文书工作范文1
工作计划书范文：
工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。下面就为大家介绍工作计划书实例范文，希望可以对你有所帮助。
（一）工作计划的一般格式：
1．计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“学校团委工作计划”。
2．计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么怎么做、做到什么程度。
3．最后写订立计划的日期。
（二）工作计划的内容。一般地讲，包括：
1．情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。
2．工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。
3．工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。
（三）制订好工作计划须经过的步骤：
1．认真学习研究上级的有关指示办法。领会精神，武装思想。
2．认真分析本单位的具体情况，这是制订计划的根据和基础。
3．根据上级的指示精神和本单位的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作的具体步骤。环环紧扣，付诸实现。
4．根据工作中可能出现的偏差、缺点、障碍、困难，确定预算克服的办法和措施，以免发生问题时，工作陷于被动。
5．根据工作任务的需要，组织并分配力量，明确分工。
文书工作范文2
1.文书工作与档案工作衔接不好
文书工作与档案工作既联系又有各自的分工，两者互相配合，才能形成一个完整的管理体系，而在实际工作中，文书和档案往往分块管理，拉大了文书工作和档案工作的距离，这种体制在某种程度上使得文书工作与档案工作脱节，文书人员缺乏档案意识，档案人员不懂文秘工作，文书工作和档案工作的衔接存在着诸多不规范现象，公文的格式和处理办法不恰当。例如，装订不规范，用纸不达标，附件不规范，版记不全，原稿不全，编号不规范，程序办理不规范，使用文种不当等等。
2.档案员的素质不高，需加强培训
一些单位的档案人员，没有经过档案专业培训，不懂档案的分类、立卷等工作要求，素质有一定的差距，与档案工作的要求相差很大，很少参加继续教育培训，档案知识陈旧，急需提高档案管理水平。随着计算机网络技术的普及，利用计算机进行文书档案管理是时展的趋势。加强档案员技能培训，规范化、标准化档案管理工作势在必行。各部门配合不够，制约了档案管理工作，档案工作需要从各部门收集文件资料，一些部门着眼于单位工作不愿意把文件资料交给档案员保管。档案员因为得职能部门的配合，难以做好档案工作，导致重要的文件资料散失。
3.各部门配合不够，影响着档案管理水平的提高
从单位的各部门收集文件资料，是单位归档工作的重要一环，但在工作的过程中却困难重重，有些部门不愿把需要归档的文件资料送到档案员处进行统一保管，只为了自己工作的方便迟迟不肯去交，而那些有着较强责任心和严谨工作态度的档案员由于得不到有关职能部门的配合与支持，在工作中也常常感动心有余而力不足。在多次催要未果的情况下，档案员最终也只有妥协，时间长久了，一些重要的文件资料就容易散失，要追究责任也为时已晚。
二、提高文书档案管理水平的措施
1.加强领导重视
单位领导重视文书档案管理工作是做好文书档案工作的前提，文书档案管理人员积极主动汇报和宣传文书档案工作，采取多种活动形式，向领导者宣传档案工作的法律法规，提高单位领导对档案管理工作的认识，争取单位领导的支持，使文书档案管理工作纳入单位工作重点，从而大量投入档案管理的设备，实现文书档案管理的现代化，使得文书档案管理工作标准化、规范化。在实际工作中，充分发挥档案资料的作用。信息技术的发展普及，对档案管理提出了更高层次的要求，文书档案管理人员只有不断的学习新知识，开展新业务，坚持终身学习的理念，积极主动的学习档案管理的现代化专业知识，更新管理理念，提高综合素质，具有技术型、管理型和复合型的素质，为档案工作提供更加方便快捷的服务。
2.规范衔接文书工作和档案工作
文件是档案管理的基础，文件质量直接影响档案的质量，要提高档案的质量必须有高质量的文件作基础，文书规范化处理文件是档案规范管理的前提。文书人员要切实做好文书材料的立卷归档，提高档案意识，实现文书和档案工作系统化，文书人员重视纸张的大小、文字的格式等文件材料的质量，制定标准，例如，严谨使用红墨水、圆珠笔、铅笔等修改和批阅文件材料。处理文件要准确及时，收发文件要登记，发现文件缺少，要及时查找。对领导者的讲话、外出开会的记录等帐外资料，及时收集处理，确保文件材料的完整。
3.办公自动化管理文书档案
档案人员的专业素质和工作能力需要提高，信息技术的发展对档案工作人员提出了更高的要求，档案人员要坚持素质教育、终生学习的理念，学习新业务、新知识，确定新的学习目标和任务，学习信息技术和现代管理知识，掌握计算机、网络技术，朝着管理型、技术型的复合型人才努力，加大档案管理投入，从硬件建设上下功夫，不断改善硬件环境，提高档案管理人员的业务技能，不断增加现代化设施投入，档案人员熟练运用现代化办公设备，提高管理水平，“自学为主，培训为辅”，形成终身教育机制，随时代的变化，档案人员素质需要不断提高，建立档案人员的学习激励机制。加大档案区域间、部门间的合作力度，扩大交际面，交流成功的经验和现代通讯高科技手段，发展创新思维。
4.加强部门合作，做好收集工作
档案管理人员要主动的了解业务部门的工作，经常性走动，获得及时信息，思考档案的工作如何围绕单位的中心开展，怎样做好资料的收集和整理。加强档案管理和各个部门的沟通，确证资料收集的顺畅。分清重点收集资料，关注能够展示单位历史、现状、未来发展的资料，为研究服务，提供有价值的证据。做好文书的基础工作，调整文书档案的结构。收集资料是文书档案的物质基础，做好鉴定、保管和统计工作。文书人员要善于收集有用的文件资料，整理单位在活动中形成的反应细节的档案资料，筛选研究，综合分析，认真整合，发挥档案信息功能，丰富档案资源，明确单位的工作在不同时期的重点，服务单位大局，开展文书档案工作。
5.完善管理机制
办理公文按照规章制度，尽可能的细化档案管理的程序和规定，简洁明了，可操作性强，文书档案管理人员，要严格执行公文规定，严格审核、签发，杜绝滥发文件现象，认真审核签发的手续、附件是否完善，在公文正式印刷之前，审查文件格式是否规范，在印刷以后再一次的复核，然后发送给工作人员，按照程序复审需要修改的内容，公文的用纸、字体、排版都要按照技术指标进行，利用随文卡片，简明扼要的填写发文稿纸的卡片、文件处理单，制定文件的发文范围，严格控制文件件数，禁止随意抄送。
三、总结
文书工作范文3
我是***，2005年7月毕业于xx，****年*月*日担任xx集团办公室文秘职务。为了能使以后的工作达到质量更好，效率更高，同时进一步提高个人的能力，我对办公室文秘这个工作岗位谈一下自己的粗浅认识和计划，请领导批评指正。
一、个人基本情况
我个性比较开朗，办事认真，信奉“明明白白做人，实实在在做事”的原则。无论在任何时候、做任何事，我都会认认真真地对待。我还是个善于学习，敢于挑战困难的人。来到这里的第一天，我的上司张主任就给我上了很重要的一课，她说人一定要在社会中找到自己的位置，这样人生才有价值。我一定牢记这句话，在xx集团实现自己的人生梦想。
办公室文秘一职，对我而言是一次机会，它能够充分展现自己的理想和抱负。我非常珍惜也非常感谢领导能给我这样一个发挥自己才能的机会。我将把这份感激之情化为工作的热情，扎实苦干，一丝不苟地完成领导交给我的任务。
二、对工作岗位的认识
首先，办公室文秘这一职位是中介性的职位，整个集团的上传下达都是由办公室承接代办的，因此文秘工作一定要做到以下几点：
1．服从，一切工作要听从领导的吩咐和安排。
2．领会，要完全理解、遵照领导的意图办事。
3．执行，要坚决地落实贯彻领导意志，强化执行力。
但是服从并不是被动，很多工作可以提前预测、积极主动地开展，及时准确地掌握各方面的工作动态，及时向领导反馈各方面的信息，注重调查分析，为领导提供决策参考；同时，办公室工作还要讲策略，讲工作艺术，认真、科学地搞好领导与领导、同事与同事、部门与部门之间的沟通协调工作，不能扯皮、推委、出现工作空档。
其次，办公室文秘工作相当于集团的小管家，办公室日常的物品采购、发放；各子公司常用物品的登记、备案等都由办公室完成，因此办公室文秘一定要有足够的耐心并热爱本职工作。≤ 网www.kt250.Com整理该文章，版权归原作者、原出处所有≥
三、对未来工作的计划
1．在日常事物工作中，我将做到以下几点：
（1）协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作，并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入贴好标签的文件夹内。
（2）做好了各类信件的收发工作。
（3）做好低值易耗品的分类整理、出入库、各类帐务的报销工作。
（4）协助办公室主任做好公章的管理工作。公章使用做好详细登记，严格执行集团公章管理规定，不滥用公章。
（5）做好办公用品的管理工作。做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要。
（6）做好办公室设备的维护和保养工作，
（7）协助办公室主任做好节假日的排班、值班等工作，确保节假期间集团的安全保卫工作。
（8）认真、按时、高效率地做好领导交办的其它工作。
在日常事物工作中，我一定遵循精、细、准的原则，精心准备，精细安排，细致工作，干标准活，站标准岗，严格按照办公室的各项规章制度办事。
2．在行政工作中，我将做到以下几点：
（1）做好领导服务：及时完成办公室主任、集团各部经理和部门主管交办的各项的工作。要成为领导的助力、助手，急领导所急，想领导所想，勤跑腿，多汇报，当好参谋助手。
（2）做好各部门服务：加强与各部门之间信息员的联络与沟通，系统的、快速的传递信息，保证信息在公司内部及时准确的传递到位。
（3）做好员工服务：及时的将集团员工的信息向公司领导反馈，做好员工与领导沟通的桥梁。
（4）协助办公室主任完善集团各项规章制度。
（5）做好信息保密工作：保存好办公室常用文档，做好存档保密工作；要及时、准确、全面的收集各方面信息并做好存档工作。
（6）做好文书工作：及时完成领导交办的各种文稿，学习各种文字材料的写作，提高自身写作功底。
3．提高个人修养和业务能力方面，我将做到以下三点：
（1）积极参加集团安排的基础性管理培训，提升自身的专业工作技能。
（2）向领导和同事学习工作经验和方法，快速提升自身素质。
（3）通过个人自主的学习来提升知识层次。
我深知：一个人的能力是有限的，但是一个人的发展机会是无限的。现在是知识经济的时代，如果我们不能很快地提升自已的个人能力，提高自已的业务水平，那么我们就这个社会淘汰。当然要提升自己，首先要一个良好的平台，我认为xx集团就是我最好的平台，我一定会把握这次机会，使业务水平和自身修养同步提高，实现自我的最高价值。
4．其他工作
（1）协助人力资源部做好各项工作。
（2）协助财务部、物业部、项目部做好相应工作。
（3）协助各子公司做好各项工作。
文书工作范文4
基层中队千头万绪、错综复杂的工作中，文书是基层中队的主要笔杆子。文书工作有极其重要性。依照《条令条例》文书的任务就是领发和登记中队的器材、装备；管理中队集中存放的器材和军械装备，严格执行平安规定；及时送修损坏的器材，依照规定回收，上交旧器材；填写和保管中队军人记录、花名册和规定的报表；颁发、登记和保管条令、条例、文件、教材和教具、文具。其主要职责也就是收集、整理和撰写各种资料，登记好中队的各种器材装备，做好会议记录，积极协助领导落实各项工作。
为中队的日常政务和事务工作服务的重要顾问，基层中队的文书是中队干部的直接助手。因此，文书人员不只要具备忠诚可靠、甘于奉献、知识全面、业务精湛的基本素质，而且还要勤于学习、善于思考，工作实践中养成积累知识的习惯。只有这样才干具备胜任文书工作这个特殊岗位的能力，自己结合工作实践，就如何做好文书工作谈几点自己的思考，与战友们共同探讨，一起提高。
一、立足本职愿“干事”勤动脑筋、多想事。
愿干事、肯干事这是当好文书的思想基础。当好文书首先就要增强从事文书工作的光荣感和责任感，当文书应该有一种热爱文书工作、本职岗位上建功立业的精神。热爱本职工作，树立在文书岗位上建功成才的强烈愿望，克服外界的各种不良因素的影响、面对好得与失的问题以及正确对待名利、待遇等问题，安心本职、振作精神、努力工作。同时，应具备超前意识，有预见性和创造性，时刻想着自己应该干什么，上级和领导部署的工作能提前准备好吗？做到开动脑筋善于学习思考，善于总结研究。既能做干部的智囊”和“外脑”积极地给党支部和干部出主意、想办法，当好参谋助手。
用手、用脑，
二、懂业务、会办事。善记事。
对本职业务要精，首先。对本单位工作要熟，当好文书在业务素质上的基本要求。只有精通业务才干会办事、办好事。会办事要具备严谨细致、快速准确、沉底惟实、团结协作、谦虚好学的工作作风。严谨细致就是能严守办事原则，谨慎处置问题，细致做好工作；快速准确，就是办事雷厉风行正确无误；沉底惟实就是深入一线实事求是团结协作就是树立工作“一盘棋”思想，搞好内外的团结协作；谦虚好学就是能以甘当公仆的谦虚精神和甘当学生的好学态度对待人和事。会办事，还要学会掌握上下结合、点面结合的工作方法。工作中要坚持本职业务的基本原则，掌握分管业务的主要环节，这样才干有条不紊地开展工作，有效率地干好工作。
记事是文书的一项基本功。善记事、就要用手、用脑。既要成为贮藏多方面工作情况的信息库”通过多种渠道，其次。收集部队建设特别是自己本职工作的各方面情况，一旦领导需要就能信手拈来。也要将上级有关政策规定特别是对党的方针政策，对一些大的工作的指导思想、方针、原则，对本级的具体要求等都要有明确的记载，以便贯彻执行。另外要对做过的工作写到本子上，记在脑子里，特别是一些大的事情和活动，数月、一年甚至几年以后都能说清楚，真正成为“活档案”和“活字典”
坚持在实践锻炼能力，
三、守口能装事。不时积累知识。
文书工作范文5
知识经济是以知识为基础的经济，它是国际经济学界对20世纪70年代中期以来，世界经济由信息和通信技术的革命为主要推动力而发生日益深刻的历史性变革的研究成果。知识经济也叫智能经济。目前为各界广泛认同的定义是国际经济合作发展组织（OECD)1996年初在《以知识为基础的经济》报告中的定义：“知识经济是指建立在知识和信息的产生分配和使用基础上的经济。”知识经济的代表是信息产业，以前人们往往以信息产业来代指知识经济。
二、知识经济与高校秘书工作的关系
当前市场经济条件下的高校秘书工作与知识经济发生和建立起来的关系，主要是供求关系。知识经济作为供方，是以它的产品（现代化设备）来满足秘书工作的需求的，秘书工作在此便为求方。高校秘书工作实际上已获得知识经济提供的许多服务，包括：工具,现代化办公设备本身就是一种工具，不但任人差使，而且任劳任怨；代劳，秘书人员的许多事务性和手工操作劳动，已被现代化办公设备代劳了，不但减轻了劳动负担，而且优化了劳动效果；智能，现已开发出的一种办公软件，有许多功能，包括统计、运算、编辑、检索、制图、语音调控等，可以获得优质高效，顺利完成任务的乐趣。
1.知识经济的到来，秘书的事务性工作出现了新面貌。高校秘书人员的事务活动往往有服务性、繁复性、程序性的特点，而它是实现辅助决策，处理信息和协调关系的必要前提。一切工作都将通过具体的事务活动才能实现和完成。能通过电脑网络放眼世界，了解世界经济、国际政治及最前沿的知识，这有助于秘书开阔眼界，在日常工作中更有效地处理各项事务。文件发送、电话联络手段已远远不够满足现代化办公需要，电脑已成了秘书人员的主要工具，上传下达、信息反馈要靠网络技术发挥知识积极作用，它将联结办公室内外业务，优化原有业务流程，减少工作随意性，提高办公室管理水平，使各项业务工作进一步规范化、标准化、科学化、高效化、现代化。
2.知识经济的到来，使秘书可以利用信息及网络技术为领导决策服务。决策是领导者的基本职能，而辅助决策使秘书必不可少的职能。高校秘书作为领导的参谋和助手，就必须学会“眼观六路、耳听八方”，就必须由捕捉、筛选、处理信息的能力。正如邓小平同志说：“现在不是讲信息嘛，确实重要。做管理工作的人没有信息，就是鼻子不通、信息不灵。”高校秘书人员必须运用各种信息网络技术，搞好为领导决策服务，及时筛选。获取有效信息，供领导参考。
三、高校秘书如何应对知识经济带来的挑战
知识经济时代是高新科技迅猛发展、呼唤高素质人才的时代，而高校是培养人才的摇篮，因而高校秘书工作者如果没有扎实的理论功底、丰富的知识积累、现代的办公技能、高度的敏感性和求知欲、以及较强的法律意识，就会被发展的社会所淘汰。因此，面临严峻的形势，高校秘书工作者必须全面提高自身的素质，以适应知识经济时代的要求。
1.高校秘书首先必须具备优良的政治素质。在知识经济时代，科学理论不仅是推动经济社会发展的主要源泉，而且也是促进人的素质提高的内在动力。高校秘书工作政治性、政策性很强。其工作性质、作用决定了秘书人员必须具有优良的政治素质、扎实的理论功底和较高的政策水平，工作起来才能得心应手，才能够在大是大非面前保持清醒的头脑并自觉运用科学正确的方法去处理日常事务。因此，必须全面深入地学习马列主义、思想、邓小平理论，特别是“三个代表”重要思想，深入学习党的路线、方针、政策，深刻领会邓小平同志教育理论中的“三个面向”、“尊重知识、尊重人才”、“科教兴国”等科学论断的现实意义，了解现代教育思想和新的办学理念，努力用科学的理论武装自己，把学理论的过程变成坚持真理、修正错误、增强党性、丰富实践的过程。从而，真正使理论入脑入心，有效提高高校的秘书思想水平和政治水平，才能增强贯彻执行党的基本路线的坚定性，增强走有中国特色社会主义道路的自觉性。
2.高校秘书要不断提高智能水平，敢于创新思维。创新是知识经济时代的主旋律，它对高校秘书的智能水平提出了更高的要求，第一，对秘书的社交能力有特殊要求。以往社会活动大部分是通过面对面交流，而知识经济社会，人们的交际大都依赖于计算机网络，这就要求秘书不仅掌握计算机语言，而且能够通过计算机网络辨别对方的态度，揣摩对方的动机和目的，并采取相应的行为交流。第二，办公自动化使办公环境的空间延伸，信息量的陡然增加，知识和技术进步速度的加快，使得对信息捕获和收集的水平要求提高，即需要高校秘书对信息具有敏锐的感知力和判断力，并有针对信息尽快作出正确选择的应变能力。不然，将难以利用如潮的信息资源生产出“精品”。第三，要求秘书具有较强的创造力（创新力）。在知识经济中，人的创新能力是提高效益和创造财富的基础和源泉。作为高校秘书，不仅需要自身更新观念，摆脱旧的思维定势的束缚，培养自己的创新能力，而且必须有欣赏他人创造性的能力。唯此，秘书才能在愈来愈复杂的客观环境中应对自如，且得到别人的尊重，实现自身价值，从而成为领导真成需要的助手。
3.高校秘书要不断增强竞争意识，适应新世纪改革和发展的要求。当今社会是一个充满竞争的社会，是一个在竞争中不断发展的社会。日趋激烈的竞争也是高校秘书人员必须面对的问题。随着《深化干部人事制度改革纲要》的推出，高校人事制度改革的不断深化，人才的竞争将更为突出，包括高校在内的事业干部终身制的破除，聘用制度的全面推行，打破了高校秘书人员的铁饭碗，同时，也增加了危机感和更强的竞争意识。这种危机感和竞争意识既来自于知识经济时代的要求，也体现在秘书工作对秘书人员知识和能力的要求的不断提高，只有始终树立强烈的竞争意识，秘书人员才能保持奋发向上、勇于进取的精神，才能构建宽厚广博、专业精深的知识大厦，才能具备更强的实际工作能力。高校秘书人员要适应知识经济和高校体制改革及发展的要求，必须直面挑战、敢于竞争，在竞争中不断学习，在竞争中不断提高，在竞争中不断完善自己。
21世纪是知识经济时代，高校秘书要有时代意识和瞻前眼光，认清形势、转变观念，努力提高自身素质，完善自我，不断更新自己的知识结构，才能适应知识经济社会时代。
参考文献：
1.朱正佗.秘书工作基础［M］.南京:江苏人民出版社,1990.
2.姜新文.增强创新意识，高效优秀服务［J］.秘书工作，1999.2
3.曾蔚杨.知识经济时代的智能型秘书［J］.株洲工学院学报，2005.9
4.陈勇.试论知识经济时代高校秘书的工作特点及素质要求［J］.常州工学院学报，2001（1）
文书工作范文6
【关键词】文书工作；档案管理
文书的定义：行政学上是指国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料，又称文件。它是人们社会交往的工具，也是档案的前身。
文书工作是企业行政工作的重要组成部分，是及时传达企业信息、互通情况、处理问题、交流经验的重要工具。文书工作记载了一切企业活动，及时性、指导性、广泛性、连续性是文书的四个特点。
企业档案是生产经营、管理政务和各种活动的真实记录，而文书是档案的基础，文书工作直接影响企业档案管理的质量。
文书处理与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理和档案管理工作都十分重要。
首先，文书处理与档案管理工作有不同的工作任务和工作对象。文书处理工作的主要任务是文件的收发、分办、传阅、督办、整理、保管等，而档案工作的主要任务是收集、鉴定、分类、编目、保管和利用等。它们的工作对象，一个是现在时的，一个是过去时的，属于不同阶段的两个环节。文件办理完毕，其中有保存价值的部分立卷归档后，就成为档案。从这个意义上讲，文件是档案的前身，档案是文件的归宿，文书处理工作是档案工作的基础，档案管理工作是文书处理工作的延伸。
其次，文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进。文书工作质量直接影响着档案质量，没有完整齐全的文件，也不可能有完整齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说，档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要审查归档文件是否齐全，归档分类是否合理，保管期限是否准确，实际上是对文书工作的全方位检查。
通过档案工作可以发现文件材料是否系统、归档材料是否完整、文件分类是否规范等，对做好文书处理工作是一种促进。
从文书处理工作和档案管理工作的关系来看，两者既有相对的独立性，又是密切联系的一个整体，文书处理工作是档案管理工作的前提和基础，做好文书处理工作是提高档案管理工作质量和水平的重要方面。那么，文书处理工作如何才能为档案工作打下良好的基础呢？
一是要提高文书人员的综合素质。文书处理工作虽然表面上看是事务性工作，实际上也是一项专业性很强的工作，文书工作人员的业务知识和能力直接影响着档案管理工作的质量。不熟悉本单位的业务流程，不了解文件材料的相互关连，不理解一个事件的来龙去脉，就难以做好文件归档工作。因此，文书人员要在认真学习《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》及《归档文件整理规范》等相关政策法规的同时，要按照本单位的工作职能，不断学习相关业务知识，努力提升工作水平，为档案管理工作奠定良好的基础。文书人员还要不断增强责任感，认真履行文书处理条例，严格检查文件质量、认真检查归档材料是否符合档案要求。诸如撰写、修改、批阅文件禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等，文件用纸、文体、格式要做到规范化、标准化，不能五花八门，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齐全完整等等，保证文件符合立卷归档要求。
二是文书人员要树立档案意识。文书人员在文书处理中，要时刻想到档案工作，自觉主动地为归档做准备，规范办理好每一份公文，为后续的档案工作减少麻烦。在平时工作中，要及时收集文件材料，收发文要逐件登记建账，做到有据可查，发现缺少要及时查找。对办理完毕、属于归档范围的文件材料，做到办完一件收集一件，并做好相关的文件材料的分类整理。对于系统性、系列性的事件，不仅要收集正常渠道传送的文件，还有一些账外材料，如会议纪要、领导讲话、领导批示等，更应注意及时收集，保证文件材料齐全完整。文书人员树立了较高的档案意识，文件材料收集才能齐全、完整、系统，为归档工作打下坚实的基础。
三是要重视定期搞好立卷归档工作。立卷归档工作是文书处理的一项重要任务。它既是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，直接关系到档案材料归档后的安全保管和有效利用。这就要求文书人员在平时重视积累，从公文的撰写、收发到归档、管理，做到全过程监督管理，不遗漏每一个环节。既要采取经常性收集整理、定期收集整理、集中收集整理相结合的方法，做到及时、准确、全面归档，又要特别重视和坚持定期收集整理。文件材料办理完毕，收集事件相关材料，把需要归档的材料进行盖章、装订等前期基础性工作，定期按文件形成的规律及文件的性质，依据事先拟好的分类方案，及时对号入座，分门别类，合理排列，有序存放。这样，既有利于归档文件的齐全完整，又能减轻年终的归档工作量。
四是向“文档一体化”的方向努力。从文书和档案工作的全过程管理出发，公文制发到归档管理一体化是今后的努力方向。“文档一体化”在理顺文书处理和档案管理两个环节关系的基础上，充分利用文书处理取得的成果，简化文件整理归档工作，可以大大提高工作效率。利用档案管理系统和计算机管理的有利条件，调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，随办随归，从而使归档文件整理变成一项日常工作。
