摘要：随着人力资源在企事业发展中起的决定性作用日益凸显，人事档案作为人力资源的重要基础，其管理水平的提高也成为当前企事业改革发展的根本保证。本文通过对人事档案管理中存在的问题进行分析，探讨人事档案标准化管理的几点思考，为企事业人才队伍建设与发展助力。
关键词：人事档案；标准化；管理
人事档案是人员信息准确、详实的根本保证，是历史地、全面地了解和正确选拔使用领导人员的重要依据，是人才队伍建设的根基，人事档案管理直接影响到组织人事工作的效率和质量。在实际管理的过程中，受到诸多因素的影响，档案管理工作中存在一定差异化管理和不尽完善的地方，需要对档案管理进行标准化规范，为人力资源开发做好基础保障。
一、人事档案管理存在的问题
1.人事档案材料形成、收集、整理存在差异
尽管我国各级人事档案管理机构制定了档案管理有关规章制度，但是档案材料的形成要求还缺少规范，特别是学生时期档案材料，各大院校没有统一的表格和材料清单，使得学生时期档案材料详略不一，学籍卡片、成绩单等材料没有生成时间等问题也较多，给档案的整理和排序带来一定难度；档案材料的收集和鉴别存在差异性，造成档案材料存在内容不完整、排序不规范，或是相同内容档案材料重复入档、无保存价值材料入档等问题；同时，虽然档案管理有关文件中明确规定档案材料的技术加工和装订要求，但是档案材料的装订设备规格不一，人事档案随人员流动，档案材料多孔、不齐等问题仍大量存在。
2.档案管理人员学习和培训缺少统一管理
人事档案管理的好坏很大程度上取决于档案工作人员[1]，然而档案管理重视程度不够、相关文件规定在实际管理中贯彻落实不足的现状大量存在，档案材料收集、鉴别、整理等实际操作的学习资料相对匮乏；档案管理人员定期培训和继续教育缺乏统一管理，档案管理人员缺少上岗培训和学习学时等要求，对新出台的政策规定掌握不及时，往往造成档案管理人员业务知识不深入、不全面；同时，随着从严管理人事档案相关法律法规相继出台和完善，相关部门和档案管理人员的党性教育、纪律意识也需要进一步加强。
3.人事档案信息利用水平不高
包含人事档案信息的相关系统开发在很多企事业单位已广泛开展，但是普遍应用程度不高且没有统一规范。目前的信息系统一般用于档案重要信息数字化维护更新和初级利用阶段，往往缺少对个人人事档案中反映职工成长成材的信息开发利用，以及为职工的培养计划方向和目标以及专业技术或行政职务晋升通道提供支持；年度的人事统计已对职工的年龄、学历、职务职称等情况进行统计汇总，但是缺少对相关信息的同比和环比，基于信息系统搭建人力资源开发平台还远远不够。
二、档案标准化管理的具体措施
1.强化人事档案标准化管理，全面做好档案管理基础工作
规范档案材料形成源头，进行档案材料生成标准化管理。进一步规范需入人事档案材料模板，统一表格样式，特别是规范各大院校需入档案材料，进行学生档案材料清单管理，给学生期间人事档案材料“减负”；严把档案材料入口关，进行档案材料收集标准化管理。进一步明确、细化归档范围，审核档案材料填写是否规范、手续是否完备，特别加强对档案材料的鉴别，保证材料内容的真实性和有效性；规范技术加工方法和设备，进行档案材料整理标准化管理。进一步规定档案装订设备标准化生产，固定规范裁剪A4、B5纸张以及孔距准确的设备，保证档案整卷整齐、平坦。
2.实行人事档案管理人员标准化培训和继续教育，建立素质高、专业能力强的档案管理队伍
人事档案管理工作标准化的必要因素就是人事档案管理人员档案管理专业知识标准化。统一领导，分步实施档案管理人员基础知识和实操标准化上岗培训，保证档案材料收集全面、准确、及时，尽量做到加工、装订一步到位，避免反复修补档案材料，提高档案管理工作效率和档案的美观性；定期组织开展人事档案管理继续教育，逐步建立继续教育学时制度和年度考核制度，通过网络视频学习等方式，档案管理人员专业知识更新及时；同时，进一步严肃组织人事工作纪律，结合“两学一做”等学习结合岗位工作，提高档案管理工作人员保密意识，切实增强档案工作人员事业心和责任感，确保人事档案真实全面地反映职工的情况。
3.开展人事档案信息标准化建设，为人力资源开发保驾护航
建立标准化信息系统，形成基于“个人→部门（下属单位）→本部→总部”组织结构的数据集合和分析系统。通过信息系统标准化设置，一方面，进一步提高档案电子化管理以及档案中重要信息的保存和维护，全面提高档案管理工作效率，另一方面，有助于对单位人力资源概况的了解[2]，可以随时提取职工个人、部门（下属单位）、子公司、总公司全面数据分析，为职工个人培训、专业技术职务评聘、中长期职业规划等提供激励引导，也为单位人才招聘、领导人员选拔任用、人员岗位调整、人员年龄结构优化等提供数据支持，为领导决策提供参考，为人才队伍建设提高保证，使人事档案更好的为企事业单位人力资源开发和创新发展提供科学有效的服务。
三、结语
作为人力资源的基础，人事档案管理是一项常态化工作，强化这项工作是一个持之以恒的过程，人事档案逐步实现标准化管理更是十分必要的。通过人事档案管理标准化、工作人员学习标准化、信息开发标准化建设和深入开展，全面提高档案的保管、利用和开发水平，实现档案管理全过程标准化，最终达到档案管理全面服务于人力资源开发和企事业改革发展的目标。
参考文献
[1]任秀静.新时期加强人事档案管理工作的几点思考[J].人力资源开发，2015，（1）：18.
[2]唐春华.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].企业改革与管理，2014，（12下）：103.
作者:李爽 单位:中国铁路经济规划研究院人力资源部(党委组织部)