会计电算化系统开发探析

2020-12-17 14:45:57 来源:写作指导

摘要:传统的会计内部控制已经无法满足时代的需求,无法适应会计电算化系统的应用,因此,企业需要进行内部控制的改革和优化,及时发现风险和问题,切实提高企业内部控制和管理的效率。

关键词:会计电算化系统;企业;内部控制;作用

一、会计电算化系统的开发对企业内控的作用

(一)企业管理制度的作用。对于企业来说,传统的账款校对、财务统计等已经无法满足当前的形式,因而需要企业能够灵活利用会计电算化系统,切实提高财务管理的效率和质量,优化和完善企业的各项管理制度,将原本人工管理的方式转变成电子信息化与人力相结合的全新模式。虽然会计电算化系统能够满足大部分的内部管理需求,但是在实际运行的过程中,需要全面分析和研究会计电算化系统,保证软件的稳定运行。如果软件在运行过程中出现问题,但并未受到工作人员的重视,那么就会给企业带来较大的经济损失,因而需要相关人员能够制定切实可行的预防策略,避免各种问题和故障的发生。

(二)企业内部管理控制范围的作用。企业的财务管理工作并非是单纯地整理账目统计,需要顺应时代的发展增加一系列的管理内容。同时,内部管理的控制范围也不再是开展校对检查工作,工作内容、控制范围正在不断增加和扩大中,如,管理软件中各种信息和数据的控制,监管系统开发与制度,系统的日常维护,程序内容的修改和优化等。因此,对于企业来说,在内部有控制中,会计电算化的控制范围也发生了一定的变化,企业需要进行适当的调整和优化,这样才能将会计电算化系统的作用充分发挥出来[1]。

(三)会计考核工作的作用。企业的会计管理工作需要受到监督与审查,所有的财务往来需要相关人员的多次可查与校对,浪费了较多的时间。在企业中应用会计电算化系统,不仅可以优化和完善企业的内部管理制度,还能够实现内部管理质量和效率的同步提高,节省了较多的人力、物力和财力,会计管理工作也会变得更加自动化、程序化以及规范化。在应用会计电算化系统后,相关人员需要将账目手动记录下来,其他的财务管理工作可以借助该系统自动生成。因此,相关人员必须要足够重视各种数据、账目的记录,保证其准确性与可靠性,避免影响到后续的财务管理工作。

(四)提高企业信息化水平。目前,我国已经进入了信息时代,无论是企业的生产,还是企业的管理与经营,都应当向着网络化、信息化的方向发展。如果企业未能做到这点,那么就无法在激烈的市场竞争中站稳脚步。面对这一情况,企业需要重视会计电算化系统的应用,这可以让企业的发展向着信息化的方向发展,切实提高企业的信息化水平,切实提高企业的竞争能力。

(五)提高会计人员的素养。目前,很多企业中的会计人员都会应用各种会计软件,但是其缺少丰富的会计经验。要想将会计电算化系统的作用和价值充分发挥出来,就需要企业定期开展多样化的培训活动,促使会计人员能够主动去学习与会计管理、会计电算化系统相关的知识,不断提高会计人员的综合素养和职业素养,使其能够约束自己的行为,打造出一个规范化、专业化的会计队伍。

二、会计电算化信息系统下内部控制的问题

(一)数据不具备较强的安全性。在过去,会计信息通常都是采用分散式的储存方式[2],但是在会计电算化系统中,会计信息通常都是储存在计算机中,采用统一、集中的储存方法,而这会给会计信息的可靠性和安全性带来一定的威胁。在会计电算化系统环境下,相关人员会设置一些口令、权限、密码等,但是在实际工作过程中,岗位的分工并不明确,经常会出现一人身兼数职的情况,而这也会大大增加会计电算化内部控制的难度,一人需要管理的口令和权限较多,当其应用不同的身份进入系统后,修改信息较为随意,且无法找到真正修改信息的人员。有些企业未能设定口令和权限,一些无关人员也能进入到该系统中,可能会修改相关信息和数据,影响到正常的会计工作,非常不利于企业的可持续发展。会计信息会被储存在硬盘和磁盘中,如果出现系统瘫痪、计算机故障、黑客入侵等问题后,就会导致会计信息的丢失。此外,计算机、磁性材料对其存在的环境也具有一定的要求,如需要保证防水、防尘,温度和湿度要适宜。如果无法创设良好的储存环境,那么也会导致硬件设备的瘫痪,丢失重要的会计信息。

(二)差错的严重性和反复性。在过去,会计信息是分散储存的,因此一个部门在出现问题或错误后,在下一个环节中就可以及时进行修改和纠正,而这可以从根本上保证会计信息的真实性和准确性,能够在短时间内发现并纠正差错,大大降低出现重大错误的概率。但是在应用会计电算化系统后,其信息的处理速度大大加快,程序的运行具有一定的重复性[3],当会计信息和数据出现错误后,无法在短时间内被察觉出来,影响到相关的数据和信息,大大降低了会计数据和信息的真实性与安全性,最终给企业的发展带来不利影响。

三、会计电算化系统内部控制体系的构建

在应用会计电算化系统后,就需要企业能够构建相应的内部控制体系,进行长时间的优化和完善,明确会计电算化系统的各个工作流程,切实提高内控质量和效率,保证该系统能够健康、安全且持续地工作,尽可能避免各种事故和问题的发生,切实提高管理的质量和效率。

(一)构建岗位责任制。企业需要明确所有会计人员的岗位职责,同时还需要构建系统且合理的切实可行的考核制度[3]。在进入信息时代后,企业开始应用会计电算化系统,这就需要将会计岗位分为两种,一种是电算化会计,另一个就是基本会计,明确这两个岗位的权限与职责,严禁出现越权的情况。各个岗位之间需要相互制衡,这样才能及时发现会计工作中出现的各种问题,在第一时间进行改善和修正,避免错误带来更严重的后果。此外,会计电算化的相关人员,如管理人员、维修人员、开发人员严禁担任会计职务,这样可以避免这些人员出现徇私舞弊的情况。此外,企业还需要采用岗位轮换制,轮换时间可以控制在一年或两年。

(二)构建机房管理制度。企业要想将会计电算化系统的作用真正发挥出来,那么就需要为其建立专门的机房,这不仅可以为各种硬件设备的运行提供一个优质的环境,同时还能统一管理各种计算机,切实提高设备的可靠性与安全性,避免工作人员出现一些违规行为。在制定机房管理制度时,可以从以下几点入手:第一,明确机房的进入权限,同时在进入机房前还需要进行搜查。机房内所有的计算机都需要设定好相应的权限,只有拥有权限的人才能进行相关操作;第二,优化机房的内部环境。相关人员需要控制好机房的运行环境,无论是湿度、温度,还是通风情况等,都需要符合计算机设备的储存要求,保证所有的计算机都能够安全、良好运行;第三,做好会计数据信息的备份,避免日后出现事故后影响到会计工作的正常开展,避免给企业带来较大的经济损失;第四,制定切实可行的保密制度。计算机上的各种会计软件、会计信息都需要设定好保密程度,有权限的人员严禁利用计算机浏览一些无关的软件、网页等,严禁上网购物、玩游戏等,否则将会受到一定的惩罚。

(三)构建系统的数据管理制度。无论是计算机内各种数据线信息的输入、输出,还是信息的查询都需要制定切实可行的管理制度[4]。在会计电算化系统中,需要备注会计信息,无论是信息的备注,还是信息的修改,都需要得到直属领导的签字确认后才能进行相应的修改,并做好对应的备注。会计电算化软件需要制定控制程序,针对一些重复性的操作,或者误操作,系统应当及时进行提醒,必要时需要进行制止。针对信息的修改,该系统也需要加入响应的控制程序,做好修改痕迹的记录,控制好修改权限,这样就可以在出现问题后更好地查找相关信息,避免造成更大的经济损失。

(四)构建会计档案管理制度。企业在应用会计电算化系统后,还需要结合传统的会计管理方法,将各种报表、会计数据、账簿等信息打印出来,同时还需要准备好大量的储存介质和软盘。在开发运行系统的过程中,需要做好文档的储存工作,做好文档的分类、保密工作,提高文档的保密性和安全性,制定切实可行的档案管理制度。企业需要构建多层安全防护墙,将会计电算化软件与外界环境割裂开来,避免有人攻击会计电算化系统,避免各种数据和信息的窃取,购买专业的杀毒软件,避免因病毒导致系统无法良好运行,从根本上避免出现各种问题。相关人员需要定期维护会计电算化软件,及时进行升级换代。

四、结语

总而言之,企业需要认识到会计电算化的重要性,也要认识到内部控制的重要性,全面了解会计电算化系统的特点和优势,构建出切实可行的内部控制体系,建立数据管理制度,明确所有人员的岗位职责,制定系统的机房管理制度,将会计电算化系统的准确性、可靠性和高效性充分发挥出来,为企业各项决策的制定提供完整的数据支持。

参考文献

[1]王秀荣.会计电算化下加强企业内控的策略探讨[J].现代营销(信息版),2019(09):116.

[2]阎素玉.基于会计电算化的企业内控机制优化[J].中国商论,2019(13):198-199.

[3]宋卫国.会计电算化环境下的企业内控关键探讨[J].现代营销(下旬刊),2019(02):209.

[4]李素霞.会计电算化与企业内控管理[J].纳税,2018(01):83.

作者:李峰 单位:河南省工商行管理学校