人事档案作为个人经历与社会实践记录的档案载体，其能够反映个人的出身背景、学习经历、工作经历和业务能力、思想品德等情况，可为单位提供真实可靠的信息凭证，方便单位制定人才战略，在招聘和岗位用人等方面有更加可靠的参考依据。同时，在经济社会当中，人事档案能够方便信息沟通，让办事效率更快，社会运转效率更高。统计作为数据信息整合的重要手段，其在加强人事档案管理中起到了重要作用，尤其在信息时代，借助于现代信息工具，统计能够使得人事档案管理在完成基础管理目标的同时更多地挖掘档案信息价值。
一、加强人事档案管理的重要性
人事档案管理是单位人力资源管理的重要构成，要让单位的人才资源得到高效整合，让人才能够在最佳岗位上发挥作用，使得人才资源得到最大化利用，就需要做好单位的人事档案管理，通过对个人信息的准确把握实现人力资源的高效管理。通过查阅人事档案资料，掌握个体的成长、学习和工作经历，明确其品德状况、学识水平和专长特点等，了解其优缺点，能够使得人力资源管理更具针对性，管理工作开展更加科学与准确。加强人力资源管理中的人事档案管理，是优化人力资源管理工作、实施人才战略的现实需求。在社会经济快速发展的过程中，商品经济更加繁荣，人才供需市场化越来越明显，人才的选用和管理的重要性就更加突出。人才的选用需经历较长的挑选过程，需要通过更多和更为准确的信息予以支撑，利用科学系统和严谨可靠的筛选程序，将表现突出的人才选拔出来。在管理当中，又需要对人才的既往经历进行整合，结合过去与现在，利用必要信息制定人才的发展计划，衡量人才的现有质量，经由系统培训体系确定人才的发展空间，让人才在工作中扬长避短，实现人才的更好发展，进而实现人力资源的优化配置和高效管理。
二、统计在人事档案管理中的作用
在人力资源管理的整个过程中，人事档案发挥了基础信息的支撑作用，极大简化了人才信息调查和整理过程，让人力资源管理更加高效。尤其在计算机的快速普及和应用之后，人事档案管理拥有信息技术作为执行工具，让其中的统计这一重要环节起到了更大的作用。传统的人事档案管理当中，原始资料的收集与整理是工作重点，以保证人事档案资料完整、真实和规范为核心。随着计算机技术的快速普及，人事档案管理更加关注人才市场信息来源渠道的扩大化、信息量的扩大化等，更加侧重于信息的高效利用，突出信息推理和更大运用的重要性。它也为组织开发人才信息和数据、探索人才成长的规律，更好地发挥、培养和使用人才、开发人才资源提供了可靠的依据。统计作为人事档案管理的重要环节，通过对原始人事档案资料的整合，将信息有目的、有计划地加工，让资料更加系统和条理，方便进一步的统计和分析，使得人事档案信息更具真实性和完整性、规范性，在调取和使用当中也更加安全、便捷。因此，统计资料的整理是人事档案管理的重要环节，是人事档案管理不可或缺的关键部分。
三、统计在加强人事档案管理中的实际应用
统计作为人事档案管理的重要环节，要想实现人事档案管理工作的有效强化，帮助单位实现人力资源的优化利用，就需要对其各个操作环节进行细化升级，让每个步骤科学化和规范化，并在现代信息技术的支持下更加智能、灵活。
1.运用调查设计原理，做好人事档案分类。要对人事档案作优化管理，第一步便是对人事档案资料进行分类，通过相应标准进行信息分析和整合，让散乱的档案信息更具条理和规律。在实际工作当中，可运用统计学中的调查设计原理，并将人事档案整理工作细则作为执行依据，完成对人事档案资料的大致分类。结合人事档案内容可大致分为以下几类：第一，个体的自然状况，包括性别、年龄、民族、籍贯以及体重、身体状况等，这些是个体的基本属性关联信息，能够反映个体的基本出身状况；第二，个体的知识状况，包括学习经历、文化程度，学习的专业、学位情况等，还包括学习经历中获得的各种证书、奖励和职称、荣誉等，反映出个体的文化背景、知识水平和思想品德等信息；第三，个体的能力状况，包括表达、操作、管理和交流沟通等能力，加之其他特长类型和级别等，反映个体多方面的能力范围和水平；第四，个人阅历和经验，包括学习、工作和社会活动经历以及相关的总结和评价等；第五，心理状况，具体体现在兴趣、爱好、心理承受能力等，反映个体的心理水平；第六，工作收入状况，目前所属部门、岗位、职级、绩效和适应性，工资、奖金、津贴和职务外收入等；第七，家庭背景信息，家庭成员情况，个人是否婚配，个人对未来的职业规划等。
2.依照统计规范原则，落实人事档案整理。完成人事档案资料的基本分类后，需作统计的下一个步骤，即依据统计规范原则，落实人事档案资料的整理工作。依据信息分类，对每一卷档案作细化整理。首先，应当对人事档案信息作鉴别，将收集到的个体信息进行整理，依据相关制度进行信息审查和甄别，辨别真伪以及保存价值，无保存价值的进行筛除，有保存价值的则纳入人事档案当中；其次，依据《人事档案管理制度》就归档的人事材料作进一步的划分，分出正本和副本，让信息的保存更具安全性和可靠性；再次，将各类人事档案材料进行整理编号，通过分析材料的内容，依据内在联系和衔接性确定材料的排列顺序，在每份材料上做好类号、顺序号等标记，在右下角编写页数方便统计计算。然后对材料作复制备份和技术加工，使人事资料便于整理和保存；最后，进行人事档案的检查和入库，每个人员的档案材料必须在装订成卷后作认真细致的检查，经验收合格后才能入库保存。
3.实施数字信息存储，方便档案信息调用。长期以来，人事档案的收集、整理、立卷、归档的程序完成后，便进入了静态的管理阶段，人事档案资源信息的利用无法充分发挥其潜能。现在，通过以上工作使档案信息的开发和利用得到了进一步的完善和丰富。在现代信息技术的帮助下，人事档案管理可从纸质形式过渡到数字形式，将人事档案信息录入到计算机数据库中，建立人事档案管理系统，既能实现人事档案的安全保存，还能方便快捷地进行人事档案的调取和查阅。因此，在完成纸质信息的收集、分类、整理之后，应当对档案信息进行数字化录入和存储。依据档案信息分类建立相应的分类统计工具和目录检索，运用现代化的管理技术打造数字化信息库。完成信息库建设后，还应就人事档案信息的保存、调用等问题作进一步优化，如设置安全加密保障信息安全性、打造权限机制避免人事档案调用的混乱无序。通过实施统计档案信息资源管理，在实际工作中使人事档案信息资源得到更加充分的开发和利用，使人事档案信息资源由纸上的“死”信息变得“活”起来。人事档案管理是人力资源管理的重要部分，统计则是人事档案管理工作的重要步骤，因此，必须通过统计工作的优化实现人事档案管理工作的强化，帮助人力资源管理进一步的优化升级。人事档案工作是有规律性的，要想做好人事档案工作，就应该遵循这种规律。首先，运用调查设计原理做好人事档案的分类工作；其次，依照统计规范原则，落实人事档案整理，让人事档案信息能够依据内在规律得到很好的排序和整合；最后，通过计算机技术的应用实施数字信息存储，方便档案信息调用，并对所管理档案的收集、鉴别、整理和利用等工作通过人事档案管理系统进行统计研究，让人事档案的价值发挥到最大，也实现统计在人事档案管理中的最大价值。
作者:王卫红 单位:山西省方山县人才交流中心
