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企业文件管理方法范文1
摘 要 煤炭企业要尊重人、关心人、爱护人、培养人，坚持以人为本设计企业发展战略和企业经营管理活动，重视从文化和实现人的价值的角度去关注员工的需求，通过感情交流、人际沟通、群体活动、参与管理和智力开发等多种形式和手段，为员工创造良好的文化氛围，培养和形成共同的智力资本，使员工成为有理想、有道德、有知识、有技能的新型人才，成为企业具有竞争实力的资源。
关键词 创建 人本管理 企业文化 方法途径
人是生产力诸要素中最积极、最活跃的因素，是企业的主体，企业成败关键在人。在知识经济社会中，企业依赖员工的不再是体力和简单的技巧，而是员工的智慧资源。
一、以人为本，实现员工最大价值
企业从三个方面建立完善的人力资源管理制度，从而引导员工以更强的动力，在更广阔的范围内围绕企业目标进行创新活动，在自身人力资本价值不断增值的同时，实现了企业价值的最大化。
第一方面：物质激励机制。工资分配上，企业把员工个人的收入同所处岗位、技能和劳动贡献结合在一起，工资向高技术岗位倾斜、向有突出贡献的人才倾斜，拉开了收入档次，真正体现了“能者多劳，多劳多得”的原则。大力倡导技术改造和技术创新，努力培养科技带头人，不仅对有突出贡献的科技人员进行奖励，而且对岗位成才的操作工人进行重奖，极大地激发起员工“学技术，练操作，创佳绩”的工作热情。
第二方面：精神激励机制。榜样的力量是无穷的，特别是员工身边的先进典型，感召力和可学性更强。企业每年都要开展评先树优活动，在班组中评选“优秀班组”，在党员中评选“企业十大优秀党员”，在员工中评选“企业劳动模范”“十佳团员”“十佳青年”，对评选出的先进披红戴花、上光荣榜，在企业内部形成了学先进、赶先进、超先进的氛围。
第三方面：人才竞争机制。用人上，企业彻底打破论资排辈、能上不能下的用人机制，坚持“谁有能力让谁干”的原则，不拘一格用人才，采取竞争上岗、公开选拔等方式，在企业内部建立起市场竞争激励机制，营造出“人尽其才、才尽其用”的良好氛围，为各类人才的脱颖而出创造了良好的环境。
二、创建学习型企业，提升企业竞争实力
在企业的发展过程中，企业深刻地认识到，企业的竞争，首先是产品的竞争，产品竞争的背后是人才的竞争;人才竞争的底蕴是文化的竞争，而文化的竞争归根结底取决于学习能力的竞争。基于这种认识，企业把建设学习型企业融入到企业文化建设中，把学习自觉导入企业管理，以人的发展为中心，以不断增强企业竞争力为目的，通过确立终身学习、全员学习的理念，培育整个企业的学习氛围，建立完善的学习教育体系，努力打造具有人力资源挖掘和再造功能的可持续发展的企业。
积极开展学习《与企业共同成长》《没有任何借口》《为自己而工作》等书的活动，激励员工不断完善自我，提高学习能力和创新能力，开创工作新局面。企业还积极开展操作技术比武、岗位练兵以及各种形式的劳动竞赛，最大限度地为员工切磋技艺、展示才华创造条件，在企业内部形成“比、学、赶、帮、超”的良好局面。企业要成立技术改造小组、质量攻关小组、电工协会等十多个员工组织，积极开展技术创新和质量攻关等活动。
三、加强文化阵地建设，增强企业的凝聚力和向心力
煤炭企业每年都要开展一些要求严格、主题鲜明的各类活动，为企业各项工作注入强大的推动力。企业紧密配合企业的生产经营，举办“企业在我心中，质量在我手中演讲赛”“质量百日赛”“技术比武”“争创青年先锋岗”等一系列丰富多彩的活动，通过这些活动，让员工从思想上受到很大的教育和感染，更为重要的是通过这些活动，让员工成为了企业发展的主角，让大家从思想上、行动上真正成企业的主人，从而提高员工参与思想政治工作的积极性，增强员工的主人翁意识。企业对各种活动采取一定的激励措施，在资金、场地、设备上给予支持，定期举办文娱活动。通过开展一系列丰富多彩的活动，激发了广大员工参与企业发展的热情，真正地为企业发展出谋献策，进一步增强了企业的凝聚力
四、倡导诚信文化，创造和谐的发展环境
诚实守信，重在实践，贵在积累。企业一直倡导“诚信就是资本”的理念，强调团结、诚信、互助、热情，尊重所有接触的对象，正是在这种诚信文化的影响下，企业才拥有了这么和谐的发展环境。简单地说，企业的诚信行为表现在以下几个方面：
1.对客户，体现为超值服务。在营销方面贯彻诚信，企业制定一系列的战略策略，其核心是，以我们对客户的无限忠诚，换取客户对我们品牌的忠诚。一方面，企业产品质量不断改进，第二方面，货到人到，推介产品，解答问题，提供服务。
企业文件管理方法范文2
关键词：企业管理；质量成本；质量成本管理
中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：
建筑产品的质量成本是指在建筑产品（工程项目）的设计、实现及使用阶段为达到规定的质量水平而发生的一切费用，及因未达到规定的质量水平而造成的损失，是建筑质量管理的
经济表现。根据质量成本的定义，一般将其分为四个组成部分：预防成本（Preventioncost）、鉴定成本（AppraisaI cost）、内部损失（InternaI faiIure cost）、外部损失（ExternaI faiIure cost），传统的质量成本管理方法俗称为PAF法。质量成本管理是指通过对企业质量成本的分析、预测、计划并制定相应的控制决策方案、统计核算，最终达到从质量中要效益的目的。
1 建筑企业质量管理及质量成本管理的现状
据统计资料表明[1]，近几年来，建筑工程的质量管理已卓有成效，具体反映在房屋竣工面积的优良品率大幅上升。据《2012年中国统计年鉴》的资料，2012年房屋竣工面积优良品率已达到43.04%，较上一年增长了14.9%。然而，量大面广的建筑工程质量的现状仍然不理想，一般房屋工程质量形势仍很严峻。2012年9月，建设部、监察部整顿规范建筑市场秩序联合检查组对除外的30个省市区工程质量状况进行了检查，共抽查了275个工程，其中一些工程因勘察、设计、施工违反工程建设强制性标准而存在结构安全或防火隐患。如控制性钻孔数量不足、结构计算书不全、抗震构造柱设置不符合规定、混凝土强度不足、楼板厚度不均匀、钢筋严重偏位等。而且20世纪90年代以来，陆续发生的一些房屋倒塌、桥梁坍塌等重大工程质量事故造成的巨大的经济、财产乃至生命的损失，更是引起了人们对建筑业质量管理现状的反思。各部门、各企业都逐渐意识到了质量问题的严重性。各项质量管理工作如建立质量保证体系、开展TOM等正逐步向纵深方向推进，但效果并不明显，有些企业甚至失败了。究其原因，主要还是绝大多数人并未真正领悟到质量不仅是免费的而且是增值的，但前提条件是要将质量管理与经济管理紧密结合，即要考虑质量的经济性。离开成本谈质量是没有意义的。例如目前房地产业的中低档房尤受青睐，就是因为对目前大多数消费群体来说高档房的建设标准存在质量过剩，其滞销一方面给房地产企业带来资金周转问题，另一方面使国家资源造成巨大浪费。这个例子也说明产品的质量并不是越高越好，而是要根据当时、当地的技术经济条件及消费者的需求来确定一个最适宜的质量水平。这个适宜的质量水平如何确定及如何评价质量管理的效果正是建筑企业质量成本管理研究的范畴。然而，我国目前还没有关于建筑企业质量成本的完整统计数据，美国建筑业协会（CII）统计结果表明，建筑产品的返工成本约占项目总成本的12.4%。英国AbduI-rahman调查报告中的结果为5%~6%。虽然所占的比例降低了，可是对于工程产品少则几百万，多则几千万，甚至上亿的成本来说，5%也是一个非常大的数字了。据我国的统计结果表明，每年因建筑物倒塌造成损失高达1 000亿元人民币。因此对社会各界关于提高工程质量的呼吁，必须重新审视，研究建筑企业开展质量成本管理面临的问题并寻求解决办法正是当务之急。
2 建筑企业开展质量成本管理面临的问题
据调查，目前我国仅少数企业开展了质量成本管理，而且这些企业大多只停留在做事后的部分成本（如损失成本）的统计工作。真正能提供四个部分完整数据的很少，建筑企业开展这项工作的就更少了，归纳起来有以下原因。
2.1 认识观念的问题
（1） 由于长期以来建筑产品大多数都是国有资产，其建设责任主体长期得不到落实，使人们对“建筑产品”是商品的认识不足，导致生产经营过程中不能合理地将工程项目的价值与使用价值结合起来，偏离了商品的根本属性。在这种情况下，讲质量成本管理是缺乏认识前提的。
（2） 对建筑产品的质量和成本的关系缺乏认识。首先，很多人的认识仍停留在“高质量就要高成本”上，将质量与成本完全对立起来[2]。其次，人们虽然了解到劣质产品的一些负面影响，但这种影响给企业造成的损失究竟有多大，却并不能肯定。朱兰博士的质量成本理论中“矿中黄金”的概念经典地揭示了企业通过对不良品的开发会带来巨大的经济效益。
2.2 建筑市场机制和各项管理制度的不健全
（1） 近年来，由于建筑市场需求的迅猛增加，加之建筑业的低门槛，导致建筑企业无限制地扩张，造成了建筑市场供求关系出现严重不平衡，供远大于求；而相关的各项管理制度及
法规未能跟上或没有落实执行，使建筑市场竞争过度而无序。
（2） 由于建筑行业属于高地方保护的产业（中国国内地方保护的调查结果表明，中国建筑业地方保护程度排在各行业的第四位)，整个市场缺乏真正的完全竞争环境，不利于各地区技术、管理经验的交流与渗透。更为严重的是导致了一些强制性法律、法规不能彻底执行，也扰乱了建筑市场的公开、公平竞争，使某些并不优秀的建筑企业在招揽工程项目时却能拿到工程任务，降低了其他企业认真开展全面质量管理及质量成本管理的积极性，甚至怀疑起其必要性，从而阻碍了该项工作的推行。
2.3 企业开展质量成本管理的内部条件不成熟
质量成本管理是指通过对企业质量成本的分析、预测、计划并制定相应的控制决策方案、统计核算，最终达到从质量中要效益的目的。可见，质量成本管理属于管理会计的范畴。而目前我国企业中运用管理会计的还较少，使质量成本管理工作所需的一些数据资料无法从现有的会计体系中得到，加重了质量成本管理工作的任务，影响了企业在做决策时对其效应/ 费用比的认同程度。现代化的质量管理也要求建筑企业建立起基于计算机的质量管理信息
系统，以提高工程项目质量管理的效率。再在此基础上开发质量成本管理信息系统，降低质量成本管理的成本。然而，当前大多数企业只实现了低水平的计算机信息管理，使质量成本管理信息系统失去了可快速准确共享的信息资源，从而提高了其成本。
2.4 开展质量成本管理的硬件短缺
由于我国目前大多数建筑企业技术经济水平相对落后，计算机、网络等一些硬件设备不齐全，阻碍了现代化管理技术的推广应用。
3 建筑企业开展质量成本管理的对策探讨
针对本文阐述的我国建筑企业开展质量成本管理面临的问题，当前促进开展质量成本管理工作，改善质量管理的绩效，可从以下几方面着手。
3.1 加强宣传教育，加深对质量成本的认识要意识到质量成本是客观存在的，而且降低的空间也很大，因此应进行全员的宣传教育。首先是对企业的领导和管理人员进行开展质量成本管理重要意义的教育，其次是对企业的统计和财会人员进行教育，以使他们了解和掌握质量成本的概念和基本方法。
3.2 建筑业行政主管部门要加强市场秩序管制
首先，立法和执法部门要加强现有法律、法规的执行力度，对拒不服从者给予严惩；其次要逐步完善现有的法律、法规，使之更适应市场发展的需要。特别是要制定相关条款，打破地区间正常竞争的障碍，逐步消除地方保护和垄断，为适应加入WTO后的新形势做好准备。
3.3 改善企业内部的软、硬件，为质量成本管理的开展提供良好环境首先要加强配套设施的建设，如计算机的普及、办公条件的改善，减轻全体员工的工作负担，使他们愿意参与到质量成本管理工作中来。按部门进行统计核算，对工作效果明显的部门给予一定的奖励，将质量成本管理的绩效直接与员工利益挂钩，鼓励各部门争相参与质量成本管理。其次，要建立起规范的财务会计制度，并逐步采纳管理会计体系，不断提高会计系统的信息化水平，为质量成本管理提供充分的基础数据，减轻质量成本管理工作人员的任务。
参考文献
企业文件管理方法范文3
关键词：企业文化;管理水平;方法与途径
中图分类号：F270;F426.2 文献标识码：A
一、充分融入，营造氛围，以文化之力为管理提升提供正能量
员工素质是企业管理水平的客观反映，这就要求企业管理必须将企业理念、企业精神落实在每个员工的工作中，体现在工作行动上。
强化责任，统一思想，凝聚正能量。从强化员工思想教育入手，注重文化宣传，积极引导员工勇担企业责任、社会责任、发展责任，凝聚发展正能量。气矿编制《企业文化手册》、《形势目标任务责任手册》，编著政研论文集《耕心》和《企业文化成果汇编》等宣传教材，实现员工对企业理念由认知到认同，由认同到自觉执行的转变。
民主管理，人文关怀，传递正能量。坚持从强化民主管理和深化关爱工程两方面入手，潜移默化地传递正能量。强化民主管理，坚持民主决策和管理，从政治上尊重员工，从利益上保障员工。深化关爱工程，扎实开展以“进万家门、知万家情、解万家难、暖万家心”为主题的送温暖活动，引导员工将感动转化为在生产经营建设中的强大动力。
加大宣传，注重引导，释放正能量。为促进“大气文化”理念在认知中“入心”、在渗透中“落地”、在融入中“定格”、在交流中“升华”，重庆气矿充分发挥新闻宣传树正气、鼓干劲、塑形象的积极作用，采取专题、专项等多种有效方式，强化文化理念的推广和传播，营造文化氛围，全面释放正能量。
二、全面渗透，夯实基础，以文化之力为管理提升注入原动力
区站是企业文化建设的前沿阵地，班组是企业文化建设的最小细胞，员工是企业文化建设的创新主体。
与区站建设相融合，外树形象，内聚人心。优美的企业环境、良好的企业形象，是企业文化建设的重要组成部分。重庆气矿努力通过“外化于形”塑造企业形象，“内化于心”铸造企业之魂。一是形象塑造增魅力。制作宣传片《大跨越》及宣传画册《激情燃烧，气势如虹》，拍摄《雪莲》、《采气女工》DV电视，单列企业文化建设专项费用，打造目视化工程。二是内聚人心添活力。修建塑胶篮球场、健身房等场所，购买励志书籍，开展井站送文化活动，凝聚了人心。
与班组建设相融合，以人为本，打造品牌。重庆气矿以开展“五型”班组创建活动为契机，大力实施班组亲情化和能动化管理，积极打造品牌班组。定期员工体检，配备防护用品、药品等，亲情化管理注入温馨关爱;创新实践班组自主管理，扎实推进“千队示范工程”建设，能动化管理注入个性特征。气矿相继打造了卧龙河集气总站HSE培训模式、梁平作业区天东29井自主管理、垫江作业区卧南增压站大属地管理、万州作业区高峰站和谐管理等一系列班组管理品牌。
与人才建设相融合，搭建平台，提高素养。按照“用好现有人才、稳定关键人才、引进急需人才、培养未来人才”的思路，充分调动员工推进文化创新、助推管理升级的积极性和主动性，大力抓好思想政治教育与业务技能教育的有机结合，为气矿又好又快发展提供强有力的人才支持。强化政治素养建设，大力开展大庆精神、铁人精神和川油精神学习教育，扎实推进职业道德教育。强化管理（专业技术）队伍管控能力建设，制定出台勘探、开发、安全、财务等专业人才队伍建设指导意见，积极试行气矿内的岗位交流调整。
三、有效积淀，持续创新，以文化之力为管理提升增添新平台
推进文化助推管理提升，必须加强“大气文化”在安全环保、勘探开发、经营管理等方面的深度融合，以管理创新为突破口，以创新跨越为目标，真正形成“大气文化”和生产经营管理的双发驱动。
深化安全环保管理，推进体系建设。注重企业文化建设与安全管理的有机结合，实现安全管理与“大气文化”的良性互动，着力打造特色安全文化。深入开展“我的岗位我负责、尽职尽心保安全”主题实践活动，积极落实“工作循环分析、目视化管理、上锁挂牌”等工艺安全管理举措及“个人安全行动计划、安全经验分享、安全观察与沟通”等行为安全管理举措，建立气矿、作业区、班组三级应急救援体系，打造良好的安全文化。
拓展勘探开发内涵，明晰管理思路。以文化建设为引领，解放思想、转变观念，拓展管理内涵，举创新之旗，充分整合勘探开发技术资源力量，在“勘探开发一体化”进程中明晰思路、创建特色。坚持“主攻一片、拓展两层、准备三套”勘探思路，推行“一井一策”、“一机一制”、“一线一规”精细化管理模式，勘探开发工作实现整体推进。
企业文件管理方法范文4
创新是每个企业生存与发展的不竭源泉和动力。企业的创新应从企业增强市场竞争力的需求出发，构建和运用新的管理方法、新的管理手段和新的管理模式或要素组合引入企业管理系统以更有效地实现组织目标，促进企业的发展，这就是管理创新。在企业发展壮大的过程，随着业务的增长和管理水平的不断上升，会产生大量的技术标准、管理标准和工作标准等文件，企业就可以在构建标准化管理体系的基础上，对这些文件进行科学的管理，同时注入新的管理创新理念来提升管理效率。例如：企业可以对各类体系文件进行系统的整合，然后导入PDCA这样一种科学的文件管理模式，形成独具特色的一体化文件分类体系，从而提高文件管理的有效性和效率，有效地推进企业的文件管理创新上水平。
一、企业标准化管理活动的开展
第一，标准化。企业标准化就是为在生产、经营、管理范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在问题制定共同的重复使用的规则的活动。工业企业在建立与健全标准化工作机制的同时，应紧密结合生产和实际工作，以高标准、严要求、重落实的工作标准来确保企业标准化工作的质量和水平，并且不断地完善标准体系。同时依托管理创新，把企业先进的管理标准和技术标准与国家或行业标准相结合，瞄准国际先进水平，不断地完善与创新标准的内容，真正做到以文件管理创新为手段为企业管理服务的理念贯穿到各项工作的始终。
第二，企业标准体系建立的重要性。现代企业科学管理的基本功能之一就是管理体系标准化。但是，很多企业在文件化的过程中由于没有建立标准体系，且缺乏对文件的有效控制，影响了企业的管理效率。有的企业只重视产品标准的制定和贯彻，忽视与产品标准相配套的其他技术标准、管理标准和工作标准；有些企业标准化竞争的意识不强，没有把标准化作为适应经济发展的战略途径；有的企业在制定标准的时候并没有把产品的质量、安全、生产率、节能降耗、成本控制等确定过程的关键绩效指标的内容进行标准化；有的企业管理机制落后，企业标准化科研成果少或缺乏将自主知识产权固化在标准中加以保护，标准体系不完善；有的企业管理层对文件管理的重要性认识不足，虽然付出很多时间和精力组织分类，结果却也不尽人意等等。这些都是工业企业标准化管理暴露出的差距和不足。因此，对企业而言，建立健全的管理标准体系，只有夯实“企业标准体系”这块地基，才能有效地促进企业形成一套系统、协调、完善的管理体系和运行机制。
做好企业标准化工作，对开发新产品、改善经营管理、调整产品结构等方面能够发挥重要作用，特别使得产品生产加工步入标准化管理轨道，加强企业标准化管理，也是促进公司提升产品质量和档次，提高市场竞争力的有力手段。第一，企业为实现战略目标，将其生产服务、经营、管理全过程需要实施的标准，运用系统管理的原理和方法将相互关联、相互作用的标准化要素加以识别、制定标准、建立标准体系后进行系统管理，有利于发挥标准化的系统效应，有助于企业提高管理效率和有效性。第二，企业对体系文件进行系统整合管理，使文件管理变得井然有序，为建立完善的管理体系和运行机制也奠定了良好的基础。第三，通过标准体系的建立、实施与改进，企业能够提升各项管理工作的协同水平，为建立起良好的企业秩序，同时也为企业追求“卓越绩效”打下坚实的基础。
二、标准体系表——板块模式
第一，企业标准体系表模式。企业标准体系表主要适用于公司建立、健全、完善标准体系，为企业和员工了解企业标准化的整体蓝图提供了依据。作为促进企业标准的组成实现科学、合理、有序的重要手段，也是促进企业产品开发创新、加快技术改造和提高经济效益以及实现企业科学管理的标准化指导文件。主要有以下三种模式：
简易模式：主要按技术标准体系、管理标准体系和工作标准体系直接展开，这种模式主要适用于标准数量较少，标准的层次结构关系较为简单的中小型企业。
集成模式：主要分为三层，第一层是基础标准，第二层为企业技术标准体系和管理标准体系，第三层是企业工作标准体系。此模式适用于大多数工业企业，对于服务性企业、其他非盈利的组织机构，特别是跨国、跨省公司，采用此模式进行管理更加适合。
板块模式：主要采用功能归口型结构和层次结构相结合的表达形式，由企业基础管理板块、资源管理板块、产品实现或服务提供板块、检查改进板块组成，形成四大类功能分别归口的结构。此模式特别适用于实施过“质量管理体系”的企业或组织，涵盖了基础的技术、管理和工作标准。
第二，选择板块模式。
首先，板块模式选择的依据。
根据企业的方针目标，建立以企业基础管理板块、资源管理板块、产品实现或服务提供板块、检查改进板块形成的板块模式体系，以技术标准体系为主体，管理标准和工作标准体系相配套，包括企业标准化工作管理要求在内的企业标准体系。
运用最新科技、生产操作和管理经验，不断优化标准体系结构，使各管理模块的标准体系始终处于相互关联、相互协调功能的最佳状态。
评价和确认是推动体系运行和保持体系有效性的动力所在，在各管理模块建立的基础上，持续改进标准体系的有效性。
其次，板块模式选择的优势。
选择板块模式的标准体系表应与工业企业的实际生产经营管理相契合。企业在体系建设的过程中，通过梳理企业有关的生产经营管理过程和整体业务流程的关键点，确定以功能归口型结构和层次结构相结合的板块模式的运用。通过分析了解到：板块模式的选择更适合现代工业企业体制比较健全、流程管理较为顺畅、标准较为清晰和完善的企业。
在此基础上，再导入PDCA的科学管理模式进行优化，建立起一体化的文件分类管理模式，能够使工业企业的文件管理最终实现系统整合、检索快捷高效，并达到知识共享的目的。
第三，PDCA文件管理模式的构建及运用。
首先，PDCA管理模式的导入。
科学的管理首先体现于科学的方法。PDCA循环方法是美国质量管理专家戴明博士最先提出。工业企业进行全面质量管理的程序基本是按PDCA的模式推进。PDCA循环的四个阶段，体现着科学认识论的一种管理手段和一套科学的工作程序。PDCA管理模式的导入，具体可以运用在企业标准体系建立后，结合工业企业自身的生产实际和管理侧重点，然后运用PDCA的管理模式对文件进行重新整合。具体内容如下：
企业综合管理（P）：包含整体策划管理标准、党政行政管理标准和企业工作标准；
资源管理（D）：包含人力资源、基础设施、信息资源、工作环境、供方及合作关系、自然资源和财务资源的技术标准和管理标准；
产品实现及服务提供（D）：包含产品标准、过程策划、采购管理、生产工艺、质量保证方面的技术标准和管理标准；
测量分析与改进（C、A）：包含过程检测、数据分析、改进管理方面的技术标准和管理标准。
其次，PDCA文件管理模式的优势。
企业标准化的持续改进，是企业整体业绩的一个重要组成部分，也是提高企业标准化水平的同时，不断适应生产、经营、管理等要求能力的周而复始、循环上升的过程。为此，在标准化过程中结合PDCA的管理模式对文件进行管理，也是企业标准体系运行和改进的重要方法。企业建立起以标准体系为基础，导入PDCA的文件管理模式，对各类体系文件进行系统整合并优化，形成企业的一体化文件分类体系的优点在于：
运用PDCA的文件管理模式，能使业务与文件的契合水平不断地得到提升。一方面，通过分析企业综合管理、资源管理、产品实现及服务提供、测量分析与改进这四大模块的文件，对照部门和个人业务的内容，员工可以衡量自己的业务水平与文件的要求是否一致，并在PDCA思路的指导下，更好地改进业务水平并提高文件的执行力。另一方面，管理人员能够系统地了解公司整体运作模式，清晰整个业务流程，有助于从整体上把握公司的流程管理，促进公司的整体业务流程的不断优化。
有效地促进企业标准体系和标准化运作过程的优化。按照PDCA的管理思路，企业明确了体系建设的重点，在指导编制有关的标准的组织实施过程和对标准的实施进行有效地监督与改进，通过有目的、有计划地对企业标准体系进行规划、测量、评价、分析和改进，能大大地提升工业企业的标准体系管理水平。
展现出企业文件管理的全局性和系统性，促进实现企业文件管理的系统整合，检索快捷、高效化和知识共享的目标。通过理论和实践的结合，真正地使企业文件管理体系实现系统化、层次化、合理化、高效化，明确了企业标准化工作的努力方向，有利于我们工业企业结合实际生产管理走出一条独具特色的文件管理新路子。
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【摘 要 题】文件学
【关 键 词】电子文件管理/国际电子文件管理/研究热点
在信息技术飞速发展的今天，世界各国比以往任何时候都面临着电子文件的共同挑战，建立在信息技术应用平台上的电子文件管理理念、方法、技术、模式等更具趋同性。因此，聚焦电子文件管理前沿，借鉴国际同行的成功经验，有助于推进我国电子文件管理的进程。
国际上有关电子文件管理的研究已经达到相当的广度和深度，据笔者不完全统计，世界主要国家、地区和相关机构的代表性研究项目的主要内容如下页表所示。
这些电子文件项目研究周期长、涉及问题多、参与机构广，形成的研究报告、相关标准、工作手册往往多达数十页乃至百余页，在理论与实践方面取得了可喜的进展，在电子文件的管理思想与管理模式、管理方法与技术、管理标准及其应用等方面都积累了丰富的经验。其中最值得关注的项目包括：国际档案理事会出版的《电子文件管理工作手册》、美国国家档案与文件管理署的电子文件档案馆项目(era)、澳大利亚的电子文件管理战略及元数据标准(vers)、欧盟的电子文件管理通用需求(moreq)、加拿大哥伦比亚大学的电子信息系统中文件真实性的永久保护国际研究项目(interpares)以及iso关于文件管理的相关标准等。经过分析，可以看出国际电子文件管理的研究热点及其给我们的启示主要集中在以下几个方面：
一、电子文件管理的顶层设计——国家战略的提出
西方发达国家在多年电子文件管理实践和理论研究的基础上，不约而同地提出了电子文件管理国家战略问题，认为战略研究是解决电子文件管理问题的前提条件。国际档案理事会2005年出版的《电子文件管理工作手册》中明确提出要“从战略角度影响电子文件管理实践”；加拿大国家图书档案馆于2006年提出了“加拿大数字信息战略”；2005年美国的era项目负责人在向国家数字战略咨询部汇报时，指出该项目正是基于“要为联邦机构的电子文件管理提供政策、战略、指导和工具”；澳大利亚、英国、丹麦等国家也先后将电子文件管理作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容，纳入国家电子政务建设之中，并开展了电子文件管理战略研究项目。由此可见，国际电子文件管理研究发生了战略转型，开始由机构层面向国家层面转变。以顶层设计带动整体规划，以国家战略带动全面发展，将是今后电子文件管理的趋势。
2006年5月中国人民大学的冯惠玲教授在“2006中国信息资源管理论坛”上首次提出“全面制定和实施我国电子文件管理国家战略”，标志着我国的电子文件管理走上了顶层设计、全面规划和集中控制的轨道。2006年9月，国信办推广应用组副组长赵小凡在谈到未来15年国家信息化战略时说：“十一五是一个信息化发展的转折点，我们国家的信息化已经从战术转为战略。”可见“电子文件管理国家战略”的提出与我国信息化战略转型也是完全一致的。实施电子文件管理国家战略就是从国家层面进行统筹规划和集中管理，从方针政策、体制、管理制度体系、项目保障措施等各个层次制定电子文件管理战略的基本框架，从根本上提高国家对电子文件信息资源的实际控制力和对电子文件管理的调控能力，从而确保这部分国家信息资源的现实安全和长久真实。电子文件管理国家战略的提出使我国电子文件管理研究与国际接轨，对于避免现行分散管理状态下潜在的风险，从根本上控制各机构（地区）电子文件管理低水平重复现象，大幅提高研发效益有着重要意义。
二、电子文件管理理念——集成管理
多年来，在国际电子文件管理理论与实践的不断探索过程中，档案界与各方面专家在电子文件的管理理念上已达成了共识：信息时代电子文件的最优化管理就是集成管理。在iso档案文件管理分技术委员会(iso/tc46/sc11)2006年5月召开的第十六次年会中，来自15个国家的40多位代表在研究文件管理标准(iso 15489)的修订草案时，特别提及了文件管理要贯穿文件整个生命周期、嵌入机构职能及业务流程之中的集成管理思想。在欧美文档管理软件市场上，一种融合电子文档管理、内容管理、文件管理、档案管理的理论和方法，集成的文档管理解决方案崭露头角，势不可挡。可见“集成管理”逐渐成为电子文件管理的最新理念。
“集成管理”是一种将电子文件管理集成于电子文件生命连续体之中的全程管理。它要求利用文件连续体模式设计电子文件管理系统，采用“从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”，实现一种比文档一体化管理要求更高的一体化。这种理念在国际电子文件研究项目中已不断得到肯定，正如interpares项目的主持人露西娅娜·杜兰蒂教授所言：“随着interpares研究的深入，将继续证明这样一种观点：不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子文件”。①这种始于电子文件形成源头的全程管理理念，要求对电子文件管理系统的设计进行前端控制。它要求文档管理人员了解和熟悉机构的主要职能及业务工作流程，对流程中各个节点产生的电子文件的情况有预期把握，能从保证文件的真实性、完整性、可用性等角度干预电子文件管理系统设计，从而成为“文件保管政策的制定者、标准的制定者、文件保管系统和执行政策的设计者”②。同时，集成化管理还强调了资源的整合，它要求在电子文件管理全过程中，综合应用各种不同的方法、手段和工具，将各方资源和优势结合起来，实现优势互补，效用共享，最大限度地放大系统功能，提高电子文件管理系统的整体功效。“集成管理”已成为国际电子文件最优化管理的理念，也将是我国电子文件管理的必然选择。
三、电子文件保管模式——集中管理
针对电子文件的保管模式，国际上曾存在着“集中式”和“分散式”两种模式之争。在近几年的电子文件管理项目研究中，各国的认识逐步趋于一致，集中管理具有永久保存价值的电子文件成为越来越多国家的共识。
集中式保管模式是加拿大哥伦比亚大学提出的方案，这一方案的代表人物是interpares项目的负责人露西娅娜·杜兰蒂以及美国的戴维·比尔曼。他们认为电子文件的保管与纸质文件相似，也需要经过两个阶段：一是文件生成机构使用文件，并通过一些方法来保护电子文件的真实性与可靠性；二是文件生成者将失去现行价值的文件移交档案馆，由档案馆集中整理、编目和长期保管。
美国、加拿大、英国和北欧等国家原则上赞成这种方案，并已付诸实施。其中影响最大的是美国电子文件档案馆项目(era)。这项由美国国家档案与文件管理署(nara)组织的、经过6年前期基础研究、耗资3亿美元、并将进行为期6年的系统研发的大型项目，旨在“建立一个未来的档案馆”，以“保存联邦政府任何部门产生的任何形式的电子文件并提供利用”③，还将对各州政府电子文件的管理产生全面的示范效应。此外，英国国家档案馆以电子文件从形成机构生成到通过网络接收进馆的全程无缝管理为目标，牵头制定了《基于互联网的无缝连接数字档案在线服务计划》，以促进全国范围电子文件信息的共建共享。澳大利亚、加拿大、西班牙、丹麦、新加坡等国家档案馆也都已开始接收或决定接收政府部门产生的电子文件。可见，以国家档案馆为中心形成电子文件管理和服务网络的集中保管模式，已成为电子文件管理的主流模式。在这种模式中，国家档案馆作为集中永久保管政府文件的专门机构，在电子文件管理链上具有十分重要的地位，在协调全国电子文件管理系统的互联互通方面发挥着核心和枢纽的作用。如何充分发挥我国集中制管理的优势，注重国家级档案馆在电子文件管理过程中的核心作用，实现国家电子文件信息资源的集中管理和利用，是值得我们思考的问题。
四、保证电子文件证据价值的关键——管理系统的功能需求
电子文件的管理势必采用以软件为中心的系统管理方法，软件功能是否科学、完善，直接关系到电子文件的真实性、完整性与可用性。近年来的电子文件管理研究项目显示：规范电子文件管理系统的功能需求，将成为保证电子文件证据价值的关键。为此很多国家和地区制定并大力推行电子文件管理系统的功能需求标准。
2006年4月15日国际标准化组织正式的《信息和文献——描述文件管理需求标准指南》(iso22310:2005)，是应用于开发文件管理需求的任何机构组织的最高层次标准，以满足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意义的是欧盟于2001年5月推出的《电子文件管理通用需求》（moreq，将于2007年推出新版），详细规定了电子文件管理的需求及管理元数据，具有鲜明的通用性、开放性和丰富性，被称作第一部ed/rms（电子文档／文件管理系统）需求报告。之后，“国际信息和影像管理联合会”(aiim)在2002年5月启动了“电子文档、电子文件一体化管理系统功能需求”项目，更加全面而透彻地分析了集成系统的功能需求；美国于2002年出台了适用于国防系统或政府机构的《电子文件管理应用软件设计评价需求报告》（dod5015.2-std，2007年正在修订）；英国颁布了《电子文件管理系统功能需求》；澳大利亚也于2006年2月了《电子文件管理软件功能规范指南》……这些管理系统功能需求规范在一定范围内得到了有效的应用，在国际上具有广泛的影响。
制定并电子文件管理系统的功能需求规范，是解决电子文件证据作用的关键所在，也是确保各类电子文件管理系统的性能和质量的有效举措。为避免低水平重复研发现象，我国也应当尽快出台我国的电子文件管理系统功能需求规范，尤其是适用于国家机关的系统功能通用需求规范，并通过对电子文件管理系统的质量认证、推介示范产品等措施推动实施，为电子文件管理软件供应商制定规则，为机关文件管理人员、档案管理人员和操作人员提供标准，从而保证文件在生命周期各个阶段的真实性。
五、电子文件管理走向——国际化与标准化
分析电子文件管理几十年来的研究之路，可以发现早期研究项目主要是某一类机构从自身需求出发研究电子文件管理的相关问题，得出的结论或解决之道往往也因研究主体的局限性而不具有普遍意义。近年来，越来越多的国家意识到了这一问题，开始寻求电子文件管理研究的共同框架、统一标准和理论依托，使电子文件管理不断地走向国际化与标准化。
尤为值得关注的是国际标准化组织档案／文件管理分技术委员会(iso tc46/sc11)的标准化工作，它反映出国际社会在文件管理领域取得的共识，其关于文件管理的系列标准有助于明确电子文件管理的基本概念与原则，为各国各领域制定相关标准规范提供了基础和框架。英国、美国、澳大利亚等国的电子文件管理战略正是基于《信息与文献——文件管理》(is015489)和《开放档案信息系统参考模型(oais)》(iso14721)而形成的。同时，这些国家的电子文件管理项目都以文件连续体理论、文件全生命周期管理理论等为支撑，并尽可能多地借鉴国际经验，吸纳世界范围内具有广泛影响的研究成果，如interpares、moreq等项目报告，从而使其电子文件管理研究拥有坚实的实践基础和理论依托。
立足于国际标准和基础研究成果的电子文件管理，通过共同框架、统一标准实现文件信息的互联互通，对于实现基于信息共享的公众信息服务有重要意义。美国制定的适用于电子文件的《政府信息资源定位服务系统》(gils)框架与标准、澳大利亚基于国际元数据标准dublin core制定的《澳大利亚政府资源定位服务》(agls)已经充分证明了这一点。同时，文件与档案信息管理的国际标准也为电子文件管理的质量检验与国际认可提供了最优化评估的准则，是机构电子文件管理是否采用国际先进经验、管理是否高效、服务是否满意的重要标志。
六、电子文件管理问题的解决之道——联合协作
随着研究的深入，人们越来越认识到电子文件管理问题不是档案管理人员、文件工作人员需要独自面对的问题，也绝不是某一国家、某一专业领域的人员所能独立解决的问题。联合协作才是电子文件管理问题的解决之道。
世界上许多国家的专家学者都在为解决电子文件管理中的各种问题开展国际合作研究，并致力于形成通用的文件与档案管理国际规范。iso信息与文献工作技术委员会(iso/tc46)与iso的其他技术委员会（如tc42、tc10、tc171、tc176等）及国际研究机构（如国际档案理事会、国际图联、国际文件管理基金会、世界银行档案馆等）都有紧密的联系，以协调相关标准、采纳相关成果。美国国家档案与文件管理署(nara)也在不断加强与其他联邦政府部门、社会机构以及公司企业的合作，其era项目的合作伙伴达20个之多。在欧洲，负责起草moreq需求报告的康维尔管理咨询公司是一个专门提供信息系统和信息技术管理咨询的公司，它的介入一定程度上突破了档案专业的封闭性，使得报告能够用一种更开放、更客观、与相关技术集成、更容易被市场接纳的方式诠释电子文件管理的需求。
知识经济时代的到来，使文件管理、档案管理成为信息资源管理的组成部分，作为知识管理有机组成的各类信息资源管理在管理理念、管理目标、管理功能、管理过程、管理方法及管理技术等方面都存在许多相似之处，这一切使档案工作者与相关各方结成合作伙伴关系成为可能，也成为必然。这种联合协作不仅意味着其他机构会优先向我们提供研究技术和成果，还意味着我们反过来也能够影响那些机构的研究进度和发展规划，从而建立起更紧密的合作关系，推动电子文件管理研究的进展。
企业文件管理方法范文6
关键词：电子文件 项目管理 软件应用 Documentum
1.引言
工程总承包项目，即工程的设计、采购、施工试运(EPC)由一个国家的政府部门、公司、企业或项目所有人(工程业主或发包人)委托工程承包人负责按规定的条件实施完成。做好工程总承包项目文件资料管理，对各类文件资料进行分析归类，系统整理，优化组织，使之成为准确翔实地反映工程总承包项目真实面貌的有价值的信息，从中总结出有利于项目顺利实施的做法和经验，使项目管理逐步与国际接轨，向国际水平靠拢，这是工程总承包项目中一件意义重大的事情。工程总承包项目的文件资料指从项目投标、合同签订、工程勘测、设计、采购、施工安装、试运投产、竣工验收、质保期服务，以及工程变更索赔、结算付款等工程项目实施全过程中形成的不同载体形式的文件资料的总和，具体内容包括招投标文件、会议纪要、总包合同、分包合同、施工图纸、采购询价订单文件、承包单位与业主、国内外分包单位之间往来的各类文件、供货商提供的产品设备文件资料、动态反映项目实施进度的日报周报月报、施工技术程序文件、质量检查文件、项目管理文件、交工验收文件、变更索赔谈判文件等等。工程总承包项目文件管理，简言之就是贯穿于工程实施全过程的文件、图纸等各类资料的接收、发放、登记、保管、利用及存档工作，目的和作用是为工程实施和变更索赔提供有说服力的文件支持，为实现工程项目经济效益和社会效益最大化提供切实有效的信息服务。根据国际有关文献资料介绍，项目实施过程中存在的诸多问题，其中三分之二与信息交流(信息沟通)的问题有关：项目10％－33％的费用增加与信息交流存在的问题有关，在大型建设工程项目中，信息交流的问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的3％－5％。由此可见文件管理的重要性。作为总包商，在项目实施过程中以上数据和记录的主要载体则是项目部与业主及项目相关方之间往来的与本项目有关的各类文件资料。因此项目文件管理在项目管理过程中也变得越来越重要。项目文件资料管理应适应项目管理的需要，为预测未来和正确决策提供依据，提高管理水平，为此应建立项目文件资料管理电子化、系统化，优化信息结构，实现项目管理信息化。
2.文件电子化在项目管理中的重要性
从前，项目文件管理基本遵循随着传统的档案管理模式。近年来，随着计算机技术及网络技术的发展，电子文件的大量涌现，传统的档案理论受到了不同程度的挑战。电子文件不仅在可以克服纸质文件的局限性，做到快速、多途径的全文检索，以及随时随处的网上利用，多用户同时使用；还能根据需要建立文件间的多维联系，可以在其中标明纸质文件的存放位置，便可以方便的找到对应的纸质文件。这样既减轻了文件保管压力，也减少了因文件保管不善等问题造成文件缺失，更简化了项目结束后的归档问题。因此，重视实施对文件电子化的管理成为发展中的一种必然趋势。
3.文件管理软件的应用
文件管理软件是管理项目中电子文件的一大利器。Documenumt是美国EMC公司提供的一个全球领先的企业级内容管理、知识管理、文件管理的平台。该系统采用先进的应用架构、以实用为根本准则，通过良好的系统设计和高质量的二次开发，使得系统既能满足当前的业务需求，又能适应未来发展；是一个高效、安全可靠、易扩展的系统平台。该系统采用B/S基础体系结构，服务器端统一配置和管理文件数据，用户通过客户端的Web浏览器执行各自的业务操作和管理。用户访问该系统的工作地点除了公司内部网络外还可能是工程实施现场、甚至是外部的广域网。Documentum在海量存储、安全管理、快速定位，信息共享和内容关联等方面具有很强的能力，能够为项目电子文件管理提供底层的有效支持，满足相关业务的需要，提升项目文件管理的价值。
以笔者公司为例，自2010年开始正式将Documentum项目文档管理系统投入到项目中使用，在运行的2年中，大大提高了项目文档的管理水平，以及项目文档的使用、利用效率，有效的解决了项目中文件电子化的问题。该系统以项目文档业务为切入点、网上电子化文件管理为目标，构建起一个企业范围的项目文档管理和公众服务平台，为企业员工提供统一、方便快捷的项目文档查询、查阅渠道；为文档人员解决繁杂的纸质文件管理和借阅管理问题。实现项目文件电子化以及管理海量化存储和用户间安全可靠传输，并通过领先的搜索技术在海量文档中快速查询文件资料，细粒度的权限分配实现控制查询、阅读权限控制功能。
项目文档管理系统，对公司的运行项目文件进行全面整合，将大大提高文档资料整理和检索效率。系统为企业带来很多无形的价值，通过授权，员工甚至可以快速的学到其他项目、其他员工的知识，协调正在进行的业务活动，员工获取业务知识的途径将更多，获取业务知识的速度将更快、更便捷。
本系统有效的解决了：
（1）文档存储：防止由于企业员工笔记本的丢失，机器损坏，以及员工离职，交接遗漏等，造成企业重要文档的永久丢失；解决由于某人出差、请假等，没法快速便捷地获取文档等问题；
（2）文档版本管理：避免出现文档已经被更新了，仍然用老版本的文档，或者混淆不清的状况出现。可以随时看到的是最新的版本，随意查看历史版本；
(3)文档安全性：防止员工的恶意删除、误删除造成的文档丢失。通过文档的权限管理是保障文档安全。比如：不同部门的人是否能够随意的查看、修改甚至删除其他部门的文档；不同职位的人（如：部门经理和部门普通成员）是否对文档有同样的操作权限等；
(4) 协同工作：可以同时多人浏览，异地查看，大大提高了工作效率；
(5) 规范化归档：项目文档规范的整理，明显减少最后归档的工作量，避免了重复劳动。
