1农业科技档案的收集
1.1制定收集归档范围
与其他科技研究工作不同的是，农业研究大部分是在田间地头进行，所以农业研究数据的内容和分类比较复杂，数据采集量大增加了农业科技档案的形成、积累的难度［4］。这就要求档案管理部门根据实际情况，制订详细的农业科技文件材料归档范围，让科技人员清楚什么材料需要上报归档。通过确定收集资料的种类、形式、内容等来强化对档案形成过程的控制，保证资料来源的完整性和丰富性，以此来完善科技档案的收藏。
1.2定时收集信息归档
科研工作的内在竞争导致一些科研人员为了个人荣誉和个人利益，将在科研工作中一部分科研资料当作个人资源而不及时归档，从客观上影响了科技档案归档的完整性。并且农业科研周期普遍较长，农业科技信息处理后得到的结果需要时间验证，这无疑延长了农业科技档案收集归档的时间。因此，就目前的情况来看，需要制定合理的收集时间，定期收集农业科技资料归档，如每次收集的时间间隔太长，将导致档案更新速度过慢，使最新农业科技信息难以共享。时间间隔太短又会增加不必要的人力物力，对农业科技档案数量的增补不显著。档案管理人员应根据合理的时长定时到各科室收集应归档的材料，督促有关人员及时补办缺少和不符合归档要求的文件材料，填补信息空白处。
2农业科技档案的保存
随着时代的进步，电子信息技术飞跃发展，特别是计算机的广泛应用，使得档案工作由传统手工操作朝着自动化方向转变［6］，档案的形式也由纸质文本、实物向电子文档、图片、和数据等形式转变。这样的转变给档案的保存提供了极大地便利，对档案的保存条件也有了更高的要求。
2.1将农业科技信息数字化
多年来，广大农业科技人员积累了大量的第一手真实、有效的科研资料，这些资料大部分是以纸质物的形式存在，存放这些资料需要很大的空间。随着科技的进步，通过将科技档案进行整理、录入、扫描图形图表等一系列工作，把纸质文本转化成数字存放于磁性材料、光盘和硬盘等载体上，除了可以大量节约存储空间，还可以通过网络来传送这些资料［7］，极大的提升了农业科技档案的利用率。
2.2建立农业科技档案数据库
目前，国家加大对农业研究的投入，农业科技信息量不断增加，传统手工管理纸质档案的方式已无法满足档案收录的要求，随着计算机的普及，通过建立农业科技档案数据库，可以把传统纸档案以数据的形式存储于数据库中，方便档案管理员对数据进行网络化管理，也有利于科研人员通过搜索关键字迅速准确获取信息，不仅提高科研人员工作成效，也提高档案的利用率，从而加速了科研发展进程。
2.3配备现代化设备
档案数字化目前用得最多、效率最高的是扫描法，扫描法是将原始档案文件放在扫描仪平板上，通过扫描仪把文书档案转化为数字图形输人计算机，经文字识别、校对后，转化为可编辑的数字化档案［8］。扫描仪的分辨率参数、亮度参数、扫描速度都影响到数字化档案的质量，因此配备性能优越、质量过硬的扫描仪对于档案数字化是极为重要的。农业科技档案数据化后存入数据库中便于广大科技人员查询使用，数据库的正常运行需要强大的计算机平台，这就要求计算机的硬件系统能够支持这个平台。
3农业科技档案的利用
加快科技成果的转化和应用可以大力的促进我国农业和农村经济的增长，使科技成果尽快转化为现实生产力，有利于农业、农村经济的快速发展。然而，这一终极目标可以通过提高农业科技档案的利用率来实现。农业科技档案管理的意义在于使科技成果更好地被交流和利用。传统的档案利用方式有：到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件等。在信息化时代里，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替，人们可以通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息［9］。
3.1建立查询检索系统
科研档案数量多、面广、专业性强，需要不断完善服务方式和手段，特别是充分利用信息处理和网络技术，建立快捷、实用的查询检索系统，以满足农业科研工作者对技术档案的检索需求，提高档案服务效率、质量和利用率［10］。发达国家普遍建立了完善的档案数据库，形成了强大的信息检索能力，为广大读者提供先进的信息服务技术。例如英国国家档案馆通过建设国家档案目录信息网，全球用户可以随时随地利用互联网进行档案信息检索［11］。
3.2制定合理利用制度
科技档案的核心内容是科技成果，一部分科技成果具有知识产权，因此，许多档案具有机密性。正确处理科技档案保密与开发利用的关系，正确划分档案开放与限制利用范围的同时，积极做好科技档案信息资源的开发利用工作，可以扩大科技档案的利用范围。这样，需要制定合理的档案利用制度。在日常管理工作中正确处理保密和提供利用的关系，根据实际情况划定密级，保密档案可适时解密。严格控制高机密性档案的使用范围，设定合理的档案的外借制度。建立催还制度，加速档案周转［12］。
3.3做好档案信息编研工作
编研工作的实质是对档案资源进行深层开发，是根据信息可以扩展和浓缩的原理对档案的原生信息进行深度加工，把散存在档案中的相关信息集中起来进行综合或分类，以便及时、有效地向利用者提供综合性的或专题性的档案信息［13］。显而易见，编研工作可以为广大科研工作提供更加全面、丰富的科技信息，但是这要求参与编研工作的档案管理人员具有一定的专业知识，编研工作涉及的信息量大，因此工作量巨大是不可避免的，需要档案管理人员付出极大的努力。科研档案管理工作是一项极为重要的基础工作，档案收集、保存和利用工作做得好与坏直接关系到档案的数量与质量，要把档案这项基础工作做好，才能更好地为科技发展服务。随着“科技是第一生产力不断”被论证，科技档案管理工作也显得日益重要。完善农业科技档案收集、保存和利用，为科研工作提供有价值的科技档案信息资源，对提高科研水平有着十分重要的意义。
作者：廖琳玲 单位：广西亚热带作物研究所
