民营企业存货管理存在的问题和对策

2022-09-21 16:45:21 来源:写作指导

民营企业存货管理存在的问题和对策

摘要:在我国制造业以及商业批发企业中,存货通常占企业流动资产的30%左右,有的企业占比甚至达到了50%,因此,企业的存货管理显得尤为重要。再加上现阶段日益竞争激烈的市场环境,高效的存货管理是必然趋势,一方面,可以避免企业积压存货占用流动资金导致资金链断裂,或者存货账实不符导致无法正常开展生产,另一方面,也能让企业在激烈的市场环境下立于不败之地。本文主要就民营企业存货管理中存在的诸多问题,针对性地提出了改进对策,以期能够帮助提高企业的存货周转率、盈利能力、短期偿债能力等等。

关键词:民营企业;存货管理;内控管理

企业生产经营管理、销售管理、采购管理、成本管理是存货管理的重要环节,企业存货流通不畅,必然会导致供产销工作进行不畅,成本核算的不准确。若存货数量账实不符,一方面,会导致采购货物过量,造成存货积压,货物账龄过长,占用企业流动资金,另一方面,采购不足会导致生产不畅,影响货物按期交付及销售,可能会造成客户流失。企业成本核算需要调用很多生产成本管理数据,仓库管理人员不善于管理存货,也会导致成本核算的不准确,因此,有效的存货管理可以促进仓库管理水平的提升,也有利于促进企业多个部门管理水平的提升。

一、民营企业存货管理的重要性

存货管理是对生产经营过程中全部的原材料、产成品、备品备件及其他物料进行管理和控制,以保证适当的库存量储备。存货作为易变现的流动资产,相关管理做好了,可以降低企业成本,减少资金占用,加速企业资金流动。存货管理流程可分为存货入库管理流程、存货出库管理流程、存货存放地点移动管理流程、存货盘点管理、存货报告管理以及物料编码的管理等等,一个流程出现问题,会有更多连锁的问题出现,所以,企业存货管理的建设对于现阶段的民营企业至关重要。

二、民营企业存货管理存在问题

(一)企业领导不重视

许多企业领导的理念决定了企业的整体管理水平,领导层更关心盈利水平和资金管理,忽略了存货管理不善可能会引起的诸多负面问题,没有清醒认识到存货管理的重要性。存货管理和企业的资金管理同样重要,很多企业的领导层在资金的把控上尤为严格,但由于存货的特殊性,领导层缺乏清晰的认识。不重视人才的培养,管理存货的人员素质整体偏低,直接的造成了企业的存货水平偏低。存货管理归根结底是人和货物的管理。存货管理不善则会导致企业的计划、采购、仓储、物流、生产、销售、财务等各部门信息不能及时共享,信息交流不够畅通,与供应商、经销商之间的信息沟通不充分,企业很难及时全面地掌握所需原材料的供应状况,以及经销商所经销产品的销售状况。

(二)存货滞压严重

采购或者生产存货,付出了材料、人工和费用,却不能很快变现,而且也会受到潮流时尚以及价格波动的影响容易导致存货积压,跌价贬值。存货积压便等于企业投入的资金被冻结,同时伴随着人工、租金、损耗、减值等费用,日复一日不停地消耗着企业的资源,存货管理是企业管理中非常重要的一环,对于做实体的企业,存货是命脉,管理好存货、利用好存货,企业便可以良性地循环下去;若存货管理不当,可能造成资金链断裂等一系列连锁的负面状况出现,企业前进的步伐将会变得更加艰难。

(三)存货管理手段落后

民营企业的存货管理人员并没有经过专业培训,手段落后没有进行科学的控制管理,很多企业如今还存在着使用EXCEL软件加上手工登记进销存台账,非常的落后,导致数据记录不及时、不准确。对于账龄长的存货也没有办法及时查询。这样导致账龄长的存货一直放在仓库无人处理,最终成了一堆废品,增加了企业的进货成本及费用,也增加了企业的仓储成本,得不偿失。存货管理不善会增加企业存货的资金占用,管理手段落后也会增加企业的人力成本,也可能会造成企业的损失,企业经营效益势必会受到影响。因此,在执行力上管理层面临严峻的挑战。

(四)存货内控管理机制不健全

许多民营企业管理层对内控管理的意识很淡薄,没有做到职责分离,企业家族式管理居多,存货的实际数量金额与账面数不一样,内控管理机制的不健全使得企业无法避免出现错误和舞弊,增加了企业的经营风险。即使许多企业制定了与企业相适宜的存货管理制度,但是很多还是纸上谈兵,并没有落到实处。管理人员干得好或者干得不好结果是一样的。没有落到实处的奖惩制度,势必造成了本来可以避免的诸多存货管理问题。

(五)缺乏奖惩制度与定期培训考核制度

由于存货的财务核算不真实,会计核算起不到监督作用,致使账实不符,不按规定设置保管员岗位,不按规定设置明细账,不定期进行物资盘点,保管员岗位职责不到位,进出库物资手续不够完善,单位成本材料、人工费消耗等不准确,成本不实,会计信息失真。造成的原因是企业缺乏奖惩和定期考核制度。存货种类杂、数量多、收发频繁,在企业中滞留时间长,变现能力慢,在管理和核算上存在一定难度,容易产生薄弱环节。生产车间领料时,仓库管理人员敷衍了事,随变登记一下或者不登记,都会造成存货数量不准确。

( 六 ) 存 货 管 理 人 员 能 力 有 待提高

目前很多企业的仓库管理水平普遍较为落后,现场环境脏乱差,实物损耗严重,库位设计不合理。货物的时间管理不到位,导致滞留货物严重,而导致这些的原因归根结底是人员素质能力的落后,缺乏全面综合的考核指标。货物管理的如何与员工的切身利益毫不相关,员工自然不会刻意要求自己去完善的执行,从而导致在存货管理中接连不断地出现各种问题。很多仓库的工作人员如今继续沿用传统固有的做事流程和方法,以为存货只要放在仓库,按照正常的流程入库发货即可,其他的一概不管,并没有采用现代的管理理念去管理,比如货物的价值考核,滞留货物的比例考核,货物库位状态的考核,盘点时间的考核,发货准确率的考核等等。因此提升存货管理人员的素质能力是形式所趋,对于企业和仓储人员都是非常必要的。

(七)存货管理数据信息化程度低下,经营采购缺少计划性

很多民营企业的出入库管理现阶段都是手工填写单据,月底汇总录入EXCEL系统,造成销售端不能及时知道仓库存货的数量以及产品账龄批次等信息,存货盘点也只是走形式,致使存货成本核算不准确。由于仓库存货数量不准确,对于采购人员是个很大的挑战,没有办法做出准确的采购计划。现阶段市场上用友最低版本的ERP软件一般是10万起步,许多民营企业管理层觉得没有必要花这个资金去进行数据化建设升级。企业的库存管理还是最传统的办公软件,由于数据化信息程度低,使得企业无法做出准确的数据处理和核算,这样导致的结果是各部门信息传递很慢,手续更繁杂,造成统计业务的工作量很大且准确率低。也容易造成各种推卸责任现象,导致人力成本增加,账龄长的产品积压严重,资金链不畅,供产销环节不能动态的获取实时数据,脱离了实际,这是很多民营企业的通病,对大数据信息化的认识不够。

三、加强民营企业存货管理的对策建议

(一)提高企业领导重视程度

首先,领导层需要克服对存货口头上和形式上的重视,制订经济考核指标才能顺利地开展工作,从领导层到各部门都要加强存货管理理念,将存货管理并入企业经营和管理日程,重视存货控制以及分析管理。其次,全员都要参与到存货的管理,将这种理念传输到所有仓库的员工以及采购、财务、生产和销售等各个部门。

(二)规范存货管理流程 

避免积压企业应当从计划源头开始控制订货计划、生产计划、物料需求计划、生产计划、发货计划等等,协同管理,定义规则,这样才能让库存控制在最低位,不积压,不断货且不会占用企业资金。一是改变产销模式,采取“以销定产”的生产模式,产品按订单、按供需生产。二是改变会计核算方式,通过ERP系统对存货进行管理,首先,根据订单及销售、生产和原材料存在情况,确定采购需求;其次,根据订单下达生产任务单。三是加强预算,车间采用订单式生产的,不得盲目投产。四是规范仓库的运作和进出库的流程,保持存货在库期间妥善完好的保管与护理。五是引进新的存货管理模式,与供应商签订协议,要求供应商将货物送达企业仓库,由企业进行保管,但是结算时是以实际耗用时点的耗用量进行结算。

(三)健全仓库存货管理制度,改进存货管理手段

根据公司实际情况制订适宜的存货管理制度,具体分为采购、验收入库、出库及盘点四个方面。1.采购制度审慎选择和管理供应商。从批准的合格供应商名单选取,挑选至少三家供应商询价比价议价,建立完善合格的供应商名录并进行年度评审,对服务差、价格高、供货周期长的供应商进行淘汰替换。避免因为供应商的原因造成坏品率高,也可以避免因为供应商的原因交货不及时造成销售不畅,使企业的资金链更顺畅。2.验收入库制度存货到达仓库入库整理前,必须做验收入库,数量箱规以及损坏情况核实清楚后才能入库。而且验收和保管人员不能由同一个人兼任,对于账龄长且快到期的货物放在货架前端,账龄短且新入库的货物放在货架后端,按照先进先出法出库,避免存货的积压。对于贵重物品,还应当由主管级及以上人员验收。3.出库制度货物销售出库必须经保管人和销售主管签字复核,出库单必须一式三联,交由销售部、客户、仓库各一份并存档,车间领用材料的必须填写领料单,经车间管理人员和保管人员签字复核。4.盘点制度财务部应当要求仓库每个季度或者半年度,年度进行一次盘点,对于盘盈,盘亏,达到毁损报废状态的及时处理,保证存货实物与系统数据一致,账实相符。

(四)建立健全内控管理制度

一是建立存货的岗位责任制,严格做到职责分离,明确每个岗位的权限,要求所有的存货管理人员严格遵守,在相应岗位权限内开展本职工作,达到相互制约监督的作用。如采购验收付款、保管清查、销售收款、处置存货的申请,审批与执行等。二是授权批准控制,明确审批的方式,流程和责任。不得超越员工权限审批,未经授权的人员严禁办理存货的业务。根据销售计划、采购资金计划制订仓储计划,合理安排存货的布局和数量。三是建立分类管理的存货制度,对所有存货的重要性,价值的高低,耗用量的大小和采购的难度等标准,划分A级B级C级三类分开管理。四是建立健全存货的防火防潮防盗防霉变等安全措施。五是建立定期清理整理和盘点制度,若有盘亏和盘盈的状况发生,应当分清楚各部门的责任,报告相关决策部门尽快处理。

(五)建立奖惩制度与定期培训考核制度

管理层需要向员工传递严格执行仓库管理制度的重要性,评价——考核——奖惩体系三个环节缺一不可,管理层应周期性地对存货的周转,账龄,出入库指标进行分析,发现问题后及时解决问题,规避财务风险和经营风险。

(六)提高存货管理人员的业务能力

人是生产系统中最重要且最活跃的存在,存货的管理离不开现场管理,而现场管理离不开人,而协调现场的各要素让其处于最佳状态,要求现场管理人员具备较高的能力。在现有的仓库人员配备基础上,决策者应当对仓库人员定期进行培训,让仓库人员保持学习的状态,拓宽知识储备,开阔视野,将所学,所见,所想,结合到工作中,找到可以结合的点。仓库管理人员也应当及时调整仓库的规划布局,组织仓库运作流程,应用仓储的管理软件(WMS),提高仓储运作效率,灌输仓库全员的安全意识,消除消防隐患,定期培训加考核,提高仓储管理人员的工作能力。

(七)加快企业进销存管理的信息化建设

在企业存货管理中,如何保证存货数据的时效性与准确性是管理中的两大难点,以致企业成本核算困难,库存量无法实时监控,造成库存储备不足或过多,给企业带来经济损失。通过ERP实现无纸化办公有效减少了因单据传递不及时或丢失产生的问题,提高了数据传递的有效性,并通过多方控制保证各环节数据更新的准确性,以实现存货的合理控制,规避企业风险及损失。如今众多大型企业已经在使用ERP软件,采购、销售、财务和仓库等各部门的日常作业如单据录入,确认、信息通知和审批,使数据信息得到跨部门运转,建立数据共享中心。企业管理层可以通过ERP系统的数据结合企业在市场的定位进行分析,例如存货积压太多可能是市场需求的问题,原材料消耗突然增加可能是生产过程中过于浪费或者机器运行问题,水电增加可能是设备老化或者没有得到充分使用,找到出现这些问题的原因后,及时对症下药,提高了经营决策的效率,也能让企业获得更大的利润空间。增加产品毛利率。

四、结束语

综上所述,存货是企业的一项重要资产,民营企业加强存货管理是非常必要的且具有重要意义,企业若想在激烈的市场环境下长期地发展下去,相关人员需要做到专业培训,企业的最高管理者也要引起足够重视,健全存货管理制度。另外,做好采购预算加上存货的信息化管理,才能达到存货的资金占用量最低,降低成本,高效利用企业的资金,提高存货周转速度,使得利润空间更广阔,这样企业才能获得更持久的竞争力,在全球化的市场下占有一席之地。

作者:乔雪芹 单位:广州市和麦爱敬生物科技有限公司