石油物资标准化管理论文

2022-09-21 15:29:53 来源:写作指导

1标准化管理的内涵

英国标准化管理研究者桑德斯在《标准化的目的与原理》一书中,对标准化的释义是:“为所有有关方面的利益,特别是为了促进最佳的全面经济并适当考虑到产品使用条件与安全要求,在所有有关方面的协作下,进行有秩序的特定活动所制订并实施各项规则的过程。”随企业管理的不断发展和提升,标准化逐渐成为了不可分割的组成部分,现代管理者对标准化的理解也更为深入浅出,即在企业经营管理实践中,对重复性操作事物或概念,通过制订、和实施标准,达到统一,以获得最佳管理秩序和管理效益的目的。时代赋予了标准化不同的内涵,但“它非孤立事物,而是一项持续不断的活动过程”这一本质却从未改变。诸多企业的实践经验表明,标准化工作并不是一劳永逸的,它包括制订、归结统一标准,贯彻标准以及再次的修订和实施标准,这种过程需要反复循环,每完成一次循环,标准化管理水平就会实现一次螺旋式上升,进而发挥的良性作用也就会成倍增加。

2石油物资标准化管理的重要性

标准化管理是一种有效的科学管理方法,在石油物资采购管理领域也大有裨益。众所周知,统一的物资标准体系、统一的管理运行机制,有助于物资采办部门人力、物力、财力的集约化管理以及外部供应商资源的优化配置,既能实现经营管理效益的提升;又能加快供应链的反应能力,为石油企业生产建设提供坚实保障。石油物资涉猎范围广,有着种类多、数量庞大的特点,随着石油企业不断发展,其业务范围不断扩张,物资标准化在石油石化企业经营管理中的分量也越来越重。在这个供应链反应能力比拼的时代,毫不夸张地说,科学合理的物资标准化管理牵涉到石油企业战略发展的方方面面,不仅是经营管理良性运作的重要保证,也是不断发展壮大的基础。中国石油、中国石化均将标准化工作作为提升物资供应管理水平的瓶颈,进行重点突破;中国海油也适时启动了物资标准化项目,重构物资标准化管理体系,以适应、促进企业业务发展。

3中国海油物资标准化实践

标准化活动是由人力、物力、财力、技术、信息等要素构成的活动。根据系统效应原理,这些要素的构成和组合方式不同,所产生的效果也很可能不同。中国海油物资标准化项目的推进,调动了近500名物资专家参与工作,各专家组通过创新工作方法,借鉴、学习、交流先进企业经验,建立、完善了符合中国海油战略发展要求的物资标准化体系,无论专业性、规范性,还是易用性,新版物资标准都有着非常强的优势。

3.1新版物资标准的修订

中国海油新版物资标准是基于旧标准进行完善创新的,其秉承专业化、精简化和易用性强等原则,最大程度地淘汰了落后、低功能和无用的要素,内容包括:科学的分类体系和严谨的属性模板两大部分,整体框架结构简单明了,便于操作,有着促进物资统计分析、专业化采购、采购价值发现,避免物资重复描述、减少非必要采购、降低冗余库存等优势。

3.1.1优化分类层级,重视标准的前瞻性

中国海油原61大类物资标准包罗万象,分类数量繁多、逻辑性差,专家组参照国际、国内行业标准,结合海油业务现状,遵循不重不漏、细度合理、业务需求、行业习惯等原则,将物资分类体系由原有的“大类、中类、小类、物料组”四层结构,精简为“大类、中类、小类”三层结构。为增强其专业性和易用性,在明确层级后,专家组重点分析了当前中国海油在上、中、下游的核心业务特点,对标多家知名石油公司的物资分类体系,通过合并重复、相近的物资类别;拆分争议较大、挂接易混淆的类别,对物资分类进行了全面梳理和精简。除此另外,专家组考虑到物资标准的可持续性,并不断满足未来中国海油业务发展趋势,将包括水能、风能、光伏、生物质能在内的新能源单独归类,增设“可再生资源产品”大类,凸显了新版物资标准“与时俱进”的重要特点。新编制完成的《物资分类/属性规范及应用指南》包括43个大类、494个中类、3873个小类,并按原材料、成品、设备/配件、工具及其它分类成卷,相比原61大类物资标准较为系统化,除专业性和易用性强外,更具前瞻性。

3.1.2规范属性模板,提升标准的专业性

中国海油原物资标准属性模板的覆盖率不高,部分物料组无法填写属性值,这使得文本采购、类别挂接错误等问题层出不穷;与此同时,原属性模板约束性不强,易造成人为填写属性值的多样性、数据错误率与重复率高等问题。为此,物资专家组在新标准的编制中引入了先进的“五段式”属性模板,将属性模板中的每一个属性,都通过“前置符号”、“属性值是否必选值列表”、“后置符号”、“属性值计量单位”、“连接符”五个字段进行控制,从各个细节上规范属性值的填写,并确保属性模板的覆盖率达到100%,以保障后续工作的有序衔接以及管理上的专业和高效。

3.1.3增补两项说明,强化标准易用性

专家组在新物资标准确立的不同工作阶段,依需求编注了物资分类说明和属性说明,大大增强了新版物资标准的可操作性。应前期调研90%用户的诉求,物资专家们针对每一个大、中、小类别撰写了分类思路、分类说明及界定、新旧分类对照关系等,在物资分类挂接时,用户可以阅读到相应的分类释义,以便更好地理解每个分类的内涵与外延,从而避免因理解差异而造成的分类混淆甚至错误的情况。另外,属性说明也在很大程度上体现了新物资标准易用性强的优势,其运用文字说明将属性定义、填写规范、完整填写示例、注意事项等直接呈现在使用者面前,最大限度地解决了“属性模板难理解、难填写”的问题。通过上述两项说明文件的增补以及小类配图、附加备注(部分无法在属性模板中体现的要求、规范或指导意见)等信息的加入,在新版物资标准编制的同时,专家组整理编写了《中国海油物资标准应用指南》,实现了未来海油物资标准使用“一本通”,大大促进标准的贯彻与落实。

3.2物资标准管控体系的健全与完善

新版物资标准的修订完成,标志着物资管理工作已“有法可依”,但要得到有效的贯彻执行,达到“有法必依”的目的,还必须要有一套相适应的管控体系与之相匹配。为此,中国海油确立了“集中动态管标准”的思路,即对物资标准执行“统一、规范、集中”的管控模式,全集团采用一套统一的物资分类及属性模板,统一由总公司组织修订、维护。

3.2.1建立、健全组织机构

在组织机构上,针对物资标准的管理增设了物资标准管理岗,要求担任本单位物资标准管理的责任人与协调人,积极发挥上传与下达的作用:上传是指搜集本单位标准修订申请,经本地业务审核后提交总公司;下达是指与总公司物资标准岗对接,协助新标准的推广与宣贯。除增设专岗外,中国海油物资采办部还建立了总公司、各单位两级物资专家团队,并将其纳入管理组织机构,充分调动其发挥专业优势,协助本单位标准管理岗,完成“标准修订申请”的本地业务审核;支持总公司核心专家日常/定期修订讨论(远程/集中)等工作。这无疑将对物资标准化管理的不断增值起到积极的促进作用。

3.2.2严密管理制度及流程

制定了《物资标准管理办法》,并随之了《物资标准修订、工作指导手册》,对物资标准的日常修订、定期修订、争议解决以及流程进行了规范和统一。物资标准坚持“年度定期修订为主,日常修订为辅”,在修订过程中,要求遵循如下四条原则:一是以业务需求为驱动,考虑物资标准修订的必要性;二是考虑物资标准修订的通用性;三是标准变更应不违背物资标准制定的总体原则和方向;四是充分考虑标准修订对现有物料主数据、系统中各单位业务单据的影响。这里值得强调的是,标准日常修订的范畴只限于“不对现有物资主数据构成影响”的修订申请,主要包括:规范文字、新增小类、新增某小类属性模板的可选属性等;定期修订则以年度为单位,由相关物资专家集中讨论,经过广泛征求意见、并进行集中讨论后,统一推广。

3.3物资标准化工作的宣贯

只有当物资标准在实践中付诸实施后才能表现出具体效果,如在贯彻实施环节出现中断,那标准化循环发展过程则随之中止,前期一系列的工作也将功亏一篑。因此,企业要高度重视标准化的宣贯工作,不仅要通过制度规范等方式来强制实施,更要关注宣贯活动的重要作用。中国海油物资采办部自物资标准化项目启动时,就随即开展了宣贯活动,通过专刊跟踪报道的方式,在全集团范围内宣传了物资标准化工作的相关内容及其进展,直至新物资标准的编制完成,共形成了《物资专家观点汇编》6卷、《标准化宣贯专刊》3卷、《标准化年报》1卷。这些宝贵的资料不仅见证了物资标准化项目的开展过程,有着非常重要的借鉴和学习意义;而且使相关牵连各方对标准化项目的开展情况有了全面的认识和了解,为标准的后续贯彻实施奠定了基础。除此之外,中国海油物资采办部还多次调动物资专家,针对关键制度和流程,开展培训活动,对在岗物资管理、操作人员进行了新物资标准相关知识的深入普及,以确保新标准实施到位。

4关于开展物资标准化的几点思考

中国海油物资标准化项目取得了阶段性的成果,笔者作为直接参与者,对如何开展好物资标准化工作有了更为深入的认识,现总结几点浅见。

4.1要充分发挥物资专家的核心作用

专家队伍是物资标准化工作的得力参谋,作为专业的“智囊团”,其知识背景可从根本上确保物资分类体系的科学性、规范性以及适用性;丰富的从业经验可减少标准化工作的漏洞,并增强物资管理工作的前瞻性。无论是物资标准的编制,还是日后的修订维护,都需要物资专家发挥核心作用。中国海油在标准化项目的开展过程中,将来自不同专业领域,有着丰富从业经验的物资专家作为主力军,而在后续的一系列工作中,他们仍将继续发挥主导作用,为物资标准化工作保驾护航。

4.2要重视培训、推广活动的开展

物资标准及其主数据不仅单纯应用于物资管理领域,它还应用于生产、工程、销售以及财务等业务管理领域。因此,物资标准的编制、维护以及良性效能的发挥,都需要各部门的通力配合。这就需要科学合理地开展相关培训和推广活动,特别是在物资标准的建立和修订初期,除了物资管理部门的培训外,也要让所牵涉的各业务部门了解物资标准的修订思路、原则和变化等,以充分征求意见,获得支持,并促进各部门积极改善所对应的业务管理模式。

4.3物资标准化工作要“承前启后”

这一点是基于行业现状提出的。在石油石化采购领域,几大石油公司均已建立或形成了一定的物资标准化管理体系,在标准化工作循序渐进的过程中,企业应以现有资源为基础,承接前期的良性因素,包括对管理仍起促进作用的分类方式、制度和流程等,继续发挥其积极作用,以保障现有业务管理水平的稳定增长。与此同时,企业在进行新物资标准的修订以及管理制度的完善时,更要注重前瞻性,要根据企业未来业务的发展方向,科学合理地进行物资分类、大胆创新管理运作模式。

4.4物资标准化工作不可能一蹴而就

在前文的标准化内涵部分提到,物资标准化工作是一个反复循环,螺旋式上升的过程。很多专家将其定义为一项庞大的系统工程,从中国海油自身的实践工作来看,也确实如此,标准化工作不可能一蹴而就。完成物资标准的编制、修订仅仅是一个开始,良好的物资标准需要与时俱进,顺应企业的业务发展趋势。中国海油充分认识到了这一点,在编制完成新版物资标准后,相继健全了长效、动态的维护机制,以确保物资标准得到持续不断的改进。

5结语

物资标准化工作是企业可持续发展的基础,在石油石化物资采购领域是永恒的课题,各大石油公司在不断地进行探索和实践。中国海油物资标准化项目取得的阶段性成果,让管理者们看到了石油物资标准化管理的新格局,既为自身的长期稳定发展打下了坚实的基础,也给同行企业提供了可借鉴的宝贵经验。

作者:周瑞瑞 单位:中国海洋石油公司