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文书档案鉴定工作问题探析

2021-01-13 09:29 来源:档案管理论文 人参与在线咨询

摘要:做好文书档案鉴定工作,是优化馆藏档案资源、增强档案管理整体能力的重要前提。该文简要论述了文书档案鉴定的内涵及思想,提出了文书档案鉴定的原则及需要解决的难点,从文书档案鉴定需要考虑的因素,提出了文书档案具体鉴定工作所应把握的关键环节和重点,通过文书鉴定工作,可为文书档案管理奠定扎实基础。

关键词:文书档案;档案鉴定;鉴定原则;鉴定标准

文书档案管理是机关、企事业单位档案管理的一项重要性工作,也是档案部门基础性业务工作,展示了立档单位档案管理工作的整体能力和水平。其中,文书档案鉴定则是档案工作的一项重要内容。做好文书档案鉴定工作,是优化馆藏档案资源、增强档案管理整体能力的重要前提。

1文书档案鉴定概述

文书档案鉴定的内涵,是指根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(8号令)及《文书档案保管期限表》的相关规定,对文书档案资料的内容进行评价、审核,从而判定文书档案资料的保存价值,以及具体处置。即,保存具有价值的文件资料,剔除不需归档的文件资料。因此,文书档案鉴定,其核心含义便是对文件资料进行必要的筛选,依据价值有无决定资料的存舍,价值大小决定留存时间长短。文书档案是由机关、团体、企事业单位在日常行政管理事务中所产生的,由通用文书转化而来的档案的习惯总称。具体来说,包括命令、指示、决定、请示、报告、会议记录、计划、总结等等。因此,文书档案作为单位日常行政管理的重要成果,做好文化档案鉴定的思想,必须是要坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,运用辩证唯物主义和历史唯物主义观点,结合单位实际和行业特点,用全面的、历史的、长远的观点,正确分析、鉴别文件资料的保存价值,准确划分档案保管期限。

2文书档案鉴定应遵循的原则

做好文书档案鉴定应从国家、社会、单位整体利益出发,遵循全面、历史、发展的原则,兼顾“不唯职能”的精神,判断其保存范围及价值。具体来说,应遵循如下基本原则

2.1全面分析原则。所谓“全面分析原则”,就是指文书档案鉴定应从文书档案的各个方面进行分析、判断,而不能从某一方面作出相应的决定。即,文书档案鉴定需要从文书档案主体来源、文书档案内部联系、文书档案社会价值,以及文书档案自身生命周期论等方面进行全面、综合的进行分析、评价和判断,从而做出相应的鉴定结论。如,文书档案存毁鉴定可根据其来源、事由、时间、文体,以及与其他档案之间的关联性、社会利用价值等等,预测其是否具有具体的保存价值。

2.2尊重历史原则。所谓“尊重历史原则”,就是指文书档案鉴定,需要根据文书档案本身作为历史原始记录这一特点和属性,档案鉴定人员要运用历史的视角看待、评价文书档案的价值,判定其存毁。要将文书档案价值放在其形成的历史条件中,对其进行具体分析和判断,并结合文书档案当前及未来利用需要,最终判断其价值。此外,“尊重历史原则”,还需要运用历史的眼光去具体分析文书档案的历史价值,从而正确看待文书档案资料所反映出的单位自身职能活动,以及记录社会发展历史的价值等等,需要档案工作者用历史的眼光去判断该份文书档案是存是毁,以及其留存时间是长是短等。

2.3坚持发展原则。“坚持发展原则”,是指文书档案从其自身运动和发展的逻辑轨迹来进行判断其价值。辩证唯物主义和历史唯物主义强调,事物是不断运动和发展的。文书档案是由文书转化而来,文书是其档案的前身,文书档案则是其归宿。因此,文书档案鉴定应自觉运用发展的观点和方法去分析、研判、预测其潜在的保存价值。此外,档案事业也是随着社会事业的发展而不断向前发展进步的,鉴定文书档案的标准、方法和要求也是不断发展、进步的,这就要求广大档案工作者进行文书档案鉴定时,既要看到其到当前的社会价值,也要从社会发展的视角预测其未来潜在价值,做到应归尽归。

2.4不唯职能原则。文书档案鉴定要紧紧围绕其职能,将反映职能活动的文件资料作为归档的重点,这也符合国际通行做法。但注重“职能原则”不能机械地“唯职能”,应充分考虑我国文书档案管理工作实际,以及单位上下级和其他行政主管部门之间的联系,非主要职能活动中产生的、见证特定时期的相关活动内容也应纳入归档范畴。如单位扶贫类文书档案资料,主要是阶段性工作,而非主要职能,但充分体现了我国经济建设、社会发展中的重大历史意义,也应作为重要文件资料予以收集、归档。

3文书档案鉴定应解决的难点

而文书档案鉴定是关乎文书档案管理质量和效果的重要因素。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(8号令)的正式出台和实施,为单位文书档案鉴定工作提供了重要遵循和参考依据。当前,文书档案鉴定工作还面临着一些亟待解决的难点,需要在后期的具体鉴定过程中认真对待:

3.1数量庞大。文书档案产生于单位行政管理活动的全过程,是单位在各个时期、各个历史阶段履行其行政管理过程中所产生的历史记录。这些文书档案即包括正式的通知、决定、请示、报告、函等文书资料;也包括来自单位各个年度的工作计划、工作总结、工作经验。与其他档案相比,文书档案数量庞大,种类繁多,纳入鉴定范畴的文书档案数量动辄数以千、万份计,因此,需要花费较长周期方可完成,增加了文书档案鉴定的周期和难度。

3.2程序复杂。文书档案鉴定是由档案人员逐件逐张逐页,从文书档案的内容、来源、名称、可靠程度等方面进行全面审查。通常需要经历多个程序步骤:首先是归档时确定其是否属于归档范畴,从而将那些没有保存价值的文件资料,由文书部门或其他业务部门在一定时间后进行销毁;其次,是对已经收集归档的文件资料根据其保存价值,确定其保管期限,这一步通常是由文书立卷人员负责实施;再次是在文书档案归档达到一定年限后,再次对其档案价值进行移交复审或到期复审。尤其是后期的到期复审,需要拆卷、调整档号及检索工作,以及保管期限和档号重新编排等等,复杂的鉴定程序,增加了鉴定工作强度和难度。

3.3标准差异。单位文书档案种类众多,涉及到综合行政岗位,也包括各业务部门中的文书档案资料,因此,与科技档案或专业档案鉴定工作相比,无论是鉴定工作的任务量,还是鉴定工作的涉及面都较大。目前,单位文书档案鉴定工作主要依据《文件材料归档范围和档案保管期限规定》《文书档案保管期限表》《归档文件整理规则》等相关规定,但具体到某一行业或某一领域中的文书档案保管期限、保管范围的确定时,又存在较大的不明确性、不具体性等,增加了鉴定工作的难度。

4文书档案鉴定应考虑的因素

文书档案鉴定是根据一定原则、标准和方法,科学地判断其历史、现实价值,确定相应的保管期限。要充分把握文书档案特点和属性,充分考虑相关因素,作出正确鉴定结果:

4.1文书来源。文书鉴定中的文书来源,是指文书档案的“形成者”,这也是判断文书价值的重要因素之一。这也体现出文书档案鉴定所坚持的“以我为主”鉴定追求。即,一般情况下,本单位的文书档案价值要高于外单位的文书档案;上下级文书档案资料要高于非上下级文书档案资料价值。

4.2文书内容。文书鉴定的重要考虑因素,是“文书内容”因素,这也文书档案鉴定时所要考虑的首要因素,与科技档案、专业档案不同,文书档案内容主要是涉及相关的行政管理内容,涉及单位的行政管理活动。根据文书内容的“重要性”“独特性”两个方面开展相关的鉴定工作。所谓“重要性”是指文书档案内容要比单位一般的、事务性工作中所形成的文件资料价值更高,更具有归档价值和保存必要;所谓“独特性”则是指反映机关、事业单位中关于一些新经验、新政策、新成果,以及反映行业特点类的行政管理方面的文书档案,这也是归档保存的重点。

4.3文书名称。“文书名称”也是鉴定文书档案是否具有保存价值,以及保存时限长短的又一重要因素。根据行文特点,以及公文属性,不同名称的文书档案具有不同的性质及实际应用价值,也反体现了文书档案在各个时期所呈现的价值功能。通常,单位发布的“命令”,相关的“会议纪要”,作出“决定”类文书档案大多体现单位的重要决策、部署和安排,其价值要高于一般事务性文件,如“通知”“报告”类文书档案。

4.4文书时间。“时间”也是文书档案鉴定的又一重要参考性因素。一般情况下,文书档案产生的时间越久远,其所保存下来的数量便越少,在归档方面也愈发显得珍贵。如,单位机构刚成立时所保存下来的文书档案价值较高,更具有保存价值,从先前的文书档案中反映了单位相关历史事件,具有重要保存价值。

作者:陈思宇 单位:吉林省高速公路管理局馆员

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