如何进行档案管理范例6篇

如何进行档案管理

如何进行档案管理范文1

关键词:档案管理;存在问题;规范化管理;健全机制

随着改革开放的不断深化,计算机网络的不断发展,规范化管理档案工作显得尤其重要。规范化管理档案工作不但可以提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,还可以发挥档案管理工作的自身价值,为经济发展和社会进步作出应有的贡献。

1 当前档案管理工作存在的主要问题

1、档案管理制度不完善。档案约束机制不健全,部分单位部门没有把档案业绩列入岗位目标责任制考核管理,监督管理没有力度。部分档案法规、规章及规范性文件存在“老化”情况,已不适应档案事业发展需要,亟需修改完善。随着改革开放和市场经济的深入发展,档案工作“产业化”,档案中介服务机构走进单位部门中,一些工作亟需的档案法规、规章及规范性文件还没有制定出来。

2、部分单位对档案管理重要性认识不强。部分单位人员对档案法律、法规的认知度很小,不少人还不知道有《中华人民共和国档案法》,不清楚档案法明确规定的档案部门的职责、任务。不懂得档案管理利用的重要性,不知道档案对社会、政治、经济的重要作用,更不知道违反档案法规所要承担的责任,因此导致在实际工作中违犯档案法的情况严重存在,如,不按规定归档,不按期移交档案,导致档案丢失、被盗、损坏的情况时有发生,影响了单位档案的完整与安全,严重的会对单位各项事业造成不可弥补的损失。

3、档案管理技术手段滞后,方法陈旧,运行效率较低。在整理档案过程中,有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统,大部分是靠手工操作,费时、费力,效率低,与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。由于档案管理工作的相对封闭性,档案管理方法的陈旧性,使得我们的工作视野、思维和思路容易受到影响和制约。要实现思想观念上的一个大的转变,需要大力倡导开拓创新精神,进一步形成推进档案工作创新的浓厚氛围。要认真总结档案工作好的经验,准确把握档案工作特点和规律,用新观念新思路解决新情况新问题。

4、档案管理队伍不稳定。在不少单位部门,档案工作缺少奖惩激励机制,所以频繁调整的现象较为普通,此外,档案管理员掌握的专业知识较少,档案人员身兼数职。

2 如何进一步提高档案管理水平

2.1 加强队伍建设,提高管理人员素质

档案管理工作水平的高低,人是决定因素。担任专(兼) 职档案管理员应具有高度政治责任感、坚定的服务思想和良好的服务态度、热爱档案事业、甘于奉献。未设专职档案员的应适当减少兼职档案员的其他工作,使其能抽出更多精力钻研、从事档案工作。档案管理人员对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质。一是政治素质,要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案和档案事业;二是业务素质,要具备专业知识,熟悉所保管的档案内容,熟悉档案法规;三是文化素质,要有较高的文化知识,能总结和分析利用工作中的经验与问题,从中掌握利用工作的规律。此外,还要有敏锐的工作能力和观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题。

2.2 进一步明确档案管理的根本目的在于档案利用

要牢牢树立服务意识,把档案工作的重点从以安全保管为主转移到保管与利用并重上来。档案运用的合理有效,是经济社会快速发展的一项基础性工作。要加强档案的开发利用,实现信息资源的共享,就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面做好外,还应着重做好档案的编目,检索,编研工作,编制较适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时提供和满足档案利用工作的需要。

2.3 掌握现代化管理技能,提高综合素质

档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求,也是档案管理发展的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握,努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。利用现代化技术,整理档案。利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅,大大的减少了查找名录的时间。既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率,更好地服务于社会。

3 如何进行档案的规范化管理

3.1 全面普查案卷

这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查,有移交单位划分保管期限不准确,有案卷标题不规范或无标题,有缺少卷内目录,组卷混乱,不可避免地存在许多重复现象,也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件,去糟取精,以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。

3.2 提高案卷质量

不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。

3.3 注意有效的维护全宗的完整性

在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下,要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中,要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

3.4 格立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。

4 小结

当然,实现档案工作规范化,标准化的措施还有许多,这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作,推进了档案管理,现代化的进程,为初步建成计算机检索体系,为实行计算机管理打下了扎实的基础。

参考文献

1、科技档案管理存在的问题分析与对策 左青平《城市建设理论研究》 2013年第19期

如何进行档案管理范文2

关键词:基层单位 档案管理 工作措施

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2017)06-0054-01

档案管理工作复杂且繁琐,有着大量的信息数据需要收集以及整理,有着较强的系统性。故此,就对基层单位档案管理人员提出了更高的要求。然而,我国各基层单位的档案管理工作还存在着一些问题,影响了档案管理工作的开展。为了更好的推动基层单位档案的管理,就需要与时俱进,积极创新管理模式。下文就如何做好基层单位的档案管理工作进行探讨。

一、基层单位档案管理工作存在的主要问题

1.没有高度重视档案管理工作

档案信息资料能够为各职能部门的工作提供数据参考,其记录了一个单位的历史与发展,可以促进各职能部门有关工作的开展。然而,在我国有些基层单位中,还有一些管理人员没有高度重视档案管理工作,主要表现在以下几点[1]:

1.1一些高层领导对档案管理工作的认识缺失,认为档案管理就是抄抄写写,并没有真正认识到档案管理工作顺利开展与否会为各职能部门今后的工作有所影响。

1.2一些领导没有认识到一个有效的档案管理工作有助于为各职能部门的监督与检查提供依据。

1.3一些基层单位尽管认识到档案管理工作的意义,但是却没有提升其在工作中的地位。

1.4一些基层单位的档案管理员是兼职的,工作繁重而不能及时整理档案,造成档案囤积。因此,在我国部分基层单位中,还存在着对档案管理工作认识不足的现象。

2.管理人员的综合素质较低

在档案管理工作中,管理人T的工作就是对信息资料进行收集,然后对其进行分析以及处理,再将这些数据资料进行保存。因此,管理人员综合素质的高低就会对档案管理工作的质量有着重要的影响。然而,从我国一些地方基层单位的管理工作中可以得知,一些管理人员的专业能力较低,对先进的设备没有很好的掌握,一些管理人员专业知识的缺乏也制约了档案管理工作的开展,这就极大的制约了基层单位的可持续发展[2]。

3.信息化程度较低

随着科学技术的不断发展,信息化时代的来临,在人们的工作生活中,信息化技术得到了广泛的运用。现如今,许多企事业单位都建立了办公自动系统,在工作中逐渐配备了现代化的管理设备。然而,我国一些基层单位的办公设备却非常落后,还停留在纸质档案与现代化信息档案之间,这一现象在我国地方基层单位尤为明显。此外,也有一些地方基层单位虽然认识到信息化技术对推动工作的重要意义,但是其档案管理设备较为落后,数据资料难以进行有效的移植,所以经常会出现数据丢失的这一现象[3]。

二、完善档案管理工作的主要策略

1.领导要加强对档案管理工作的认识

在基层单位的各项工作中,领导的重视程度会影响工作的开展程度,因此要想切实做好基层的档案管理工作,那么就需要相关领导加强对档案管理工作的重视程度。要采取有效的措施,来推动档案管理工作。首先,加强对档案管理工作的思想认识,可以设立专门的工作小组,对基层单位的档案管理进行专项负责[4]。其次,要不断完善档案管理制度,使档案管理工作做到有制可依,有据可查。设置专职档案管理工作人员,并对档案管理工作人员进行定期的考核,确保他们能够严格遵守档案管理工作的规章制度,能够服从领导的各项安排。

2.提升管理人员的综合素质

在档案管理工作中,管理人员的综合素质的高低会对管理工作有着直接的影响,故此,相关领导也应该重视提升管理人员的专业能力。要通过多样化的方式,来达到提升工作人员专业素质的目的。可以定期组织管理工作人员,让他们去参加专业化的培训,使他们能够掌握当前的先进技术技能,从而提升他们的管理能力。另外,各单位还需要对管理人员进行定期的考核,要将他们考核的结果与工资待遇相挂钩,这样才能激发他们的工作热情。而对于那些考试不合格的管理人员,可以再给予一次考试机会,如果依旧不能够通过,就予以辞退处理,这样才会给管理人员一定的心理压力,使他们能够积极的参与到日常的工作培训之中,会切实认识到档案管理工作的重要性,才能够建设一直高素质档案管理队伍。

3.加强基层单位的信息化建设

随着网络信息时代的来临,计算机技术的发展,在人们的工作生活中,计算机信息技术被广泛的应用与其中,极大的促进了各部门工作的开展[5]。因此,为了更好的推动基层单位的档案管理工作,就需要与时俱进,要不断加强基层单位档案管理工作的信息化建设。首先,要不断加强资金的投入,要购买一些先进的档案管理设备或者软件,从而为管理工作打下良好的基础。其次,要不断加大对管理软件的开发,要与各单位的实际情况下相结合,重视管理软件的通用性以及对接性,这对于保存数据防止数据丢失有着重要的作用。此外,各单位可以建立电子文档资料工作,可以统一软件的使用,这对于实现数据查询,实现数据的统计以及下载有着重要的作用。

结语

综上,在各职能部门的日常管理工作中,加强对档案的管理工作极其重要,可以为各职能部门今后的发展提供数据参考,因此就需要加强对各单位的档案管理工作。相关领导要加强对档案管理工作的认识,建立完善的档案管理规章制度;要不断的提升管理人员的专业素质,对他们进行专业的培训;要与时俱进,不断加强基层单位的信息化建设。如此,就能够进一步推动基层单位档案管理工作的开展。

参考文献

[1]闫明霞.如何做好财政局档案管理工作[J].科技风,2016,03:52-53.

[2]魏平.浅谈如何做好档案管理工作[J].才智,2013,05:316.

[3]王晓敏.浅谈如何做好档案管理工作[J].内蒙古科技与经济,2010,01:157+159.

如何进行档案管理范文3

信息时代计算机技术的不断发展,给新时代企业档案的数字化管理带来了发展契机。传统纸质档案的书写记载变成了计算机的信息存储。方便了企业档案的查询和使用,还提高了企业的办事效率。所以,在信息化的今天,如何进行企业档案的数字化管理将成为企业发展中所关注的关键问题。

二、企业档案数字化管理的必要性

企业档案的数字化管理就是在企业的档案管理过程中使用先进的计算机技术把传统使用文字、数字和图片等纸质方式的存贮转变成数字信息储存。比如,指纹录制、照片记录以及档案管理系统等。对企业各类纸质档案进行数字化处理,为其建立集中数字档案馆势在必行,档案数字化管理,在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。

三、企业档案数字化管理的应用分析

在信息社会中的档案数字化管理已经不再陌生。比如企业的人事管理,企业的财务管理企业自动化办公等等。数字化的企业档案管理模式不单单克服了传统企业档案管理中的人工查找困难以及查找方式局限性大的问题,还使得企业的档案管理更加的精细化。数字化的企业档案管理顺应社会发展的需要,但同时不能完全否定企业的纸质档案管理,比如企业的合同管理、文书档案管理,底图管理、工程档案等也需要保持传统的纸质管理作备份。因此,我们需要对企业档案中如何进行数字化管理以及数字化管理的具体内容进行确定。

四、企业档案数字化管理的优势分析

首先,企业档案的数字化管理大大地提高了企业的办公效率。数字化档案管理中使用的数据库比如EXCEL以及OA等,使得档案管理的工作更加的便捷。其次,数字化的档案管理对档案存储的原件保护措施得到了完善和增强。只要数字化系统中的硬盘设施不被破坏,数字化的档案将不受到影响。传统的新闻类档案、产品类档案的纸质保管也可以借鉴数字化档案管理的方法,做出数字化的信息,进而使得合同、新闻、产品档案管理更加的高效,同时提高档案的保护措施强度。

五、如何开展企业档案的数字化管理

(一)规范企业的档案管理流程,使得管理效率得到提高。在逐步加强企业档案数字化管理过程中,需要逐渐使其规范化。所以,我们需要借助计算机等技术办法,使得人力资源以及数字化加工设备(扫描设备)的能力得到提升,并根据档案管理的内容和方式进行不断的探索,最终使得工作流程规范化。这是保障企业数字化档案管理的关键。以我单位的工程档案为例。使用的是双套双备的管理开发模式。在具体的实施中,把纸质的工程档案转化成电子档案进行存储,同时将电子档案上传到自动化系统数据库中。这样可以使得档案更加的安全可靠,利用也更方便。把需要备份的电子档案和纸质档案进行双套备份,然后在纸质转化成电子的过程中还需要保持数字化的效果。使得数字化的档案管理工作更加的高效。例如大部分企业现在都利用内部局域网进行办公,文书档案已是在线归档,在线利用。再如:企业档案数字化一条龙服务模式。所谓数字化“一条龙”服务模式就是对企业各个部门整理或扫描的档案材料按顺序完成收集、整理、扫描(数字化)、消毒杀虫、数据备份等系列程序后,将纸质档案归档整编进入档案库,备份档案数据导入数字化档案服务器中,方便查阅利用。

(二)更新传统的档案管理思路,转变档案管理的理念。为了使得企业的数字化档案管理更加的具有高效率,需要培养专业的档案管理团队进行企业的数字化档案管理。如何进行档案管理人员的培养,并使得其管理水平得到提高是我们需要关注的重点问题。首先,要将企业的档案管理理念更新,并使得企业管理者的视野得到开阔。只有管理者充分重视企业的数字化档案管理,才能使得企业内部可以推行数字化的档案管理。数字化的档案管理技术也在大数据的促进下变得日新月异,因此档案管理者需要加快自身的步伐,使得自己的数字化档案管理水平跟上时代的步伐,进而提高企业的档案管理水平。数字化与传统档案各有利弊,除去一些特殊情况如打官司等要传统纸质档案之外,数字化在利用的方便高效,是企业发展的趋势。

(三)充分地利用先进的计算机技术。计算机改变生活,网络使得人与人之间的距离逐渐缩短,查阅文件已经不需要去图书馆或者档案室中进行查询,只需要连上网络在档案数据库中进行检索。所以,企业档案的数字化管理要充分的利用计算机的便捷性,进而使得档案的查询和管理的流程逐渐变得高效率。但是,在此过程中,也需要注重企业档案数据库的安全保密工作。例如当前会计档案中的纸质发票在逐步转变成电子发票,这样使得发票报销程序更加的快捷。公司的工程档案与企业网络办公相融合,进行数字化的全程跟踪管理,使公司对工程的进展可以全面了解管控。

六、结语

综上所述,本文对企业档案的数字化管理进行分析,首先介绍了企业档案的数字化管理,接着对企业档案数字化管理的应用进行分析,然后提出如何开展企业档案的数字化管理。再具体执行过程中,需要规范企业的档案管理流程、更新传统的档案管理思路,转变档案管理的理念以及充分地利用先进的计算机技术。企业引进档案数字化管理时,需要跟进时展的步伐,提高企业数字化管理的水平,进而使得企业的档案管理的效率更高。

作者:卢立红 单位:河钢集团唐钢公司

如何进行档案管理范文4

伴随着人类的发展、社会的进步,尤其是信息时代的到来,使人类的生活产生了极大的变化。人们处理问题的方式也产生了翻天覆地的改变。对于档案管理工作来说,也发生了巨大的变化。如何看待这种变化,如何应对这种变化,成为摆在档案管理工作都面前的一个巨大难题。

【关键词】

档案管理;现代信息;挑战;机遇

一、政府信息公开制度对档案管理工作提出了巨大的挑战

2008年5月1日我国开始实施《政府信息公开条例》,从这个制度可以看出,档案馆已经成为信息查阅的一个重要的场所,这对于档案管理部门来说,既是机遇也是挑战。机遇是档案馆可以利用这个制度的颁布,作为促进自身工作完善的一个平台。一是保证档案部门有针对性的工作。在《政府信息公开条例》中,非常明确的规定了信息公开的方式、程序、范围、形式及信息公开部门的职能职责、公开的具体信息内容等各方面的内容。条例详细的规定,保证了档案管理部门能够在今后的工作中,能够抓住重点和要点,能够有针对性的、有的放矢的开展工作,避免了工作的盲目性和有效性,保证档案管理者能够不断的与时俱进,保证为人民提供有价值的信息,同时也为信息公开条例的有效实施奠定了坚实的工作基础;二是能扩展和丰富档案管理部门的职能和服务形式。在政府信息公开条例里,规定行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息,并且可通过网站、新闻会、报刊、广播等公共媒体信息,保证民众广泛知晓。这也要求档案管理部门也能够与行政机关相接轨,保证自身信息公开形式的多样性,如利用现代信息科技,通过建设自身网站、官方微信、微博等现代化的手段,保证政府与档案管理部门的数据的顺利对接,扩大信息公开的范围,保证信息公开的准确可靠及时性,从而促进档案信息数据库的建立,顺利的推动档案信息公开工作的进行,也极大的节省了政府和档案管理部门的时间、金钱和人员的投入,符合建设资源节约型社会的要求,提高了信息公开的效率。同时也是一种挑战。一是通过政府信息公布条例的颁布,直接把档案管理部门推到了历史舞台的前沿,变成了信息公开的前沿阵地,如果没有与政府部门信息公开工作交接处理好,可能会产生不好的后果,产生不良的影响。二是对档案管理部门人员素质提出了更好的要求。在人们的印象中,档案管理部门都是养老部门,不需要太多的技术含量,只要认真就可以。随着社会的发展,档案管理工作也不仅仅局限于简单的重复性的工作,尤其在政府信息公开条例公布以后,更对档案部门人员素质提出更高要求。如何在瞬息万变的信息海洋中去粗取精、去伪存真,如何采取更好的方式公开档案有效信息,如何获取更好的信息资源,如何与政府更好的衔接与配合,保证信息公开的有效运行,都是摆在现代档案管理部门面前的一个课题。而完成上述任务,必须得提高人员管理水平,才能更好顺利有效的完成档案部门的职责和任务。三是政府信息公开的方式方法多种多样,档案管理部门也只是公开信息的一个方式。尤其是近几年,政府网络建设的突飞猛进,使信息公开查阅越来越便捷,也更加具有时效性和权威性。而如果档案管理部门没有创新自己的工作方式,那么迟早会被信息公开这架历史的车轮抛弃,档案管理部门也会削弱甚至丧失自己的职能。四是原来国家分布的《档案法》、《保密法》对档案的公开的时限做出了明确的规定,并且档案管理部门也是分门另类的对搜集整理到的档案进行了归档整理,对其鉴定密级和保密时限。而政府信息公开条例则打破了这个格局,有些政府信息甚至在实施的过程中,只要不危及国家安全、不涉及个人隐私,要求必须及时公开。这就造成了《档案法》《保密法》与政府信息公开条例的冲突。如何解决这个矛盾是档案管理部门必须面对的重大问题。

二、如何解决档案管理发展中的矛盾和困难

1.完善法律法规

《档案法》、《保密法》等相关法规是多年以前制订的,具有法律效力的法规。但是,随着时间的推移,与现实有矛盾,与实践有冲突,需要不断的整合完善。如:2008年5月1日颁布的《政府信息公开条例》,条例中就明确规定遵循公正、公平、便民的原则,及时、准确的公开政府信息。条例的颁布更多的是倾向于对人民知情权的保护,是政府运行更加透明化的保障。而我国的档案法和保密法则对档案信息有公开的时限,法规更多的是倾向于对档案和保护、保管和保密上,而对时效性、可利用方面没有更多的要求。法律法规和条例在某些方面具有冲突的地方。所以,政府部门应在以后的工作中,完善《档案法》和《保密法》,保证他们能更好的发挥自己的效用,更好的为档案信息服务。

2.提高档案管理人员素质

档案管理工作不在是从前的简单重复性劳动,现代化的档案管理工作是具有高科技含量的工种。只有不断的提高档案管理人员的素质,才能保证档案管理的不断创新和进步,才能使档案部门立于不败之地,才能使档案管理部门发挥更大的效用,更好的发挥档案保管、查阅、保护的目的。

3.需要加强政府机关、企事业单位的档案管理工作

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【关键词】社会保险 档案管理 规范标准

社会保险档案是社会保障管理的重要对象,可以全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况。随着社会保障制度改革的深化,保障范围的越来越广,如何做好社会保险档案工作,已成为社保部门的一项重要任务。笔者结合自己的实践,就如何做好社保档案工作谈一些粗浅的见解。

一、加强社会保险档案管理的必要性及重要意义

(1)加强社会保险的档案管理,是深化社会保险改革的需要。随着社会保险改革的逐步深化,“单位人”势必要变成“社会人”。社会保险部门不但要履行社会保障的责任,同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能,如此庞大的社会系统工程,若无完整准确的个人资料记载,即安全有序的社会保险档案管理,社会保险部门的工作就会陷入困境,甚至会影响到社会保险改革的进程。

(2)加强社会保险的档案管理,是社会保险业务本身的必然要求。一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇,要经过诸多环节。在办理参保手续时,首先要填写保险卡及个人详细情况表等,作为最原始的资料存入个人档案,其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人账户、计算利息,有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动,还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等,这些详细的个人档案记载,就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏,将直接关系到参保人的切身利益。

(3)加强社会保险档案管理,有利于社保部门提高业务质量和办事效率。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结,从中找出经验教训,将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据,为领导科学决策提供服务,提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。

二、目前社会保险档案管理的现状

(1)对社会保险档案重视不够。由于社会保险档案数量巨大,工作环节繁琐,加之有关领导的不重视,对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入,人员配备、经费不到位的情况,在全国普遍存在,有些部门没有专门的档案室,该归档的档案没有归档,档案随意保存、丢失的情况比较严重,部分业务人员也存在概念不清,认识不高的问题,认为当前的工作都忙不过来,哪有时间去整理档案资料,档案意识淡漠。

(2)社会保险档案多头管理。管理不统一。社会保险档案由于涉及的面比较广泛,在我国不一样的类别社会保险档案分别归属不一样的部门管理,形成了多头管理问题,造成不一样的档案分属不一样的部门,各部门之间资讯沟通困难,一个人的保险资料分别保存在不一样的机构, 不少社保经办机构不遵循档案集中统一管理的原则,综合档案室只保管文书档案,其余业务材料都存放在业务科室。且管理办法各异,没有一个完整的档案资讯中心能够查询到一个人的全部社会保障档案资讯。

(3)缺乏专业社会保险档案的管理标准和规范。社会保险档案管理缺乏国家标准,造成社会保险档案的各地管理办法不统一。在社会保障档案的不一样专业类别中,管理的规范和水平也不一致。哪些资料需要整理归档,如何进行整理归档;哪些资料不需要归档,如何销毁;哪些资料需要分类、分级管理;哪些资料需要集中统一管理,如何管理;客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序。主观上也需要建立标准化、规范化的管理制度和管理程序。

(4)手段落后,管理水平低,跟不上社会社会保险制度改革的快节奏。近两年随着社会保险业务量的逐步加大,有的社会保险机构实施了档案的微机化管理,但由于软、硬、人三者没有实现有机结合,有的缺乏相应软件,有的缺乏专业人才,因而未能发挥出应有的效能。大部分社会保险机构仍然延用过去手工操作的陈旧管理模式,效率十分低下,查找资料费时费力,搞数据统计更为艰难,直接影响了工作的进展。

(5)社保档案人员业务培训少,业务水平亟待提高。社保经办机构对档案人员的业务培训较少,开展经验交流的机会也不多;虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工作者,但档案专业人才很少,未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低,影响了档案管理工作。

三、加强社会保险档案管理的设想

(1)提高认识,加强领导。积极组织社保工作人员学习档案知识,提高档案意识,树立依法管档的观念,增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。

(2)健全制度,规范程序,理顺社保档案工作管理机制。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序,做到既符合工作进程,又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计账簿等,要及时立卷归档,遵循集中统一管理的原则,避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费,实现社会保险档案的集中管理。

(3)尽快制定社会保险档案管理办法,将社会保险档案工作纳入规范化管理。管理办法应就社会保险档案存储的内容及范围、档案室的配套设备、档案室的管理、档案管理人员的职责、档案管理软件的开发与应用等做出较为详实的规定,以彻底改变社会保险档案管理上的无序状态,逐步形成上下管理一致的社会保险档案管理体系。

如何进行档案管理范文6

文书档案管理的工作性质是了解国家和行业之间的政策法规、执行上级领导下达的任务以及单位内部工作的传达、相互沟通。它是一项比较繁琐,严密的工作,正是由于它的存在,才能为今后顺利的开展各项工作打下坚实的基础,也是领导下达重要决策的依据。科学的日益发达,使之应用到文书档案的管理工作中,如何做到文书管理工作规范化,数字化,程序化和网络化,不断适应工作的需求,这是一个值得思考的问题。总结以前的工作经验,结合当前的工作要求,对于如何进一步做好文书档案的管理工作,本文提出了以下几点建议。

一、做好文书档案管理工作的前提是领导要高度重视

文书档案的管理工作分为两种类型:一种是上级组织产生的文档管理:另一种是由本单位内部组织产生的文档管理。无论是哪种文书档案管理都是领导以后开展工作的重要依据之一,因此只有得到领导的重视,加强文书档案的管理工作,才能使得文档管理规范化,单位每个部门都会形成重视档案工作的风气,才能在工作中的硬件,软件等方面提供便利的条件,把档案管理工作细致化,对工作中存在的问题及时改进,认真落实到每个负责人的身上,更好的促进管理人员的积极性。因此文书档案管理在实际工作中能发挥应有的作用和领导对此的高度重视是密不可分的。

二、做好档案管理工作的基本条件文书管理要规范化

文书档案管理工作的基本条件就是文书管理规范化,公文的种类,格式,处理程序是否规范严重影响到档案的管理,尤其是现代办公自动化迅速发展的今天,显得更为重要。提前把文件归纳分类放进一个文档中。例如;日常的工作中,一定要把文档鉴别以后分类归纳进行编号等处理,在文件还没有完成之前但是经过确定的要做好登记,等相关的工作完成之后,再分类放入文档之中。这样做的目的不仅仅是节约时间,减少工作环节中出错的现象,更避免了重复的劳动,同时也是为了保证文书和文档的协调统一,还能提高工作效率。

进入文档库的所有文档都要实行集中统一的管理,为档案以后的收集,整理工作奠定坚实的基础。在接受档案之前一定要根据每个部门下发的要求或者通知,明确档案的范围,内容,要求以及标准等,及时修改和完善每种档案的整理细节问题,保管期限等,以确保收入的文档及时归类,方便以后使用之时快速找到文档。

三、文书档案管理工作的保障是要有完善的管理制度

文档工作一体化就是把各档案部门比较分散独立的文件进行分类管理形成一个有机的整体进行整理。根据每个文档不同的价值,作用和特点归类为永久保存或者最终销毁等。无论是永久保留还是销毁都要经过时间的考验,过一段时间以后,没有任何价值的文档就可以销毁,但具有永久保存价值的文档就要进行再次整理,保管和利用。

“没有规矩不成方圆。”而文书档案管理工作也是如此,没有规范的管理制度约束人们的行为,如何实施文档的管理工作。在进行文书档案管理工作的同时,一定要制定规范的制度,才能让每个工作人员认真遵守,学习和领会“档案法”和“国家行政机关公文处理办法”,并依据部门公文管理工作的实际情况,制定“公文处理实施办法”等条例。

文书档案库应把有价值和重要的文档资料收入,实行集中统一的管理,为档案的收集,整理工作奠定基础。在接受档案的时候,按照有关部门下达的要求,范围,内容,标准等条件,严格整理文档细节,保管时间等,确保文档的归类与分布准确。

四、文书档案管理人员要具备应有的素质

文档管理人员所具备的素质是档案工作能够有序完成的关键所在,只有工作人员在实际的工作中具备档案意识,认识到工作的重要性,规范管理制度等,才能使得文档管理工作有序的进行,更好的为本单位服务。

4.1文书档案管理人员的要求

文书档案管理工作是一项专业性较强的工作,它要求工作人员必须有高度的责任感,职业道德,务实的工作态度,乐于奉献的精神,扎实的专业理论知识,因此文书档案管理人员的责任感是最基本的条件。不仅如此,文书管理工作人员还必须具备优化知识结构,视野开拓和综合素质的提高,才能做好文书档案管理的工作。

4.2专业素质和综合素质要继续提高

文书档案工作首先要认真学习档案的基本知识,加强档案意识的培养,平时要认真的阅读与档案有关的书籍,例如:《档案管理基础》,《档案管理学》等书籍,以便平时需要之时能够查阅,真正做到一边工作一边学习,在工作的同时逐渐提高自己的理论知识水平。

4.3要有高度的工作责任感

档案工作人员应具备较强的职业悟性,随时把所需要的档案知识装在自己的脑海里,本着对工作负责的态度,做到档案工作的细致化。认真按照《办法》的要求,规范和科学的做好每一份文件,并做出科学的评估。

五、做好文书档案管理还要接受新信息,善于交流经验

在工作的同时,作为一名合格的文档管理工作人员要不断的总结工作中的经验,遇到困难或者难以解决的事情,要多请教上级领导或者有经验的管理人员,不能单凭自己的冠绝归纳文档。同时还应强化工作的责任感和热情,培养职业道德,不断接受外来的新知识,扩大视野范围,提高自身的鉴别能力,利用一切学习的机会总结经验,互相交流,从而提高自身的专业素养。

结语

文书档案工作对于管理人员的要求非常高,也具有很强的挑战性,因此,在工作的同时要不断的提高自身的综合素质,并不断的提高管理档案的质量和利用率。只要文书档案的管理人员多多学习,以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作,才能使得档案管理更加的规范化和科学化,从而为档案工作提供更多更好的信息资源。

参考文献

[1]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报.2010(03).

[2]王晓敏.浅谈如何做好档案管理工作[J].内蒙古科技与经济.2010(01).