周一至周日 8:00-22:30(免长途费):
学术咨询:400-888-7501 订阅咨询:400-888-7502
征稿授权 经营授权
当前位置:中文期刊网 > 管理论文 > 档案管理论文 > 正文
档案管理论文( 共有论文资料 606 篇 )
推荐期刊
热门杂志

电子档案对疾控中心档案管理的作用

2019-03-14 16:34 来源:档案管理论文 人参与在线咨询

摘要:疾控中心档案为疾控病情研究等提供着真实有效的判断依据,所以对其档案管理非常重要,必须保证资料的完整性、准确性和长久性。我国许多地区的疾控档案资料管理还存在很多问题,缺乏管理观念、人员素质和信息化投入,给疾控预防工作带来了极大影响。电子档案管理是利用计算机数据处理能力、网络传输、硬盘存储等档案管理的各个工作环节连接起来,以提高各工作的有效率和质量,转变工作人员的繁重复杂的传统纸质管理工作模式,提高工作效率,实现疾控档案的及时利用率。本文通过对疾病中心档案管理应用电子档案管理的现状、重要性和措施进行了分析,明确了电子档案管理对档案管理发展的推动作用。

关键词:疾控中心档案;电子档案管理;意义;措施

0引言

疾控中心档案对疾控工作的开展十分重要,而如何能提高档案资料的管理及高速有效的利用疾控中心资料,已成为现代档案管理的重要工作[1-2]。随着现代科技的发展,电子信息化已经成为必然趋势,办公无纸化、自动化使档案的收集、存储发生了很大变化,相关资料的查询、借阅、交接、签发和归档等都是通过计算机设备和软件进行[3-4]。电子档案管理是利用计算机数据处理能力、网络传输、硬盘存储等档案管理的各个工作环节连接起来,以提高各工作的有效率和质量,转变工作人员的繁重复杂的传统纸质管理工作模式,提高工作效率,实现疾控档案的及时利用率。

1疾控中心档案管理的现状

1.1管理观念薄弱

疾控中心对疾病的研究都是根据以往疾控档案资料进行分析研究的,疾病档案非常重要,但实际档案管理中存在许多漏洞,主要是疾控档案管理人员对其不重视,管理意识不强,仅认为只要资料存储就行,缺乏相应的管理制度,投入的人力资源不符,长久以来使档案资料管理出现混乱[5]。且大部分档案管理在岗人员缺少专业知识,不熟悉业务技能,且不能灵活运用电子信息技术,无法保障资料归档完整性,也不能和提高工作效率。

1.2档案资料质量不高

传统的档案资料管理大多是纸质资料,其量大、零散、质量不高、不整洁且纸张规格不统一,需要靠大量的人工进行分类整理,直接影响档案的存储、保管和利用。且纸张的耐久性差,时间久远会被腐蚀、湿化、虫啃或霉菌,降低了其保存时限,造成了后期调阅和使用困难。

2疾控中心建立电子档案管理的重要性

2.1疾控档案的重要作用

疾控中心档案在卫生防疫工作各部门中不仅起着纽带作用,还为防疫工作人员的防疫决策、防疫研究和防疫理论提供有效的数据和丰富的经验案例,为领导在制定卫生标准和规则时提供真实可靠的依据[6]。疾控档案中包含各种相关卫生科研课题调查案例、实验分析、数据报告、防治方案、试测观测、典型案例、总结等原始记录资料,都具有真实性和可追溯性[7-8]。为有关卫生防疫、医学技术资源和环境保护等提供了重要依据资料的储备,是技术力量的结晶,当新的科研出现,为其提供准确真实的第一手储备材料,为科研和医学技术提供最大的成功保障。

2.2电子化档案管理建设的意义

电子档案信息化建设的主要意义有三方面:第一,有利于疾病档案资料的保存。疾控工作是社会性且长久性的卫生管理工作,随着时间会增加大量的疾控资料,纸质档案文件尽管再细心地进行保管,还是会随时间的推移而老化变质,时间久远会出现破损、老化和资料缺失等,如再加上频繁的借阅使用会更加缩短其寿命[9]。传统的纸质档案管理尽管能进行人工的整理分类和归档,难免会出现差错,且时间久远,对以往资料的查阅和找寻会非常困难,资料量大占据位置宽,整理也会耗费大量人力资源,降低工作效率。电子档案信息化的介入,可以通过计算机对疾控档案资料进行细致的分类和归档,它将原始档案资料扫描存储在硬盘中,避免录入错误,借阅查询通过网络进行,减少了对原始档案的扰动和流转性,保证了纸质档案的完整性。并可利用成熟的网络共享软件对档案资料进行查询、借阅、传输和查找,大大减少了工作人员的繁重工作,提高了工作效率。第二,档案查询方便开放性强。电子信息的加入和网络的共享,使各部门可以根据权限对档案进行调取查阅,不需要经过档案管理部门申请,直接可以在电脑软件中输入关键字或内容就可以进行快速查阅,甚至可以根据需要打印出来,发挥了信息极大的共享性,提高了查询效率,并减少了档案管理人员的大量工作和时间成本。第三,降低风险和成本。电子档案各个工作环节都是通过计算机网络完成,且能进行远距离传输,不仅节约了纸张,还直接降低了过去对档案复印备份、邮寄、装订等的费用成本。

3利用电子档案管理的主要措施

3.1提高管理观念和人员素质

树立主动的管理观念,让档案管理人员意识到档案管理对疾控的重大作用,加大管理水平和力度,实行有效的管理制度,明确工作流程、方法,对人员的工作进行定期考核;加大人员培训和交流,让其掌握业务技术和全新的信息技术,提高人员的综合素质,使其主动学习新技术新知识。做好档案原始资料的整理和录入,保障档案的原始和完整性。

3.2做好信息反馈

在做好电子档案管理的同时对档案资料的利用率进行统计和反馈,以便出现问题能马上发现问题所在,及时进行解决。首先,工作人员应对疾控档案的调取和查阅做好相关记录,统计分析使用后的成果,并将结果反馈给领导;档案使用人员可以根据使用情况对档案资料管理的不足提出建议,以便档案管理工作人员弥补不足,吸取经验,提高和增强档案的管理,以便更好地保障疾控资料的完整和准确性。再次,档案管理人员应通过电子信息软件对资料进行归纳总结,为每个系类做出关键目录、题目、摘要,方便档案使用者的查询,保证其能第一时间获取所需资料,提高信息利用的时效性。

3.3加大信息化建设

加大档案管理信息化硬件和软件的基础建设,建立信息数据软件,保存有效的资料信息,对重要档案进行备份处理;投入办公自动化,发挥信息传输共享的最大作用,提高档案信息提取和使用率,在第一时间为疫情需要者提供相对准确的信息。

4总结

疾控中心档案所涉及疾控工作资料和过程的汇总、归档和保存,不仅能为领导的决策提供真实依据,为预防疾病措施、卫生监测等提供准确的数据,还能为积累丰富工作经验、宣传学者的论文撰写提供有用的素材,有极大的利用价值[10]。目前我国许多地区的疾控档案资料管理还存在很多问题,缺乏管理观念、人员素质和信息化投入,给疾控预防工作带来了极大影响。所以,必须加强疾控档案资料管理,利用电子档案信息化管理,保证档案资料的原始性和完整性,及时为使用者提供真实准确的技术资料和经验记录信息,促进预防工作的有效完成。

参考文献

[1]杨旸.四川省疾控中心档案电子化管理构想[J].魅力中国,2014,10(19):379.

[2]韩冰.疾控中心档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务,2017,16(10):89.

[3]张淑萍.疾控中心电子档案的管理[J].医学信息(中旬刊),2011,24(3):1179.

[4]韩冰.疾控中心档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务,2017,16(10):89.

[5]陈金玲.浅谈当前疾控中心档案管理工作问题与对策[J].档案管理,2018,36(3):90-91.

[6]周彦.疾控中心档案管理质量提升策略[J].中国保健营养,2017,27(20):441.

[7]裘华平,叶飞,张雪海.省疾控中心业务档案管理实践[J].浙江档案,2014,37(1):60-61.

[8]彭清华,刘婷婷.试论运用现代化管理使疾控档案利用最大化[J].办公室业务,2014,13(9):168-169.

[9]张春花.疾控中心内部档案局域网的现代化管理探讨[J].魅力中国,2013,9(8):370.

[10]吴翠红.信息技术在疾控中心档案管理中的应用分析[J].电子制作,2013,20(12):116.

作者:罗薇 单位:山东省潍坊市疾病预防控制中心

在线咨询
推荐期刊阅读全部
.