
3.2 借助思想政治教育，培养档案管理人员的职业素养
学校在重视档案管理工作的基础上，需要重视档案管理人员职业素质的提升。学校方面可以提高档案管理人员招聘的门槛，再加强档案管理人员的入职培训和工作审查来培养档案管理人员的职责素养。伴随着信息化社会的发展，档案管理人员的工作范围在不断扩大。像一些重要人才、重大事件的档案都会纳入到档案管理人员的工作范畴。对于不断增加的工作量，档案管理人员需要热爱自己的工作，充分了解国家关于档案管理法的要求，时刻对自己的工作负责，保障档案资料的完整性和真实性，通过自我意识提高，形成档案管理人员应具备的职业素养。
3.3 借助定期培训，培养档案管理人员的专业能力
档案管理人员需要具备专业的知识和技能，校方需要通过定期培训来提高档案管理人员的专业能力。鼓励培训人员积极参与培训，参与学校与其他学校共同举办的有关档案管理的交流会。同时，可以用先进机构的档案管理模式来提高档案管理人员的工作能力。如今的档案管理工作已经朝着数据化的方向发展，计算机也已经成为了档案管理人员必备的工具，引进最先进的管理系统，提高档案管理人员的计算技能，能够有效提高档案管理的工作效率。
3.4 借助社会招聘，积极引入档案专业人才
档案管理工作量一般都很大，为了提高档案管理工作的效率，学校可以面向社会招聘档案管理的专业人才。专业人才能够突破传统档案管理模式和理念的束缚，通过及时更新工作理念，利用最新的技术和管理模式来提高中职院校的档案管理效率，也能借此打造一支专业的档案管理人才队伍，提高整个档案人员的素质。
3.5 借助现代技术，提高档案管理效率
现代信息技术的发展改变了整个社会产业结构，其中学校档案管理工作受信息技术发展的影响很大。无纸化工作模式的出现，提高了学校档案管理工作的效率，通过将档案资料进行整理分类，降低了档案信息的遗漏和重复率。
4 结语
综上所述，在中职学校的发展进程中，档案管理工作有着非常重要的作用。而档案管理工作人员的综合素质与管理工作的水平则有着紧密的联系。虽然现阶段档案管理工作人员的综合素质还比较低，仍然有待完善，但是只要相关的管理部门能够不断提升档案管理人员的服务意识、创新意识，强化思想教育等，就可以有效解决上述存在的问题，从而有效提升中职学校档案管理工作的水平。
作者：何奋辉 单位：甘肃省临夏州职业技术学校