工程建设档案管理规范范文1
[关键词]市重点工程建设项目；招投标；档案管理
城市重点工程建设项目招投标档案是指经市人大会议审议通过，由市发展改革行政主管部门印发的重点建设项目，在招标投标交易活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等不同载体的原始记录。重点工程建设项目招投标档案是招标投标过程中的真实记录，是招标投标管理工作的重要依据，重点工程建设项目因为规模大，既有勘察、设计、监理等服务，又有主体工程、配套工程、既有土建工程又有机械设备的采购安装，形成周期长，招投标文件具有数量大种类多，发挥作用时间长的特点。作为档案工作者，应当建立健全市重点工程建设项目招投标档案工作，认真研究思考，采取积极的措施，保证招投标档案的真实、准确、完整，为建设项目中标后的跟踪管理和咨询服务提供依据。
目前，城市重点工程建设项目招投标文件主要存在以下几个问题：
首先，工程招投标档案数量巨大、规格不一，给库房管理带来压力。城市重点工程建设项目往往参加单位多，招投标文件数量庞大，没有中标的单位招投标文件更是数量巨大，而且各类文件至少一式三套。目前，现行的档案管理规范中没有对工程招投标文件的规格大小、保管期限等没有明确的规定。一些重点建设项目往往工期长，查阅频繁，招投标文件大小又无法入盒，给档案保管和利用带来不小的管理难度。
其次，招投标档案管理规章制度不完善，造成档案资料管理混乱等问题。很多建设单位没有真正建立招投标档案管理工作机制，与招标签订合同后，招标给什么就接收什么；一些单位对重点工程招投标档案的归档范围、归档要求模糊不清，招投标文件随意堆放，没有分类标准，没有按照按类排列、组卷，以至于给以后的档案查询利用、审计工作带来很多困难。
再有，档案管理专业软件的单一性，无法满足招投标文件数字化的需求，也制约了档案资源的共享。现在不少企业采用了专业档案管理系统，但目前的档案管理系统只能满足招投标档案的目录管理，不能与评标管理软件实现对接，档案的查阅利用，只能根据档号到档案室翻阅原始资料，不仅加大了工作量，也容易造成档案资料的破损。
针对重点工程建设项目招投标档案管理实际存在的一些问题，下面从管理职责、制度建设、规范要求等方面，提出几点改进建议：
1、明确招投标档案管理分工协作机制。应明确部门和相关责任人的职责，进一步规范档案管理，做到分级管理、职责明确。重大建设项目工程招标委托招标机构进行的，由招标机构负责招标投标档案原始记录的收集、整理和移交工作，建设单位负责立卷、归档、集中保管。招投标交易活动结束后，中标通知书发出一周内，应按照归档范围移交档案部门，在规定时间内没有按照要求上交的，可考虑不予划拨费用。建设单位应建立由技术部门、综合档案室人员组成的小组，明确档案管理负责人。负责接收、立卷、归档，并将其纳入本单位档案综合管理分类体系，实现集中管理。
2、建立健全招投标档案管理规章制度。在实际工作中，建设单位主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》整理招投标项目档案，条例中并没有对招投标档案的管理做出详细规定。因此，细化各地现行的工程招投标档案管理办法，才能规范招投标档案管理工作。另外，要与交易中心加强联系，业务审批人员在文件的收集过程中，严格执行标准和依据，对报送人的文件严格审查，不符合归档要求的不予办理，从源头上规范档案材料。
3、规范档案资料的收集、整理、鉴定工作。首先，细化资料收集清单，是精简库存数量的前提。重点建设项目招投标文件，建设单位档案室收集保管的档案材料主要有工程前期文件材料和工程招投标文件材料两部分。在《条例》没有具体规定的情况下，在实际工作中，笔者认为，市重点项目招投标档案应主要包括：1、前期阶段：包括立项批文复印件、招标协议、招标申请等。2、过程阶段：招标公告、投标申请人汇总名单、投标资格预审、招标文件、招标答疑、工程量清单、预算控制价或投标限价、投标人标书，包括技术标、经济标等；3、签约阶段：评标委员会名单、开标记录、符合要求的投标一览表、废标情况说明、评标标准、中标通知书、合同副本、未中标人投标文件等。其次，在精简招投标档案方面，招投标办公室在条件允许的情况下，建立企业诚信档案和信用投标人，以后的投标项目资审文件和投标文件可不再提交有关人员业绩、人员资历材料等复印件。这样，不但减少投标单位的重复工作量，同时也减少了档案的数量。再有，建设单位应统一移交格式，方便以后的管理工作，移交前将归档范围、移交表统一格式后发给招标，中标单位投标文件一正三副，不中标单位一套正本就可以了，改变以往招标将所有招标过程中产生的材料全部交给建设单位，造成资料重复，库存紧张的状况。最后，关于归档年限的设定，将市重点建设项目招投标文件划分为永久、三十年、十年，中标单位土建部分建议划为永久，设备按使用年限划分为三十年和十年，未中标单位建议作为资料保管五年。
4、清晰招投标档案的组卷。招标各阶段的勘察设计、工程监理、施工、装饰装修、材料设备采购等应当分别组卷。招投标文件的立卷和归档，应遵循文件材料的形成规律。同一个项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，不必重复归档，在备考表中注明即可，卷与卷之间保持相互联系。
5、提高招投标档案信息化管理和服务水平。通过对档案专业管理系统与招投标管理系统的接口连接，实现条目检索和全文检索，逐步实现招投标档案的数字化管理。做好档案的编研工作，编制招投标项目汇编，包括录入项目名称、中标单位、合同金额、合同签订日期，并对主要数据进行分类、汇总、分析，对各类数据按照档案的分类要求以及数据之间的联系进行整合，各类分析报表的进行插件处理，改变以往单调、静止的文档提供利用方式，为用户提供图文一体化的利用服务，为投标单位和有关部门提供综合性信息，实现档案的精细化、科学化、信息化，充分发挥招投标档案价值。
工程建设档案管理规范范文2
1 医院基建档案管理的现状
1.1 基建档案收集不够齐全
工程前期文件，如项目批复、土地批文、规划许可证、征用红线图等工程合法性、依据性文件缺失或为复印件；施工文件中材料合格证、试验报告是复印件；招投标文件，只有评标、议标等文件；主要设备开箱时由于设备部门没有及时通知档案人员到场，造成设备开箱资料不齐全；工程改动缺工程联系单，工程项目缺监理审核单等。
1.2 基建档案内容质量与实际不符
基建档案的内容质量要求档案所反映的数据必须真实、准确。然而在工程中经常出现一些与实际不符的现象。如合同文件条款中随意涂改，双方不签字不加盖公章；施工记录中的数据填写不真实；竣工图没有根据设计变更通知单作相应的修改，使竣工图纸失去准确性，造成与工程实际不相符。
1.3 文件填写或书写签字不规范
由于参建单位多，各施工单位管理方式不一致，使得某些施工记录不规范。如在施工报审文件中，只有施工单位申报内容，没有监理单位审批意见，质量验评等文件中签字夫结果或表述不规范。各种签字不规范问题，如签订的合同、试验报告、质监报告、施工记录等用私章或用计算机打印代替签名；只签名字、不签日期；签名字迹潦草，难以辩认；用圆珠笔、纯蓝墨水笔、复写纸等不耐久的书写材料签名或书写，使基建档案质量大打折扣。
2 医院基建档案存在问题的原因
医院领导不够重视，只重工程建设而轻档案管理，影响基建档案管理工作的顺利开展；建设单位未及时制订有关项目档案管理制度，明确基建项目资料归档的范围和要求，造成某些项目档案不符合有关的档案规定；医院基建项目参建单位多，工程技术人员档案意识及重视程度差异较大，造成档案形成质量参差不齐；监理单位、质检部门、工程部门一些专业技术人员把关不严，造成一些档案文件内容不全或与事实不符。
3 医院基建档案管理的对策
3.1 领导重视是搞好医院基建档案管理工作的关键
医院领导对档案的重视程度，是强化档案管理意识的关键。只有领导高度重视档案工作，建立和落实项目档案工作领导责任制，并将基建档案工作纳入领导议事日程，对工程档案集中统一管理，定期召开参建单位档案管理部门领导会议，协调和解决档案材料在收集和积累过程中的实际问题，不断总结经验和教训，使档案工作顺利进行。
3.2 建立健全制度是做好医院基建档案管理工作的保证
基建项目从工程建设一开始，必须根据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科技技术档案工作条例》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等，建立科学、合理、适用和操作性强的一整套基建档案管理实施细则，以规范基建档案的管理。实施细则明确了医院基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理，保存与借阅的要求，用规范的档案管理行为来推动各参建单位的规范化管理，有效控制档案形成的质量。
3.3 档案工作与工程建设同步管理是基建档案管理的基础
基建部门应把基建档案工作纳入基建规范、计划、管理制度和工作技术人员职责范围之中，做到三个同步：基建项目开工与建立基建档案规划同步进行；工程建设实施过程与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行；工程交工验收与提交一整套合格的竣工图验收同步进行。如果不“同步”会造成前期资料遗失，施工文件不规范，设备资料不完整，竣工图编制不规范，档案不齐全或事后补档等现象。“同步管理”要求工程档案工作必须与工程各阶段同步，从“事前、事中、事后”加以控制，有利于及时发现问题，解决问题。
工程建设档案管理规范范文3
关键词 电力工程档案管理对策
中图分类号 F426 文献标识码 A 文章编号 1673-9671-（2012）111-0231-01
随着国家经济的发展和科学技术不断创新，电力建设事业也在飞速发展。目前电力建设投资规模不断扩大，同时在电力建设工程质量和管理水平，技术进步、节能环保，保障投资效益方面提出了更高的要求。充分发挥了电力工程建设项目在推动经济社会又好又快的发展中的重要作用。而做好电力建设项目档案管理工作，是档案工作者为企业效益服务，也是为经济建设添砖加瓦的一项重要途径。
工程建设是百年大计，质量和效益是工程为经济社会发展的基础保证。而工程档案作为工程建设的重要组成部分，全面反映和记真实录了电力建设项目的基本面貌和建设全过程；是项目达标投产、运行、维护、改扩建和技术改造的重要依据；是维护企业合法权益的重要基础工作和信息资源。笔者从理论出发，结合多年实际工作经验，对工程档案管理中普遍存在的典型问题，提出了切实可行的对策，保证工程档案归档完整、准确、系统。以完善工程档案管理过程，从而提高工程档案管理的水平和效率。
1 做好前期筹划，将工程档案纳入法制化管理
工程档案管理贯穿工程建设全过程，并形成了大量的文件材料，涉及面广，专业性强。很多实际工程中并没有重视工程档案工作，没有提前规划，没有建立专门的工程档案部门，责任不能落实，规章制度不健全，人员没有提前介入和参与到工程的全过程，致使工程资料收集不完整，特别是个别项目合法性文件缺失，归档文件质量不符合要求，给工程竣工验收及投产后的运行维护等工作造成很大麻烦。
因此，在工程前期就要做好档案管理的规划，在建立工程领导小组的同时建立工程档案领导及工作小组，建立工程档案法人责任制，将工程档案管理工作法制化。设立专门的工程档案管理部门并配备相应的专职工程档案管理人员。将工程档案工作纳入合同管理，在与设计、施工、监理、调试等单位签订工程合同时，把关于工程档案的归档责任以专门的条款或者技术协议的形式纳入工程合同，以法制化的手段保证了各个参建单位对工程档案工作的重视和责任的落实。
2 建立健全规章制度，使工程档案管理规范化
目前建设规模大，参建单位众多已经成为电力建设的普遍特点。因此工程的档案管理工作牵扯面广、工作量大。然而许多参建单位的档案管理工作经验性做法普遍存在，致使归档要求和做法不尽一致，造成档案文件整理和组卷不规范和不合理，产生了大量的返工现象。
规范化是使工程档案管理高效有序进行的基础，也是提高档案的归档质量和管理水平的必要手段。所以必须根据工程的实际情况编制建立一整套科学、合理、操作性强的项目档案管理规章制度。明确工程档案管理的组织领导、健全管理体系、落实职责分工。对文件材料的形成、收集、分类、整理、立卷归档提出具体要求，规范案卷质量以及竣工文件编制、移交验收等工作，使工程档案管理工作做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动工程档案的规范化管理。
3 加强人员培训，提高档案工作人员素质
电力工程建设既有通用性，又有很强的专业性。档案人员既要精通档案管理的理论和业务知识，同时又要熟悉电力行业工程建设相关的各方面管理标准和要求。而现状往往是各个参建单位的档案管理人员不仅没有经过系统的档案知识的培训，而且缺乏必要的电力行业相关知识，同时人员流动性大，档案管理人员和工程技术人员对工程档案的掌握和理解程度不一致，造成档案整理不规范。
要形成一套高质量的竣工档案，就必须对档案管理人员进行系统培训。可以在工程前期邀请相关档案专家对工程各参建单位的档案管理人员进行培训，组织相关人员赴优质工程单位学习档案管理的先进经验。通过对档案管理政策法规和各项规章制度以及必要的电力建设相关的技术标准和规范的学习，统一认识、统一做法，有效地控制档案的形成质量。同时工程建设过程中加强各参建单位之间的沟通交流，按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题并提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集整理工作。
4 抓好过程控制，保证档案工作与工程建设同步
电力工程项目规模大、建设参与单位众多、时间跨度长，客观上给工程档案的及时收集、整理归档带来一定难度，造成了工程的档案管理工作不能与工程建设同步，时间上明显滞后。
因此，要加大对工程档案的过程控制，在档案的收集、整理、保管各环节要按照统一的程序和科学的方法进行，将工程档案工作纳入程序管理，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制，做到档案工程和工程建设同步进行。特别要注重平时对档案的收集和积累，加强前端控制和过程控制，事后控制改为事前控制，在工程施工阶段中检查质量情况的同时检查档案积累及质量情况，发现的问题，要求相关部门及时解决。从项目的初期提出档案部门就要做到超前介入，在立项、设计、施工、调试、竣工投产等各阶段，也要积极参与，跟踪监督，使工程档案形成一个整理有序、联系有机、全程控制的完整记录体系。
5 加强档案信息化建设，充分发挥利用效率
随着信息化和网络技术的快速发展及应用，工程档案管理信息化是电力建设工程发展的趋势和必然结果。目前虽然很多电力建设工程都采用了现代化的档案管理软件系统，但数字化率不高，功能开发不完善和利用效率低，只停留在目录浏览和检索的阶段，阻碍了工程档案信息化管理水平提高和管理效率的发挥。
如何充分利用现代化的档案管理系统，切实提高工程档案管理的信息化水平和效率，是工程档案信息化管理的重点工作。在工程前期就需要采用设计专业、功能完善的档案管理系统，即能实现档案收集、整理、归档、利用工作的规范有序进行，有效地保证工程文件材料收集的完整性、准确性、系统性和电子文件的及时归档，并建立档案数据库，实现了档案信息资源的共享。同时又能实行全程监控，及时发现和解决档案管理的问题，从而保证归档文件的质量。同时利用权限管理开通网络查询功能，并开展纸质档案的电子化工作，但一定要做到统一载体、统一格式，既方便管理人员在工程管理过程中的及时查找，也有利于今后查阅各种参考信息，实现了信息资料利用效益的最大化，对档案编研工作起到了一个快速整合的作用，提高了工程档案管理的水平和工作效率。
参考文献
工程建设档案管理规范范文4
关键词:建设工程;档案;管理;创新
中图分类号:G271
文献标识码:B
文章编号:1008-0422(2010)08-0172-02
1引言
建设工程档案是城建档案的重要组成部分,建设工程档案管理是城建档案工作最重要的工作内容之一,也是目前城建档案工作中最具活力、各城建档案馆投入精力最多的部份。近几年来,随着城市化持续高速发展,建设工程项目数量和规模都在不断增长,技术复杂程度在不断增加,建设工程档案管理难度也同步增大。在具体操作上,我们往往把建设工程中比较特殊的一部份分开来对待和考虑,如重点工程、市政工程、管线工程、房建工程等等,专门研究其档案管理的方式和途径,这是基于建设工程的多样性、广泛性和复杂性,希望通过一个突破口,打开建设工程档案管理的局面。在现实工作中,建设工程档案管理往往是不平衡的,有的地方重点工程档案管理比较到位,房建工程档案管理比较困难,管线工程档案管理则几乎是空白;另一些地方可能又有很大不同,重点工程档案管理比较困难,房建工程档案管理比较到位,声像档案工作也有所推动。建设工程档案管理创新涵盖了理念创新和程序创新,根本上是要解决建设工程档案编制的原始性、真实性、系统性和建设工程档案报送的程序性、及时性、全面性。本文结合我们的工作实践尝试对建设工程档案管理创新工作进行较全面的分析思考,以期抛砖引玉、共同提高。
2管理模式的创新
加强建设工程档案管理,关键是建立起建设工程档案管理工作的有效管理模式,“有法可依、有关可把”,建设工程档案管理就能逐步走上正轨。最近几年,怀化市城乡建设档案馆根据国务院第279号令《建设工程质量管理条例》精神并借鉴和完善长沙市、株洲市等地的做法,把建设工程质量终身责任制引入建设工程档案管理,实行“建设工程档案终身责任制”,要求建设单位技术负责人及工程资料员对建设档案负终身责任,有效地提高了建设单位按规范编制并及时报送工程档案的责任意识和自觉性。建设单位技术负责人和工程资料员在责任书上签字时,都感受到了一份责任,觉得手中的笔都是沉甸甸的。这一操作,有效地扭转了“重建设,轻档案”的现象。在具体操作中,我们通过开展建设工程档案编制执法检查、下基层业务指导、开展业务咨询、举办培训班等活动,加强“建设工程档案终身责任制”的宣传和学习教育;我们还把一些重大建设工程事故责任追究的事例整理成册,作为学习资料,送发给各建设单位负责人和资料员,让他们提高认识,“警钟长鸣”。在坚持“依法行政、依法治档”的同时,我们不断加强了本地建设工程档案管理法制建设,也是管理模式创新的重要手段。早在1999年9月,我馆就争取怀化市政府办出台了《怀化市城建档案管理规定》;2006年8月,我们又争取怀化市政府出台了《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》,这一系列规范性文件对促进建设工程档案编制和报送起到了积极推进作用。有条件的地方还可以更进一步,把政府规范上升到地方立法,工作力度将会大大增强。例如,长沙市在2004年通过省、市人大批准出台了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》,有效地解决了地下管线工程档案管理这一个老大难的问题,使地下管线工程档案管理做到了“有法可依,应收尽收,应查可查”,长沙市也是目前我国各城市中地下管线工程档案管理做得最到位的城市之一。据了解,长沙市另一个地方性立法:《长沙市城乡建设档案管理条例》即将通过省、市人大批准出台,必将更进一步推动各类建设工程档案管理再上新台阶。
3服务方式的创新
城建档案工作实质上是一种服务性工作。建设工程档案管理需要城建档案工作人员加强与建设、施工、监理等各方的协调和交流,为建设、施工、监理等单位提供咨询和指导,这就需要我们城建档案工作人员做好相关服务工作。在服务方式上不断创新,是我们加强建设工程档案管理的重要手段。最近几年,怀化市城乡建设档案馆打破在家坐等档案送上门的老工作模式,大力实施“外向型”战略,把建设工程项目按片区扫描式清理,要求工作人员走出城建档案馆办公室,深入基层,深入工地,大力宣传城建档案工作相关法律法规和工作规范、标准,重点是宣传国务院第279号令《建设工程质量管理条例》、建设部第90号令《城建档案管理规定》、建设部第136号令《城市地下管线工程档案管理办法》、建设部建办[2007]68号文件《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》、省建设厅湘建[2001]255号文件《关于进一步加强各类建设工程档案管理的规定》和《怀化市城建档案管理规定》、《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》等文件,让城建档案工作的重要性深入人心,按规范编制和报送建设工程档案成为各建设、施工、监理单位的自觉行动。近两年来,怀化市城乡建设档案馆还根据深入学习实践科学发展观活动要求,在广泛征求建设单位意见的基础上,结合目前建设工程个性差异大,专业性强,技术含量日益提高的情况,推出了“建设工程档案业务指导个性化服务”的新服务模式。重点是将建设工程项目落实到人,具体工程具体要求、具体指导,制定详细的工程档案编制规范,全程提供业务指导和咨询服务,提高工程竣工验收备案的效率。在具体操作上,对外公布馆内业务工作人员的联系电话、QQ号码和电子信箱,要求对重点工程和地下管线工程除了定期要下工地督查档案编制外,还要做到“随叫随到”及时开展咨询指导;对规模比较大的建设工程,还要组织各分部工程资料员集中培训;即使一般房建工程,我们也要求业务工作人员至少下基层2到3次,并且要参加工程竣工验收会,发现问题及时提出、及时督促整改。通过个性化服务,提高了建设工程档案业务指导的针对性,提高了建设工程档案编制的质量,促进了建设工程项目的规范化管理,受到了建设单位的一致好评。
4工作程序的创新
最近几年,怀化市城乡建设档案馆把建设工程档案工作纳入建设行政程序,通过建设口把关,强化工程档案业务指导、质量验收和报送接收职能。具体来讲就是把签定《报送建设工程竣工档案责任书》和报送《建设工程档案终身责任人登记表》纳入施工报建程序,然后在工程开工前对建设单位、施工企业和监理公司等单位的技术负责人、资料员进行建设工程档案技术交底,详细讲解该工程档案的具体要求;工程施工过程中加强与质监、安监和监理公司的横向联系,形成联动,定期进行档案业务指导和检查;工程竣工验收会前依国家住房和城乡建设部规范先对工程档案进行初步验收,签发《建设工程档案初验认可证》;领取了《建设工程档案初验认可证》的工程方可召开竣工验收会,我馆工作人员一定要参加竣工验收会,在会上还要对建设工程档案编制情况进行讲评并提出下一步工作要求,确保工程按时竣工验收备案;竣工备案结束后,督促建设单位按时报送建设工程竣工档案,办理《建设工程竣工档案移交证明》,以便于建设单位及时到规划局领取《规划许可证(正本)》,办理产权产籍手续。在具体操作上,怀化市城乡建设档案馆还充分考虑建设工程的整体时效性,严格要求、规范管理、不断提高工作效率。另一方面,我们以高标准加强对自身的要求和管理,通过交叉验收程序,严把建设工程档案质量关,使建设工程档案管理更加规范、力度更大。
5协作机制的创新
建设工程档案管理牵涉到方方面面,需要纵向与横向、建设行政各部门以及各建设、施工、监理单位大家共同协作和共同努力。没有大家的协作,建设工程档案编制无法得到保证,建设工程档案报送无法得到落实,建设工程质量也无法得到保障。针对市政和重点工程越来越多,主管部门不再局限于市建设局,而是由区县(市)及其它部门分级分散负责建设管理的新情况,怀化市城乡建设档案馆加强与各级重点办、各市政和重点工程主管部门及指挥部、城管局等单位的联系,建立高效协作机制,主动了解工程信息,及时与他们签定《报送建设工程竣工档案责任书》,在业务指导过程中,充分发挥个性化服务的优势,制定具体规范要求,明确了市政和重点工程竣工验收后必须向市城建档案馆报送合格档案才能向城管等部门移交的工作机制,保证市政和重点工程档案管理不留空白、不存死角,应收尽收。通过一系列创新,怀化市城建档案工作革除了原来“马后炮”的弊端,杜绝了原来建设工程档案“编回忆录”的现象,确保了档案编制与工程建设同步,确保了建设工程档案是工程施工的真实记录和工程实体的真实反映,产生了促进工程质量,促进工程规范管理,促进工程领域反腐败工作的实际效果,得到了建设单位、质安监部门、纪检监察部门和检察院、财政投资评审中心的一致好评,也得到了国家住房和城乡建设部办公厅城建档案办公室和湖南省城乡建设厅城建档案办公室的充分肯定。全国有六个省还专门组织建设和城建档案工作相关领导赴我市考察交流。最近几年,我市建设工程档案进馆量稳步增长,档案质量也显著提高。仅2005年至2009年5年内,怀化市城乡建设档案馆就按规定接受了各类建设工程档案2万余卷,建设工程档案业务指导率、档案报送率和合格率均达到了100%。怀化市城乡建设档案馆也连年在市建设局年度目标管理考核中取得优异成绩,还被评为“湖南省城建档案工作先进集体”。
工程建设档案管理规范范文5
关键词:电力基建档案管理意识人员
中图分类号:TM6文献标识码:A文章编号:1672-3791(2011)09(c)-0198-01
随着我国电力事业的发展,电力基础建设越来越多。在建设过程中记录了基础设施设计、建设过程等的图纸、方案、影像资料等都是做好电力基础建设管理及后续管理的重要的档案依据。要推进我国电力基础设施建设规范化、科学化,推动我国电力事业的快速发展,就需要做好档案管理工作。
1电力企业基础建设档案管理现状
长期以来,尽管我国不断提高了电力基础设施建设与管理的科学化、规范化程度,实现了电力事业的跨越式发展。但是,电力基础建设在档案管理方面还存在一些不足,主要有以下几个方面。
1.1 档案管理意识薄弱
档案管理意识直接决定了能否给予档案管理工作以足够的重视。当前,一方面,从电力基建管理者的角度来看,相比于重视工程建设,对于档案管理的投入则不够,也未能在工程设计和规划的过程中将档案管理纳入议程。由此,也就导致在实际建设和管理过程中忽略了相关档案资料的归档保管工作。另一方面,具体办事人员的档案管理意识也不强,制约了档案管理工作,不仅存在设计、管理、规划等文件资料的遗失和管理混乱情况,往往还由于这些问题的存在影响后续的查找利用,影响到整个基建工作的开展。
1.2 监督管理工作不到位
首先从项目建设的各不同阶段来看,均存在着档案管理不到位的问题。
在项目设计阶段,尽管还没有进入施工阶段,但是整个工程建设就是在规划设计的指导下进行的,资料文档的保管工作直接影响着后续施工过程。然而,目前项目设计单位并未直接参与到电力基建的档案管理中来,与基建部门和电力企业的档案管理存在脱节问题,导致文档管理不规范,甚至混乱。
在项目施工建设阶段,更多地将人财物投入到实际建设中,缺乏对档案管理的监督和指导,不能及时收集、整理相关文档,导致许多应该存档的未能存档,也缺乏对建设过程的总结整理,存在材料散失、损毁的问题。
在项目监理过程中,也未能将档案管理工作纳入到监理范围内。一方面只注重施工过程和质量监督,忽略了对档案文件的监督;另一方面,在监理规范中也没有明确界定应该监理的文档资料,在与施工单位的衔接和交流过程中也存在一些不清晰的问题,无法较好地发挥对文档资料的监理作用。
在实际的管理过程中也未能做到集中统一管理。按照档案管理的要求,对于某项目档案的管理应该坚持集中统一的原则。但是,在电力基建的各个环节中,涉及到多个不同的单位,加上对基建档案管理重视不够,实际管理过程中还存在各自为政的现象,没有统一的负责部门,影响了管理的效率和科学性、完整性,也不利于相关资料后续作用的发挥。
1.3 档案管理人员专业素养不高
由于长期以来对电力基建档案管理工作重视不够,档案管理人员队伍的专业素养还不够高,尽管很多电力企业和基建企业都有专门的档案管理部门和人员,但很难顾忌每一个基建项目。而且,在具体施工过程中文档资料的收集都需要基建企业的相关人员来开展,他们对于文档资料的识别、对档案管理技术的掌握都还存在一些不足之处,也限制了电力基建档案管理工作的开展。
2做好电力企业基础建设档案管理的思考
针对当前电力企业基建档案管理中存在的问题,应该从以下几个方面加以改进。
2.1 强化电力基建档案管理意识
应该充分认识到档案管理对电力基建工作的重要性。一方面,要加强对相关领导和管理人员的档案管理意识教育,增强他们对档案管理重要性的认识,在重视工程建设和建设质量的同时给予档案管理应有的关注和投入;另一方面,要加强对设计单位、施工单位、监理单位以及相关人员的教育,在实际工作中重视并自觉参与和支持基建档案的管理工作,才能共同做好电力基建的档案管理。
2.2 强化电力基建档案管理
第一,要建立完善的电力基建档案管理体制和机构,将基建档案管理纳入到电力基建管理体制,纳入到对相关责任人的考核中,作为整个建设工程的一个重要环节加以设计和管理。还要建立完备的档案管理组织机构网络,总公司、分公司以及具体的施工单位都应该配备专兼职人员负责档案的手机与管理,形成协调配合的组织网络。
第二,要完善电力基建档案管理制度。尤其是建设单位与施工单位要就档案管理形成具有约束力的协议,施工单位要将相应的文档资料如实提供给建设单位,并按照统一的管理规范加以分类管理。这可以通过在建设合同中以专门条款的形式加以规范。在监理环节,也要对档案管理工作进行规范,明确监理机构对档案管理的权利和义务,以对工程质量相同的重视程度开展基建档案管理的监督。
第三,档案管理人员应该全程参与到相关文档的管理过程中。只有从项目的设计、施工到最后的竣工验收整个环节全面把握工程建设,才能对工程有全面、系统的把握,才能更加科学地甄别区分不同文档资料的重要性,才能做好归档管理工作。
2.3 提高电力基建档案管理人员素质
电力基建档案管理作为特殊行业的档案管理工作,要求档案管理人员既要具备档案管理的专业知识,具备档案管理的基本素养,又要了解和掌握电力行业尤其是电力基建行业的一些基本知识,才能够做好这些工作。行业专门知识包括要了解电力行业的发展规律和特点,了解基础设施建设的基本要求和管理规范,了解电力基础设施建设的一些基本内容,从而能够以科学的态度、科学的方法去甄别电力基建过程中的相关文档资料,做好存档工作;档案管理知识则包括要精通《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《建设工程文件归档整理规范》等,才能达到从事档案管理工作的要求,较好地完成电力基建档案管理。
这就需要在现有基础上不断提高电力基建行业档案管理人员的基本素质,要根据当前电力基建档案管理人员队伍素养的基本情况,结合电力基建行业发展需要,引进一些高素质、专门性人才,充实到电力基建档案管理队伍中来。在平时的工作中也要注意加强对电力基建档案管理队伍的培养,采取请进来和走出去的办法提高他们的素质和工作能力,既要邀请档案管理尤其是电力基建档案管理领域的专家、学者或具备一定工作经验的管理者以培训或报告的形式,向管理人员传授知识,还要选派一些实际工作者到相关机构或部门接受培训,更进一步了解档案管理、电力基建乃至电力基建档案管理的科学知识与方法,提升自身的素养,增强队伍素质,建成一支能够较好胜任电力基建档案管理工作的人才队伍。
参考文献
工程建设档案管理规范范文6
城建档案工作是档案工作的一部分，同时又是城市建设管理的一部分。在执行有关法律法规时，一要参照《档案法》。因为《档案法》规定了各级档案行政管理部门的主要职能，就是指导和监督，其中监督就是执法。二是要参照《中华人民共和国城乡规划法》（以下简称《规划法》）。因为在《规划法》中涉及到城建档案工作，是在工程竣工验收后必须向行政主管部门移交城建档案资料。依据《档案法》《规划法》，国家住建部颁布了《城市建设档案管理规定》（以下简称《规定》），使城建档案管理工作可以有法可依，有章可循。城建档案馆要做到依法治档，必须用足这些政策和法律法规赋予的权力，这一系列的法规和规章，明确了城建档案事业在国家经济建设和社会生活中的地位和作用及具体操作规范，这些法律法规和规章的出台，将城建档案的管理纳入了城市建设法规系列，推进了城建档案工作的规范化、科学化，标志着城建档案管理工作进入了一个新阶段，为城建档案事业创造了一个良好的外部环境，使城建档案接收工作由被动变为主动。城建档案在城市建设中发挥着巨大的作用，是为城市规划、建设、管理服务的。根据《规定》住建部出台了《建设工程文件归档整理规范》(以下简称《规范》)。在《规范》中规定了城建档案归档文件及其质量要求，对归档内容、归档文件范围、质量要求、立卷的原则、方法、编制、整理，还有工程档案的验收与移交制定了详细的国家标准。依据《规定》《规范》的要求，城建档案设有18个大类、102个属类。城建档案馆档案工作人员通过努力，尽量建立健全档案门类，丰富馆藏，可是存在接收渠道不畅通、接收难的问题，使有些大类档案至今还是空白或少之又少。只有疏通档案接收渠道，加强法律法规的建设，逐渐建立起门类齐全，结构合理、符合质量要求的馆藏体系，才能使城建档案工作健康发展。
二、依法治档，严格执法城建档案馆是以城市为单位建立的永久保存城市重要
城建档案资料的基地，是各有关方面，有关人员研究、利用城建档案的中心，是为城市积累和贮存城建档案，为城市规划建设和管理服务的。《档案法》赋予了档案部门监督职能，有法可依，但是关键在于实施和监督。可是在实施这些法律法规的过程中，并不是很顺利。按照《规范》《规定》要求，在城市建设中形成的工程技术档案要移交城建档案管理部门进行管理，而在城市建设中形成各种专业的工程档案，按照城建档案分类大纲要求，分为18大类，可是我馆自上世纪80年代建馆以来现存的档案大类，其中城市建设管理类、工业建筑类、民用建筑类居多，市政工程类近两年在领导与相关部门的疏通下陆续进馆，城市规划类和公用设施类都数量有限，交通运输类、名胜古迹园林绿化类、城市科研类、人防军事类、声像类等大类档案很少，甚至有的大类还是空白，如水利防灾类、工程设计类、地下管线类，这些档案大多数保存在行政主管部门。所以我们城建档案馆现存档案门类不齐全、结构不合理、没有形成系统的管理体系。自建馆以来，形成了以提供利用为重心，业务指导为中心，重服务轻监督，重指导轻执法的工作方式。指导和监督是相互依存的两个方面，指导、监督的力度不够，要依法治档，杜绝违反档案工作法规的事，及时补救。加大力度宣传贯彻法律法规，取得相关部门、领导的支持与配合，严格监督，才能出效益、出质量。城建档案的业务指导既具有行政管理职能，又有执法监督的职能，同时又是一项专业技术活动。城建档案的业务指导是一种法定的档案行政活动，而不是一般意义上的指导活动。有关档案工作和城市建设的法律、规章、制度，如《档案法》、《规划法》、《建设工程质量管理条例》等都是城建档案业务指导工作的依据，城建档案馆是城建档案业务指导的主体。如何依法治档，发挥依法治档的能动性，有效地执行城建档案法律法规？只有提高城建档案工作者的法律意识和法律修养，通过社会舆论和新闻媒介宣传城建档案法律法规、城建档案工作的重要性及城建档案的社会价值，领导带头学法执法，加大执法力度，才能依法解决存在的问题。
三、强化监督，促进城建档案执法
在城建档案法制建设中，依法监督，是法律赋予的一项十分重要的职责。有效地实施监督，可以减少违法行为。在城建档案管理部门，建立管理完善、制约有效的监督机制，加大执法监督力度，发挥法律监督、行政监督、群众监督、舆论监督的作用，保证执法权力依法行使。如何能有效实施执法监督机制？一要健全组织，依法行政的水平与部分领导执法队伍素质密切联系在一起。加强领导，提高认识，充分认识依法行政工作的重要性、长期性、艰巨性，把依靠政策管理转变到依靠法律法规管理。二要学习法律法规，提高依法行政的水平，提高执法队伍的水平，加强执法队伍建设，我馆的执法队伍有具有专业职称的工作人员，参加城建档案执法人员培训，取得执法人员执法证，持证上岗。他们不仅仅是城建档案工作者同时还是执法者。档案行政执法工作效率在很大程度上取决于档案执法人员综合素质及执法水平。执法人员要认真学习和熟练掌握档案法律法规，在明确自身权利和义务外，还必须学习掌握其他法律知识，如《行政处罚法》《国家赔偿法》等，规范执法行为，严格执法程序和处罚尺度，做到执法工作经得起法律的检验、社会的监督。三要加强城建档案执法检查，通过纠错提高各参建单位的城建档案意识。用法来规范施工过程中的档案资料是否齐全、归档是否规范，否则责令整改，直至顺利移交进馆。这样，执法检查对提高参建各单位的档案意识和重视程度起到积极的作用，推动城建档案的收集工作。调动大家积极学法、遵法，才能创造依法治档的良好环境。
四、结束语
当今社会是一个法治社会，城建档案管理部门要坚持依法治档，而不是以法治档，避免将档案的法律法规作为摆设，切实认真履行法律赋予我们的职责。在工作中，充分运用城建档案法律法规规范城建档案的接收指导工作，宣传城建档案对社会的重要性和城建档案法律法规的要求，切实、有效地履行政府赋予的职能，正确行使执法权，通过合法的执法，强化监督，促进城建档案执法。
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