国有企业会计库房材料管理的看法思考

2022-09-21 16:43:37 来源:写作指导

摘要:国有企业的库房材料管理水平能够体现国有企业市场竞争力水平,因其能够反映企业在细节管理方面的质量与效率,故应引起相关人员的重视。随着企业全价值链精益管理的不断深入,库房材料管理单元如何在现有条件下发挥自身作用,进一步提升自身工作质量与服务效率成了日后工作的重点。对此,笔者以国有企业会计的角色,阐述了自身在库房材料管理工作中的相关见解,具体内容如下。

关键词:国有企业;库房材料;管理;会计;对策

引言

随着公司财务集约化管理的不断深入,库房管理在公司财务日常工作中的重要性越来越凸显。公司财务集约化管理的细化实施,使得公司所属各县公司的很多账务都集中到分公司乃至省公司的账务上记账,其中包括工程和材料的财务账。所属各县公司没有工程和材料的财务账,但是需要有实物账,因为实物还是需要所属各县公司自己管理的。对于所属各县公司来说,材料财务账的集约化使得实物管理尤为重要。现在我就所属各县公司库房材料管理提出以下几点看法。

一、有关库房材料管理的看法

(一)要更好地管理好库房材料,需要领导的大力支持

在公司管理中,单位领导主抓哪方面工作,哪方面工作就能得到更多的资金支持。我们的库房管理也不例外。(1)资金投入:在库房管理中,我们需要资金去整理库房。定期整理库房,可以使我们的库房保持干净整洁,使我们材料不会因为污垢而锈蚀、损坏,减少了材料的损失,节约了公司的运营成本[1]。(2)设备投入:在库房管理中,我们需要资金给库房配备叉车、电子秤、扫码枪等工具。库房配备了相应的工具,我们在归置材料时就会变得更方便。库房配备了相应的工具,我们的库房在材料出入库方面就能做到快捷、准确,不耽误领料人员的时间,为现场抢修节省更多的时间,减少公司因为长时间停电造成的投诉。(3)材料科学归类管理:在库房管理中,我们需要资金给库房增加货架。有了货架,就可以把铁件、金具等小件的材料整齐摆放,挂牌标识,使得材料摆放一目了然,整齐划一,更方便材料出入库。(4)人力资源投入:在国有企业招聘会计材料管理人员时,需要设定高准入门槛,例如会计专业毕业人员、辅修学位为档案管理者;具备不少于三年工作经验者;能够通过企业会计材料库房管理人员培训的;具备多方组织协调能力的;具备一定计算机操作水平的;能正确运用会计操作处理软件的等。(5)教育投入:经数据研究表明,引发会计材料管理质量不佳的关键性原因为相关从业人员专业水平不佳,难以适应新时代下会计材料管理数字化发展趋势,传统手工式工作模式极大地影响了开展材料管理工作的质量水平。因此,上级部门应多开展有关会计材料管理相关培训工作,旨在提升材料管理人员专业水平,以便日后材料管理人员能以更专业的水准和更饱满的精神状态投入到工作中去。(6)库房管理方面:要科学合理的利用会计材料储存库房,并对其进行合理的空间规划。尽量减少库房闲置现象的发生,避免发生库房空置成本现象[2]。(7)检查制度方面:对现有的库房管理工作模式做优化,定期针对长期未清点,易损坏的材料做巡查与防护,并对使用率低的材料放置位置做合理规划,以防出现空间利用率低的现象。

(二)要更好地管理好库房,需要借助相关的材料库存管理软件

材料管理软件的应用,可以很好地解放人力,而且方便统计。材料管理软件的应用,让材料员摆脱了手工开具材料出入库单的烦恼。材料员以前用 Excel 表格进行数据的汇总统计,费时费力,不能很快的给领导提供需要的数据,用了财务管理软件,就可以一键生成汇总统计表,领导随时都可以得到所需要的数据,省时省力,节省了领导宝贵的时间。时间就是金钱,时间就是效益,数据的及时提供,能为领导的决策提供很好的保障。现在的材料管理软件不只有电脑端应用系统,而且还开发了手机端的应用系统。尤其是手机端应用系统的引入,不仅大大方便了材料领用人员,更方便了审批人员。手机端应用系统不受时间和地点的限制,随时随地都可以开单领料,随时随地都可以审批。手机端应用系统的应用,使得领料人员摆脱了拿着纸质单子到处找领导签字的烦恼。手机端应用系统的应用,逐步脱离了纸质的单据,与公司财务会计凭证逐步实现无纸化的发展目标高度融合[3]。具体实践方式如下:

1. 拥抱数字化材料管理新趋势,实现智能化材料管理新常态

目前,信息化技术可为材料管理工作提供高度可行性的实践路径,并为库房管理工作提供一条可提升工作效率的方式。可行性高的实践方式如下:①材料入库信息录入数字化:条形码扫描后,编码摆放入库,为现阶段最常用的材料入库方式,但存在着受限于材料体积大小不一、摆放入库存在空间浪费的现象。因此,可通过多级分类的方式,例如一级分类为时间,二级分类为材料体积,三级分类为使用频率等的材料归类方式;②材料入库信息集体化共享:各级网点间,对于部分材料信息的了解应该是互通的,为确保公司间材料的相互流转,提升材料利用效率,可应用此方式,从全局角度降低材料资源分配不均带来的资源浪费。

2. 最大限度控制材料管理花费成本,推进材料管理数字化

随着数字化时代的到来,材料管理电子化的发展趋势愈发显著。如何利用数字化技术,减少人力资源成本与管理资源成本投入,将成为降低企业管理成本,实现绩效提升的关键路径。针对长时间未使用的材料,放置位置应尽量靠近内部,并利用数字化归档设备,将材料的保存日期、入库登记人员予以记录,从而提升库房材料管理利用水平。在寻找材料之前,将材料信息首先录入至系统中,由系统指出材料所在位点,做到材料的存取,一步到位。

3. 创新化材料管理工作模式

不仅仅包括领导,材料管理人员更应该认识到材料管理工作对企业发展的重要价值。材料管理人员应扩宽自身工作思路,以更加开放的理念,接纳材料管理工作,旨在创造出一套效益性、安全性与规范性兼具的材料管理新型工作模式。例如在能利用数字化检索工具的基础上,尽量减少手工工作方式。同时,多接纳有关提升空间利用率的相关理论,将企业材料在有限的空间内合理摆放,促进空间合理利用。4. 数字化管理模式界面设置数字化管理界面设置内容包含两大方面(见表 1):一级内容为基本信息、材料管理、出入账管理、工具设备管理、统计查询、员工考勤。例如在录入材料前,需要对商品的基本信息、材料管理状况、出入账管理情况、工具设备管理情况、材料入库统计情况及员工考勤工作予以关注。二级内容为材料管理的核心环节,其中涉及四维度内容,包括入库登记、出库登记、材料计划与材料库存四大维度内容。例如当材料送至库房时,应第一时间予以双方核对及信息录入[4]。

(三)要更好地管理好库房,需要配备有责任心的库房管理人员

配备有责任心的库房管理人员很重要。有责任心的库房管理人员,他不会看到库房到处灰尘,落满树叶,而不动一下笤帚。有责任心的库房管理人员,他不会看到库房材料到处乱放,而依然在值班室跷着二郎腿抽烟喝茶,优哉游哉。有责任心的库房管理人员,他不会在有人来领料时,告诉领料人自己去院子里找,自己去拿;他不会在别人问库房还有什么材料时,告诉别人让他自己去看。配备了有责任心的库房管理人员,我们能看到的是库房处处环境干净,货物整齐摆放。有责任心的库房管理人员对库房的材料能做到心中有数,了解材料的摆放位置和大致数量。问到哪里就能答到哪里,对答如流。有责任心的库房管理人员对库房的材料看管就如自己家的东西一样爱护,他会对领料人员所领取的物品逐一做记录,减少个人因素对企业带来的材料损失。有责任心的库房管理人员会不断地学习材料知识,对材料的型号、材质、用处等做到了如指掌。可见,材料管理人员的专业素质将决定着管理工作开展的水平。因此,对其责任心及管理素质的培养应是循序渐进的,通过引入以传帮带制度,在规培期间,即养成工作人员良好的责任心。在工作人员掌握材料入库的基本知识后,更需要致力于提升其工作技能,在责任心与工作技能同步提升的基础上,有助于材料管理人员工作效率的显著提升。最后,还要提升材料管理人员的心理素质水平。即使再完备的管理体系,也可能出现漏洞,若工作中一旦出现了材料丢失的现象,管理人员应该有足够的心理承受能力,用自己的工资填补丢失材料,并非为了以罚而罚,而是为了将库房材料管理制度内化于心,当管理人员能够连续多月不出现材料丢失的现象,则可将罚款资金分次,分笔返还给管理人员,以提升其对公司的归属感[5]。

(四)要更好地管理好库房,需要材料员的监督

库房需要定期地进行盘点。盘点需要材料员以监盘的身份介入。材料员要参与盘点。盘点后材料员需要对盘点的实际数据与账务数据进行核对分析,找出盘盈盘亏的原因,并及时汇报给领导,同时给领导提出合理的处理建议,最终进行调整。定期盘点是为了及时发现材料出入库过程中的问题,及时进行调整,做到账物一致。库房管理在公司管理过程中有着举足轻重的作用。库房管理需要各方面的共同支持。现在所属各县公司需要管理的材料不仅仅局限于工程材料和日常运维材料,还有办公用品、低值易耗品和工器具。这就需要我们把库房管理这项工作做精做好。只要我们有了一套管理库房的好方法,不管是什么库房,都可以管理好。管理好库房,就是管理好我们公司的资金。用资金购买的实物材料,要把它用在刀刃上。要看管好我们的材料,不能让它毁损。材料的毁损就是资金的损失,就是公司的损失,就是对公司资金的浪费[6]。希望我们都能管理好自己的库房,管理好公司的材料,管理好公司的资金。

二、改革前后会计库房管理效果分析

(一)改革前后会计库房管理效果评分由表 2 可见,于实施前(2019 年 10 月—2020 年 10 月)选取 98 份会计总账,于实施后(2020 年 11 月—2021 年 11 月)另选取 98 份会计总账,分别从管理形式、管理内容、管理效率、管理方法与综合管理质量五大方面评估实施前后会计库房管理质量水平,各维度分值越接近 100 分代表管理质量越佳。

(二)改革前后会计库房管理评分柱形图分析

三、有关材料库房管理建设的深入思考

数字化库房材料管理是在数字化发展新时代下提出的新型管理模式。该管理模式有别于传统库房管理模式,更加注重数字化技术的融入,属于时展的必然产物。在各地协调开展数字化管理新常态的基础上,通过多平台协作,促进库房材料管理信息的互联互通,有助于将库房材料管理的资源优势充分发挥,更好地促进材料管理信息的多方传递,提升企业总的资源利用效率[7]。但从可持续发展角度看,现在的数字化材料库房管理仍存在不少问题,限制了材料管理工作进一步深化开展。例如当前的数字化管理模式渗透性不足,缺乏智能化体现。部分公司为节约库房材料管理成本,往往利用镜像化数字平台,而这一管理平台并非真正的智能化管理体系。将库房材料管理工作委托给外部机构,不仅增加了企业运营成本,而且也不利于培养企业材料管理更为自主地向着数字化方面发展的数字化转型[8]。因此,笔者对未来预期材料库房管理建设方向提出了全新的见解,例如多投入相关资金,以强化数字化技术融入,借助大数据、云计算等相关技术,建设出一套可行性高、操作间接,能够提升库房管理效率的新型管理方式,使库房管理工作能够向着数字化、科学化的方向发展。

结语

综上,在企业整个供应链管理过程中,库房材料管理起到支撑供应链稳定性的重要作用,管理者若想要更好地管理好库房,首先需要领导的大力支持,其次需要材料员的监督、配备有责任心的库房管理人员,同时配备数字化技术相关的材料库存管理软件以便更好地管理好库房材料。从上述思路出发,优化库房材料管理工作,能够提升工作开展质效,建议推广。

作者:晋津 单位: 国网山西省电力公司洪洞县供电公司