个体户档案管理办法范文1
2010年10月，《中华人民共和国社会保险法》(以下简称《社保法》)颁布。该法第七十四条中对社会保险经办部门提出了档案工作要求，即“社会保险经办机构应当及时为用人单位建立档案，完整、准确地记录参加社会保险的人员、缴费等社会保险数据，妥善保管登记、申报的原始凭证和支付结算的会计凭证。社会保险经办机构应当及时、完整、准确地记录参加社会保险的个人缴费和用人单位为其缴费，以及享受社会保险待遇等个人权益记录，定期将个人权益记录单免费寄送本人。按照笔者理解，这正是《社保法》保护参保单位和参保人切身利益这一立意的体现，“以人为本”是科学发展观的核心。上述法律条文对社会保险业务档案管理要求和方法具有明确指向性。
因此，笔者认为：有必要将试行规定中相关条款规定按照《社保法》的要求进行调整，以适应社保档案的发展需要。具体建议在如下方面进行修改。
种类划分
根据文件材料的形成规律和管理特点进行专业档案种类划分是制定专业档案管理规章的前提和基础。依笔者理解，试行规定针对社会保险业务档案制定管理规章的目的，无非是将社保经办部门中除文书档案之外的所有档案纳入其中。这样“大而全”的做法则必然导致文件材料范围交叉、管理要求互相抵触的问题。试行规定中的归档范围将单位和个人参保登记、社保经办、定点医院管理、违法案件查处等多个业务环节形成文件材料纳入，而在具体整理中，登记、经办环节形成文件材料的整理方法和定点医院管理与违法案件查处形成文件材料的整理方法是明显不同的，因为前者需要按照涉及单位和人员的不同进行分别整理，而后者就不必在意单位或人员不同。同样在鉴定和管理环节，两者也有所区别。更何况，定点医院管理和违法案件查处都与参保者正常参保无关。为解决上述问题，笔者建议：以“社会保险档案”和“定点医院管理档案”名称取代“社会保险业务档案”名称，将违法案件查处形成文件材料归入文书档案。
分类方法
试行规定采用的“年度―业务环节”和“年度一险种一业务环节”的分类方法显然是照搬了文书档案的“年度一组织机构”分类方法。此种分类方法固然在实际操作中简便易行，但无疑忽视了社会保险档案的形成规律。可以说，社保部门所有的经办环节都是对参保者账户建立、变化、转移、终结等不同阶段状况的控制，所有属于社会保险档案归档范围的文件材料都是围绕参保者账户运转过程相关控制环节产生的。所以，参保者账户的区别才是社会保险档案分类的根本所在，只有以账户作为分类方法才能实现《社保法》提出的按单位和个人建立相应档案的要求。虽然在目前各级社保经办机构工作实际中，不同保险种类对参保者账户要求不同，但从发展方向看，“五险合一”是社会保险经办的大趋势，故保险种类不应成为社会保险档案的分类标准。笔者建议：以“参保账户一年度”作为社会保险档案的分类方法。
整理原则
试行规定中提出了立卷的整理方法要求，却没有对整理原则的表述，这可能是决策者对各地实际情况难以把握造成的。在实际工作中，案卷整理和单件整理均是客观存在的。基层经办机构档案人员认为这两种整理方法各有利弊，难以取合。笔者认为，如果执行“参保账户一年度”分类方法，则必然要求以参保账户为整理单位，即不同参保账户形成的文件材料分别整理。这样做的结果无疑是使社保档案整理工作量大增，尤其是在社会保险覆盖全国所有公民的未来时期，这样的工作量令人无法想象。不过，随着档案管理信息化程度的逐步提高，各级社保经办部门完全可能通过在具体经办时提前设置整理标识这一手段来减少后续的整理工作量。《社保法》中所规定的参保人社会保险号码或者在某一行政区域通用的条形码编码都可以作为社会保险档案整理标识。在具体操作过程中可以由业务经力、人员做好部分甚至所有整理步骤，档案人员负责核对、装订环节，从而合理分配整理工作量。基层社保业务经办机构的这一转型过程可能会很痛苦，但这一转型过程是必需且可行的。笔者建议：以“不同参保者账户形成的文件材料分别整理”作为社会保险档案的整理原则。
保管期限
试行规定中将所有档案的保管期限分为永久和定期两种。其中定期还划分了100，年、50年、30年、10年等不同档次。这样做无疑是从文件本身内容保存价值出发进行了深入细化，使社会保险档案管理达到了精细化操作。然而，操作的复杂化也随之而来。据笔者了解，许多基层社保经办档案人员都诉说部分文件材料不知道划分为何种保管期限才合适，部分文件材料的保管期限划分为50年或者30年都有道理。因此保管期限的划分受到人为因素影响，主观随意性很大。而随意划分又必然影响到档案的后续环节，如排列、上架、利用甚至移交。从实际情况看，针对同一账户档案的利用相对较多，而同一账户的档案如果属于同一保管期限，则更有利于档案管理和利用。进而可以设想，将来社保档案在档案馆中的开放利用，必然是以参保账户为基础，囊括同一参保者所有参保、变更、支付等一系列文件材料的档案更有查考、研究价值。故而把社会保险档案的保管期限定为永久和5年定期两种，分别对应于移交国家综合档案馆的档案和社保经办机构自主保存的档案，这在实际中最为简便且容易理解掌握。参保者死亡、出国等带来的账户终结意味着档案形成过程的结束，因此，社会保险保管期限只能从此时开始计算。另外，《中华人民共和国行政诉讼法》对支付保险金有争议而产生的行政诉讼有明确的时效规定。对于超过时效而没有发生行政诉讼的终结账户档案，社保经办机构也没有必要长期保存。笔者建议：将社会保险档案的保管期限划分为永久和5年两种。定期保管档案的年限从账户终结后次年1月1日起计算，而且同一账户内的档案保管期限相同。
鉴定模式
不同的保管期限规定对应不同的档案鉴定模式。试行规定中对保管期限的规定必然对应着年年鉴定、归档次年起算的档案鉴定模式。作为关系到参保者切身利益的社会保险档案，应当秉承专业档案管理模式而不是文书档案管理模式进行档案鉴定。上一部分设想中简化的保管期限规定也对应着简化的档案鉴定模式。笔者认为，在区分参保对象账户的前提下，基层社保经办机构档案人员在本年度针对参保对象新建账户和终结账户同时进行档案鉴定。首先在参保对象新建账户中预设部分账户形成档案的保管期限为永久，例如，在本机构参保的国有企事业单位、具有代表性的民营企业的账户；其余单位和个人为5年。然后在本年度终结的保管期限为5年期的账户中，根据缴费、变更、支付等情况挑选若干个账户为永久，其余仍为5年。这样，基层社保经办机构档案人员每年仍进行档案鉴定工作，而不必面对海量文件材料。笔者建议：社保经办机构档案人员应根据参保对象的重要程度、缴费变化情况、有无违法现象等因素，每年对参保对象新建账户和终结账户进行鉴定。
档案接续
个体户档案管理办法范文2
关键词：婚姻档案；家庭利益；和谐关系
中图分类号： G278文献标识码： A
婚姻档案管理对于家庭利益的重要作用
首先，婚姻档案是家庭户口登记等的重要依据。在我国当前户籍管理体制下，户口登记、户口的迁出等都受到严格的限制。婚姻是户口迁移的重要原因之一，夫妻关系户口的相互投靠及其子女投靠父亲等户口政策的施行，都使得户口迁移成为一种较为普遍的现象。在这种背景下的户口迁移，婚姻登记是其迁移的重要依据，在贯彻户口政策履行该种迁移手续时，要从婚姻登记档案出发，夫妻双方的结婚证书是其重要的户口迁移依据，而对子女的户口迁移还需要出生证明等，而这些都是以婚姻登记为基础的。户口登记的过程中，对于当事人婚姻状况的查询成为一种必然程序，而这过程中婚姻登记档案管理制度的重要性也突显出来。
其次，婚姻登记是家庭共同财产处置的依据。随着经济发展及其人们个体意识的增强，在当前婚姻关系中，夫妻共同财产的概念逐渐被深化，家庭关系中存在更多的共同财产或者其他事项需要以家庭或者夫妻双方的名义来处理。比如购置房屋或者购车等，尤其在房屋登记时，需要以婚姻关系的存在作为其依据，在这种情况下，婚姻登记档案的管理作用便得以体现出来。在当事人出示身份证和结婚证的情况下，结合婚姻档案管理的有效应用，及时的确认该种婚姻关系存在的真实性，为夫妻双方购进或者处置共同财产提供凭证，使家庭利益得到有效的维护。
再次，婚姻档案管理能够更好的为离婚涉及家庭利益关系的办理提供有益参考。社会的发展及其人们思想的变化，结婚数年每年激增的同时离婚的数量也不断增加。一些当事人在办理离婚时由于结婚证丢失等原因需要查询婚姻档案。这在以方面体现了社会文明发展的背景下，人们能够更好的来处理其婚姻问题，而另一方面又反应出了当前社会存在的一些问题。离婚数量的增加使得一些社会问题较为突出，也是我们所应思考的地方。在离婚登记办理的过程中，婚姻档案的作用得到体现，通过档案查询确定婚姻关系的存续及其夫妻关系存续期间的一些财产关系等得到确定，这都能够很大程度上解决家庭关系中存在的一些问题，使得家庭利益得到维护。
最后，婚姻档案能够实现对流动人口家庭利益的维护。社会经济的发展带来了劳动力的流动，人口会存在国内不同省市内的流动，设置会出现一些跨国流动的现象。在实践中，对于流动人口的管理上需要确定其婚姻状况等，而一些需要出国的人员在办理签证时也需要确定其婚姻关系，这些都需要利用婚姻档案。因此，婚姻档案管理的不断完善，能够在很大程度上方便该种查询共组，使得流动人口的管理水平不断提高，有效避免一些重婚现象的发生。而就出国签证的办理上，能够提高审查的效率，使当事人能够更快的取得签证。
婚姻档案管理不完善给家庭利益带来的不利影响
在实践中，由于婚姻档案管理制度的不完善及其管理人员素质的影响，婚姻档案未能充分发挥应有的作用，对于家庭利益的维护带来一些不利的影响。
婚姻档案制度不完善，存在一定的信息缺失或者毁损现象，使得其作用无法得到充分发挥。当婚姻档案归档工作不及时、管理不完善，会造成一些档案资料的缺失，在档案使用时带来一些不便，使其无法发挥其服务社会及家庭的作用。对于婚姻关系的办理、婚姻状况的审查等都造成一定的影响，从而使其他工作的效率相应的降低，使得家庭利益受到破坏。
婚姻档案的利用无法得到有效保证。当前婚姻档案管理的过程中，其利用平台还未能建设完善，对于婚姻档案信息的利用渠道不能完全保证畅通无阻。这些都使得档案管理的作用无法得到有效的实现，给使用者带来诸多的不便，降低了档案利用的效率。信息平台的缺失或者不完善，使得婚姻档案的作用无法得到全面实现，家庭利益也因此受到损害。比如，由于婚姻信息无法及时查询，使得家庭财产处置或者购进受阻带来直接的经济利益损失、婚姻状况无法及时查明使得一些重婚现象出现等，都给家庭利益带来了不同程度的损害。
完善婚姻档案管理为家庭利益服务
为了充分发挥婚姻档案管理对于家庭利益的重要作用，便要建立完善的婚姻档案管理制度，并建设便利的档案信息利用平台，提高档案的利用效率。
完善婚姻档案管理制度。婚姻档案的有效利用是以完善的制度作为基础的，从婚姻登记开始建立完善的婚姻登记档案管理制度，使得婚姻登记相关资料能够及时归档，建立一个完整的婚姻档案资料。并完善相应的档案保管制度，使得婚姻档案能够得到有效保管，避免一些人为原因导致的档案资料的毁损和遗失。
建立完善的档案利用平台。在信息化快速发展的背景下，婚姻档案管理注重信息平台的建设，使得婚姻档案资料可以在民政等部门之间的互通利用。平台建设时，注重婚姻登记等信息的及时录入，并注重系统的安全建设，使其形成一个强大的婚姻档案数据库，方便各部门对当事人婚姻状况的及时查询，提高工作的效率。在信息平台建设的过程中，注重隐私的保护，避免一些婚姻档案利用中带来的当事人隐私的泄露，给当事人及其家庭带来不利。
结语：婚姻档案管理对于婚姻当事人家庭利益的维护有着重要的影响。它能够对婚姻关系的存续起到证明的作用，而对于一些家庭活动的开展也有着重要的影响。为了保证家庭利益，在婚姻档案管理工作中，便要增强婚姻档案管理工作的水平，建立更为顺畅的档案利用平台，使相关机关能够及时查询婚姻信息，从而提高办事效率，保证当事人的个人利益及其家庭利益。从婚姻档案管理建设出发，完善其管理制度，提高管理人员的整体素质，并提供便利的婚姻信息利用平台，在保护当事人隐私的前提下合法利用婚姻档案信息，为家庭利益的维护及其和谐社会的建设提供便利。
参考文献：
[1]李灼.电子婚姻档案为民生服务的现状及建议[J].中国电子商务,2013(22)
[2]尹翠民.婚姻档案是维护家庭利益的重要依据[J].云南档案,2012(7)
个体户档案管理办法范文3
城市建设档案除具有一般文书档案、图形、声像数据的基本特征外，更具有鲜明的地理空间和时间特征。随着信息化建设步伐的加快，方便、快捷的电子化得以推广，新型的网络化业务办理方式正在向传统的“文档往返式”业务办理提出挑战，城建档案馆档案管理工作也在传统的管理模式下显示出弊端。因此，为了提高管理工作的效率，特别是城建档案管理工作，迫切需要建立一个专业、科学、先进的城建档案信息管理系统，有效进行城建档案馆的日常业务处理与管理工作，做到有效的利用网络资源、节省办公经费，规范业务流程，提高办公质量。
城建档案信息智能化管理系统可实现将实物档案的信息管理与城市空间信息管理融为一体，全面实现城建档案的集成化、可视化管理，通过数字化扫描建库系统和城建档案信息管理结合，保护实物档案形成电子档案，有助于电子查阅和网上浏览，降低办公成本，提高档案管理效率，而且使用直观方便，接近现实世界。
一、系统体系结构设计
全国各地城建档案馆一直非常重视城建信息化的建设，先后推行了地下管线系统、城建档案管理系统、声像档案管理系统以及办公OA系统软件，但是随着现代化的快速发展，这种各系统相互独立的系列软件已经无法满足实际工作需要，而且严重影响了工作效率。所以一套集档案业务管理系统、办公OA和声像档案系统结合的综合系统更适合当今城建档案馆的需要。
正元城建档案信息管理系统是管理信息系统（MIS）和城建档案日常业务工作流程（办公OA）的有机结合，符合国家有关政策法规和行业标准，实现档案馆业务自动化管理建设、城建档案的数字化建设、库房管理现代化建设。
系统采用B/S结构，以“项目”、“工程”、“案卷”、“文件”四级管理为主线，挂接PDF、图片、视频等数字档案，利用计算机网络技术、电子档案管理信息化等先进技术手段，实现了档案业务工作流程化、实体档案数字化、查询信息可视化、网上办公自动化以及行业的标准化。系统采用四层架构设计，第一层基础设施层主要为档案信息管理系统的网络系统，第二层数据层为各种数据库提供数据存储和数据交换服务，第三层业务层主要为各种应用业务系统，第四层用户层为使用本系统的系统用户。
二、系统的设计与实现
1.系统的设计思路
按照现行标准、规范的要求，结合现在城建档案管理工作实际，采用先进的计算机技术、数据库技术，信息存储技术、多媒体技术、工作流技术、网络通信技术、安全技术等信息技术，建立一个规范、高效、系统的档案管理系统，使数据管理与业务流程管理融为一体，提供各种档案管理工作元素实时运行状况，分析其内在联系
根据档案管理业务操作的需求范畴，系统设计为7个子系统：数据采集子系统、数据管理子系统、查询利用子系统、统计打印子系统、配置管理子系统、系统管理子系统和虚拟档案子系统。
2.系统实现
(1)档案数字化
现有纸质档案、资料目录及全文转化为数字信息保存、利用。文件目录主要利用人工输入方法，档案全文采用扫描后OCR转换成为文本方式，存储到数据库中
馆藏照片数字化。各种历史照片扫描以后以JPEG格式或者PDF格式存储到对应目录下，同时其相关信息存储在数据库中，最终实现两者关联。
缩微胶片转换为数字信号。将缩微照片通过缩微照片扫描仪扫描以PDF格式存储到对应目录下，同时其相关信息存储在数据库中，最终实现两者关联。
(2)系统开发
基于网站模板，我们根据功能的设计，用Microsoft Visual Studio 2008开发工具来开发各功能模块，先完成系统登陆系统、用户管理系统、权限设置、系统配置等功能模块，再开发系统必备功能如档案查询，立卷归档，档案整理，扫描件上传挂接，统计打印等功能。最后开发库房管理，温度湿度等的实时监测，远程控制和报警等功能。
伴随着功能开发的进度，我们要花大量的精力来进行界面要设计与美化，做到实用、便捷、友好的界面。同时根据系统设计需要，网站框架也进行了重新布局。这部分主要是用JavaScript来完成了菜单与图层控制两大部分。
三、系统的功能
1.档案信息管理系统的功能
系统设计为7个子系统：数据采集子系统、数据管理子系统、查询利用子系统、统计打印子系统、配置管理子系统、系统管理子系统和库房管理子系统。
(1)数据采集子系统主要实现各种形式与格式的不同来源的数据采集工作，是整个系统档案电子化的入口。该子系统主要有五个模块：前期管理、档案接收、电子文件接收、纸档案数字化、声像采集以及数据转换。
(2)档案管理子系统主要实现将采集到的档案数据信息资源的基础上进行立卷归档、档案编研、档案销毁、档案保管和库房管理等电子化、网络化业务管理。该子系统主要有五个模块：立卷归档、档案编研、档案销毁、档案保管、库房管理。
(3)查询利用子系统提供丰富的查询检索条件，导出工程信息供外部系统使用，实现利用登记和未还档案查询功能，主要包含：利用登记、项目检索、工程检索、案卷检索、文件检索、高级检索、流媒体服务、导出项目信息、导出工程信息、导出案卷信息、导出文件信息及导出四级信息。
(4)统计打印子系统提供了标准且丰富的报表模板，用户可以根据这些模板打印出国家档案局要求的标准格式报表。
(5)配置管理子系统是城建档案管理信息系统基本功能模块之一，是作用于整个综合系统的基础部分，用户根据自己的实际情况进行定义与配置，并在以后可以随业务变化而进行调整。
(6)系统管理子系统主要实现系统的后台配置管理功能。包括权限管理，用户管理，日志管理，备份管理，系统代码维护，光盘六大功能模块。
(7)库房管理子系统实现了温度湿度的查询、统计、实时监测和控制，以及库房和设备信息的维护等功能。
2.系统扩展功能
实现强大的工程档案可视化编辑、查询等功能：
（ 1）档案可视查询功能：提供多种查询方式，如条件查询、组合查询从而实现图形与档案信息的双向查询，即通过图形查找档案信息及照片，即知道某一项目的位置，可以查到该项目的档案及照片；通过图形查找档案信息，即知道某一工程档案，可以查到该项目所在的地点；提高了查全率、查准率、查询速度，弥补传统档案的查询缺陷。
（2）具有建筑档案图形录入功能：系统提供标志点、轮廓线、任意区域的档案添加、录入、删除、修改等功能；
（3）具有建筑物照片档案编辑功能：系统提供建筑档案照片添加、删除、查询、显示等功能；
（4）支持地图数据录入与编辑功能，能显示不同的温湿度下，纸质、声像、照片档案受影响的专题图
（5）系统操作方便，用户界面友好，具有全面的地图显示功能，如 ：放大、缩小、中心放大、中心缩小、全图、专业层设置、鹰眼功能、支持用户配色方案等。
个体户档案管理办法范文4
档案管理的范畴
有线电视网络档案管理包括用户档案、文书档案、技术档案、物资f设备)档案。用户档案指市区、乡村的永久户、临时户、报停户、搬迁户、缴费户、欠费户、稽户以及增殖业务用户f数字电视、ip电视、模拟电视、因特网用户)；文书档案指公司各部门收悉的各类文件、业务合同、领发料凭证等书面材料的分类建档：技术档案指所有设备的运行技术参数．网络整体规划、实施方案、施工图纸等：物资档案是指生产用品、材料、非营业性办公用品，各部门使用的仪器、器械、工具及其使用状况的建档。
规范档案管理工作的基本思路
形成摹识，齐抓幕蕾。档案管理工作不能一蹴而就，要日积月累，循序渐进。它贯穿各项工作的始终，涉及到各个部门和各个工作岗位。任何环节出现差错都会一动而百动．影响其它部门的工作。如某用户要求报停，用户管理系统又无法查证其历年缴费情况．用户本人又没有提供缴费凭证．仅凭“用户证”就给予办理报停手续．显然很容易出现漏缴费用的失误。因此，申请报停必须履行片区收费员调查．用户管理部门负责人核实．分管领导审批把关，方可予以办理报停手续。因此．只有层层把关．而且从领导到职工．并要在日常工作中养成办事重依据、讲凭证的习惯，这样，自然就会自觉地在各个工作岗位中把工作档案建立和完善起来．这是做到领导有重视、部门有配合、职工有意识．形成上下齐抓共管的前提。
职责分明，有的故矢。档案管理工作要有相对固定的人员负责．或专人管理，但要视工作轻缓、业务量大小而异。同时也要有领导分管才不会相互推诿．做到职责分明。业务量不多的也可以兼管．如物资档案可以由仓库保管兼：用户档案可由故障台话务员兼管：技术档案由技术开发部负责。业务量大的公司可以指定专职档案员分别负责文书用户、设备档案的管理。各个部门也可因事而异．灵活把握，有的部门既有文书档案，又有技术档案．如城网、农网部门，既要把本公司或上级部门下发的各类文书归档，又要把本部门的施工技术方案建档；有的还要建立网络设备运营档案。有的放矢．因地施策。使档案管理工作做到有人管理、有物可找、有帐可查、有据可依、有章可循。如瑞金市分公司2003年7月在参与接待中央重要领导活动前．因受天气影响．主要接待场所瑞金宾馆突然信号中断，技术人员马上向公司领导报告后．当即从资料库中查阅了沿途设备分布情况．接着又从设备档案中查出其中有两个放大器使用多年，面临老化。因此．从故障排查到抢修完工，仅用了2o分钟，从而确保了电视信号传输安全和稳定．节目播出准时，受到各级领导嘉奖。
个体户档案管理办法范文5
在“互联网+”的时代趋势下，房产档案利用工作如何优化服务资源配置，如何让公众享受到更加公平、高效、优质、便捷的服务值得我们思考。笔者认为，“互联网+房产档案”并不是简单的档案数字化，不仅仅是信息技术上的“+”，也是思维、理念、模式上的“+”，其中以人为本推动房产档案利用与服务模式创新是最重要的内容。
一、“互联网+房产档案”查询利用网络化服务的构想
1.推进实施跨部门的房产档案数据自动化整合
房产档案与税务、国土局、法院、公证处、住房公积金管理中心、银行等职能部门联系紧密，由于各部门在信息化建设中缺乏统一规划和标准，导致档案信息系统与其他部门的信息系统难以有效实现数据交换，难以实现自动归档和充分利用。房产档案部门应充分顺应“互联网+”的时代趋势，与相关职能部门建立房产档案信息互通共享的资源平台，实现高效快捷的档案信息输送，真正变“群众来回跑”为“部门协同办”。
2.开通网上房产档案服务平台
建议在官网上设置档案查询服务平台，可包括办事指南、房产档案介绍、档案查询、网上预约、特色服务、法律法规、联系我们等项目。用户只要登录该网址，输入姓名、身份证号、产权证号、合同备案号等有效信息，即可查询和验证房产基本信息；通过网上预约服务，可减少群众排队等候查档的时间，有效提高房产档案部门的办事效率，进一步缓解矛盾。
3.开设自助查询机服务
成都市房产信息档案馆于2012年在全国首创研发了房产档案自助查询系统，市民持本人有效二代身份证原件即可通过自助查询机屏幕提示，自助查询和打印房屋相关信息，整个过程只需一分钟。建议将自助查询机逐步推广到区政务中心、银行、公证处和公安办证中心等服务处所，市民可就近自助查询房产信息，逐步实现群众少跑腿、快办事。
4.实现房产档案查询结果二维码验证
传统的房产档案查询结果上都会加盖房产部门的公章，此操作流程不仅影响查档办件效率，还可以使不法分子有伪造公章的机会可乘，由于房产档案的利用涉及到多个职能部门，一旦出现查询结果作假行为，后果将不堪设想。2016年1月1日起，成都市房产信息档案馆查询结果上实现从加盖公章验证到印制二维码验证的转变，市民和相关职能部门通过手机、平板电脑等终端即可验证此查询结果的真实性，有效提高了工作人员查档办件的效率，保证了查询结果的真实性，而且此查询结果再次复印有效，解除了短时间内群众再次前来查档的顾虑。
5.推行房产档案手机APP、微信服务
“互联网+房产档案”将实现房产档案查询利用的进一步快捷服务，开展手机APP、微信服务是必然的趋势。手机APP、微信服务可开设查档指南、办件样表填写示范、预约排号、绿色通道、办件进度实时查询、网上预约、在线咨询等栏目，真正实现“从群众中来，到群众中去”。
二、科学化管理助推“互联网+房地产档案”利用
1.加快房产档案数字化建设，有效整合信息资源
房产信息档案数量巨大，在确认物权、维护权利人合法权益等方面发挥着重要作用，近年来，房产档案利用率呈上升趋势。以成都市中心城区为例，2011年查询量为30.55万卷（次），2012年查询量为34.56万卷（次），2013年查询量为92.33万卷（次），2014年查询量为120.73万卷（次），2015年查询量为137.7万卷（次）。在“互联网+”的背景下，房产档案部门一是应建立健全房产档案全文数据库，实现房产档案的数字化管理，为建立“数字档案馆”提供完整的基础；二是运用信息技术，建立高效、准确、多功能、多角度、方便、快捷的多元化检索数据库，推进房产档案服务进入“后检索时代”。
2.建立房产档案用户需求感知引擎
档案用户需求感知引擎是指对档案用户数据进行有效收集、知识抽取以及据此采取相应行动的机制，引擎不仅包括相应的信息系统，也包括与之配套的管理机制、思维模式等。房产档案在确认物权、维护权利人合法权益等方面发挥着重要作用，查询量呈上升趋势，在“互联网+”的背景下，运用信息技术建立档案用户需求感知引擎，合理分析查询用户数据，有效满足用户查档需求，实现房产档案工作的科学管理，显得尤为重要。
为此，我们提出房产档案用户需求感知引擎框架。此框架主要包括五个板块：第一个板块为房产档案用户数据，为房产档案用户需求感知引擎的基础，建议收集本单位近五年或近三年全部查档数据。第二个板块为统计分析，分析因子包括查档类型、查档原因、查档高峰期（包含年度高峰期、月高峰期、周高峰期、日高峰期等）等。第三个板块为实时监测，对每天的查档情况进行监测，一旦出现查询量大，即时发出预警通报。第四个板块为资源动态配置，根据前面板块的分析，进行资源合理配置，提前调配查档人员、增设自助查询机、开展延时服务、后台批量查询、上门服务、周末无休服务等，以有效满足用户查档需求。第五个板块为用户满意度，也是此引擎中较为关键的一个环节，可根据查档评价器，查档用时，查档准确率等因子进行分析，反馈到资源动态配置层，进一步对查档服务进行优化（见图1）。
3.加强对“互联网+房产档案”的宣传，提高公众参与度
“互联网+房产档案”体现了政务服务的惠民生、体民情，建议房产档案利用信息技术这一载体，通过召开便民措施新闻会、官网通知、电视广播、报纸刊登等形式，将便民查档措施进行宣传，如成都市房产信息档案馆与成都市电视台合作，拍摄了一部关于反映房产档案工作主题的长达10分钟的宣传片，并在优酷网上进行广泛传播。另外，利用每年的档案宣传日将便民措施进行宣传，还可以在每年的春秋房交会上以展板的形式进行宣传。
个体户档案管理办法范文6
关键词：信息化 档案馆 信息中心 高校
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）02（c）-0155-02
社会信息化的发展以及高校电子校务的推广，既产生了大量电子信息，又改变了原有的日常工作方式，这给高校档案工作的发展带来了机遇和挑战。在这种新形势下，高校档案馆如何重新定位，获得可持续发展，这是新时期档案工作的重要研究课题。
1 网络环境下高校档案馆面临的新特点
校园信息化的发展以及电子校务的推行，改变了高校原有的工作方式，给档案工作带来了很多新要求。
1.1 信息量不断增大
随着互联网技术的广泛应用，整个世界进入了高速发展的信息时代，与之同时也产生了各种类型的海量信息。在这种浪潮的推动下，高校信息化建设蓬勃发展起来并已初具规模，校园信息的数量和种类都得到极大丰富。从内容上看，高校日常工作涉及的活动很多，既有教学、科研等业务信息，又有设备、人事、财务等管理信息；从数量上看，信息技术的发展改变了原有的工作方式，信息记录和传递的效率大大提高，导致校园信息的数量极具增加；从载体上看，信息技术的应用，特别是办公自动化的逐步推广，磁盘、光盘等多种媒体相继出现，信息的载体呈现出多样化的趋势。在这种形势下，各类信息的数量都正在不断攀升，档案信息资源也得到了极大的丰富。
1.2 用户需求增多
随着社会信息化的发展，学生和社会对档案信息的需求正在不断增强。根据2008年《高等学校档案管理办法》（27号令）的相关规定，档案馆是学校出具档案证明的唯一机构，如果学生和校友需办理一些在校学习期间的证明材料如出国申请材料、工作派遣证明等，必须到档案馆开具相关证明，诸如此类的业务导致档案用户的信息需求正在不断增长。
与此同时，档案馆的用户范围也在不断扩展。目前档案馆的用户不仅包括学生、教师等本单位的人员，还包括社会上其他单位、组织和个人，例如很多单位人力资源部门为核实毕业生信息需要到档案馆进行查询。
可见，不仅档案用户信息需求增多，而且档案馆用户群体也在扩展，不同用户有各自不同的信息需求，因此档案信息需求的种类和数量都随之不断增多。
1.3 信息化发展
传统档案部门工作对象主要是纸质案卷，其主要任务在于保管这些案卷材料。随着高校不断深入推行电子校务和办公自动化，使得学校在形成一些纸质文件的同时，也产生了大量电子文件，这两种形式共同构成了学校的重要信息资源，同时也是档案馆收集的主要对象。这也就要求档案馆在开展档案物质形态管理的同时，也要开展对电子档案的收集与整理，坚持当对纸质文件和电子文件同步归档。
1.4 档案自身价值实现
档案之所以需要保管是因为它具有特定的作用和价值，它能够为今后发展提供凭证和参考。因此档案馆应转变观念，把工作重点放在档案提供利用上，只有这样才能更好地发挥档案的社会效益和经济效益。通过网络满足不同利用者的需求，使档案信息得到充分而有效的共享，这是档案馆今后的工作重心。因此档案馆需要承担起了信息的收集与传输责任，发展成为档案信息服务中心，进而凸显档案信息管理的功能。
2 档案馆成为学校信息中心的可能性
高校档案馆经过多年的工作积累，具备信息管理的基础和能力，能够积极主动地开展信息服务。
2.1 档案馆具有信息工作基础
从本质上讲，档案工作是信息工作的组成部分，档案管理就是信息管理的重要内容。经过多年努力，目前高校档案馆基本上已将学校各部门形成的档案全部接收进馆，主要包括党群类、行政类、教学类、学生类、科研类、外事类、基建类等九大类，因此高校档案馆已经集中了学校的历史信息，而且门类齐全、数量充实、结构合理、内容丰富，是学校档案信息的集中保管地，具备信息资源开发的物质基础。另外，经过多年工作积累，档案馆工作人员已经具备了基本信息资源管理的能力，因此能够胜任信息管理工作，可以积极主动地开展信息服务。
2.2 档案馆具有信息收集能力
根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规的相关规定，对属于归档范围的各类材料，须定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。目前高校档案馆已经根据各学校的实际情况，确定了归档范围，建立起一套顺畅的档案接收进馆程序，形成了一系列有效的信息采集方法，具备较强的信息收集能力。
2.3 档案馆具有信息加工和服务能力
作为一个档案信息管理部门，档案馆最终目的是为相关用户提供信息服务。传统的档案信息服务主要是通过查阅等方式提供利用，同时开展一些事实性、专题性的咨询服务。经过多年的工作实践，档案馆了解各类用户信息需求的特点，具备了一定的信息加工能力，同时已经摸索出档案信息提供利用的主要渠道和方式，具备信息服务的相关经验，能够加工出符合用户需求的信息产品。
3 档案馆成为学校信息中心的途径
档案馆虽然具备成为信息中心的有利条件，但是仍然需要抓住机遇、做好规划、积极准备，努力实现“两个转变”即档案管理要从传统的实体管理向信息资源管理转变，从传统的提供利用向信息服务转变，不断扩展自己的生存和发展空间。
3.1 加强档案信息的收集
为了扩展高校档案馆的信息服务功能，需要进一步加强档案馆的信息资源管理能力。高校档案馆应结合新时期高校档案工作的特点，以成为全校的信息中心为目标，规划档案收集范围，丰富馆藏内容，优化馆藏结构。在档案信息的收集工作中，要包含全校党政机关等所有部门；时间跨度上要完整，既要包括历史档案，又要包括现行文件，不能出现断档；内容上要包括学生、教师等各类需求主体；归档材料要包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式，而且档案馆要进一步转换观念，适应形势发展需要，逐步由以纸质文件为主向以电子文件为主转变。总之，档案馆要保证档案信息的内容丰富、种类齐全、管理系统。
3.2 开展档案信息化建设
开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，进一步丰富和完备档案信息资源，提升档案信息服务的深度和广度，这是档案馆成为学校的信息中心的主要途径。
（1）开展数字化建设
档案馆要具备较强的信息处理能力，必须尽快完成档案的数字化。这主要包括两方面内容：档案目录数字化和馆藏文件数字化。
首先要尽快完成档案目录信息的数字化，通过对文献的内容和形式进行分析，著录标引出文献的检索特征，形成档案目录信息数据库，为案卷信息检索提供索引。其次逐步实现馆藏文件数字化，主要通过两方面开展：一方面，抓好馆藏档案的数字化，通过数字化技术将现有馆藏转化为电子档案；另一方面，要扩大归档范围，大力开展电子档案的收集整理工作。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的规定，将各部门的电子文件进行汇总，随纸质档案一同交由档案馆保存。档案信息数量众多，不同档案信息的价值不同、开放利用的时限不同、保密程度也不尽相同，而且目前档案数字化的成本依然很高，所以档案信息不可能全部数字化，档案管理部门应努力做好信息选优工作，把价值高、社会需求大的档案优先数字化，建设高质量的档案信息数据库。
（2）提高信息处理能力
随着信息技术的发展和普遍应用，办公自动化及电子校务得以广泛发展起来，在纸质文件形成的同时，产生了大量电子文件。同时用户信息需求的数量大大增加，传统手工管理方式已不能满足日常工作的要求，档案馆必须具备强大的信息处理能力才能更好地满足用户的需求。目前高校档案馆的管理模式、管理手段和管理方法大都还停留在传统的文献管理基础上，离档案信息中心的要求还有一定距离。档案馆应根据新的角色定位进行改革，开发信息管理系统，逐步实现档案信息采集、加工、整理和提供利用的自动化、网络化，不断提高信息处理的能力和水平。
（3）争取资金支持
档案管理部门要积极争取，把档案信息化纳入学校整体信息化建设之中，从整体上进行规划。将传统的馆藏档案数字化，也就是将馆藏的各种历史文献材料、声音信息、视频信息进行数字化转化和处理，这是一项庞大的工程，需要耗费大量的人力、物力和财力。在目前高校档案馆的人力和经费普遍存在不足的情况下，很难独立完成这项数字化任务。因此，必须把档案数字化作为校园信息化建设的重点建设项目，为档案馆信息化建设提供政策和资金支持。
3.3 增强档案服务功能
档案馆要成为档案信息中心，就必须适应用户的需求，在档案工作的深度和广度上下功夫，把工作重点转移到档案信息资源的开发利用上，凸显档案馆的服务功能。在网络环境下，档案馆的服务不能停留在传统的档案查询利用上，而应该主动地根据各类主体的需要，开展编研，定期地、有针对性地把某一领域的资料收集起来，通过分析、整理等方法编制索引，提供系统化的信息产品，及时地满足用户的信息需求。
3.4 储备档案信息管理人才
信息化的发展为高校档案馆提供了新的发展空间，同时也对从事档案管理工作的人员提出了更高的要求。档案管理人员不仅要完成档案信息的收集、整理工作，同时还肩负着档案馆现代化管理的重任。这就要求档案工作人员在原有的业务素质基础上，需要进一步增强信息管理意识，掌握现代化的信息技术，不仅成为信息采集者和管理者，而且要努力成为信息产品的设计者和生产者。
参考文献
[1] 冯惠玲.档案管理概要[M].北京：中国劳动出版社，1990.
[2] 周晓英.档案信息论[M].北京：中国人民大学出版社，2004.
[3] 任岩.网络环境下信息服务的探讨[J].情报科学，2003（1）：66-67.
