一、公司档案工作现状
1.档案机构设置情况
中国中元国际工程有限公司档案管理部门是科技信息部，为公司10个职能部门之一，下设综合档案室，集中管理工程设计档案、文书档案等门类的档案。部门下设行政办公室、阅览室、业务工作室，具体设置情况：行政办公室：安排档案室入口的位置，这样既便于工作，又可防止非工作人员进入库房或编目、归档工作室；阅览室：方便出行，环境安静，但光线不充足；业务工作室：档案管理人员在这里进行档案文件的整理、编目、归档等工作，处在较僻静又邻近库房的位置。
2.档案人员情况
公司专职档案人员共6名，分别具有不同的专业背景，另外在各分支机构还设有兼职档案员。
二、公司档案的构成及特点
1.工程设计档案的构成
工程设计档案一般分为地质勘探、总体规划、设计(前期文字、初设、施工、竣工)、工程计算书等几大类文件材料。
(1)工程地质勘探文件材料是工程设计档案的重要组成部分，是地质工作者、技术工作者的劳动成果，是生产活动的重要技术资料。生产的整个过程对工程的生产发展及抢险救灾都具有非常重要的作用，形成的档案主要是以工程地质报告的形式出现。
(2)总体规划材料是总图专业根据地质报告做规划设计、方案设计、可行性研究报告、初步设计、施工图设计，各阶段都要进行规划最终形成各个阶段的规划设计书、工程总体规划设计等文件材料。
(3)设计材料是在地质报告的基础上依据规划书由各专业(总图、机械、水、暖、电、结构、建筑、经济预算各专业分工参与负责设计)在方案设计、可行性研究报告、初步设计、施工图设计各阶段进行图纸设计。
2.工程设计档案的特点
工程设计档案具有种类多、数量大、周期长、利用率高的特点。以中国中元国际工程有限公司为例，我院现存档案资料近100万卷。其中工程设计档案具有以下特点：
(1)种类多、数量大。
工程设计档案包括地质勘探、详勘、计算书、总体规划、设计、工程地质文件材料等几大类，一般工程项目档案的数量仅底图就有几百张，大型项目以中国航信高科技产业园为例，该项目在设计建设中形成的设计文件就达50多册，设计包括结构、电气、给排水、暖通、弱电、建筑、总图运输等七个专业的底图4730张。
(2)周期长。
一个工程项目从可行性研究、初步设计、施工设计直至工程竣工耗时之长是不言而喻的，有的项目长达几年，如果工程结束竣工图归档不完整，一些竣工图的修改工作就不能及时进行，就会出现实际与图纸不符的现象。
(3)利用率高。
工程设计档案在归档时要求蓝图一式两份，其中一份即原件内部保存，另一份即复印件用做外借。工程设计档案利用率高，有时不同专业、不同处所的工程设计人员很有可能同时利用同一份图纸，这样就解决了工程进度问题，但同时又出现一个问题，就是需要大量的库房。再则，由于工程档案具有形成、积累、开发、利用等环节循环往复的特点，使得工程档案的利用率比一般档案要高。
三、公司档案管理工作现状
1.工程设计文件的整理立卷
工程设计文件整理立卷工作是指“按照一定的原则和方法，将在工程建设活动中形成的具有归档保存价值的文字、图表、图纸等文件材料，通过整理、排列、编目、装订等程序，组成一个个案卷，使其能以统一的保管单位由各所兼职档案员完成以上操作后移交给技术信息部门入库上架保管。”我公司有近30个处所均配备有自己的兼职档案员，一个项目在各个专业的设计人员完成设计后，由兼职档案员进行整理，以同一项目为单位按照设计阶段把各个专业的设计图纸进行收集并按其专业图纸目录顺序依次排列为图纸目录、材料表、设计说明、总图、设计图纸、项目可行性研究报告、初步设计说明及概算书等，并进行整理立卷，另附项目目录总表一并送达公司科技信息部进行归档。
2.工程设计档案编目
工程设计档案的编目工作分蓝图的编目和底图的编目。档案人员需要严格审核档案的数量及质量，并对图纸(按专业、项目号、子项号)整理录入、上架。
3.工程设计档案归档
就设计单位一方来讲，在接手一个项目之后由各个专业的工程师依据项目的条件、要求(甲方的要求、各专业的国家要求及标准)来进行设计，再由各处所的兼职档案员把图纸、项目可行性研究报告、初步设计说明及概算书等材料报送文印部进行图纸周边维护，再送到档案办公室进行底图验讫、上机输入，再进行电子存档，最终实现各专业的共享；底图办公室按照严格的登记制度进行操作，之后送到文印部进行晒图出版，再送到档案办公室把底图扫描后将图纸验收整理入库，做好标识以便查阅；最后把蓝图折叠好装进档案盒，在密集架上做好标识，与相应的代码及标识相对应，以便日后的借阅。
4.工程设计档案管理制度
(1)归档制度。
在归档范围上某工程形成的所有文件包括工程项目前、中、后期形成、积累的文件材料；在归档时间上按项目阶段进行归档；编制归档审批表：每个工程项目都需经过项目负责人审定和有关领导审批，包括项目名称、项目代号、归档形成时间、项目负责人签字等。
(2)编目办法。
包括：编页号、填制案卷内科技文件目录、填写备考表、填制案卷封面和脊背标签等。给每页文件编制顺序号便于确定工程设计文件的顺序，有利于统计科技文件的数量；填制案卷内科技文件目录，包括每卷内文字材料或每张图样的明细表(图样目录)；备考表内容包括卷内科技文件的说明，对变化情况的记载和说明，由档案人员填写并将其排在案卷尾页的最后；填制案卷封面和脊背标签，包括案卷题名、案卷的管理性内容项目、档号项等。
(3)借阅制度。
规定严格的检查手续并当面确认，借出期限不得超过一个月，对借阅的档案应妥善保管，不得转借、拆散、批注、涂改、抽页，违规者应追究其责任。如若丢失，应写书面报告由相关部门提议并经院批准进行处理。
5.工程设计档案的利用
我公司制定的工程档案借阅登记制度的要求(如借出登记表、归还登记簿等)都有详细的说明，成为工程设计档案利用环节的安全保障。主要涉及借阅档案名称、借阅时间、借阅人所在处所、借阅人亲笔签名等。档案人员进行信息检索并调卷给借阅者利用，借阅期满后需立即归还。然而目前档案管理工作大部分仍停留在传统的手工管理方式，不能及时将计算机和网络技术等现代化手段应用到档案管理工作中，手工查找传统的动态图纸效率较低，无法实现信息资源共享，在借阅管理方面均有借出与归还的纸质单据和系统中记录相应的信息，并且将双套记录都存储起来。
6.库房建设及保管
档案库房建筑为档案保护提供最基本的硬件保障，它直接影响档案管理的效果和成本，所以档案库房与档案保护相辅相成。我院结合自身经济实力建设档案库房，在已升级为国家甲级档案库房的情况下，严格按照档案库房建设原则、要求进行，选择建在办公楼地下不占用地面空间节省公司成本；“为长远发展考虑，库房周围要留有余地，以备扩建之需”。档案室配备的设备先进，严格执行“九防措施”，档案管理人员定期对档案保管情况进行检查。
四、结论
工程设计档案与工程质量之间有着密切的关系，工程设计档案是工程质量的原始依据，工程质量是工程设计档案的具体体现，两者相互依存，缺一不可。工程设计档案管理要把工程设计档案的质量视为与工程管理同等重要，要搞好工程设计档案管理一定要采取科学有效的方法和措施，才有可能提高工程设计档案的质量，企业在进行现代化管理的同时，亦能更好地为社会主义经济和发展服务。工程设计档案管理工作是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项综合性工作，要保证工程设计档案的完整、准确，真实地反映工程设计前、中、后期的全过程，就必须不断加强各方面的管理水平，才能保证高质量工程设计档案的形成。
五、结语
总之，工程设计档案具有重要的价值。档案管理部门在工程设计中应创建完善的管理系统，全方位控制工程设计档案的质量，发挥档案部门的职能作用，使重点建设工程设计档案的控制管理延伸到工程项目的每个阶段和档案工作的所有程序，使每个工作环节都能配套进行。管理体系要贯穿文件形成、收集、整理、编目、归档、利用等环节，从而对整个工程建设过程中形成的工程设计档案的质量、数量进行有效控制，加快工程建设的速度，减少国家各项成本消耗，更好地为工程项目乃至整个社会提供高质量的信息资源和信息共享服务。
作者：刘晗琳 单位：中国中元国际工程有限公司
